SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SENAT MAHASISWA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SENAT MAHASISWA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Keni Widyaningsih Leni Megawati kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASTIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 istrative Information System of Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta Sistem Informasi istrasi Senat Mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta Keni Widyaningsih Leni Megawati Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta is a student organization on environmental container STMIK Amikom Yogyakarta. In fulfilling its functions the need for administrative processes therein. istration system is used for this are still using manual system that has several problems, among other administrative records of error, the error data archiving administration and search the files of administration require considerable time because of an irregular pile. "Information System istration Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta" is a new system built by the author. The new system is expected to resolve existing problems. The method used in the manufacture of the new system includes data collection, which the authors conducted interviews, observations and archival data concerning the administration of the Student Senate STMIK Amikom Yogyakarta. After data collection is done, then the data collected will be analyzed further. The results of this analysis which will be the basis for designing and programming the new system. The new system will be designed using Microsoft SQL Server, and Visual Basic programming language. This new system through the system test phase, where the new system will diimplelentasikan on Student Senate administration STMIK Amikom Yogyakarta. From the results of applying this new system can be concluded that, the Senate istration Student Information System STMIK Amikom Yogyakarta can be used as an auxiliary of the old administrative system in which administrative processes are still using manual recording. Besides the new administration application can manage the system with better information, because data stored neatly and easily searchable. Keywords: Sitem Information, istration, Visual Basic, SQL Server 3

4 1. Pendahuluan Komputer merupakan salah satu teknologi yang berkembang pesat pada saat ini. Perangkat lunak dan perangkat keras dalam komputer dikembangkan sedemikian rupa agar menghasilkan informasi yang tepat dan cepat. Perkembangan komputer ini menyebabkan pergantian sistem yang bersifat manual menjadi sistem informasi komputer yang dirancang untuk menghasilkan informasi yang tepat dan cepat sehingga dapat meningkatkan kinerja menjadi lebih efektif and efisien. Sistem istrasi Senat Mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Informasi dan Komputer(STMIK) Amikom Yogyakarta memerlukan pembaharuan sistem yang mampu meningkatkan kinerja Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta. Ditinjau dari STMIK Amikom Yogyakarta merupakan perguruan tinggi yang berbasis komputer, penulis mengambil topik mengenai Sistem istrasi Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta. Selama menggunakan sistem administrasi yang lama dimana dalam proses administrasinya dari proses input hingga outputnya masih manual, sistem lama memiliki beberapa kelemahan antara lain: Terjadi kesalahan pencatatan surat keluar dan masuk, proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban(). Terjadi kesalahan pengarsipan surat keluar dan masuk, proposal dan. Lambatnya pencarian file surat keluar dan masuk, proposal dan karena berada dalam tumpukan file yang banyak dan tidak beraturan. 2. Landasan Teori 2.1. Sistem Informasi istrasi Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Sedangkan istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan (Ulbert Silalahi, 2005) Konsep Dasar Basis Menurut James F. Cuartney JR dan david B. Paradice, sistem basis data mempunyai pengertian sebagai berikut : Basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama yang merancang dan mengolah basis data serta sistem komputer Software yang Digunakan SQL Server 2000 SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan 4

5 client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya Microsoft Visual Basic Visual Basic berorientasi pada objek(object Oriented Programming/OOP) dan dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk mengembangkannya. Karena berbasis objek, maka sebuah program tersebut terbagi menjadi bagian-bagian kecil yang disebut objek. Setiap objek memiliki sekumpulan sifat dan metoda yang melakukan fungsi tertentu sesuai yang telah diprogramkan kepadanya. Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program letaknya tersebar didalam modul-modul yang terpisah-pisah. 3. Tinjauan Umum Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta merupakan wadah organisasi kemahasiswaan di lingkungan STMIK Amikom Yogyakarta. Organisasi kemahasiswaan merupakan bagian dari komunitas kampus yang harus mampu merespon dinamika sosial kemasyarakatan yang senantiasa berubah dan berkembang sesuai zaman, sehingga harus mampu mewujudkan suatu sikap yang sangat berarti dan berdasar pada nilai-nilai sosial dan budaya bangsa indonesia. Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta harus mampu secara pro-aktif dalam membangun jaringan komunikasi antar-organisasi kemahsiswaan secara intern maupun ekstern kampus baik melalui personal, maupun kelembagaan atau organisasi sebagai upaya vital dan strategis dalam mencapainya tujuan organisasi untuk membentuk mahasiswa yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, memiliki wawasan luas, profesionalisme, meningkatkan kecendekiawanan integritas kepribadian serta kepedulian sosial sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. 5

6 4. Pembahasan 4.1. Flowchart Sistem yang Diusulkan Gambar 4.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan 6

7 4.2. Implementasi Tabel Form Form login berfungsi untuk menginputkan data login operator/admin. juga berfungsi sebagai pintu masuk dalam sebuah aplikasi Form Home Jika login sudah berhasil, kemudian program akan membawa user pada form home. Dalam form home pertama user dapat melakukan penambahan data baru, mengubah dan menghapus data yang sudah ada, dan menyimpan data. Dalam home kepengurusan terdapat beberapa menu bar, yaitu: File, dengan menu item: a. Logout b. About, berisi tentang latar belakang dibuatnya aplikasi ini., dengan menu item: a. b. LM Proses, dengan menu item: a. b. c., dengan menu item: o Masuk, yang dibagai menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain. o keluar yang dibagi menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain. Laporan, dengan menu item: a. b. Anggota c. d. e., dengan menu item: o Masuk, yang dibagai menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain. o keluar yang dibagi menjadi dua yaitu surat undangan dan surat lain-lain. f. 5. Penutup 5.1. Kesimpulan Setelah diuraikan dan dibahas pada bab-bab sebelumnya, mulai dari pengajuan beberapa masalah hingga mencapai pada tahap pembahasan yang penulis lakukan dalam penyusunan Tugas Akhir, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu: 7

8 Sistem Informasi istrasi Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta ini dapat digunakan sebagai pembantu sistem administrasi yang lama dimana dalam poses administrasinya masih menggunakan pencatatan manual. Aplikasi administrasi yang baru dapat mengelola sistem informasi dengan lebih baik, karena data tersimpan dengan rapi dan mudah dicari Saran Sesuai berkembangnya teknologi, tidak menutup kemungkinan aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi lebih baik lagi. Maka dari itu penulis memberikan kesempatan untuk mengembangkan aplikasi Sistem Informasi istrasi Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta ini agar dapat terus digunakan untuk membantu dalam pencatatan administrasi Senat Mahasiswa STMIK Amikom Yogyakarta. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi. Anonim. Simbol Flowchart. (diakses pada 27 Januari 2011) Pengertian Flowchart. (diakses pada 27 Januari 2011) Pengertian DFD. (diakses pada 3 Februari 2011) Kristanto, Andi Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Kusrini, M.Kom Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis. Yogyakarta: Andi. Arief, M.Rudiyanto Pemrograman Basis Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi. Sunyoto, Andi Pemrograman base dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi. Sidik, Ir.Betha MySQL untuk Pengguna, istrator, dan Pengembang Aplikasi Web. Bandung: Informatika Bandung. 8