ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN STOK BARANG PADA TOKO JOKO WONOGIRI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN STOK BARANG PADA TOKO JOKO WONOGIRI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Gita Kuswara Dhani Kepada SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF SALES INFORMATION SYSTEM AND INVENTORY AT TOKO JOKO WONOGIRI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN STOK BARANG PADA TOKO JOKO WONOGIRI Gita Kuswara Dhani Erik Hadi Saputra Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Every company has a different sales and inventory system. Starting from manual system written by hand with simple calculation tools that make the job being slow and sometimes inaccurate in its calculation. Toko Joko is one company engaged in sales of daily necesarities (Grocery Stores) with simple sales and inventory system. Sales and inventory system with a computerbased that can help solve the problem in Toko Joko. The system is built using the software Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server This system provides facilities such as easy in recording sales transaction, inventory records, search large amounts of data quickly and accurately as well as facilitate in making report. This system halps in improving the effectiveness and efficiency of the company. Keywords : Sales System, Inventory Items

4 1. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin pesat sehingga mampu membantu manusia untuk menyelesaikan masalah atau pekerjaan yang mampu menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Selain itu pertimbangan akan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan masalah atau pekerjaan juga sangat diperhitungkan, jika semakin sedikit waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan maka semakin banyak pula waktu yang tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya. Kemajuan teknologi informasi juga banyak dimanfaatkan pada bermacam bidang, seperti pendidikan, perkantoran, seni, penjualan sampai kehidupan rutin sehari-hari. Komputer adalah salah satu perwujudan dari teknologi yang sedang berkembang saat ini. Dengan menggunakan komputer, seseorang mampu melakukan banyak aktifitas seperti mengetik, membaca, mendengarkan lagu, mendesain, bermain game, mencari informasi di dunia internet, serta banyak hal lainnya. Karena sifatnya yang multifungsi, komputer mampu membantu memecahkan masalah yang kerap ditemui oleh manusia. Manajemen data terkomputerisasi memiliki kemampuan tinggi dalam ketelitian, serta kecepatan proses yang mendukung dengan efisiensi tenaga kerja. Sistem terkomputerisasi memang belum dapat diterapkan secara efektif pada masyarakat umum, masih banyak perusahaan yang belum menerapkan sistem tersebut untuk memanajemen data, seperti yang penulis temukan pada toko kelontong Toko Joko. Toko Joko adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barangbarang kebutuhan sehari-hari (toko kelontong) yang masih menerapkan sistem sederhana dengan menggunakan alat penghitung sederhana. Dari latar belakang yang ada, penulis bermaksud melakukan penelitian pada Toko Joko dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Stok Barang Pada Toko Joko Wonogiri. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Konsep dasar sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan erat satu sama lain yang memiliki maksud dan fungsi yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi bersumber dari data, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data belum menunjukkan sesuatu yang bias diapahami, maka data harus diproses terlebih dahulu agar data menjadi lebih berguna oleh 1

5 penerima yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata dan dapat digunakan sebagai alat pengambil keputusan yang disebut informasi. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam organisasi atau perusahaan yang mempertemukan operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan strategi kegiatan organisasi dan menyediakan kepada pihak luar dengan laporan-laporan yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi berbasis komputer merupakan sistem pengolah data menjadi informasi yang berkualitas dan digunakan untuk alat bantu pengambil keputusan. Sistem informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam suatu sistem informasi. 2.4 Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan didefinisikan sebagai suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dengan orang, peralatan dan prosedur yang memiliki tujuan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis dan membagikan informasi secara spesifik, tepat waktu dan berturut untuk digunakan oleh pengambil keputusan di bidang penjualan dengan tujuan untuk menyempurnakan, merancang pelaksanaan dan pengambil keputusan. 2.5 Sistem Informasi Stok Barang Sistem persediaan barang adalah struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode dan pengen Dalian yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Sistem persediaan barang berguna untuk mencatat data yang berhubungan dengan persediaan barang, seperti transaksi pemasukkan dan pengeluaran barang, transaksi penyesuaian persediaan barang seperti pengembalian, penjualan, penurunan, serta penaikkan harga persediaan barang. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut 2

6 bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Tahapan analisis sistem merupakan tahapan penting karena apabila terjadi kesalahan pada tahap ini akan menjadi kesalahan pada tahap selanjutnya. Secara umum analisis sistem yakni memandang, mengamati dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan sistem informasi secara fisik dan konseptual. Tujuan analisis adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, serta mengubah sasaran sistem untuk mencapai tujuan yang maksimal, untuk mengganti output yang lebih efektif dengan seperangkat yang berbeda untuk mencapai tujuan yang sama atau untuk melakukan beberapa perbaikan sejenis Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menunjukkan aliran data masuk dan keluar, serta menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem. Pada diagram konteks, sistem digambarkan dengan sebuah proses saja, kemudian entitas luar yang beraksi dengan proses tunggal yang sudah diidentifikasi. Gambar 3.1 Diagram Konteks Data Flow Diagram 3

7 Gambar 3.2 DFD Level Flowchart 4

8 Gambar 3.3 Flowchart Relasi Antar Tabel Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel 5

9 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Manual Program Gambar 4.1 Form Login Dalam form login, perngguna harus menginputkan nama user, password serta level untuk masuk ke Menu Utama. Apabila dalam memasukkan data login salah maka akan ada peringatan bahwa salah satu atau semua inputan salah. Tetapi apabila login berhasil maka akan masuk ke form selanjutnya yaitu form Menu Utama. Gambar 4.2 Form Menu Utama 6

10 Setelah memasukkan data dengan benar pada form login, maka akan masuk ke form Menu Utama. Dalam form ini terdapat menu untuk mengolah data barang, data supplier, data penjualan, data pembelian, data retur pembelian, serta laporan-laporan untuk semua transaksi. Namun untuk pengaksesan level 2 atau level karyawan form pengaturan pengguna yang terdapat pada Menu Utama tidak dapat diakses, form pengaturan pengguna hanya dapat diakses oleh pemilik/manajer atau user dengan level 1. Gambar 4.3 Form Data Barang Form data barang mengolah barang yang dijual, untuk menambah data barang harus mengklik tombol tambah kemudian mengisi data, apabila tidak terisi semua akan ada peringatan data belum lengkap dan setiap akan menyimpan akan diperingatkan juga apakah data barang sudah benar jika benar akan langsung tersimpan ke dalam database. Tombol update akan mengupdate data yang sudah dipilih dan datanya sudah diganti dengan data yang baru. Tombol hapus untuk menghapus data barang yang sudah terpilih dan sebelum menghapus akan muncul konfirmasi penghapusan apakah yakin akan menghapus data yang dipilih. Untuk pencarian data, hanya dengan mengetikkan data yang dicari dengan kata kunci bagian dari kode barang, nama barang, satuan, harga maupun dengan stok barang yang masih tersisa. 7

11 Gambar 4.5 Form Data Supplier Form data supplier hampir mirip fungsinya dengan data barang, perbedaannya pada data yang diolah dalam form ini adalah data supplier. Fungsi tombol yang ada dalam form ini juga sama seperti dalam form barang. Gambar 4.6 Form Transaksi Penjualan Pada form ini, data yang diolah antara lain data barang mulai dari kode barang, nama barang, sisa stok, harga serta banyaknya barang yang dibeli oleh pelanggan. Setiap transaksi baru yang akan dilakukan nomor nota akan berubah sesuai dengan urutan, tanggal juga akan berubah sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi. Untuk memilih barang klik pada tombol link barang akan muncul form barang dan dapat memilih barang yang akan 8

12 dibeli. Setelah mengisikan jumlah barang yang akan dibeli maka stok akan berkurang saat menekan tombol enter pada keyboard. Setelah itu jumlah uang yang diinputkan pada kotak bayar akan memunculkan uang kembali pada kotak kembali, apabila uang kurang maka akan muncul peringatan, dan setelah uang yang diinputkan cukup maka langsung akan muncul laporan atau nota jual yang sudah berisikan data barang yang dibeli. Tombol Next yang ada dalam form berguna untuk mengosongkan form untuk transaksi baru dengan nota dan tanggal yang sudah berubah. Gambar 4.7 Form Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian fungsinya hampir sama dengan form transaksi penjualan, bedanya terdapat pada transaksi yang terjadi adalah pihak toko membeli barang kepada supplier. Setiap terjadi transaksi baru nota pembelian akan berubah sesuai dengan urutannya. Tombol link supplier apabila diklik akan memunculkan form supplier untuk dipilih dan setelah ditekan tombol enter maka nama supplier akan otomatis terisi, begitu juga tombol link barang apabila diklik akan muncul data barang seperti yang ada pada form transaksi penjualan. Untuk tombol nota apabila diklik akan muncul nota pembelian yang sudah tersimpan sesuai dengan transaksi yang sudah terjadi. 9

13 Gambar 4.8 Form Retur Pembelian Form retur pembelian berfungsi untuk mengolah data barang yang sudah dibeli dari supplier kemudian dikembalikan lagi kepada supplier karena barang tersebut rusak atau tidak sesuai. Dalam form ini diambil data dari tansaksi pembelian yang sudah pernah tersimpan dengan memilih nomor nota pembelian dengan mengklik tombol link pembelian, kemudian memilih barang yang ada dalam nota pembelian tersebut dengan mengklik tombol link barang pembelian, setelah memilih barang maka harus mengisi jumlah barang yang akan diretur atau dikembalikan. Dengan menekan tombol enter pada kotak jumlah tadi maka akan muncul nota atau laporan barang yang diretur dan jumlah harga yang akan dikembalikan. 10

14 Gambar 4.9 Laporan Data Barang Tampilan laporan data barang muncul setelah mengklik menu barang yang ada pada Menu Utama, laporan juga dapat berdasar per tanggal. Laporan yang diolah antara lain laporan data barang, data supplier, data barang masuk dan keluar, data barang yang terjual dan terbeli, serta data barang yang diretur sesuai dengan tanggal, sisa data barang sesuai dengan stok yang dicari. Dengan mengklik tombol print, pengguna bisa mencetak hasil laporan yang dibutuhkan. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penjelasan dan pembahasan materi, pengolahan data dengan sistem sederhana dengan menggunakan alat penghitung sederhana selama ini mengakibatkan pelayanan pelanggan yang lamban dan informasi Toko Joko kurang memuaskan. Mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang, menganalisis dan membangun sistem informasi penjualan untuk membantu mengatasi permasalahan yang timbul sehingga mampu menyelesaikan masalah secara efektif dan akurat, maka dapat dibuat beberapa kesimpulan yaitu : 11

15 1. Proses pengolahan dan pencatatan data menjadi lebih cepat karena menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga tidak perlu menulis dalam buku dan melakukan perhitungan berulang ulang karena dapat dilakukan dalam sekali transaksi. 2. Memberikan informasi lebih berkualitas sehingga membantu dalam pengambilan keputusan seperti untuk penambahan stok barang yang sudah menipis, karena pada saat adanya transaksi penjualan stok sudah langsung berkurang sehingga pada laporan stok menipis sudah terlihat jumlah stok barang tersisa. 3. Efisien tenaga saat pelanggan sedang banyak sehingga tidak lagi membutuhkan orang lain selain karyawan tetap untuk melakukan transaksi penjualan, menghemat waktu dan biaya saat proses pencarian, pencatatan serta pembuatan laporan sehingga laporan yang dihasilkan tepat waktu karena dilakukan dalam satu waktu dan lebih akurat karena tidak perlu mengulang dalam penginputan data laporan sehingga tidak menimbulkan perulangan data. 4. Merancang, menganalisis dan membangun sistem informasi penjualan dengan menggunakan analisis PIECES, analisis biaya dan manfaat, serta membangun aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 sehingga membentuk sistem informasi yang layak dan bisa membantu menyelesaikan masalah pada Toko Joko. 5.2 Saran Untuk pertimbangan pihak Toko Joko dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja dari karyawan, penyusun memberikan beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pengelola untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas layanan kerja. Antara lain : 1. Menggunakan sistem yang baru dibuat untuk membantu sistem yang sedang digunakan saat ini untuk penyesuaian dengan sistem baru, sampai pengelola mampu menggantikan sistem yang lama dengan sistem yang baru. 2. Melakukan pertimbangan pada sistem yang diusulkan. Sistem tersebut mampu digunakan untuk proses pengolahan data yang diperlukan oleh Toko Joko. 3. Jika sistem yang diusulkan kepada Toko Joko diterima, maka akan diadakan pelatihan personil oleh penyusun untuk menangani pengolahan data secara komputerisasi yang bertindak sebagai programer agar proses bisa berjalan. 12

16 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Pemrograman Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Sunyoto, Andi Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Widayani, Wiwi Modul Praktikum Pemrograman Client Server 2011/2012 Pertemuan 1-6. Dokumen tidak terpublikasi. Yogyakarta. Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 13