PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA PADA KELOMPOK BERMAIN DAN TPA ISLAM TERPADU SAKINAH CERIA CATURHARJO SLEMAN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA PADA KELOMPOK BERMAIN DAN TPA ISLAM TERPADU SAKINAH CERIA CATURHARJO SLEMAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Rayika Fitri Setyanti Rika Melati Sukma Cinditya Ayu Putri Kartika kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2 2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA PADA KELOMPOK BERMAIN DAN TPA ISLAM TERPADU SAKINAH CERIA CATURHARJO SLEMAN Rayika Fitri Setyanti 1), Rika Melati Sukma 2),Cinditya Ayu Putri Kartika 3),Yuli Astuti 4) 1,2,3) Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, 4) Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia rayika.s@students.amikom.ac.id 1),rika.s@students.amikom.ac.id 2),cinditya.k@students.amikom.ac.id 3) yuli@amikom.ac.id 4) ABSTRACT - This final project is the result of research by the author in play ground and TPA Islam Terpadu Sakinah Ceria Based on these developments we had the idea to create a student's data processing application program. In place the process of students processing data still done manually. Staff Administration rewrites any data of students, data of the class and the division of class manually, as well as search the student's data carried out manually. In order to facilitate the problems above, then we create a student's data processing application program using software Microsoft Visual Basic The program is expected to help of work Administrative Staff due to do not to search and the student's data collection manually. Keyword: Information system, data students 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Sebuah informasi merupakan kunci utama dalam sebuah organisasi. Informasi sangatlah tergantung dari beberapa aspek antara lain aspek sumber bagaimana mendapatkannya dan beberapa aspek lain. Informasi memegang peranan yang penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pihak sekolah. Informasi yang tepat, akurat dan relevan tentunya akan mendukung dalam pengambilan keputusan tersebut. Sedangkan untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat, maka tidak lepas dari sistem yang ditetapkan oleh suatu organisai. Sistem pengolahan data yang dilakukan secara manual mempunyai banyak kelemahan terutama dari faktor kecepatan proses pengolahan datanya, sehingga berakibat informasi yang dibutuhkan akan terlambat. Oleh karena itu, organisasi menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang paling penting secara strategis dan membutuhkan teknologi yang dapat mengolah sumber daya tersebut. Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka banyak organisasi yang telah menerapkan sistem tersebut. Tetapi pada Kelompok Bermain dan TPA Sakinah Ceria, sistem yang diterapkan pada bagian pengolahan data siswa masih manual yaitu dengan pencatatan pada buku. Akibatnya proses pengolahan data siswa lambat, banyak menghabiskan waktu serta pengolahan data yang kurang akurat. Begitu juga untuk memperoleh informasi dan laporan laporan yang diperlukan. Berdasarkan sistem yang selama ini dilakukan oleh Kelompok Bermain dan TPA Sakinah Ceria, maka penulis terdorong untuk mengadakan penelitian dan pembangunan sebuah sistem komputerisasi pengolahan data siswa. Dengan harapan adanya sistem tersebut dapat membantu staff administrasi dalam mengolah dan memproses data siswa. 2. Pembahasan 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Berbicara masalah sistem sangatlah banyak pengertian yang dinyatakan oleh beberapa ahli. Apapun pengertian itu pada akhirnya sebuah sistem akan mengarah pada tujuan awal sebuah organisasi. Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk memenuhi suatu tujuan atau fungsi tertentu[1]. Sistem juga diartikan sebagai kumpulan prosedurprosedur yang mempunyai tujuan tertentu[2]. Adapun prosedur itu adalah suatu urutan-urutan yang biasanya berkaitan dengan tulis-menulis dan melibatkan beberapa orang yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Sebuah sistem dikatakan baik jika sistem itu mempunyai tujuan serta sasaran yang tepat sehingga sangat menentukan dalam sebuah masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan juga keluaran yang dihasilkan. 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian kejadian dan kesatuan nyata. Dalam pengertian yang lain informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa 3

4 sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut [3]. Komponen terpenting dalam informasi adalah data. Data merupakan bahan yang akan diolah, dapat berupa teks, tabel, grafik, simbol simbol yang menujukkan suatu situasi. Sebuah data belum memberikan suatu arti bagi yang menerimanya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Sebuah Sistem informasi terdiri dari beberapa kumpulan perangkat antara lain: perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software), dan perangkat manusia (Brainware) yang akan mengolah data atau sumber informasi dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang digunakan untuk mengolah sejumlah data sehingga diperoleh informasi untuk pengambilan keputusan dalam rangka pencapaian tujuan Komponen Sistem Informasi Dalam Sistem Informasi dibutuhkan beberapa komponen antara lain: 1. Input Input merupakan masukkan data ke dalam sistem informasi. Dokumen pemasukkan tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasi kesuatu bentuk sehingga dapat diterima untuk diolah yang meliputi: pencatatan, penyimpanan, pengujian, dan pengkodean. 2. Proses Merupakan kumpulan prosedur yang memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan akan diolah menjadi suatu output yang berguna bagi penerima. 3. Output Merupakan semua keluaran atau hasil model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang bermanfaat. Output ini merupakan tujuan akhir dari sebuah sistem informasi. 4. Teknologi Merupakan bagian yang berfungsi untuk membantu menciptakan sebuah informasi, melalui pemasukkan input, pengolahan input dan hasil keluaran. Dari 3 bagian dalam teknologi ini meliputi perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia. 5. Basis Data Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan dengan data yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah oleh perangkat lunak. Pengertian lain dari basis data yaitu kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data. 6. Kendali Merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami ganguan. 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Organisasi Pada mulanya di dusun Medari Cilik, banyak keluarga muda yang masih memiliki anak usia balita. Mereka sering dibawa saat kegiatan posyandu dan kegiatan-kegiatan sosial lainnya seperti pengajian, arisan PKK, dasa wisma dan lain-lain. Sebagai seorang pendidik tergerak hati untuk memberikan kontribusi nyata kepada masyarakat berupa pemberian pendidikan bagi anak-anak usia balita tersebut dalam bentuk sekolah minggu pagi. Program yang kami berikan adalah layanan pendidikan gratis yaitu Pendidikan Anak Usia Dini. Kegiatan yang kami lakukan adalah menyanyi, mewarnai, olah raga dan ketrampilan. Sekolah ini diberi nama Kelompok Bermain Islam Terpadu Sakinah Ceria. Pada mulanya kegiatan ini diikuti oleh 12 anak di dusun. Kegiatan di Sekolah dimulai pukul pagi. Anak-anak dan orangtua sangat bersemangat mengikuti kegiatan ini. Seiring perjalanan waktu, tidak terasa kegiatan ini berjalan selama setahun dan diikuti oleh 20-an anak yang berasal dari dusun lain pula. Ketika pemerintah sedang menggalakkan kegiatan PAUD, maka muncul inisiatif untuk mendaftarkan sekolah tersebut pada Dinas Pendidikan sebagai lembaga PAUD Non formal. Pada tanggal 3 November 2008 sekolah tersebut mendapatkan ijin untuk menyelenggarakan kegiatan PAUD. Dan lembaga tersebut terdaftar dengan nama Kelompok Bermain dan Taman Balita SAKINAH CERIA. 3.2 Tujuan dan Visi Misi Organisasi VISI : Membentuk anak didik menjadi pribadi yang cerdas, trampil dan bertaqwa kepada Allah SWT, berbakti kepada orangtua serta cinta tanah air. MISI : 1. Menanamkan nilai nilai agama dan kepribadian muslim pada anak 2. Menumbuhkan kemandirian anak 3. Mengembangkan kecerdasan anak 4. Menumbuhkan nilai nilai Nasionalisme 5. Menyiapkan anak didik memasuki jenjang pendidikan selanjutnya Tujuan : 1. Meningkatkan layanan pendidikan terhadap anak usia dini sesuai tahap perkembangannya. 2. Membina lingkungan lembaga paud yang mendukund terciptanya satuan paud sebagai tempat pembelajaran yang kondusif. 3. Membina kultur lembaga paud yang mendukung terciptanya warga lembaga paud yang mempunyai dedikasi dan etos kerja yang tinggi. 4. Meningkatnya kualitas sarana prasarana untuk menunjang proses pembelajaran. 2

5 5. Membina kerjasama yang harmonis dengan stakeholder terkait guna meningkatkan optimalisai layanan paud. 4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan Flowchart Gambar 1 Flowchart yang diusulkan DFD (Data Flow Diagram) DFD Level 0 Pada DFD level 0 ini, admin dapat input data siswa, guru, kelas, ajaran, data pembagian kelas dan detil kelas. Kemudian kepsek, guru dan admin mendapat laporan data siswa, data guru dan data pembagian kelas. Gambar 3 DFD level DFD Level 2 Proses Admin Pada proses admin ini admin dapat mengolah data admin dan menerima report. Gambar 4 DFD Level 2 Proses Admin Gambar 2 DFD Level DFD Level 1 Dfd level 1 ini dibedakan mejadi 2 proses, proses yang pertama untuk admin dan yang kedua untuk guru atau kepala sekolah. bagian admin memiliki hak penuh atas sistem, termasuk pengaturan data pengguna dan ada 10 proses utama DFD Level 2 Proses Guru Pada proses guru, admin dapat mengolah data guru, dapat menambah, ubah, hapus dan tampil guru. Kemudian data guru digunakan untuk pencatatan data guru dan untuk proses terakhir, proses pembuatan laporan. 3

6 pencatatan data kelas dan untuk proses terakhir, proses pembuatan laporan. Gambar 5 DFD Level 2 Proses Guru DFD Level 2 Proses Siswa Pada proses siswa, admin dapat mengolah data siswa, dapat menambah, ubah, hapus dan tampil siswa. Kemudian data siswa digunakan untuk pencatatan data siswa dan untuk proses terakhir, proses pembuatan laporan. Gambar 8 DFD Level 2 Proses Kelas DFD Level 2 Proses Pembagian Kelas Pada proses pembagian kelas, admin dapat mengolah data pembagian kelas, dapat menambah, ubah dan tampil data pembagian kelas. Pembagian kelas memerlukan data guru, tahun ajaran dan kelas dan untuk proses terakhir, proses pembuatan laporan. Gambar 6 DFD Level 2 Proses Siswa DFD Level 2 Proses Tahun Ajaran Pada proses tahun ajaran, admin dapat mengolah data tahun ajaran, dapat menambah, ubah, hapus dan tampil tahun ajaran. Kemudian data tahun ajaran digunakan untuk pencatatan data tahun ajaran dan untuk proses terakhir, proses pembuatan laporan. Gambar 9 DFD Level 2 Proses Pembagian Kelas DFD Level 2 Proses Detil Kelas Pada proses detil kelas admin hanya dapat menambah, ubah dan tampil data detil kelas. Pembagian kelas memerlukan data siswa, dan pembagian kelas. dan untuk proses terakhir, proses pembuatan laporan. Gambar 7 DFD Level 2 Proses Tahun Ajaran DFD Level 2 Proses Kelas Pada proses kelas, admin dapat mengolah data kelas, dapat menambah, ubah, hapus dan tampil kelas. Kemudian data kelas yang sudah ada digunakan untuk Gambar 10 DFD level 2 Proses Detil Kelas 4

7 DFD Level 2 Proses Laporan Guru Pada laporan data guru, admin menerima laporan dari catatan data guru yang telah di olah dari data guru. 4.3 Tampilan Program 1. Tampilan Menu Utama Gambar 11 DFD Level 2 Proses Laporan Guru DFD Level 2 Proses Laporan Siswa Pada laporan data siswa, admin dan guru menerima laporan dari catatan data siswa yang telah di olah dari data siswa. Gambar 15 Tampilan Menu Utama 2. Tampilan Form Data Siswa Gambar 12 DFD Level 2 Proses Laporan Siswa DFD Level 2 Laporan Pembagian Kelas Pada laporan bagi kelas, admin dan guru menerima laporan dari catatan data pembagian kelas yang telah di olah dari data siswa, kelas, guru. Gambar 16 Tampilan Form Data Siswa Gambar 13 DFD Level 2 Proses Laporan Bagi Kelas 3. Tampilan Form Data Guru 4.2 Perancangan Database Relasi Antar Tabel Gambar 17 Tampilan Form Data Guru Gambar 14 Relasi Antar Tabel 5

8 4. Tampilan Form Data Kelas 3. Untuk mempermudah pengguna dalam mengolah data yang masih manual menjadi komputerisasi. 5.2 Saran 1. Menggunakan program sesuai dengan kebutuhan 2. Dari sistem yang penulis buat dapat di kembangkan di bagian akademik. 3. Sistem yang baru dirancang masih berbasis desktop, belum menggunakan jaringan internet sebagai media komunikasi data. Dengan menggunakan teknologi internet, tentunya akses terhadap sebuah sistem akan meluas, tetapi fakor keamanan data harus lebih diperhatikan. Demikian tugas akhir ini disusun semoga dapat memberikan manfaat untuk staff administrasi, pembaca maupun peneliti lainnya. Gambar 18 Tampilan Form Data Kelas 5. Tampilan Form Pembagian Kelas DAFTAR PUSTAKA [1] Raymond MC. Leod, Jr Sistem Informasi Manajemen, hal 13 [2] Jogiyanto HM Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : Penerbit ANDI, hal 34 [3] Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi, Yogyakarta : Penerbit ANDI, hal 45 Biodata Penulis Rayika Fitri Setyanti, Mahasiswa Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Tahun Rika Melati Sukma, Mahasiswa Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Tahun Cinditya Ayu Putri Kartika, Mahasiswa Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Tahun Gambar 19 Tampilan Form Pembagian Kelas 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Melihat begitu pentingnya sebuah informasi maka pada kesempatan ini penulis membuat sebuah aplikasi pengolahan data siswa pada Kelompok Bermain dan TPA Sakinah Ceria. Dari program aplikasi ini, dapat ditarik kesimpulan: 1. Dengan membuat sebuah program pengolahan data siswa, dengan melalui tahapan persiapan, pengumpulan data, merancang sistem, membuat program, uji coba program, penyempurnaan. 2. Program aplikasi pengolahan data siswa ini dapat memberikan laporan sesuai dengan klasifikasi sebagai berikut: laporan data guru mengampu, laporan data guru, laporan data siswa dan laporan data pembagian kelas. Yuli Astuti, Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.kom) tahun 2006, Jurusan Sistem Informasi dan mendapat Gelar Magister Teknologi Informasi (M.Kom) pada tahun Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6

9 7