SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD NEGERI PAGERSARI MUNGKID MAGELANG. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD NEGERI PAGERSARI MUNGKID MAGELANG Naskah Publikasi diajukan oleh: Dewi Ratna Wulansari Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 STAFFING INFORMATION SYSTEM BASED ON COMPUTER AT PAGERSARI ELEMANTARY SCHOOL MUNGKID MAGELANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD NEGERI PAGERSARI MUNGKID MAGELANG Dewi Ratna Wulansari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Staffing information system is a system that is used as the storage and data personnel processing, to support operational personnel. Based on the development of Science and Technology, the equipment for information is increasing as well as the company's performance in managing information. However, the implementation of staffing information system at Pagersari Elemantary School, they have some problem; there are some data processing that still manual, and not using the new software which is expected to facilitate data collection. Actually, they lack optimal information, because of the way of information processing use today and the time required to meet all information needs for a long time. The researcher choose the title on this research is "STAFFING INFORMATION SYSTEM BASED ON COMPUTER AT PAGERSARI ELEMANTARY SCHOOL MUNGKID MAGELANG. The applications of staffing Information System are created using research of descriptive method with data collection techniques by observation, interviews, documentation and literature. For analysis and design methods used in the manufacture of the system using the method of normalization as a data model and DFD as a model of the process. Using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 in a program. In the end, the researcher hope establishment of a new staffing information system to facilitate the officer in performing her duties as a data-processing personnel. Keywords: Information Systems, Employer, Normalization, DFD

4 1 Pendahuluan Dewasa ini perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) tidak terlepas dari kebutuhan manusia dalam melakukan aktivitas sehari-hari, khususnya aktivitas di berbagai Instansi Pemerintahan maupun Swasta. Jika kita perhatikan dan kita telusuri kemajuan yang telah kita capai itu, maka akan terlihat dengan jelas bahwa permasalahannya adalah terletak pada penggunaan data dan informasi yang akurat. Salah satu yang berkaitan dengan penggunaan data adalah pemrosesan data. Pemrosesan data kepegawaian merupakan data yang sangat vital bagi suatu Instansi Pemerintahan maupun Swasta. Dalam kegiatannya, perangkat lunak menjadi bagian yang sangat penting. Karena perangkat lunak tersebut dapat membantu dalam kelancaran kegiatan suatu Instansi, seperti kemampuan untuk melakukan pengolahan data, penyimpanan data dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat. Dengan adanya perangkat lunak, diharapkan data yang ada dapat disimpan secara teratur, sehingga pengaksesan dan pengolahan data dapat dilakukan dengan lebih mudah. Namun pelaksanaan sistem informasi kepegawaian pada SD Negeri Pagersari masih mengalami beberapa kendala, yaitu ada beberapa pengolahan data yang masih manual, dan tidak menggunakan perangkat lunak terbaru yang diharapkan dapat mempermudah pendataan. Sistem manual ini menyebabkan pemrosesan ataupun pencarian data yang membutuhkan waktu lama, data mudah hilang, membutuhkan banyak biaya untuk pengadaan buku dan lain-lain, serta membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan pembukuannya. Hal ini menyebabkan kurang optimalnya pengolahan informasi, karena dengan cara yang digunakan saat ini dan waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan informasi cukup lama. Untuk itu penulis merancang suatu sistem untuk melakukan suatu proses kerja khususnya dalam penginputan data pegawai pada SD Negeri Pagersari Kecamatan Mungkid Kabupaten Magelang. 2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Kepegawaian dibangun sebagai sarana untuk melakukan administrasi data kepegawaian secara terkomputerisasi agar pengelolaan data kepegawaian bisa terarah dan efisien. Selain itu penyimpanan data dalam bentuk elektronik dapat memudahkan dalam pengelolaan maupun penyediaan data yang lebih cepat. Tujuan dari implementasi Sistem Informasi Kepegawaian adalah untuk mendukung efisiensi dan integritas pengelolaan data-data kepegawaian secara terintegrasi. 4

5 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Menurut Scott (1996), menyatakan bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Menurut Mc. Leod (1995), mendefinisikan bahwa sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact and entity) dan digunakan untuk pengambilan keputusan Pengertian Sistem Informasi Menurut James Hall (2001, hal:9), menyatakan bahwa sistem informasi adalah proses menerima input yang disebut dengan transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi Komponen Sistem Informasi Stair (1992), menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: a. Perangkat Keras (Hardware) Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat Lunak (Software) Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi Yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. e. Manusia Yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programmer dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem Karakteristik Sistem Informasi Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : 5

6 a. Komponen atau elemen (Component/element) : dapat berupa Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem dan elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. b. Batas sistem (Boundary) : Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan luar sistem (Environment) : Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung (Interface) : Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. e. Masukkan (Input) : Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. f. Keluaran (Output) : Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. g. Pengolah atau proses : Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. h. Sasaran atau tujuan : Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. 2.3 Perangkat Lunak Yang Digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah suatu bahasa pemograman yang bersifat object oriented programming (OOP). Membuat aplikasi dengan Visual Basic sangat sederhana, hanya dengan 3 langkah dasar, akan didapat aplikasi yang selanjutnya dapat dijalankan tanpa memerlukan pemrograman Visual Basic. Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi windows sebagai sarana grafis GUI (Graphical User Interface) yang banyak menyediakan kemudahan bagi para penggunanya Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengolah database yang terdapat dalam SQL Server Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengolah database di dalam SQL Server 2000, yaitu: Enterprise Manager dan Query Analizer. 6

7 3 Tinjauan Umum dan Analisis Sistem 3.1 Tinjauan Umum SD Negeri Pagersari Kecamatan Mungkid Kabupaten Magelang SD Negeri Pagersari terletak di desa Karanggawang Pagersari, kecamatan Mungkid kabupaten Magelang, Jawa Tengah. Bangunan SD ini terletak di kaki gunung Merapi dan didirikan tahun 1982 sesuai dengan Instruksi Presiden tahun Pada tahun tersebut desa ini merupakan daerah terisolir, jauh dari kecamatan, kabupaten dan keramaian kota. Tingkat kehidupan ekonomi dan sosial masyarakatnya pun cukup rendah, sebagian besar masyarakat hidup di bawah garis kemiskinan serta terbelakang karena kurangnya pendidikan. Sampai saat ini SD Negeri Pagersari memiliki 6 ruang kelas, yaitu kelas 1 sampai dengan kelas 6, ruang UKS, perpustakaan dan mushola. Mempunyai jumlah siswa sekitar 117 orang, dengan dipimpin oleh 1 orang kepala sekolah, 9 orang guru, dan 1 orang penjaga sekolah. Selama kurang lebih 30 tahun SD Negeri Pagersari berdiri, telah berganti kepala sekolah beberapa kali. Berikut merupakan nama-nama dari kepala sekolah yang telah memimpin di SD ini: 1. Mami Sukami, menjadi kepala sekolah dari tahun 1982 sampai tahun Tin Asrifah, menjadi kepala sekolah dari tahun 1997 sampai tahun Sudarno, menjadi kepala sekolah dari tahun 1999 sampai tahun Suyatno, S.Pd. menjadi kepala sekolah dari tahun 2004 sampai tahun Harjana, S.Pd. merupakan pejabat sementara atau pengganti kepala sekolah sementara dari tahun 2007 sampai tahun Sanijo, S.Pd. menjadi kepala sekolah dari tahun 2008 sampai sekarang. Dari tahun ke tahun sekolah SD Negeri Pagersari semakin maju dan berkembang. 3.2 Analisis Sistem Identifikasi Masalah Berdasarkan penelitian penulis, ada beberapa masalah pada sistem yang saat ini sedang berjalan di SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid kabupaten Magelang, antara lain: 1. Proses pencarian data kepegawaian yang kurang cepat dan akurat, karena masih menggunakan sistem manual. 2. Pengolahan data kepegawaian tidak tepat waktu dan kurang relevan, hal ini dapat dilihat dari pemrosesan data yang membutuhkan banyak waktu, bahkan ada datadata yang hilang. 3. Laporan akhir yang dibuat kurang memenuhi standar karena masih menemui masalah dalam penulisan. 7

8 Beberapa masalah di atas terjadi karena belum adanya sistem berbasis komputer yang dapat membantu pengolahan, pelayanan, serta laporan kepegawaian Analisis Kelemahan Sistem Melihat masalah di atas tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya bagian kepegawaian yang lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini kami memberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi yang berbasis komputer yang dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah ini. 1. Analisis Kerja (Performance) Tabel 3.1 Analisis Performance No. Parameter Hasil Analisis 1 Throughput Untuk membuat laporan data kepegawaian, pegawai membutuhkan waktu ± 15 menit untuk pengisian data, karena pencatatan masih manual. 2 Response Time Proses pencatatan data memerlukan waktu ± 15 menit untuk setiap proses. 2. Analisis Informasi (Information) Tabel 3.2 Analisis Information No. Parameter Hasil Analisis 1 Akurat Informasi tentang data yang diolah belum tentu akurat, karena pencatatan masih manual. Misalnya penulisan yang kurang jelas dan terjadi kesalahan pencatatan. 2 Tepat Waktu Sering terjadi keterlambatan laporan, yang disebabkan hilangnya data atau rusaknya data-data yang dibutuhkan. 3 Relevan Misalkan ada kerangkapan data sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat dan tidak sesuai dengan kenyataan. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Tabel 3.3 Analisis Economic No. Parameter Hasil Analisis 1 Pemanfaatan peralatan Penggunaan kertas, alat tulis untuk dan biaya pencatatan serta rak/almari untuk penyimpanan data membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Biaya operasional meningkat karena pengolahan data kepegawaian masih manual. 8

9 4. Analisis Pengendalian (Control) Tabel 3.4 Analisis Control No. Parameter Hasil Analisis 1 Hak Akses Sistem hanya dapat diakses oleh admin/petugas karena keamanan data harus terjamin. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Tabel 3.5 Analisis Eficiency No. Parameter Hasil Analisis 1 Sumber Daya yang Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena Digunakan masih melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personel, dan peralatan berupa kertas, buku. Terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan. 6. Analisis Layanan (Service) Tabel 3.6 Analisis Service No. Parameter Hasil Analisis 1 Pelayanan Pelayanan pada pegawai yang membutuhkan waktu lama, mengakibatkan pelayanan yang kurang memuaskan. 3.3 Perancangan Sistem Flowchart Sistem Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian 9

10 3.3.2 Data Flow Diagram Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian Relasi Antar Tabel Gambar 3.3 Relasi Tabel Sistem Informasi Kepegawaian 4 Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Implementasi mencakup pengujian hasil dari sistem yang telah dibuat. Didalamnya terdapat pemilihan dan pelatihan personel, uji coba sistem dan program, manual program, manual instalasi dan pemeliharaan sistem. 10

11 4.2 Manual Program Manual program adalah panduan untuk menggunakan suatu program agar bisa digunakan dengan baik dan maksimal, sesuai dengan content yang ada di dalamnya. 4.3 Implementasi Sistem 1. Form Utama Merupakan form yang pertama kali muncul. Dalam form ini tersedia pilihan pengguna, yaitu admin dan petugas. Gambar 4.1 Form Utama Sistem Informasi Kepegawaian 2. Form Login Admin/Petugas Password merupakan form yang digunakan oleh admin sebelum masuk ke dalam program atau menu utama. 3. Form Menu Input Pegawai Gambar 4.2 Login Admin/Petugas Menu input ini digunakan untuk mengolah data setiap pegawai. 11

12 Gambar 4.3 Menu Input Pegawai 4. Laporan Data Pegawai Laporan data pegawai dapat dilihat dengan cara user membuka form laporan, kemudian pilih laporan pegawai dan klik tombol view. Gambar 4.4 Laporan Data Pegawai 5 Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi kepegawaian yang berbasis komputer, diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan-permasalahan pada sistem manual seperti pemrosesan maupun pencarian data yang membutuhkan waktu lama, 12

13 data mudah hilang, membutuhkan banyak biaya untuk pengadaan buku dan lain-lain, serta membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan pembukuannya. Dengan penggunaan sistem informasi kepegawaian yang baru, maka pihak SD Negeri Pagersari dapat memperoleh beberapa keuntungan, yaitu: 1. Sistem dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. 2. Dalam menghemat waktu dalam proses penginputan data. 3. Dapat mempercepat dalam proses pencarian data. 4. Hasil laporan kepegawaian yang dibutuhkan, dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. 5. Dengan menerapkan sistem informasi kepegawaian berbasis komputer, maka dapat meringankan kerja user. 5.2 Saran Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut pada sistem komputerisasi yang dirancang, sehingga dapat menjadi sistem informasi kepegawaian yang berkembang pada kegiatan operasional di SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid, kabupaten Magelang, Jawa Tengah. Diberinya peningkatan keahlian untuk para pegawai dalam penggunaan komputer sehingga dapat mengoptimalkan kerja pegawai. Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang baru ini dapat diterapkan dan dikembangkan oleh SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid, kabupaten Magelang. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. Janner Simarmata dan Paryudi Imam, Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta. Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of System Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981). Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta. Kristanto, Andi Perancangan Sistem Informasi dan Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini, M. Kom Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta. Nawawi. DR.Hadari Administrasi Pendidikan. CV,Haji Masagung, Jakarta. Utami, Ema dan Sukrisno, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Data Base dengan SQL Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset, Yogyakarta. diakses tanggal 15 April

14 Basisdata/Tugas3/Tahapan%20Analisis%20dan%20Perancangan%20Sistem%20I nformasi.pdf, diakses tanggal 15 April diakses tanggal 15 April