MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN ALAT JURUSAN PROGRAM STUDI S1 JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2016
MANUAL PROSEDUR PEMINJAMAN ALAT JURUSAN PROGRAM STUDI S1 JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00605 06609 Revisi : 00 Tanggal : 1 Maret 2016 Diajukan oleh : Tim UJM Ketua, Dikendalikan oleh Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT. : Sekretaris Jurusan/ Manager Representative Disetujui oleh Ir. Rinawati P. Handajani, MT. : Ketua Jurusan Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D. i
KATA PENGANTAR Penggunaan alat jurusan sangat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Oleh karena itu perlu dibuat suatu manajemen pengelolaan peminjaman alat jurusan di Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya untuk memudahkan mahasiswa, dosen, dan pengguna lain dalam meminjam alat jurusan. Manual Prosedur Peminjaman Alat Jurusan ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pihak yang terkait di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Malang, 1 Maret 2016 Ketua Jurusan Arsitektur FTUB Agung Murti Nugroho, ST., MT., Ph.D. NIP. 19740915 200012 1001 ii
DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii A. Tujuan... 1 B. Ruang Lingkup... 1 C. Definisi... 1 D. Pihak Terkait... 1 E. Borang dan Surat... 1 F. Prosedur Kerja... 1 G. Evaluasi dan Tindak Lanjut... 2 TIM PENYUSUN... 4 LAMPIRAN... 5 iii
A. Tujuan Manual Prosedur ini menjelaskan tahapan yang harus dilakukan oleh mahasiswa, dosen, dan pengguna lain dalam melakukan administrasi untuk peminjaman alat jurusan. Tujuan Manual Prosedur ini dibuat adalah untuk menjamin terwujudnya kelancaran dan tertib proses administrasi dalam pelayanan jurusan. B. Ruang Lingkup Manual Prosedur ini mencakup mekanisme peminjaman alat jurusan sampai dengan pengembaliannya di Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB. C. Definisi 1. Peminjam adalah pihak yang akan meminjam alat milik jurusan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB. Peminjam meliputi mahasiswa, dosen, atau pihak lain di luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB. 2. Sekretaris Jurusan adalah sekretaris Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FTUB yang ditunjuk untuk mengelola dan melaksanakan proses administrasi dalam pelayanan jurusan. D. Pihak terkait 1. Pimpinan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB (Ketua dan Sekretaris). 2. Dosen 3. Mahasiswa 4. Masyarakat E. Borang dan Surat 1. Surat permohonan peminjaman alat jurusan 2. Buku catatan peminjaman alat jurusan F. Prosedur Kerja Syarat dan ketentuan yang berlaku: Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman alat jurusan yaitu berupa tanda pengenal asli Peminjam (KTM atau kartu identitas lain). Tanda pengenal asli Peminjam akan ditahan selama Peminjam tersebut meminjam alat jurusan dan akan dikembalikan setelah pengembalian alat jurusan. Peminjam dari luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang ditujukan kepada Ketua Jurusan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB yang sudah mendapatkan ACC dari Ketua Jurusan. Ketentuan yang diberlakukan adalah: 1. Alat jurusan yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di surat peminjaman. 2. Lama peminjaman alat jurusan sesuai yang tertera dalam surat peminjaman. 3. Sekretaris Jurusan melayani peminjaman dan pengembalian alat jurusan pada hari kerja, mulai pukul 08.00 16.00 WIB 1
Peminjaman alat jurusan: 1. Peminjam meminta surat permohonan peminjaman alat jurusan di bagian Recording/ Administrasi Jurusan Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB. 2. Peminjam mengisi surat permohonan peminjaman alat jurusan. 3. Peminjam menyerahkan surat permohonan peminjaman alat jurusan beserta tanda pengenal asli (KTM atau kartu identitas lain) kepada Sekretaris Jurusan. Untuk peminjam dari luar Program Studi S1 Jurusan Arsitektur FT UB perlu melengkapi dengan surat resmi dari instansi terkait. 4. Peminjam mengisi buku catatan peminjaman alat. 5. Sekretaris Jurusan mengecek kondisi alat dan menjelaskan tata cara penggunaan alat kepada Peminjam. 6. Sekretaris Jurusan menyerahkan alat kepada Peminjam Pengembalian alat jurusan: 1. Peminjam menyerahkan alat jurusan kepada Sekretaris Jurusan. 2. Sekretaris Jurusan mengecek kondisi alat. 3. Sekretaris Jurusan mengisi tanggal pengembalian pada buku catatan peminjaman alat dan mengembalikan tanda pengenal asli Peminjam. G. Evaluasi dan Tindak Lanjut Apabila pengguna mengembalikan alat yang telah dipinjam namun tidak sesuai dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib mengganti alat tersebut sesuai dengan kondisi awal. 2
Bagan Alir Peminjaman Alat Jurusan PEMINJAM SEKRETARIS JURUSAN MULAI Menyerahkan Surat permohonan peminjaman alat jurusan dan tanda pengenal asli (+ surat resmi instansi bagi pihak luar) Mengisi buku catatan peminjaman alat Menerima alat jurusan Menyerahkan alat jurusan Menerima tanda pengenal asli SELESAI Mengecek kondisi alat dan menjelaskan tata cara penggunaan alat Menyerahkan alat jurusan Mengecek kondisi alat Mengisi tanggal pengembalian pada buku catatan peminjaman alat dan mengembalikan tanda pengenal asli PEMINJAMAN PENGEMBALIAN 3
TIM PENYUSUN Ketua Tim : Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT. Anggota Tim : 1. Wasiska Iyati, ST., MT. 2. Abraham Mohammad Ridjal, ST., MT. 3. M. Satya Adhitama, ST., M.Sc. 4. Andika Citraningrum, ST., MT., M.Sc. 4