FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN/BERKAS LABORATORIUM ELEKTRONIKA DAYA Jurusan Teknik Elektro FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012

2 MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN/BERKAS LABORATORIUM ELEKTRONIKA DAYA Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 23 Juli 2012 Diajukan oleh : Kepala Laboratorium Elektronika Daya Ttd Ir. Hari Santoso, MS Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan Teknik Elektro Ttd Muhammad Azis Muslim, ST., MT., Ph.D Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Elektro Ttd Dr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, MS. Laboratorium Elektronika Daya Page 2

3 Tujuan a. Menjaga ketertiban penyimpanan dokumen/berkas sebagai jejak rekam segala aktivitas di Laboratorium Elektronika Daya. b. Memudahkan pencarian kembali dokumen/berkas (jika diperlukan) di Laboratorium Elektronika Daya. Ruang Lingkup Kegiatan pengelolaan dokumen/berkas yang dijelaskan dalam prosedur ini meliputi penyiapan/penerimaan, penerapan/penggunaan sampai dengan penyimpanan dokumen/ berkas yang terkait dengan segala aktivitas di Laboratorium Laboratorium Elektronika Daya. Definisi 1. Manual Porsedur (MP) adalah metode langkah demi langkah secara pasti yang mengatur berbagai aktivitas dalam organisasi berdasar kesepakatan, standar serta ketentuan peraturan perundangan yang berlaku 2. Sistem pengelolaan dokumen/berkas Laboratorium adalah suatu kegiatan mulai dari penyiapan, penggunaan sampai dengan penyimpanan semua dokumen/berkas kegiatan operasional Laboratorium, sebagai bagian dari jejak rekam Laboratorium bersangkutan, Karena itu perlu dibuat manual Prosedur yang mengikat bagi semua pihak terkait. Referensi - Peraturan Perundangan Terkait - Buku Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya - Buku Pedoman Pendidikan Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Laboratorium Elektronika Daya Page 3

4 Garis Besar Prosedur a. Dokumen/Berkas yang masuk ke Laboratorium 1. Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP) mencatat dokumen/berkas yang masuk ke dalam agenda berkas masuk. 2. Pranata Laboratorium Pendidikan menulis kartu kendali dan menempelkannya pada dokumen/berkas tersebut. 3. Pranata Laboratorium Pendidikan meletakkan dokumen/berkas tersebut di meja Kepala Laboratorium. 4. Kepala Laboratorium memberikan disposisi kepada Pranata Laboratorium Pendidikan atau langsung mendiskusikan dengan Pranata Laboratorium Pendidikan. 5. Pranata Laboratorium Pendidikan mengambil kembali dari meja Kepala Laboratorium dan menuliskan hasilnya pada lembar disposisi atau lembar tersendiri. 6. Pranata Laboratorium Pendidikan menyimpan dokumen/berkas tersebut lengkap dengan lembar disposisi dan lembar tambahan terkait, dengan memperhatikan urutan waktu kejadiannya. b. Dokumen/Berkas yang dikeluarkan Laboratorium 1. Pranata Laboratorium Pendidikan membuat/menyusun dokumen/berkas untuk disampaikan pada pihak ketiga (setiap dokumen/berkas yang dibuat harus melebihkan satu eksemplar untuk disimpan sebagai arsip). 2. Pranata Laboratorium Pendidikan menyampaikan dokumen/berkas tersebut kepada Kepala Laboratorium. 3. Kepala Laboratorium menandatangani dokumen/berkas tersebut sebagai persetujuan/legalitas. 4. Pranata Laboratorium Pendidikan memberi nomor dokumen/berkas tersebut sesuai urutannya dan mencatatnya dalam agenda berkas keluar. 5. Pranata Laboratorium Pendidikan menyampaikan dokumen/berkas tersebut kepada kurir jurusan untuk disampaikan kepada pihak ketiga (sebelum dokumen/berkas dikirimkan ke pihak ketiga pastikan sudah disisakan satu eksemplar untuk arsip). c. Dokumen/Berkas Internal Laboratorium 1. Pranata Laboratorium Pendidikan membuat/menyusun dokumen/berkas untuk menunjang aktivitas Laboratorium (setiap dokumen/berkas yang dibuat harus melebihkan satu eksemplar untuk disimpan sebagai arsip). 2. Pranata Laboratorium Pendidikan meminta pertimbangan atau persetujuan Kepala Laboratorium. Laboratorium Elektronika Daya Page 4

5 3. Kepala Laboratorium menandatangani dokumen/berkas tersebut sebagai persetujuan/legalitas. 4. Pranata Laboratorium Pendidikan mencatat dokumen/berkas tersebut ke dalam buku catatan dokumentasi Laboratorium sesuai urutan kejadiannya dan mengarsipkan satu salinannya. 5. Pranata Laboratorium Pendidikan meletakkan dokumen/berkas tersebut di tempat yang sesuai. Diagram Alir Diagram alir dokumen/berkas yang masuk ke Laboratorium, dokumen/berkas yang keluar dari Laboratorium, dan dokumen/berkas internal Laboratorium, adalah sebagai berikut: a. Dokumen/Berkas Yang Masuk ke Laboratorium Laboratorium Elektronika Daya Page 5

6 b. Dokumen/Berkas Yang Keluar dari Laboratorium c. Dokumen/Berkas Internal Laboratorium Laboratorium Elektronika Daya Page 6

7 Contoh Formulir 1. Kartu Kendali (LDEP-00003) KARTU KENDALI Indeks: Kode: No urut: Tanggal: M / K Perihal : Lampiran : Dari/Kepada : Tanggal : No Surat: Pengolah Catatan Kalab: Paraf Catatan Pranata Laboratorium Pendidikan: 2. Agenda Berkas Masuk (LDEP-00004) No Tanggal Masuk Berkas Masuk Dari Perihal Ket Nomor Tanggal 1. 07/03/ /03/ /06/ /06/2012 Jurusan Elektro FT UB Jurusan Elektro FT UB Pinjam Alat Pinjam Alat Laboratorium Elektronika Daya Page 7

8 3. Agenda Berkas Keluar (LDP-00005) No Tanggal Keluar Berkas Keluar Kepada Perihal Ket Nomor Tanggal Laboratorium Elektronika Daya Page 8