BAB 3 ANALISIS SITEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SITEM YANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Seelindo Sejahteratama didirikan pada tahun 1988 dengan pengesahan Menteri Kehakiman tanggal 24 September 1988 nomor C2-9151-HT01.01/1988 dan pada tahun 1998 mengalami perubahan akte dengan nomor C2-19406 HT.01.01.TH.98. Tempat kedudukan perusahaan ini berlokasi di jalan Mohammad Toha KM 3 Kelurahan Sukasari Kecamatan Karawaci kota Tangerang Propinsi Banten, perusahaan menjalankan usaha di bidang industri bahan baku kue dan roti serta bahan makanan dan memasarkan hasil-hasil produksi tersebut ke seluruh wilayah Indonesia. PT. Seelindo Sejahteratama sebagai produsen bahan baku kue untuk industri kue dan roti yang produksinya berbentuk tepung dan pasta. Perusahaan juga terus mengembangkan produk lokal dengan hasil riset sendiri yang disesuaikan dengan tuntutan selera masyarakat Indonesia. Hal ini juga didukung oleh pengadaan pusat pelatihan yang modern di mana secara kontinyu mengadakan latihan untuk para pelanggan agar dapat lebih meningkatkan ketrampilan membuat resep-resep baru yang menciptakan kue dan roti dengan cita rasa tinggi serta tampilan yang menarik minat pembeli. 63

64 Dengan mesin-mesin yang berteknologi tinggi dan sumber daya manusia yang terlatih berkisar kurang lebih sekitar 1000 orang pekerja, melalui proses produksi sehingga menghasilkan produk-produk yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001 dan juga memenuhi standard HCCP (Hazard Analysis Critical Control Point) yang kesemuanya untuk menjamin kualitas produk serta memberikan layanan yang memuaskan kepada pelanggan. Seluruh proses produksi dikontrol dengan standar yang tinggi mulai dari pembelian bahan baku local dan import hingga menghasilkan produk jadi dijaga kebersihan dan cara penyimpanannya dengan baik. Semua ruang penyimpanan baik untuk bahan baku maupun produk jadi disimpan dalam ruangan pendingin. Selain mempunyai standar pabrikasi yang menjamin keamanan dan kebersihannya, perusahaan juga memberikan layanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya untuk dapat terus menerus membantu dan mengembangkan industri roti dan kue di Indonesia.

65 3.1.2 Tujuan Perusahaan a. Menghasilkan bahan baku kue yang berkualitas sesuai standar ISO 9001. b. Menciptakan lapangan pekerjaan. c. Hasil dari produksi bahan baku kue dapat memenuhi kebutuhan industri kue dan roti pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. d. Mensejahterakan seluruh pegawai PT. Seelindo dengan tunjangan insentif. 3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan a. Menjalankan usaha di bidang industri bahan baku kue dan roti serta bahan makanan dan memasarkan hasil-hasil produksi tersebut ke seluruh wilayah indonesia. b. Memproduksi bahan baku kue yang berbentuk tepung dan pasta dengan standar ISO 9001. c. Pengadaan pusat pelatihan yang modern di mana secara kontinyu mengadakan latihan untuk para pelanggan agar dapat lebih meningkatkan ketrampilan membuat resep-resep baru yang menciptakan kue dan roti dengan cita rasa tinggi serta tampilan yang menarik minat pembeli.

66 d. Memberikan layanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya untuk dapat terus menerus membantu dan mengembangkan industri roti dan kue di Indonesia. 3.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT. Seelindo Sejahteratama sesuai dengan ruang lingkup skripsi ini yaitu bisnis pada PT. Seelindo Sejahteratama dalam bidang industri pangan. Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Seelindo Sejahteratama

67 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab a. Dewan Komisaris meliputi : 1(satu ) orang Presiden Komisaris dan 3(tiga) orang Komisaris. Rapat Umum Pemegang saham yang dipimpin oleh Presiden Komisaris untuk menentukan pengangkatan/pemberhentian dari anggota komisaris, Presiden Komisaris dan 1 (satu) orang anggota Komisaris dianggkat dari calon-calon yang diajukan oleh pemegang saham pihak Indonesia, sedangkan seorang Komisaris diangkat dari calon-calon yang diajukan oleh pemegang saham. Berita Acara Rapat Komisaris harus ditanda tangani oleh ketua Rapat dan anggota Komisaris yang hadir dalam rapat sebagai bukti yang sah mengenai keputusan-keputusan yang diambil dalam Rapat Komisaris. b. Dewan Direksi. Perusahaan dipimpin oleh Dewan Direksi yang terdiri dari : 1 (satu) orang Presiden Direktur dan 1 (satu) orang Direktur yang diangkat atau diberhentikan berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham. Direksi berhak mewakili perseroan dalan menjalankan segala usahanya untuk memberikan keputusan atas transaksi sbb : 1. Pembelian, persewaan harta bergerak atau tak bergerak.

68 2. Penjualan, penyewaan atau pelepasan hak atas tanah atau barang tidak bergerak lainnya. 3. Peminjaman uang dengan jaminan kekayaan berupa barangbarang tak bergerak atau barang bergerak dan bertindak sebagai penjamin kepada pihak ketiga. 4. Mendirikan perseroan baru atau membeli atau mengambil sahamsaham dalam perseroan lain dengan persetujuan tertulis oleh Dewan Komisaris. 5. Pembagian tugas dan wewenang setiap anggota Direksi ditetapkan oleh rapat Direksi. 6. Rapat Direksi dapat diadakan setiap waktu bilamana dipandang perlu atau atas permintaan dari Komisaris untuk pertanggung jawaban atas segala usahanya yang telah dijalankannya. 7. Berita acara rapat Direksi dibuat serta ditandatangani oleh ketua Rapat sebagai bukti yang sah mengenai keputusan-keputusan Direksi. 8. Dewan direksi dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh dewan Manajer antara lain Manajer Accounting & Finance, Manajer Purchasing, Manajer Information Technology, Manajer HRD, Manajer Produksi, Manajer Riset & Quality dan Manajer Engineering dalam menjalankan tugas-tugasnya bertanggung jawab penuh kepada direksi.

69 c. Dewan Manajer 1. Manager Keuangan dan Akuntansi. Bertanggung jawab kepada Dewan Direksi dengan segala tugas-tugasnya sebagai berikut : 1.1 Menganalisa seluruh aktifitas keuangan perusahaan yang disajikan dalam bentuk laporan keuangan. 1.2 Memberikan Laporan Keuangan sebelum atau setelah di audit oleh kantor Akuntan Publik. 1.3 Menyusun budget keuangan perusahaan serta mengatur peredaran kas dari seluruh transaksi usahanya. 1.4 Mengawasi aktifitas keluar masuknya uang yang dilakukan oleh bagian keuangan. 1.5 Mengawasi aktifitas bagian akuntansi atas pencatatanpencatatan seluruh transaksi perusahaan. 1.6 Menangani setiap segala pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak ketiga seperti Akuntan Publik dan Kantor Pelayanan Pajak. 1.7 Manajer Keuangan & Akuntansi dalam menjalankan tugasnya di bantu oleh kepala bagian Akuntansi dan Keuangan berserta Staff dibidangnya. 2. Manajer Purchasing. Bertanggung jawab kepada Dewan Direksi dengan tugas-tugas secara singkat sebagai berikut : 2.1 Melakukan Pembelian barang local dan Import.

70 2.2 Menyeleksi Supplier yang konpentensi. 2.3 Membuat budget pembelian setiap tahun. 2.4 Membuat Laporan Pembelian. 2.5 Mengurus segala perijinan untuk kepentingan import bahan baku. 2.6 Manajer Purchasing dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh kepala bagian pembelian berserta staff. 3. Manager Informatika dan Technology (IT). Bertanggung jawab kepada Dewan Direksi dengan tugas-tugas secara singkat sebagai berikut : 3.1 Penyediaan hardware dan program-program software atas seluruh aktivitas perusahaan. 3.2 Penanganan perawatan berkala serta perbaikan hardware dan software dari para pemakai yang ada dalam dalam departemen. 3.3 Manajer IT dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh kepala bagian IT berserta staffnya. 4. Manajer Human Resouerses Depelopment. Bertanggung jawab kepada Direksi dengan tugas-tugas secara singkat sbb : 4.1 Penyediaan tenaga kerja dengan sesuai dengan konpentensi. 4.2 Pengadaan pelatihan-pelatihan pegawai.

71 4.3 Mengawasi aktivitas kedisiplinan dari seluruh karyawam. 4.4 Menangani masalah ketenagakerjaan antara pihak manajemen dengan pegawai apabila tejadi perbedaan pendapat. 4.5 Manajer dibantu kepala bagian dan staff dalam menjalankan tugasnya. 5. Manajer Produksi. Bertanggung jawab kepada Direksi dengan tugas-tugas secara singkat adalah : 5.1 Membuat anggaran produksi untuk periode satu tahun. 5.2 Menyusun rencana-rencana produksi secara berkala. 5.3 Menangani persediaan bahan baku dan produk hasil jadi. 5.4 Mengawasi aktifitas produksi. 5.5 Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh kepala bagian produksi powder dan kepala bagian produksi pasta juga kepala bagian Planing Production Inventory Controling (PPIC), kepala bagian gudang, dan supervisor serta staff produksi. 6. Manajer Research & Development (R & D). Bertanggung jawab kepada Direksi dengan tugas secara singkat adalah 6.1 Mengadakan penelitian terhadap produk dipasaran untuk menciptakan produk produk baru.

72 6.2 Memelihara formula-formula terhadap produk yang sudah standar. 6.3 Meneliti kualitas bahan baku yang dibeli dari supplier dan kualitas produk yang dihasilkan oleh bagian produksi. 6.4 Desain kemasan produk. 6.5 Pengurusan sertifikat halal dan ijin MD ke Departemen Kesehatan. 6.6 Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh kepala bagian R&D Powder dan Pasta kepala bagian Quality Control, Quality Assurance, kepala bagian Technical Mareketing Support berserta staffnya. 7. Manajer Teknik bertanggung jawab kepada Direksi dengan tugastugasnya secara singkat dapat dijelaskan : 7.1 Perawatan berkala terhadap seluruh mesin-mesin produksi, generator, boiler, listrik, air conditioner dan kendaraan. 7.2 Perbaikan mesin-mesin dan perlengkapan lainya. 7.3 Penyediaan sparepart dan peralatan yang diperlukan. 7.4 Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh kepala bagian teknik dan supervisor berserta teknisi lainnya.

73 3.2 Gambaran Sistem 3.2.1 Data Flow Diagram Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p326), Data Flow Diagram (DFD) merupakan model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem. Simbol-simbol yang digunakan pada DFD, yaitu: 1. Entitas eksternal (terminal) Entitas yang memberikan data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem (sink), berada di luar sistem. Simbol yang digunakan : 2. Data flow Menunjukkan aliran data dari suatu entitas ke entitas lainnya. Panahnya menggambarkan aliran data yang bisa terjadi antara dua proses yang berurutan, dari data store ke proses atau sebaliknya dari proses sink. Simbol yang digunakan : 3. Data store

74 Data store berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Suatu proses dapat mengambil dataatau memberikan data ke data store. Simbol yang digunakan : 4. Proses Menggambarkan yang dilakukan oleh sistem. Proses berfungsi untuk mengubah satu atau beberapa input / data masukan menjadi output / data keluaran sesuai dengan yang diinginkan. setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran.simbol yang digunakan : b. Diagram Konteks

75 Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Kepegawaian Yang Sedang Berjalan pada PT. Seelindo Sejahteratama

76 c. Diagram Nol Pelamar Mengajuakan lamaran Laporan hasil lamaran Pengajuan permintaan pegawai Laporan hasil permintaan pegawai 1.0 Penerimaan pegawai Laporan permintaan pegawai Hasil permintaan pegawai Laporan pengajuan lamaran Hasil pengajuan lamaran Data promosi & mutasi Data pelamar Departemen Pengajuan permintaan promosi & mutasi Laporan hasil permintaan promosi & mutasi 2.0 Promosi dan mutasi Laporan permintaan promosi & mutasi Hasil permintaan promosi & mutasi HRD Slip pembayaran gaji Laporan slip perhitungan gaji Laporan data absensi Hasil permintaan cuti Laporan permintaan cuti Laporan slip pembayaran gaji Data evaluasi pegawai Laporan hasil permintaan promosi & mutasi Pegawai Permintaan cuti Laporan hasil permintaan cuti 5.0 Cuti Pengajuan evaluasi pegawai Laporan hasil evaluasi pegawai 3.0 Evaluasi pegawai Laporan hasil evaluasi pegawai Laporan evaluasi pegawai Hasil evaluasi pegawai Input data absensi Laporan hasil permintaan cuti Data pelanggaran pegawai Laporan hasil evaluasi pegawai Keuangan Laporan data absensi 6.0 Absensi Pengajuan pelanggaran pegawai Laporan hasil pelanggaran pegawai 4.0 Pelanggaran pegawai Laporan surat PHK Hak kerja pegawai Laporan pengajuan pelanggaran pegawai Hasil pengajuan pelanggaran pegawai Laporan hak kerja pegawai Slip perhitungan gaji 7.0 Penggajiajn Slip pembayaran hak kerja pegawai Laporan surat PHK Laporan surat SP Slip pembayaran hak kerja pegawai Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Kepegawaian Yang Sedang Berjalan pada PT. Seelindo Sejahteratama

77 3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem a. Penerimaan Pegawai 1. HRD menerima form permintaan pegawai dari departemen, kemudian HRD memeriksa form permintaan pegawai dari departemen. Jika tidak disetujui, maka form permintaan pegawai akan dikembalikan ke departemen. Dan jika disetujui, maka pihak HRD memasang iklan lowongan pekerjaan ke berbagai media. 2. Pelamar melihat iklan lowongan kerja dan membuat surat lamaran pekerjaan yang akan diberikan ke HRD. HRD melakukan pengecekan lowongan pada surat lamaran pekerjaan, dan menyeleksi apakah memenuhi syarat atau tidak. 3. Jika memenuhi syarat, maka akan dilakukan seleksi, baik itu wawancara atau tes tertulis. 4. Jika mereka lulus seleksi, calon pegawai akan ditempatkan sesuai jabatan dalam bidangnya, kemudian HRD membuat surat perjanjian kerja untuk ditandatangani oleh calon pegawai yang baru dengan perusahaan. 5. Jika tidak lulus seleksi maka bagian HRD menyimpan data-data pelamar yang pernah melamar di PT. Seelindo Sejahteratama

Gambar 3.4 Diagram alir Penerimaan Pegawai 78

79 b. Sistem Penggajian 1. HRD membuat data absensi dan lembur dan mengirimkan form tersebut ke bagian keuangan. 2. Keuangan menghitung seluruh jumlah gaji yang diambil dari data absensi dan lembur. Dari hasil perhitungan tersebut akan menghasilkan form perhitungan gaji yang valid. Kemudian keuangan akan mengirimkan form perhitungan gaji yang valid ke bagian HRD. 3. HRD menerima dan mengecek form perhitungan gaji, jika penghitungan tersebut salah akan di kembalikan ke bagian keuangan dan dilakukan penghitungan kembali. Dan jika benar HRD akan membuat dan menandatangani form perhitungan yang berupa slip gaji. 4. HRD mengirimkan slip gaji tersebut kepada keuangan, kemudian keuangan akan menyiapkan dana yang sesuai dengan slip gaji. 5. Kemudian keuangan menyiapkan dan mengirimkan dana ke bagian HRD untuk diberikan kepada pegawai. 6. Pegawai menerima pembayaran gaji dan mendapatkan bukti pembayaran gaji.

Gambar 3.5 Diagram alir Sistem Penggajian 80

81 c. Cuti Pegawai 1. Pegawai membuat form pengajuan cuti kerja yang akan dikirimkan ke bagian HRD. 2. Kemudian HRD menerima dan mengecek form data cuti kerja pegawai, jika pengecekan cuti tidak layak maka permohonan cuti kerja pegawai akan ditolak. Dan jika pengecekan cuti layak maka bagian HRD akan menyetujui pengajuan cuti kerja pegawai yang berupa form persetujuan cuti kerja pegawai. 3. HRD akan mengirimkan form persetujuan cuti kerja kepada pegawai kemudian pegawai melakukan cuti kerja.

82 Gambar 3.6 Diagram alir Cuti Pegawai d. Absensi Pegawai 1. Pegawai melakukan input absensi pada alat yang tersedia di perusahaan, pada waktu jam datang dan pulang kerja. Jika pegawai pulang lebih dari jam kerja, maka dihitung lembur. Alat tersebut akan menghasilkan data absen pegawai yang meliputi absensi harian dan lembur setiap pegawai.

83 2. HRD melakukan pengecekan dan konfirmasi pada data absensi dan lembur pegawai yang menghasilkan form data absensi. 3. Kemudian HRD mengirimkan form data absensi ke bagian keuangan, keuangan akan mendata absensi dan lembur untuk dimasukkan dalam perhitungan gaji. Gambar 3.7 Diagram alir Absensi Pegawai

84 e. Perpindahan Pegawai 1. Dapartement mengajukan permintaan promosi dan mutasi yang menghasilkan form permintaan promosi dan mutasi dan akan diserahkan kebagian HRD. 2. HRD akan menerima dan mengecek kelengkapan persyaratan promosi dan mutasi. Jika persyaratan promosi dan mutasi tidak lengkap, maka permintaan ditolak dan akan di serahkan kembali ke bagian departemen. Dan jika persyaratan promosi dan mutasi lengkap, maka HRD akan menyetujui kelengkapan persyaratan. 3. Dari persetujuan kelengkapan persyaratan itu, HRD membuat form promosi dan mutasi yang akan di berikan ke bagian departemen. 4. Bagian departemen mencatat penambahan data baru promosi dan mutasi pegawai yang akan menghasilkan form data baru promosi dan mutasi pegawai. 5. Departemen akan menyerahkan form tersebut kepada pegawai.

Gambar 3.8 Diagram alir Perpindahan Pegawai 85

86 f. Penilaian Kerja 1. Departemen membuat form evaluasi pegawai yang akan diserahkan kebagian HRD, kemudian HRD akan melakukan penilaian dan pengecekan kelengkapan dari form evaluasi tersebut. Jika tidak lengkap, maka form tersebut akan dikembalikan kebagian Departemen. Jika lengkap, maka akan di lakukan pelatihan terhadap pegawai yang menghasilkan form hasil penilaian. 2. HRD memberikan form hasil penilaian ke bagian Keuangan untuk di buatkan standar kenaikan gaji berdasarkan hasil penilaian yang menghasilkan form kenaikan gaji. 3. HRD juga memberikan form hasil penilaian ke bagian Departemen, kemudian Departemen akan memberikan hasil penilaian tersebut kepada pegawai.

Gambar 3.9 Diagram alir Penilaian Kerja 87

88 g. Pemutusan Kerja Pegawai 1. Departemen mengajukan form pelanggaran pegawai yang akan diberikan kepada bagian HRD. Kemudian HRD melakukan pengecekan pelanggaran karyawan jika pegawai. 2. Tidak melakukan pelanggaran maka form pelanggaran akan dikembalikan kepada bagian Departemen, dan jika pegawai melakukan pelanggaran maka akan diberikan sanksi. 3. Sanksi di berikan 2 macam hal kepada pegawai yaitu sanksi ringan dan sanksi berat. Sanksi ringan akan dibuatkan dan diberikan form sp(surat peringatan) dan form tesebut di berikan kepada pegawai. Untuk sanksi berat akan dibuat dan diberikan form PHK. 4. HRD akan memberikan form PHK tersebut kepada pegawai. 5. HRD juga akan memberikan form tersebut ke bagian keuangan untuk membuat perhitungan hak kerja yang akan menghasilkan form hak kerja. Bagian keuangan akan memberikan form tersebut kepada HRD. 6. Dari form hak kerja akan dibuatkan slip pembayaran hak kerja kemudian form tersebut akan diberikan kepada pegawai.

89 Pemutusan Kerja Departemen HRD keuangan Pegawai mulai Form pelanggaran karyawan 2 Form SP 2 Mengajukan pelanggaran karyawan Form pelanggaran karyawan 1 2 Mengecek pelanggaran karyawan Kesesuaian pelanggaran Form PHK 2 Form PHK 3 N tidak ya Pemberian sanksi Perhitungan hak pekerja Slip pembayaran hak pekerja 2 N Cek sanksi ringan Pembuatan SP Form hak pekerja selesai berat Form SP 1 2 Pembuatan surat PHK N 12 Form PHK 1 3 N Form hak pekerja Pembayaran hak pekerja Slip pembayaran hak pekerja 1 2 N Gambar 3.10 Diagram alir Pemutusan Kerja Pegawai

90 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan wawancara dan analisis kepegawaian pada PT Seelindo Sejahteratama, data yang dibutuhkan perusahaan antara lain : Proses Kebutuhan Informasi Penerimaan pegawai - Laporan hasil permintaan pegawai - Membuka iklan lowongan kerja - Data seluruh pelamar - Data pelamar lulus seleksi Penggajian - Slip perhitungan gaji - Slip pembayaran gaji Cuti - Data cuti kerja pegawai yang telah disetujui Absensi - Data absensi pegawai berupa jam masuk, jam keluar dan lembur pegawai Perpindahan - Data pegawai yang akan dimutasi dan dipromosikan - Data jabatan lama & jabatan baru pegawai yang dipromosi & mutasi Penilaian kerja - Data nilai pegawai berdasarkan kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab, taat, jujur, kerjasama, kepemimpinan, dan kinerja kerja - Data penilaian setelah melakukan pelatihan - Data kenaikan gaji berdasarkan hasil penilaian Pemutusan Kerja - Data pelanggaran pegawai - Data jenis pelanggaran karyawan yang diberikan surat SP

91 - Data jenis pelanggaran karyawan yang di PHK 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisis prosedur dalam sistem kepegawaian ditemukan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Seelindo Sejahteratama sebagai berikut : 1. Sulitnya bagian HRD untuk mengakses sistem penerimaan pegawai, data absensi, penggajian, cuti, promosi dan mutasi, penilaian prestasi kerja sampai dengan pemutusan kerja pegawai karena HRD sering melakukan dinas di cabang lain 2. Data kepegawaian yang masih manual sehingga menyebabkan kesulitan dalam mengelola data kepegawaian. 3. Kurangnnya efisiensi penyampaian informasi dan pengambilan keputusan kepegawaian 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Dari analisis permasalahan dan kebutuhan data, solusi-solusi yang diusulkan sebagai berikut: 1. Merancang sistem kepegawaian berbasis web yang bisa diakses setiap saat oleh bagian HRD

92 2. Membuat sistem basis data kepegawaian yang terkomputerisasi dan terhubung antar bagian agar mempermudah dalam pengaksesan 3. Membuat aplikasi yang mampu memberikan pencarian data penerimaan pegawai, data absensi, penggajian, cuti, promosi dan mutasi, penilaian prestasi kerja sampai dengan pemutusan kerja pegawai yang cepat dan akurat untuk pengguna dan lebih efisien