3.1 Sejarah Perusahaan

BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. WIllindo Sukses abadi adalah perusahaan yang bergerak di bidang supplier dan distribursi aksesoris garmen dan bordir. PT. Willindo Sukses Abadi merupakan perusahaan yang berdiri pada tanggal 31 juli 2008 dengan akte pendiri nomor 116 dari notaris bernama Ibu Marina Soewanda, S.H. PT. Willindo Sukses Abadi terdaftar dengan nomor SIUP 1985/1.823.2221/0608. Perusahaan ini didirikan oleh William Sutanto. Sedikit biografi dari Bapak William Sutanto yaitu lahir pada tahun 1981 di Jakarta, lulusan TI tahun 2003 di Nanyang Technological University, Singapore. Pada tahun 2004, sebelum berdiri dengan nama PT. Willindo Sukses Abadi, perusahaan ini hanya berbentuk Commanditaire Vennootschap dengan nama CV. Dunia Bordir. Kemudian pada tahun 2008, Bapak William Sutanto mengubah CV. Dunia Bordir menjadi PT. Willindo Sukses Abadi yang berlokasi pada Jln. K. H. Moch. Mansyur No.119A, Rt.005/Rw.01, Duri Selatan, Tambora, Jakarta Barat, kode pos 11210, no. telepon : 021-6327575, fax.: 021-6327555. PT. Willindo Sukses Abadi didirikan di atas tanah seluas 10m x 20m, memiliki tiga lantai dan dua ruko. Lantai pertama digunakan bagian point of sale, delivery dan customer service, lantai dua digunakan oleh bagian office dan direksi, sedangkan lantai tiga digunakan oleh bagian inventory.jangkauan 43

44 perusahaan telah meliputi beberapa daerah sekitar Jakarta seperti Sukabumi dan beberapa wilayah lainnya. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Perusahaan Visi dari PT. Willindo Sukses Abadi yaitu menjadi supplier bahan baku dan bordir nomor satu di Indonesia. 3.2.2 Misi Perusahaan Untuk merealisasikan visinya, PT. Willindo Sukses Abadi berkomitmen untuk memproduksi aksesoris garmen dan bordir yang berkualitas prima dengan bahan baku yang terbaik sehingga memberikan kepuasan bagi konsumennya serta memberikan nilai lebih bagi perusahaan.

45 3.3 Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi yang berjalan pada PT. Willindo Sukses Abadi adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Willindo Sukses Abadi tahun 2008 (Sumber : PT. Willindo Sukses Abadi)

46 3.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Uraian tugas dari masing-masing bagian dari PT. Willindo Sukses Abadi adalah sebagai berikut : 1. Direktur a. Bertanggung jawab sebagai pemimpin dan sebagai pengambil keputusan. b. Memiliki kuasa penuh atas perusahaan. c. Menetapkan kebijakan serta tujuan perusahaan. d. Melakukan evaluasi atas hasil kegiatan perusahaan. e. Mewakili perusahaan secara sah, baik di lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. 2. Manajer a. Melakukan pengawasan dan mengkoordinasi kegiatan keseharian perusahaan. b. Melakukan pemesanan barang atau bahan baku pada supplier. c. Menerima barang, surat jalan, dan tagihan pembayaran dari supplier. d. Mencocokkan barang dengan apa yang sudah dipesan berikut dengan tagihannya. 3. Akuntan a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan keuangan perusahaan. b. Menyiapkan laporan keuangan setiap akhir periode kepada direktur perusahaan. c. Menerima dan memeriksa laporan-laporan yang diterima dari bagian keuangan.

47 4. Bagian Keuangan a. Melakukan pembayaran atas tagihan dari supplier. b. Menerima pembayaran dari customer. c. Melakukan otorisasi terhadap jumlah pengeluaran dana tertentu. 5. Bagian Operasional a. Menerima order dari pelanggan. b. Membuat surat pemesanan kepada bagian Point of Sales. 6. Bagian Gudang / Inventory a. Mengecek persediaan stok barang yang dimiliki perusahaan. b. Melakukan permintaan pemesanan barang. c. Menerima barang dari supplier dan menyusunnya ke gudang. d. Mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan dan surat jalan dari bagian delivery. 7. Bagian Delivery a. Meminta barang sesuai dengan surat jalan pada bagian inventory. b. Mengirim barang beserta surat jalan dan tagihan kepada pelanggan. c. Menagih pembayaran kepada pelanggan. 8. Point of Sales a. Menginput penjualan barang serta barang yang masuk ke gudang. b. Mencetak surat jalan serta tagihan kepada pelanggan.

48 3.5 Proses Bisnis Perusahaan 3.5.1 Sistem Berjalan Yang Sudah Ada PT. Willindo Sukses Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan aksesoris garmen dan bordir. Sebelumnya PT. Willindo Sukses Abadi ini telah melakukan implementasi sistem berbasis webhop. Sistem berbasis webhop ini digunakan untuk membantu PT. Wilindo Sukses Abadi itu dalam : 1. Menghitung persediaan barang. 2. Mengecek pengiriman. 3. Mengecek data pelanggan, serta mengecek history penjualan barang yang ada sebelumnya. Sistem yang berbasis webhop ini sudah berjalan dan cukup membantu karyawan dalam keseharian kerja mereka terutama dalam mengecek persediaan barang. 3.5.2 Prosedur Pengadaan Barang Bagian inventory akan mengecek ketersediaan stok barang yang ada di dalam gudang perusahaan. Apabila stok barang telah habis, maka bagian inventory akan melapor kepada manajer. Kemudian manajer akan memesan barang kepada supplier dengan mengirimkan surat pemesanan. Setelah menerima informasi dari manajer, supplier akan menyiapkan barang sesuai dengan apa

49 yang telah dipesan di surat pemesanan, dan mengirimkan barang beserta surat jalan dan tagihan. Setelah menerima barang, surat jalan, dan tagihan dari supplier, manajer akan memeriksa tagihan dan barang sesuai dengan surat jalan. Apabila sudah sesuai, maka manajer akan memerintahkan bagian point of sales untuk menginput barang yang sudah diterima, dan akan mencetak tanda terima barang masuk. Setelah itu barang akan didistribusikan oleh manajer ke bagian inventory untuk dimasukkan ke dalam gudang. Selanjutnya manajer akan menyerahkan tagihan kepada bagian keuangan untuk diinput dan dilunasi.

Gambar 3.2 Rich Picture Proses Pengadaan Barang 50

51 3.5.3 Prosedur Penjualan Barang Prosedur pembelian barang dapat dilakukan oleh customer dengan datang langsung ke perusahaan ataupun melalui telepon dan fax. Pelanggan melakukan pemesanan barang pada bagian operasional dan bagian operasional akan mencatat informasi pemesanan pelanggan pada surat pemesanan barang. Kemudian surat pemesanan barang akan diberikan pada bagian point of sales. Bagian point of sales akan menginput penjualan serta mecetak surat jalan dan tagihan 3 rangkap : 1. Rangkap pertama ( asli ) diberikan pelangan. 2. Rangkap kedua diserahkan ke bagian delivery. 3. Rangkap ketiga dipegang bagian point of sales untuk diarsip. Bagian point of sales menyerahkan surat jalan ke bagian delivery, dan meminta bagian keuangan untuk mencetak tagihan pemesanan. Bagian delivery akan meminta bagian inventory untuk menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. Setelah menyiapkan barang sesuai dengan surat, bagian inventory akan menyiapkan barang serta mendistribusikan barang tersebut ke bagian delivery. Setelah itu, bagian delivery akan mengirimkan barang beserta surat tagihan ke pelanggan berdasarkan alamat yang sudah tertera pada surat jalan.

Gambar 3.3 Rich Picture Proses Penjualan Barang 52

53 3.6 Penjelasan TI Perusahaan PT. Willindo Sukses Abadi telah memiliki jaringan LAN yang telah terhubung 16 komputer dimana komputer berguna sebagai sistem untuk mendukung proses kegiatan bisnis yang dilakukan dalam kesehariannya. Berikut merupakan daftar spesifikasi data TI yang sudah ada :

54 No Keterangan Jumlah Harga satuan Harga Total Hardware 1 Personal Computer pentium 4 4 Rp. 4,700,000.00 Rp. 18,800,000.00 2 Personal Computer icore 2 8 Rp. 7,200,000.00 Rp. 57,600,000.00 3 Personal Computer icore 5 4 Rp. 8,200,000.00 Rp. 32,800,000.00 4 Printer Canon ip2770 1 Rp. 400,000.00 Rp. 400,000.00 5 Printer Epson lx 300 1 Rp. 1,782,000.00 Rp. 1,782,000.00 6 Printer Epson lq 2180 1 Rp. 3,000,000.00 Rp. 3,000,000.00 7 Printer Hp Deskjet d1300 1 Rp. 600,000.00 Rp. 600,000.00 8 Printer Hp Laser zet cm3530fs mfp 1 Rp. 33,290,000.00 Rp. 33,290,000.00 9 Printer Fuji Xerox c3055dx 1 Rp. 17,990,500.00 Rp. 17,990,500.00 10 Ups 1 Rp. 2,500,000.00 Rp. 2,500,000.00 11 Stabllizer 15 Rp. 250,000.00 Rp. 3,750,000.00 Software 1 Microsoft Windows 7 Home Premium OEM 64 Bit 4 Rp. 885,000.00 Rp. 3,540,000.00 2 Microsoft Windows XP 2 12 Rp. 720,000.00 Rp. 8,640,000.00 3 Microsoft Office Profesional 2007 OEM 16 Rp. 2,688,000.00 Rp. 43,008,000.00 4 Microsoft SQL Server Developer Edition 2008 1 Rp. 450,000.00 Rp. 450,000.00 5 Antivirus Avira Premium 4 Rp. 95,000.00 Rp. 380,000.00 6 Antivirus Avira Premium (3 user) 4 Rp. 170,000.00 Rp. 680,000.00 7 Microsoft Visual Basic 6.0 Pro Professional Full Version 1 Rp. 4,650,000.00 Rp. 4,650,000.00 Network 1 Kabel Lan 16 Rp. 10,000.00 Rp. 160,000.00 2 Router 1 Rp. 57,725,000.00 Rp. 57,725,000.00 Biaya instalasi 1 Biaya pemasangan internet Rp. 2,000,000.00 Rp. 2,000,000.00 Biaya infrastruktur lainnya 1 Meja Komputer 16 Rp. 200,000.00 Rp. 3,200,000.00 2 Kursi Komputer 16 Rp. 150,000.00 Rp. 2,400,000.00 Grand Total Rp. 299,345,500.00 Tabel 3.1 Daftar Spesifikasi TI Yang Sudah Ada

55 3.7 Rencana Investasi TI Untuk menginvestasikan teknologi informasi yang baru, PT. Willindo Sukses Abadi memerlukan penambahan beberapa peralatan dan perlengkapan TI, yaitu sebagai berikut :

56 No Keterangan Jumlah Harga satuan Harga Total 1 Outsourcing Pembuatan Website 1 Rp. 28,000,000.00 Rp. 28,000,000.00 2 Hardware Personal Computer ( Server ) 1 Rp. 25,200,000.00 Rp. 25,200,000.00 Personal Computer ( Client ) 1 Rp. 15,600,000.00 Rp. 15,600,000.00 Printer EPSON ME Office 1 Rp Rp. 2,658,700.00 960FWD 2,658,700.00 UPS 2 Rp. 2,900,000.00 Rp. 5,800,000.00 USB Kingston 8 GB 2 Rp. 98,000.00 Rp. 196,000.00 3 Software Kaspersky Anti Virus 2012 2 Rp. 88,000.00 Rp. 176,000.00 Microsoft Windows Web 1 Rp. 5,765,100.00 Rp. 5,765,100.00 Server 2008 R2 [Retail] Microsoft Windows 7 Ultimate OEM 64 Bit 1 Rp. 1,681,000.00 Rp. 1,681,000.00 Microsoft SQL Server 2 Rp. 450,000.00 Rp. 900,000.00 Developer Edition 2008 Microsoft Visual Basic 6.0 Pro 2 Rp. 4,650,000.00 Rp. 9,300,000.00 Professional Full Version Microsoft Office Profesional 2007 OEM 2 Rp. 2,688,000.00 Rp. 5,376,000.00 Adobe Acrobat Profesional 2 Rp. 3,922,000.00 Rp. 7,844,000.00 V10 Winzip 14 Standard 1 Rp. 186,000.00 Rp. 186,000.00 Winrar ( 2 9 user ) 1 Rp. 220,000.00 Rp. 220,000.00 4 Biaya Instalasi Biaya pemasangan Internet Rp. 1,000,000.00 Rp. 1,000,000.00 5 Biaya infrastruktur lainya Meja komputer 2 Rp. 700,000.00 Rp. 1,400,000.00 Kursi komputer 2 Rp. 300,000.00 Rp. 600,000.00 6 Biaya Training Biaya konsultasi TI 1 Rp. 5,000,000.00 Rp. 5,000,000.00 Biaya pelatihan karyawan 3 Rp. 4,000,000.00 Rp. 12,000,000.00 Grand Total Rp. 113,302,800.00 Tabel 3.2 Daftar Rencana Penambahan Spesifikasi TI Baru (Sumber : www.rakitan.com)

57 Selain penambahan perangkat-perangkat TI tersebut, PT. Willindo Sukses Abadi juga berencana untuk menambah 1 orang karyawan untuk membantu perusahaan dalam : 1. Menjaga security website. 2. Melakukan maintenance LAN, dan komputer. 3. Membantu karyawan lainnya yang memiliki masalah di bagian IT. Gaji karyawan baru ini diperkirakan Rp. 4,000,000.00 per bulan atau Rp. 48,000,000.00 per tahun (12 x Rp 4,000,000.00). Setiap tahunnya PT.Willindo Sukses Abadi memberikan kenaikan gaji kepada para karyawannya lebih kurang 10% per tahun. Estimasi biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk gaji karyawan baru tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tahun 2012 = Rp. 48,000,000.00 + (10% x Rp. 48,000,000.00) = Rp. 48,000,000.00 + Rp. 4,800,000.00 = Rp. 52,800,000.00 2. Tahun 2013 = Rp. 52,800,000.00 + (10% x Rp. 52,800,000.00) = Rp. 52,800,000.00 + Rp. 5,280,000.00 = Rp. 58,080,000.00 3. Tahun 2014 = Rp. 58,080,000.00 + (10% x Rp. 58,080,000.00) = Rp. 58,080,000.00 + Rp. 5,808,000.00 = Rp. 63,888,000.00

58 4. Tahun 2015 = Rp. 63,888,000.00 + (10% x Rp. 63,888,000.00) = Rp. 63,888,000.00 + Rp. 6,388,800.00 = Rp. 70,276,800.00 5. Tahun 2016 = Rp. 70,276,800.00 + (10% x Rp. 70,276,800.00) = Rp. 70,276,800.00 + Rp. 7,027,680.00 = Rp. 77,304,480.0 3.8 Jadwal Rencana Implementasi TI Berikut merupakan jadwal tahapan rencana implmentasi TI : Tahapan Perencanaan No Keterangan Jumlah Hari 1 Mengkaji tujuan, dan rencana strategi perusahaan 3 2 Menentukan anggaran investasi sistem. 2 3 Mengindentifikasi dan memetapkan perencanaan sistem yang akan digunakan, serta kendala yang mungkin akan timbul dari investasi 7 sistem 4 Melakukan studi kelayakan sistem. 3 5 Membuat laporan perencanaan invesatsi. 1 6 Meminta persetujuan manajemen. 1 7 Melakukan dokumentasi. 2 Total Tahapan Perencanaan 19 hari

59 Tahapan Perancangan dan Desain No Keterangan Jumlah Hari 1 Merancang arsitektur sistem. 3 2 Merancang interface sistem. 3 3 Merancang program. 5 4 Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Perancangan dan Desain 13 hari Tahapan Kontrol No Keterangan Jumlah Hari 1 Melakaukan kontrol terhadap jadwal penyelesaian proyek. 2 2 Melakukan dokumentasi 2 No Total Tahapan Kontrol Keterangan Tahapan Implementasi 1 Mengimplementasi sistem baru. 3 2 Melakukan konversi data. 2 3 Melakukan pelatihan terhadap personil 3 4 Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Implementasi 4 hari Jumlah Hari 10 hari Tahapan Evaluasi No Keterangan Jumlah Hari 1 Melakukan evaluasi pada sistem baru 3 2 Melakukan maintenance pada sistem baru 3 3 Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Evaluasi 8 hari Tabel 3.3 Jadwal Rencana Implementasi TI (Sumber : Buku skripsi dengan judul Studi Kelayakan Investasi Teknologi nformasi pada PT. Cipta Kemas Cemerlang)

60 3.9 Estimasi Biaya yang Akan Datang Berikut merupakan estimasi biaya berjalan setelah melakukan implementasi sistem dari tahun 2012 2016 sebagai berikut : No Keterangan Jumlah 1 Gaji Karyawan Rp. 162,000,000.00 2 Pembelian ATK Rp. 60,000,000.00 3 Tinta Printer Rp. 24,000,000.00 4 Biaya listrik Rp. 36,000,000.00 5 BIaya lain lain Rp. 20,000,000.00 6 Biaya Internet Rp. 24,000,000.00 7 Maintenance LAN Rp. 5,000,000.00 8 Maintenance Komputer Rp. 15,000,000.00 Total Rp. 346,000,000.00 Tabel 3.4 Estimasi biaya berjalan tahun 2012 No Keterangan Jumlah 1 Gaji Karyawan Rp. 178,200,000.00 2 Pembelian ATK Rp. 65,000,000.00 3 Tinta Printer Rp. 28,000,000,00 4 Biaya listrik Rp. 38,000,000,00 5 Biaya lain lain Rp. 20,000,000.00 6 Biaya Internet Rp. 26,000,000.00 7 Maintenance LAN Rp. 5,000,000.00 8 Maintenance Komputer Rp. 18,000,000.00 Total Rp. 378,200,000.00 Tabel 3.5 Estimasi biaya berjalan tahun 2013

61 No Keterangan Jumlah 1 Gaji Karyawan Rp. 196,020,000.00 2 Pembelian ATK Rp. 67,800,000.00 3 Tinta Printer Rp. 36,000,000.00 4 Biaya listrik Rp. 40,500,000.00 5 BIaya lain lain Rp. 23,500,000.00 6 Biaya Internet Rp. 26,500,000.00 7 Maintenance LAN Rp. 8,000,000.00 8 Maintenance Komputer Rp. 25,000,000.00 Total Rp. 423,320,000.00 Tabel 3.6 Estimasi biaya berjalan tahun 2014 No Keterangan Jumlah 1 Gaji Karyawan Rp. 215,622,000.00 2 Pembelian ATK Rp. 69,500,000.00 3 Tinta Printer Rp. 38,000,000.00 4 Biaya listrik Rp. 42,000,000.00 5 BIaya lain lain Rp. 24,500,000.00 6 Biaya Internet Rp. 27,500,000.00 7 Maintenance LAN Rp. 8,000,000.00 8 Maintenance Komputer Rp. 28,000,000.00 Total Rp. 453,122,000.00 Tabel 3.7 Estimasi biaya berjalan tahun 2015 No Keterangan Jumlah 1 Gaji Karyawan Rp. 237,184,200.00 2 Pembelian ATK Rp. 70,000,000.00 3 Tinta Printer Rp. 40,000,000.00 4 Biaya listrik Rp. 44,300,000.00 5 BIaya lain lain Rp. 26,500,000.00 6 Biaya Internet Rp. 28,000,000.00 7 Maintenance LAN Rp. 8,000,000.00 8 Maintenance Komputer Rp. 28,500,000.00 Total Rp. 482,484,200.00 Tabel 3.8 Estimasi biaya berjalan tahun 2016

62 3.10 Estimasi Peningkatan Pendapatan Pendapatan PT. Willindo Sukses Abadi tahun 2011, sebelum adanya implementasi e-commerce adalah sebesar Rp. 350,000,000.00. Dengan adanya sistem yang baru (e-commerce) diperkirakan perusahaan akan mendapat kenaikan angka penjualannya sebesar 8-12% dari tahun ke tahun. Berikut estimasi perhitungan peningkatan pendapatan PT. Willindo Sukses Abadi setelah menggunakan e-commerce : 1. Pendapatan tahun 2012 diperkirakan meningkat sebesar 10% dari tahun 2011 = Rp. 350,000,000.00 + (10% x Rp. 35,000,000.00) = Rp. 350,000,000.00 + Rp. 35.000,000.00 = Rp. 385,000,000.00 2. Pendapatan tahun 2013 diperkirakan meningkat sebesar 12% dari tahun 2012 = Rp. 385,000,000.00 + (12% x Rp. 385,000,000.00) = Rp. 385,000,000.00 + Rp. 46,200,000.00 = Rp. 431,200,000.00 3. Pendapatan tahun 2014 diperkirakan meningkat sebesar 11% dari tahun 2013 = Rp. 431,200,000.00 + (12% x Rp.431,200,000.00) = Rp. 431,200,000.00 + 47,432,000.00 = Rp. 478,632,000.00 4. Pendapatan tahun 2015 diperkirakan meningkat sebesar 12% dari tahun 2014 = Rp. 478,632,000.00 + (9% x Rp. 478,632,000.00) = Rp. 478,632,000.00 + 43,076,880.00 = Rp. 521,708,880.00

63 5. Pendapatan tahun 2016 diperkirakan meningkat sebesar 8% dari tahun 2015 = Rp. 521,708,880.00 + (8% x Rp. 521,708,880.00) = Rp. 521,708,880.00 + Rp. 41,736,710.40 = Rp. 563,445,590.40

64 3.11 Struktur Organisasi Baru Berikut merupakan struktur organisasi baru yang diusulkan dengan estimasi penambahan karyawan baru sebagai berikut : Gambar 3.4 Struktur Organisasi Baru