BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUS AHAAN. di Mega Glodok Kemayoran lt. 1 Blok c9 no. 6 jl. Angkasa kav B-6

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUS AHAAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Starco Agung Perkasa merupakan perusahaan yang berbadan hukum yang didirikan oleh Andriyan dan Fibrian. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2009 bergerak dalam bidang Teknik industri. Perusahaan ini berlokasi di Mega Glodok Kemayoran lt. 1 Blok c9 no. 6 jl. Angkasa kav B-6 Kemayoran Jakarta Pusat, no telepon (+62-21) / (+62-21) serta fax (+62-21) Pendirian perusahaan ini didirikan dan disahkan dihadapan notaries Sahara Tambunan Husin yang berkantor didaerah Jakarta. Sebelum melakukan perubahan badan usaha, pemilik usaha telah memiliki banyak jaringan bisnis yang tersebar di seluruh daerah di Indonesia. M ulanya usaha yang dijalankan berupa toko sebagai tempat usaha, namun karena semakin banyaknya pembeli dan permintaan barang kebutuhan pabrik yang semakin meningkat maka pengolah usaha merasa perlu adanya perluasan tempat usaha dan badan usaha yang baru. Dengan menggabungkan modal usaha sebagai investasi untuk yang lebih besar lagi, dibentuklah sebuah badan usaha dengan nama PT.Starco Agung perkasa. PT. Starco Agung Perkasa adalah perusahaan yang bergerak dibidang barang barang sparepart alat alat berat dengan cara ekspor impor antara p ulau dan lokal atau menjad i agen agen, b aik untuk p erusahaan

2 perusahaan dalam negeri maupun luar negeri. Produk produk yang dijual seperti Bearing,Vane pump, Kwang jin rotary joint dan Coil. Awalnya perusahaan hanya mempunyai sedikit karyawan sehingga mengalami penurunan dikarenakan banyaknya perusahaan baru yang muncul. Perbedaan yang mencolok dari perusahaan ini dengan perusahaan yang lain adalah karena perusahaan ini menjual barang dengan harga yang jauh lebih murah karena semua barang yang ada di datangkan langsung dari supplier induk luar negeri untuk masing-masing sparepart, sehingga barangbarang yang dijual dengan harga murah dan kualitas terjamin. Namun karena adanya regulasi dan undang-undang yang dikeluarkan oleh pemerintah pada akhir tahun 2009, sempat membuat perusahaan sulit untuk mendapatkan dan memenuhi barang industri kepada perusahaan pembeli. Pada awal tahun 2010, perusahaan berusaha untuk memperbaiki kinerja serta menghadapi persaingan antar perusahaan dengan menambahkan jumlah karyawan sehingga beberapa bulan kemudian p enjualan p ada p erusahaan mengalam i p eningkatan penjualan. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan M enjadikan perusahaan sebagai distributor barang barang sparepart alat alat berat yang berkualitas dan terpercaya serta membangun infratruktur yang memadai bagi masyarakat dan memberikan kepuasaan pada pelanggan sebagai mitra bisnis dalam jangka panjang.

3 3.2.2 Misi Perusahaan 1. Memperluas daerah penjualan dengan membuka cabang di berbagai pelosok yang ada di Indonesia. 2. Menyediakan barang berkualitas tinggi 3. Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan dalam hal efektifitas dan efisiensi penjualan. 4. Memiliki karyawan yang jujur, ramah, dan pekerja keras. 3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas S truktur O rganisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan bagian yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengatur kelancaran jalannya proses bisnis, wewenang serta tugas yang ada didalam perusahaan. Apabila terjadi suatu penyimpangan maka pimpinan dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas masalah tersebut.

4 Struktur Organisasi PT. SAP Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Starco Agung Perkasa Tahun 2009 Sumber : PT.SAP

5 3.3.2 Pembagian Tugas, Tanggungjawab dan Wewenang a) Direktur Tugasnya adalah : 1) M emantau perkembangan dan kinerja perusahaan 2) M engatur kerja karyawan sesuai dengan job desk 3) Bertanggung jawab dalam setiap pengambilan keputusan dalam perusahaan 4) M emeriksa laporan keuangan dan laporan lainnya b) Manajer Tugasnya adalah : 1) M encapai tujuan target dari perusahaan 2) M enentukan kebijakan limit kredit bagi setiap pelanggan yang sesuai 3) M enentukan harga barang penjualan 4) M embuat perencanaan dan melaksanakan rencana jangka panjang untuk kelangsungan hidup perusahaan c) Bagian Penju alan Tugasnya adalah 1) M elayani pemesanan pembelian dari pelanggan 2) M embuat penawaran harga pada pelanggan 3) M elakukan pembelian barang kepada supplier 4) M elakukan penawaran harga kepada supplier 5) Membuat quotation dan sales order

6 6) M embuat laporan penjualan dan laporan pembelian 7) M engecek barang yang di retur d) Bagian keuangan Tugasnya adalah 1) M embuat faktur penagihan 2) M elakukan penagihan kepada pelanggan 3) M enerima pembayaran dari pelanggan 4) M embuat laporan keuangan 5) M elakukan pencatatan jurnal e) Bagian p engirim an Tugasnya adalah : 1) Membuat delivery order pengiriman barang 2) M elakukan pengecekan barang 3) M embuat laporan persedian barang 4) M eminta otorisasi faktur dan delivery order dari pelanggan Uraian Proses Bisnis Proses bisnis pada PT. STARCO AGUNG PERKASA dimulai dari p elanggan mendatangi bagian p enjualan untuk melakukan order. Bagian p enjualan mencatat pesanan barang dari p elan ggan dan m embuat quantation serta menerima uang muka sebesar 20% dari hasil penjualan oleh pelanggan serta memberikan kwitansi pembelian kepada pelanggan dan bagian penjualan menyimpan salinan kwitansi pembelian untuk sebagai bukti telah terjadinya transaksi, bila pelanggan membatalkan pembelian

7 barang maka uang muka tidak dapat dikembalikan. Setelah bagian p enjualan mencetak quantation,lalu mengirimkannya kepada bagian pengiriman. Berdasarkan quantation yang diterima dari bagian pembelian, bagian pengiriman akan mengecek barang di gudang. Jika barang pesanan tersedia di gudang maka bagian pengiriman akan mengirimkan barang ke pelanggan. Bagian pengiriman akan menghubungi bagian penjualan bahwa barang tersedia dan bagian penjualan akan mengkonfirmasi bahwa barang akan dikirimkan kepada pelanggan serta sisa pembayaran berdasarkan. Jika pelanggan dapat membayar pelunasan maka barang akan segera dikirim dan bila pelanggan tidak dapat melunasi pembayaran maka perusahaan memberikan kebijaksanaan kepada pelanggan dalam bentuk invoice den gan tenggan waktu selama 15 hari yang dibuat oleh bagian keuangan. Ketika persediaan barang telah mencapai titik minimum maka bagian pengiriman akan membuat laporan persediaan barang dan diberikan kepada Manajer. Manajer akan membuat SPK (surat Perintah Kerja) yang ditujukan kepada bagian penjualan untuk melakukan pembelian barang. Bagian penjualan akan membuat SPB (Surat Pembelian Barang) yang akan dikirimkan kepada Supplier, bagian pengiriman dan bagian keuangan. Setelah beberapa hari barang yang dipesan akan diterima oleh bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan mengecek barang sesuai dengan surat pembelian barang. Jika barang yang diterima sesuai dengan surat pembelian barang maka bagian pengiriman akan mengecek kondisi barang dan

8 mengklasifikasi sesuai dengan jenis barangnya. Jika barang tidak sesuai dengan surat pembelian barang maka barang tidak diterima. Setelah barang diterima, maka bagian pengiriman membuat surat penerimaan barang yang dikirimkan kepada bagian penjualan. Bagian penjualan akan membuat surat bukti pembelian barang yang akan diberikan kepada bagian keuangan. Bagian penjualan akan memberikan bukti pelunasan hutang kepada bagian keuangan. Setelah jatuh tempo maka bagian keuangan akan melakukan pembayaran kepada supplier berdasarkan surat p embelian b aran g. Berdasarkan bukti pelunasan hutang atau pembayaran piutang maka bagian keuangan membuat bukti kas masuk dan berdasarkan pembayaran hutang, pembiayaan operasional maka bagian keuangan akan membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar dan bukti kas masuk akan diberikan kepada bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan jurnal untuk menunjukan arus kas perusahaan yang akan diberikan kepada Manajer dan akan di periksa oleh Direktur.

9 3.4 La ba Bersih PT.S AP Tahun Tahun Laba Bersih * Tabel 3.1 Laba Bersih PT. SAP Sumber : PT.SAP Keterangan : * Estimasi 3.5 Rencana Investasi Sistem dan Teknologi Informasi Tambahan PT.SAP Perusahaan PT. SAP telah memiliki jaringan LAN yang berguna untuk membantu kegiatan bisnis yang dijalankan. Perusahaan telah memiliki 10 komputer yang terhubungan dengan LAN untuk proses pertukaran data dalam mengeolah transaksi yang akan dijalankan oleh perusahaan. Namum dengan perkembangan teknologi sekarang ini, perusahaan ingin menambahkan investasi dibidang TI untuk menunjang bisnis. Perusahaan memiliki kendala dalam penyimpanan dan perpindahan data yang tidak terorganisasi dengan baik. Penambahan investasi yang dilakukan antara lain membuat Database menggunakan SQL Server 2005 Enterprise, Visual Basic 2007 dan Cystal Report9.

10 3.5.1 Kebutuhan Perangkat Keras 1. Server Untuk menjalankan aplikasi Database dibutuhkan perangkat keras. perangkat keras server dengan spesifikasi minimal sebagai berikut : a. Processor : Xeon X3430 b. Memori : HP 2GB DDR ECC c. Hardisk : HP 250GB HDD SATA d. VGA card : VGA ATI 16MB Agar aplikasi Database dapat berjalan dengan lebih maksimal maka spesifikasi perangkat keras yang sebaiknya digunakan adalah sebagai ber ikut : a. Processor : Intel Core I5 b. Memori : 2GB DDR3 c. Hardisk : 1 TB d. VGA card : ATI Radeon 2. Client Spesifikasi kebutuhaan perangkat keras yang digunakan oleh client min imal adalah sebagai ber ikut : a. Processor : Pentium IV 800 MHz b. Memori : 128 M B c. Hardisk : 80 GB d. VGA card : Onboard

11 e. Keyboard dan Mouse Agar aplikasi Database dapat berjalan dengan lebih maksimal dari sisi client maka spesifikasi perangkat keras yang sebaiknya digunakan adalah sebagai berikut : a. Processor : Core I3 b. Memori : 256 MB c. Hardisk : 80 GB d. VGA card : Onboard e. Keyboard dan Mouse Kebutuhan Perangkat Lunak Spesifikasi perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan sistem aplikasi Database pada PT. Starco Agung Perkasa adalah sebagai berikut : 1. Server a. Operating System Windows XP Ap likasi Database dapat dijalankan diberbagai jenis operating sistem asalkan berbasiskan GUI (Graphical user interface ) b. SQL Server 2005 Enterprise Digunakan untuk memanipulasi data pada query language

12 2. Client a. Operating system Windows XP Aplikasi Database dapat dijalankan pada operating system diberbagai jenis operating sistem asalkan berbasiskan GUI (Graphical user interface). b. Browser, Sistem Operasi Windows XP Browser digunakan untuk menjalankan aplikasi Database. Contoh Browser sep erti : internet explorer dan firefox Rancangan Sistem dan Teknologi Informasi pada PT.SAP Untuk mengatasi masalah y ang dihadap i oleh PT.SAP maka PT.SAP berencan a untuk memimp lem entasikan sistem database den gan mengunakan server. Berikut gambar rancangan sistem dan teknologi informasi pada PT.SAP.

13 Rancangan Sistem dan Teknolo gi Investasi pada PT. SAP IDC 3 Com Gambar 3.2 Rancangan sistem dan informasi teknologi investasi pada PT.SAP

14 3.5.4 Rencana Implementasi STAGE ANALYSIS No Kegiatan Jumlah hari 1 Mengidentifikasi proses bisnis 2 2 Melakukan studi kelayakan terhadap sistem yang akan 5 diinvestasikan 3 Membuat anggaran investasi 2 4 Menyusun rencana kerja 2 5 Melakukan dokumentasi 2 Total Stage Analysis 13 hari STAGE DESIGN No Kegiatan Jumlah hari 1 Merancang arsitektur sistem 9 2 Merancang interface sistem 5 3 Merancang program 7 4 Melakukan dokumentasi 2 Total Stage Design 23 hari

15 STAGE CONSTRUCTION No Kegiatan Jumlah hari 1 Melakukan membangun sistem 12 2 Melakukan dokumentasi 2 Total Stage Construction 14 hari STAGE TESTING No Kegiatan Jumlah hari 1 Mengimplementasikan sistem baru 6 2 Melakukan konversi data 7 3 Mencatat sistem sistem yang eror 2 4 Memperbaiki sistem yang eror 4 4 Melakukan dokumentasi 2 Total Stage Testing 21 hari STAGE RELEASING No Kegiatan Jumlah hari 1 Mengevaluasi sistem baru 5 2 Melakukan training 7 3 Melakukan dokumentasi 2 Total Stage Releasing 14 hari Tabel 3.2 Rencana Implementasi pada PT.SAP Sumber : PT.SAP

16 Total keseluruhan dalam dalam memimplementasi sistem pada PT.SAP adalah 85 hari Dana Investasi Teknologi Informasi Tambahan PT.SAP Penjelasan biaya yang di keluarkan dalam pengimplementasi database yang akan dikeluarkan adalah sebagai berikut a) Biaya Hardware Total biaya yang di keluarkan saat melakukan investasi awal yang berkaitan dengan pembelian hardware untuk menunjang kegiatan perpindahan data dalam perusahaan sebesar Rp 9,354,100. b) Biaya Software Total biaya investasi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memperoleh software yang digunakan untuk penunjang pembuatan database sebesar Rp 44,690,000. c) Biaya Networking Total biaya investasi yang dikeluarkan perusahaan untuk pemasangan jaringan berupa LAN dan pemasangan internet yang digunakan perusahaan sebesar Rp 5,000,000. d) Biaya Install Total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menginstall software yang akan digunakan sebesar Rp

17 e) Biaya Konsultan TI Total biaya yang di keluarkan oleh perusahaan untuk jasa konsultan TI dalam perencanaan investasi TI sebesar Rp 20,000,000.Biaya tersebut berdasarkan jumlah kedatangan konsultan sebanyak 6 kali. f) Biaya Training Untuk memberikan pelatihan kepada para karyawan mengenai pencanangan implementasi sistem baru maka perusahaan dibebankan biaya training sebesar Rp 7,500,000. Biaya tersebut digunakan untuk 15 orang karyawan dengan 5 kali pertemuan. Keterangan Harga Biaya Perangkat Hardware Server Processor : Intel Core I5 1,660,000 Memori : 2GB DDR3 694,100 Hardisk : 1 TB 850,000 VGA card : ATI Radeon 1,600,000 Stabiliser 900,000 Modem 1,200,000 Switch 950,000 HUB 1,500,000 Jumlah 1 Keterangan 9,354,100 Harga

18 Jumlah 1 9,354,100 Biaya Perangkat Software Anti Virus Kapersky a. client 2,740,000 b. server 10,000,000 Visual Basic ,700,000 Cystal Report9 7,550,000 Microsoft Office ,800,000 SQL Server 2005 Enterprise 15,900,000 Biaya Pemasangan jaringan System Database 3,000,000 Biaya Perancangan sistem Aplikasi Sistem 10,000,000 Pemasangan internet 2,000,000 Biaya Install 2,000,000 Biaya Training@1,500,000 7,500,000 Biaya konsultan 20,000,000 Total Investasi 98,544,100 Tabel 3.3 Rincian Investasi Teknologi Informasi Tambahan PT.SAP Sumber : PT.SAP Estimasi Pendapatan Setelah Investasi Teknologi Informasi Estimasi pendapatan setelah PT.SAP mengimplementasikan aplikasi database yang akan diperoleh setelah melakukan investasi teknologi informasi dari tahun 2011 sampai 2014 dapat dilihat dari tabel.

19 Peningkatan Laba Setelah Investasi Tahun Laba Bersih ,329,287* ,596,286* ,326,012* ,045,387* Tabel 3.4 Peningkatan Laba Setelah Investasi Keterangan * : Estimasi Sumber : PT.SAP Estimasi Penjualan Setelah Investasi Tahun Persentase Peningkatan Penjualan Penjualan ,91% 1,490,297,852* % 1,665,767,342* ,12% 1,852,540,291* ,04% 2,045,274,986* Tabel 3.5 Estimasi Peningkatan Penjualan PT.SAP Keterangan * : Estimasi Sumber : PT.SAP

20 Biaya Berjalan PT.SAP Tahun No Keterangan Biaya Gaji pokok 563,915, ,596,863 2 Biaya gaji bagian TI Biaya Lembur 36,262,823 35,017,841 4 Biaya THR 40,053,263 44,716,405 5 Biaya Telephone 4,252,255 4,565,258 6 Biaya Promosi 22,193,243 25,173,243 7 Biaya Listrik 26,370,385 28,483,596 8 Biaya Pengangkutan 25,256,236 26,256,751 Biaya Transportasi 9 Karyawan 24,256,369 24,365, Alat Tulis Kantor 3,256,259 3,845, Penyusutan Alat Kantor 753, , Penyusutan Kendaraan 25,236,256 25,568, Biaya Lain-lain 3,625,312 3,724, Biaya Maintance 5,235,267 5,698,369 Jumlah 780,666, ,737,489 Tabel 3.6 Biaya Berjalan pada PT.SAP Tahun Keterangan : * Estimasi Sumber : PT.SAP

21 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2011 Keterangan Jumlah Biaya Gaji bagian TI 84,067,896* Biaya Listrik 30,035,845* Biaya Internet 12,897,453* Alat Kantor 3,845,364* Biaya Maintance Sistem komputer 10,986,567* Biaya Maintance Hardware 6,156,239* Jumlah 147,989,364* Tabel 3.7 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2011 Keterangan * : Estimasi Sumber : PT.SAP

22 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2012 Keterangan Jumlah Biaya Gaji bagian TI 86,125,579* Biaya Listrik 33,210,732* Biaya Internet 12,897,453* Alat Kantor 3,250,365* Biaya Maintance Sistem komputer 11,764,321* Biaya Maintance Hardware 6,156,240* Jumlah 153,404,690* Tabel 3.8 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2012 Keterangan * : Estimasi Sumber : PT.SAP

23 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2013 Keterangan Jumlah Biaya Gaji bagian TI 88,389,573* Biaya Listrik 34,241,057* Biaya Internet 12,897,453* Alat Kantor 2,856,236* Biaya Maintance Sistem komputer 12,345,763* Biaya Maintance Hardware 6,156,241* Jumlah 156,886,323* Tabel 3.9 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2013 Keterangan * : Estimasi Sumber : PT.SAP

24 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2014 Keterangan Jumlah Biaya Gaji bagian TI 90,257,396* Biaya Listrik 36,352,012* Biaya Internet 12,897,453* Alat Kantor 2,586,235* Biaya Maintance Sistem komputer 13,125,765* Biaya Maintance Hardware 6,156,242* Jumlah 161,375,103* Tabel 3.10 Estimasi Biaya Berjalan Setelah Investasi Tahun 2014 Keterangan * : Estimasi Sumber : PT.SAP