UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) No. Dok : 00011 20007 Status Dokumen : Master Salinan No. Nomor Revisi : 00 Tanggal Terbit : 6 September 2016 Jumlah Halaman : 7 (Tujuh) Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Nama Dra. Wenny Murtaliningtyas, M.Si Nama Kosjoko, ST., MT. Jabatan Kepala Biro Administrasi Umum Jabatan Management Representative Tanggal 6 September 2016 Tanggal 6 September 2016 Disetujui oleh : Nama Dr. Ir. Muhammad Hazmi, D.E.S.S. Jabatan Rektor Tanggal 6 September 2016 Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia Universitas Muhammadiyah Jember dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dari Rektor Universitas Muhammadiyah Jember
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 2 dari 7 DAFTAR REVISI No. Rev Tanggal Halaman Tertulis Revisi
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 3 dari 7 DAFTAR ISI Halaman Judul Persetujuan... 1. Daftar Revisi... 2. Daftar Isi..... 3. I. Tujuan... 4. II. Ruang Lingkup... 4. III. Referensi... 4. IV. Definisi... 4. V. Ketentuan Umum... 4. VI. Kriteria Keberhasilan... 4. VII. Prosedur... 5. VIII. Flowchart Mekanisme Perjalanan Dinas UNMUH Jember... 6. IX. Dokumen Pelengkap... 7.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 4 dari 7 I. Tujuan Sebagai Pedoman untuk memenuhi kebutuhan akan Sarana dan prasarana meliputi gedung gedung dan sarana lainnya dilingkugan kampus UNMUH Jember agar kegiatan belejar mengajar dapat berjalan dengan baik. II. III. IV. Ruang Lingkup Kegiatan ini dimulai dari pengajuan permohonan peminjaman kendaraan yang dibuat oleh unit dan disetujui WR II sampai dengan penggunaan kendaraan yang dipinjam dan sopir menyerahkan laporan perjalanan dinas pada bendahara Universitas. Referensi 1. ISO 9001:2008 pasal 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyedia Jasa. 2. Manual Mutu Universitas tahun 2016 Definisi Perjalanan Dinas adalah suatu kegiatan penunjang kegiatan akademik yang menggunakan transportasi kendaraan roda empat Universitas Muhammadiyah dalam hal undangan seminar, kunjungan kerja, hubungan kerjasama, kegiatan Mahasiswa, dll. V. Ketentuan Umum 1. Kendaraan yang diajukan tidak sedang digunakan. 2. Mematuhi ketentuan penggunaan kendaraan. 3. Membayar biaya perjalanan sesuai ketentuan. VI. Kriteria Keberhasilan Pengguna kendaraan merasa puas dengan fasilitas dan pelayanan dari Universitas Muhammadiyah Jember, ditunjukkan dengan hasil kuisioner.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 5 dari 7 VII. Prosedur 1. Rektorat, Fakultas dan unit-unit yang lain mengajukan pengajuan dengan mengisi Form pengajuan dan meng SPP kan pada SIMAKU masing-masing dan di ajukan kepada WR. II. 2. Setelah disetujui WR II, sesuai pengajuan akan di jadwal serta penetapan Driver dan kendaraannya oleh Ka. Biro Adm. Umum. 3. Ka. Biro Keuangan memferivikasi pengajuan dan menetapkan biaya Perdin. 4. Biaya perdin yang telah terferifikasi di teruskan ke Bendahara Universitas. 5. Driver melaksanakan tugas dengan ketetapan jadwal dan mengambil biaya perdin di bendahara Universitas. 6. Setelah Driver selesai melaksanakan tugas membuat laporan pemakaian biaya perdin ke Bendahara Universitas.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 6 dari 7 VIII. Flowchart Mekanisme Perjalanan Dinas UNMUH Jember. Mulai Pimpinan Unit Membuat Kendaraan Dinas Pengajuan Kendaraan Penggunaan Dinas : Kendaraan 1. Keperluan Dinas : 1. Keperluan 2. Hari / Tanggal / Jam 2. Hari 3. Tempat / Tanggal / Tujuan / Jam 3. Tempat / Tujuan Menunggu Persetujuan WR II Disetujui? B.A.U Kendaraan Dinas : 1. Keperluan 2. Hari / Tanggal / Jam 3. Tempat / Tujuan Ya Kendaraan Dinas diserahkan Kepada B.A.U dan B.A.K Kendaraan Dinas : 1. Keperluan 2. Hari / Tanggal / Jam 3. Tempat / Tujuan B.A.K Tidak B.A.U Memeriksa dan Menyesuaikan Jadwal Penggunaan dan Kondisi Kendaraan Dinas B.A.K Melakukan : 1. Penetapan Biaya Perjalanan Dinas 2. Penganggaran di SIMAKU. B.A.U Menetapkan : 1. Jenis Kendaraan Dinas. 2. Penunjukan Sopir. Sopir Mengantarkan Pemakai Kendaraan Dinas Bendahara Universitas Merealisasikan Biaya Perjalanan Dinas Sopir Melaporkan Penggunaan Biaya Perjalanan Dinas pada Bendahara Universitas Selesai
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 7 dari 7 IX. Dokumen Pelengkap 1. Pengajuan kendaraan unit. 2. Jadwal penggunaan kendaraan. 3. Formulir ijin penggunaan kendaraan. 4. Kuisioner penggunaan kendaraan.