KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q03 NO PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014 PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Dr Rahayu Binti M. Yusof Pegawai Perubatan Cetakan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakan Komputer
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan tatacara melaksanakan tindakan pencegahan, pembetulan dan cadangan penambahbaikan sebagai usaha untuk meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan agar memenuhi keperluan pelanggan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Ketua-ketua Bahagian/Unit atau anggota yang diberikuasa untuk mencegah ketidakpatuhan di Pejabat Kesihatan kota tinggi, Klinik Kesihatan Ibu dan Anak,Klinik Kesihatan Tg Sedili,Klinik Kesihatan Bandar Mas,Klinik Kesihatan Sening, Klinik Kesihatan Air Tawar 2, Klinik kesihatan Bandar Tenggara,KK Lok Heng,KK Bukit Besar,KD Pasir Raja, Klinik Desa Bt 4, Klinik Desa Air Tawar 4, Klinik Desa Air Tawar 3, dan Klinik Desa Penggeli Sibol samada melalui :- - Ketidakpatuhan (non-compliance) audit kualiti - Ketidakpatuhan didalam system/service - Aduan pelanggan - Penambahbaikan proses - Arahan Pengurusan Atasan 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 4.0 TERMINOLOGI 4.1. Ketidak patuhan : Tidak melakukan keperluan yang ditetapkan dalam standard atau dokumen system kualiti. 4.2. Tindakan Pembetulan : Arahan yang dikeluarkan oleh pihak pengurusan kualiti Pejabat Kesihatan Daerah akibat berlakunya sesuatu masalah pencapaian kualiti. 4.3. WP : Wakil Pengurusan 4.4. PKD : Pegawai Kesihatan Daerah 4.5 PK : Pegawai Kesihatan 4.6 Ketua Bahagian : Personel yang tanggungjawab Page 2
mengetuai sesuatu bahagian di Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi iaitu Ketua Jururawat,Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga,Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran kanan bagi Bahagian Inspektorat dan Pembantu Tadbir kanan bagi unit pengurusan 4.6. Ketua Unit : Personel yang bertanggungjawab mengetuai sesuatu unit didalam bahagian berkaitan iaitu Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga : a) Unit Klinik Kesihatan dan Klinik Desa dibawah jagaan,pegawai Perubatan Yang Menjaga b) Unit Perkhidmatan Kesihatan Sekolah Jururawat kesihatan c) Unit-unit di bawah Bhg. Epidemologi Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran Page 3
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 5.1 Kenalpasti masalah aspek-aspek ketidakakuran dalam pelaksanaan sistem kualiti untuk tindakan pembetulan/ penambahbaikan berdasarkan sumber-sumber berikut:- TANGGUNGJAWAB PKD / WP a) Aduan pelanggan / maklumbalas pelanggan b) Kajian kepuasan pelanggan c) Minit mesyuarat pengurusan/pencapaian d) Analisis pencapaian objektif kualiti e) Laporan Audit Kualiti Dalaman 5.2 Analisa maklumat-maklumat diatas menggunakan teknik statistik sesuai. 5.3 Sediakan laporan menggunakan aspek-aspek masalah berikut:- PKD/WP/Ketua Bahagian/Unit WP 5.3.1.Kearah tindakan pembetulan yang perlu diambil : a) Ketakakuran dalam system kualiti. b) Kekerapan masalah berlaku. c) Punca-punca masalah d) Akibat sekiranya tidak diambil tindakan pembetulan e) Cadangan penyelesaian-penyelesaian yang memerlukan jangkamasa panjang jika ada kearah tindakan pembetulan 5.3.2.Usaha-usaha penambahbaikan a) Kesesuaian cadangan b) Kaedah perlaksanaan c) Implikasi / keberkesanan Usaha-usaha penambahbaikan 5.4 Bentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 5.5 Bincangkan laporan dan putuskan tindakan pembetulan/penambahbaikan yang sesuai, bersamasama Ahli Jawatankuasa MKSP. WP AJK MKSP Page 4
5.6 Catatkan maklumat tindakan pembetulan/penambahbaikan yang diputuskan kedalam borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan / Penambahbaikan /Laporan Ketakakuran 5.7 Arahkan anggota berkaitan mengambil Tindakan Pembetulan/Penambahbaikan melalui Ketua Bahagian /Ketua Unit. 5.8 Pastikan anggota berkaitan mengambil tindakan yang diarahkan WP WP/Ketua Bahagian/Ketua Unit Ketua Bahagian/Ketua Unit 5.8.1 Isi borang Tindakan Pembetulan/ Pencegahan/Penambahbaikan,Bahagian Tindakan diambil catat tarikh-catatan 5.8.2 Kembalikan kepada wakil Pengurusan 5.9 Pantau dan sediakan laporan tindakan pembetulan/penambahbaikan/laporan ketakakuran yang diambil WP/PKD 5.10 Bentangkan di MKSP WP 5.11 Nilaikan dan rumuskan keberkesanan Tindakan Pembetulan /Penambahbaikan yang telah diambil WP/PKD 5.11.1 Jika kurang berkesan atau bermasalah arahkan ketua unit/bahagian, siasat punca masalah dan laporkan kepada Wakil Pengurusan. Ulangi langkah 5.5 dan seterusnya 5.12 Senggarakan dan failkan rekod berkaitan. WP Page 5
6.0 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( TERIMAAN SURAT ) Kenalpasti masalah TINDAKAN Analisa Maklumat/ Masalah Siasat punca masalah PKD/WP/ketua bahagian/unit WP/Ketua Bahagian/unit Bincang dan pantau Tindakan Pembetulan WP/Ketua Bahagian/unit Pastikan anggota berkaitan mengambil Tindakan Pembetulan PKD/WP/Ahli Jawatankuasa MKSP Nilaikan keberkesanan dan kaji Masalah yang timbul Ketua Unit/Bahagian Pantau dan sediakan laporan WP/Ketua Unit/ Bahagian Bentang laporan dalam MKSP PKD/WP/AJK MKSP Ketua Unit/Bahagian Rekod Page 6
7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH PENYIMPANAN 1 Aduan Pelanggan 5 tahun Bilik ISO 2 Kajian Kepuasan Pelanggan 5 tahun Bilik ISO 3 Pencapaian Objektif Kualiti 5 tahun Bilik ISO 4 Laporan Audit Kualiti Dalaman & Luaran 5 tahun Bilik ISO 5 Borang Tindakan Pembetulan 5 tahun Bilik ISO 6 Laporan Tindakan pembetulan 5 tahun Bilik ISO 7 Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 5 tahun Bilik ISO Page 7
8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Pegawai Perubatan & Kesihatan 8.1.3 Penyelia Jururawat 8.1.4 Ketua Jururawat 8.1.5 Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran 8.1.6 Jururawat Kesihatan 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Aduan/maklumbalas pelanggan 8.2.2 Laporan Audit Kualiti Dalaman Kajian Kepuasan Pelanggan 8.2.3 Cadangan Penambahbaikan 8.2.4 Analisa Pencapaian Objektif 8.2.5 Rekod-rekod ketidakpatuhan dalam sistem kualiti 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan digunapakai oleh semua Ketua Bahagian/Unit/personel dalam menyelesaikan kelemahan/masalah yang berlaku dan ketidakpatuhan dalam Sistem Kualiti di Pejabat Kesihatan. 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES Semua Tindakan Pembetulan yang diputuskan perlu diambil tindakan oleh Ketua Bahagian/Ketua Unit dalam tempoh 2 minggu 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 10.1.1 Penambahbaikan berterusan 10.1.2 Tindakan pembetulan Page 8
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 01.03.2012 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen 01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. Page 9