Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara permohonan membawa Baki Cuti Rehat (CR) dan pengumpulan Gantian Cuti Rehat (GCR). 2.0 SKOP Arahan Kerja ini merangkumi penerimaan permohonan, kelulusan dan pemakluman membawa Baki Cuti Rehat (CR) dan pengumpulan Cuti Rehat bagi tujuan mendapat faedah Gantian Cuti Rehat (GCR) staf tetap. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Perintah-Perintah Am (Bab C) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 20 Tahun 2005 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2008 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2008 Tajuk Dokumen Cuti Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR) Kadar Cuti Rehat Tahunan Pegawai Perkhidmatan Awam Kadar Cuti Rehat Tahunan Dan Tawaran Opsyen Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Peningkatan Maksimum Cuti Rehat dan Cuti Rehat Khas Yang Boleh Dikumpul Untuk Pemberian Wang Tunai Sebagai Gantian Cuti Rehat (GCR) Kepada 150 Hari - E-Panduan Kemudahan Cuti - Panduan Cuti On Web (Kerani) - Panduan Cuti On Web (Umum)
Halaman: 2/11 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CR : Cuti Rehat GCR : Gantian Cuti Rehat e-cuti : Sistem Permohonan Cuti Online PTJ : Pusat Tanggungjawab PEND : Pejabat Pendaftar KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KJ : Ketua Jabatan PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PL : Pegawai Pelulus PS : Pegawai Penyokong PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar AKBS : Anggota Keselamatan Bertugas Syif PYM : Pegawai Yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiauasaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains
Halaman: 3/11 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
Halaman: 4/11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Buat Pemakluman 7.2 Tidak Ada Baki Cuti Rehat? Ya 7.3 Mohon Bawa Baki CR/ Penggumpulan GCR 7.4 Dapat Kelulusan 7.5 7.7 Baki CR Luput dan Sedia Penyata GCR Tidak Sudah Buat Permohonan? 7.6 Ya Semak penyata Bawa Baki CR/Faedah GCR Ya 7.8 Kemaskini Rekod 7.9 Tamat 7.10
Halaman: 5/11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Buat Pemakluman 7.2.1 Keluar surat edaran selewat-lewatnya pada minggu ke tiga (3) bulan Disember kepada Ketua PTJ untuk maklum proses permohonan bawa baki CR/GCR telah boleh dilaksanakan mulai 02 Januari hingga 31 Mac. 7.2.2 Buat pemakluman kepada semua staf UPM melalui Buletin Putra sehari selepas tarikh surat edaran dikeluarkan. 7.2.3 Semak di Sistem e-cuti senarai nama staf yang masih belum membuat permohonan pada minggu ketiga bulan Februari. Hantar peringatan melalui e-mel/surat/telefon dll kepada staf di PTJ selewatlewatnya pada minggu akhir bulan Februari. 7.3 Ada Baki Cuti Rehat? 7.3.1 Semak baki CR di Sistem e-cuti sebelum membuat permohonan. 7.3.2 Jika ya, ikut langkah 7.4. 7.3.3 Jika tidak, ikut langkah 7.10. Pendaftar/KB PT/ PT (P/O) PT PTJ/PYM 7.4 Mohon Bawa Baki CR/Pengumpulan GCR 7.4.1 Buat keputusan samaada hendak: i. bawa baki CR ke tahun berikutnya atau; ii. bawa untuk pengumpulan GCR atau; iii. tentukan jumlah hari untuk bawa baki CR dan untuk pengumpulan GCR.
7.4.2 Mohon bawa baki CR/pengumpulan GCR secara on-line melalui Sistem e-cuti selewat-lewatnya pada akhir bulan Mac. Pilih butang menu bawa baki cuti di Sistem e-cuti. 7.4.3 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Baki Cuti Rehat) jika Sistem e-cuti tidak berfungsi dan juga bagi anggota keselamatan bertugas secara syif di Bahagian Keselamatan UPM Serdang/Kampus Bintulu. Halaman: 6/11 7.5 Dapat Kelulusan 7.5.1 Terima e-mel atau borang permohonan bawa baki CR/pengumpulan GCR. 7.5.2 Sah dan lulus permohonan bawa baki CR/ pengumpulan GCR di Sistem e-cuti/borang. 7.5.3 Beri kebenaran permohonan bawa baki CR/pengumpulan GCR melalui Sistem e-cuti/borang. 7.5.4 Semak melalui e-mel putra keputusan permohonan bawa baki CR/pengumpulan GCR. 7.5.5 Hantar salinan borang yang telah lulus/tidak lulus kepada pemohon. KPTJ KPTJ Pendaftar PYM 7.6 Sudah Buat Permohonan? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.8 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7. /PYM /PYM
Halaman: 7/11 7.7 Baki CR Luput dan Sedia Penyata GCR 7.7.1 Ambil maklum CR tahun pertama akan luput pada akhir tahun ketiga jika masih tidak digunakan. /PYM Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2008; E-Panduan Kemudahan Cuti. 7.7.2 Sedia penyata GCR pada borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan- Peraturan Pencen 1980 [2 tahun sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 02) sekurangkurangnya dua (2) tahun sebelum seseorang pegawai bersara. Rekod jumlah baki cuti rehat yang luput. 7.7.3 Sedia penyata GCR pada borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 [2 bulan sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 01) dua (2) bulan sebelum seseorang pegawai bersara. Rekod jumlah baki cuti rehat yang luput. Rujuk: Garis Panduan Pengendalian Urusan Gantian Cuti Rehat (GCR) OPR/PEND/GP01/GCR). PT (P/O) PT (P/O) 7.8 Semak Penyata Bawa Baki CR/Faedah Gantian Cuti Rehat 7.8.1 Semak jumlah pengumpulan CR di Sistem e-cuti melalui Penyata Bawa Baki Cuti Rehat/Faedah Gantian Cuti Rehat.
Halaman: 8/11 7.9 Kemaskini Rekod 7.9.1 Cetak Penyata Bawa Baki Cuti Rehat/Faedah Gantian Cuti Rehat pada minggu pertama bulan April dan simpan ke dalam Fail Cuti Staf di PTJ. 7.9.2 Bagi anggota keselamatan bertugas secara syif di Bahagian Keselamatan UPM Serdang masukkan borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Baki Cuti Rehat) ke dalam Fail Pegawai di Pejabat Pendaftar. PYM PT (P/O) 7.10 Tamat
Halaman: 9/11 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(No. Staf) Fail Pegawai SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Cuti Rehat) yang lengkap Penyata GCR yang lengkap Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 [2 tahun sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 02) Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 [2 bulan sebelum] (OPR/PEND/BR02/GCR 01) PT (P/O) Seksyen Pengurusan Rekod dan Data Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar Sepanjang tempoh perkhidmatan Pendaftar Arkib 2. UPM/CUTI/(No. Staf) PYM PTJ PTJ Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 08 (Permohonan Membawa Baki Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan membawa baki cuti rehat yang diuruskan secara manual jika sistem e-cuti tidak berfungsi Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 (2 bulan sebelum) (OPR/PEND/BR02/GCR 01) yang lengkap Borang Pengiraan Cuti Rehat yang boleh dikumpulkan di bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 (2 tahun sebelum) (OPR/PEND/BR02/GCR 02) yang lengkap Penyata bawa baki CR/Faedah GCR Sepanjang tempoh perkhidmatan
Halaman: 10/11 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 3. e-cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my) UPM/PEND/500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/PEND/500-9/2 (Faedah Gantian Cuti Rehat) UPM/PEND/100-43/2/7 (Sistem e-cuti) Pegawai Teknologi Maklumat idec PYM idec PTJ PTJ
Halaman: 11/11 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 Keseluruhan 02 01 SOK (BUM) 3/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu pensijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Disahkan Oleh Tarikh Kuat kuasa WP 15/02/2011 WP 08/08/2011