KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA UPK-PK-01 PENGURUSAN INVENTORI PSIKOLOGI Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: NORASLINDA BINTI HARUN NORHAZAIWATI BINTI AHMAD TERIDI SUMATHY SUPPIAH Pegawai Psikologi KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RAHSID K.M.N Pengarah 19-12 - 2016 23-12 - 2016
Mukasurat 2/10 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1... 3 2. SKOP PROSES 4.4.1... 3 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2... 3 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2... 3 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2... 4 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C... 4 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4... 4 8. RISIKO PROSES 6.1... 5 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7... 5 10. DEFINISI... 5 11. SINGKATAN 4.4... 6 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4... 7 13. SIPOC DIAGRAM 4.4... 8 14. PROSES KERJA... 8 Perancangan Pengurusan Ujian Psikologi... 8 Latihan dan Perlantikan... 8 Perancangan Ujian Psikologi... 9 Perlaksanaan Ujian Psikologi... 9 Analisis dan laporan... 9 15. REKOD 7.5... 9 16. LAMPIRAN 8.5.1... 10 17. PETUNJUK PRESTASI (PI)... 10
Mukasurat 3/10 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini memberi garis panduan bagi mewujudkan satu sistem terkawal yang didokumentasikan untuk mengendalikan semua ketidakpatuhan yang telah berlaku atau ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku di dalam sistem pengurusan. 2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini digunapakai ke atas sistem kualiti merangkumi sistem, proses dan perkhidmatan kaunseling dan di PSA. 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Semua kakitangan dan Pelajar PSA 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Ketua Unit Kursus Mengendali dan Berminat Pernah Psikologi (KUPK) pentadbiran mentadbir melaksana mengendalikan dan penaksiran dan mentadbir dan mentaksir Pegawai Kursus Mengendali dan Berminat Pernah Psikologi 1 pentadbiran mentadbir melaksana mengendalikan (PPSi) dan penaksiran dan mentadbir dan mentaksir Pegawai Kursus Mengendali dan Berminat Pernah Psikologi 2 pentadbiran mentadbir melaksana mengendalikan (PPSi) dan penaksiran dan mentadbir dan mentaksir
Mukasurat 4/10 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1 Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 Pemuliharaan 8.5.4 Peraturan dan perundangan 8.2.2 (a) Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e) KRITERIA 1. Arahan Perkeliling Perkhidmatan Kaunseling 2. Akta Kaunselor 1998 3. Manual Psikologi Laporan dapatan Data-data dan kerahsiaan dapatan 1.Fail manual 2.Fail dapatan Rekod boleh dilupus selepas 5 tahun - - 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER Sumber manusia Peralatan Bahan Keperluan lain KEPERLUAN Pegawai Psikologi (PPSi) a. Alat tulis b. Komputer a. Inventori a. Bilik yang kondusif b. System internet c. Projector / laptop d. Manual ujian 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR Unit Pengurusan Psikologi KPT KAEDAH KAWALAN Audit
Mukasurat 5/10 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Inventori Psikologi - Konflik semasa audit - Laporan ujian tidak disediakan untuk jabatan - Penerangan tujuan ujian - Penyediaan template khas TINDAK BALAS JIKA BERLAKU - Juruaudit hentikan audit untuk mengelakan konflik berlarutan - Tangguh/bincangan dengan jabatan ( jika sesuai) 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU PPsi tidak kompeten Melantik PPsi yang mempunyai latihan yang lengkap Konflik semasa pengendalian Pelajar / kakitangan tidak menjawab dengan jujur Tangguhkan pentadbiran dan pentaksiran Memberi penerangan semula dan Ujian susulan Ruang yang tidak kondusif Menangguhkan pentadbiran TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Melantik PPsi yang mempunyai kemahiran / kepakaran Penerangan dijalankan tujuan Penerangan tujuan /objektif perlu dijelaskan dengan terperinci Menyediakan tempat yang kondusif semasa berlangsung 10. DEFINISI Terminologi & Definisi 1. AMP Ahli Mesyuarat Pengurusan 2. KJ Ketua Jabatan 3. Ketua Unit (KUPK) Ketua Unit Psikologi dan Kerjaya 4. PPsi Pegawai Psikologi
Mukasurat 6/10 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan KUPK PPSi J/B/U PPKJ PA Maksud Ketua Unit Psikologi dan Kerjaya Pegawai Psikologi Jabatan/ Bahagian/ Unit Pegawai Psikologi dan Kerjaya Jabatan Penyelaras Akademik
Mukasurat 7/10 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PENGARAH KETUA UNIT PPSI PPKJ PEMILIK PROSES SEMAK DAN LULUSKAN RANCANG INVENTORI PSIKOLOGI PENGURUSAN INVENTORI PSIKOLOGI SEDIA JADUAL INVENTORI PSIKOLOGI MELAKSANAKAN & SEDIA SENARAI SEMAK PROGRAM PERSEDIAAN DIAUDIT MENEYDIAKAN & PERLAKSANAAN LAPORAN PROGRAM UNTUK AUDIT PENUTUP & BENTANG PENEMUAN TINDAKAN PEMBETULAN URUS UJIAN SUSULAN SEDIA LAPORAN INVENTORI PSIKOLOGI BENTANG MKSP (JIKA PERLU)
Mukasurat 8/10 13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN PPsi / PPKJ Maklumat mengukur Inventori Psikologi Daftar secara online dalam SPMP/ Manual ( jika pelajar bermasalah perlu berjumpa dengan PA) Salinan slip pendaftaran kursus Analisa data pelajar Pelajar Penasihat Akademik PPsi Maklumat mengukur Psikologi Daftar secara online / manual Analisa data pelajar Ahli Pengurusan Tertinggi Kakitangan Akademik Kakitangan sokongan 14. PROSES KERJA Perancangan Pengurusan Ujian Psikologi T.JAWAB BIL TINDAKAN WP 1 i. Lantik KUPK KUPK 2 i. Rancang dan sedia Perancangan Inventori Psikologi Tahunan. ii. Kemaskini maklumat dalam perancangan Sistem Pengurusan Kualiti atau kalendar di mana berkaitan Latihan dan Perlantikan T.JAWAB BIL TINDAKAN KJ 3 Kenalpasti calon PPKJ WP 4 Lantik PPKJ KUPK 5 Uruskan latihan PPKJ PPsi 6 Selenggara rekod latihan dan lantikan
Mukasurat 9/10 Perancangan Ujian Psikologi T.JAWAB BIL TINDAKAN KUPK 7 Tentukan kumpulan/sasaran untuk program / PPSI 8 Membantu merancang program / i.senarai Semak Ujian ii.inventori Psikologi iii.borang Jawapan Perlaksanaan Ujian Psikologi T.JAWAB BIL TINDAKAN KUPK 9 Semak dan selaras perjalanan / program PPSI 10 Menyediakan keperluan / bahan/ alat bantuan menjalankan PPKJ 11 Membantu menguruskan peserta program Analisis dan Laporan T.JAWAB BIL TINDAKAN KUPK 12 Analisis keputusan Inventori PPSI 13 Menganalisa dan menyediakan laporan Inventori Psikologi 14.REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1 Surat/memo makluman ujian /program 2 Jadual ujian/program 3 Senarai semak dan catatan 4 Analisa & Laporan Inventori 3 tahun UPK 3 tahun UPK 3 tahun UPK 3 tahun UPK
Mukasurat 10/10 15. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Senarai Semak Inventori Psikologi UPK-PK-01 (L1) 16. PETUNJUK PRESTASI (PI) Perlaksanaan Psikologi dilaksanakan sekali dalam tempoh 6 bulan
UNIT PSIKOLOGI & KERJAYA (UPK) POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH SENARAI SEMAK Tarikh : Masa : Jabatan : 1. Ujian Personaliti Warna 2. Ujian Personaliti Sidek 3. Ujian Stres 4. Ujian Kerjaya 5. Ujian Kepimpinan 6. Lain-lain :... Proses Kerja Tandakan ( / ) Catatan Kenalpasti kepada berdasarkn klien/ keperluan program. Sediakan borang jawapan yang berkaitan Sediakan analisis ujian yang telah diberikan kepada klien. Sediakan laporan penuh yang digunakan Rekod dan simpan maklumat ujian di dalam fail. UPK PK-01(L1) P:00 01-01-2017