KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA PPP-PK-02 Disediakan Oleh: RABIATUL ADAWIYAH ABDULLAH ZAWAWI PPPT Diluluskan Oleh: KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N Pengarah 19-12-2016 23-12-2016
Mukasurat 2/8 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1... 3 2. SKOP PROSES 4.4.1... 3 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2... 3 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2... 3 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2... 3 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C... 4 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4... 4 8. RISIKO PROSES 6.1... 4 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7... 5 10. DEFINISI... 5 11. SINGKATAN 4.4... 5 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4... 6 13. SIPOC DIAGRAM 4.4... 7 14. PROSES KERJA... 7 15. REKOD 7.5... 8 16. LAMPIRAN 8.5.1... 8 17. PETUNJUK PRESTASI (PI)... 8
Mukasurat 3/8 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini memberi garis panduan bagi menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam penyediaan Takwim. 2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini meliputi aktiviti akademik bagi satu semester. 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Semua staf akademik PSA 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Perancangan Kemahiran Bersedia - aktiviti di menggunakan menyediakan peringkat komputer takwim institusi / jabatan 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1 Harta hak milik pelanggan 8.5.3 - Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 - Pemuliharaan 8.5.4 - Peraturan dan perundangan 8.2.2 (a) - Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e) - KRITERIA 1. Kalendar Tahunan 2. Takwim Pengajaran dan Pembelajaran 3. Takwim Peperiksaan 4. Takwim ko-kurikulum 5. Takwim Latihan Industri Edaran melalui webmail 1govuc
Mukasurat 4/8 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER Sumber manusia Peralatan Bahan Keperluan lain KEPERLUAN 1. JPP 2. JKPPP 3. KUPEP 4. JHEP 5. UPLI 1. Komputer 2. Internet 3. Alat tulis 4. Pencetak 1. Kalendar Tahunan 2. Takwim Pengajaran dan Pembelajaran 3. Takwim Peperiksaan 4. Takwim ko-kurikulum 5. Takwim Latihan Industri Akses kepada system 1govuc 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - - 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Penyediaan Takwim Tiada input dari JKPPP/JK Peperiksaan/ JK Kokurikulum/ JK LI Kesilapan pada padanan tarikh dan aktiviti yang dirancang Takwim tidak disediakan dalam tempoh yang sepatutnya Menghantar peringatan melalui webmail Draf dihantar kepada Jawatankuasa Pengurusan untuk semakan Menghantar peringatan melalui webmail TINDAK BALAS JIKA BERLAKU Membuat peringatan susulan, hubungi melalui e-mail / telefon Membuat pindaan dan membuat hebahan mengenai pindaan Membuat peringatan susulan, hubungi melalui e-mail / telefon
Mukasurat 5/8 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Pelanggan tidak akur kepada perancangan di dalam takwim TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Dilaporkan di dalam Laporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Penyediaan Takwim TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Pemantauan dan peringatan dari masa ke semasa 10. DEFINISI Terminologi & Definisi 1. Jabatan Pendidikan Politeknik 2. Satu jabatan di bawah Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia yang bertanggungjawab terhadap Pengurusan Politeknik Ketua Jabatan Ketua Jabatan yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan JKPPP JPP MKSP AMT KUPEP JHEP UPLI JK LI JSKK FRP Maksud Jawatankuasa Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran Jawatankuasa Kecemerlangan Jabatan Pendidikan Politeknik Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Ahli Mesyuarat Tertinggi Ketua Unit Peperiksaan Jabatan Hal Ehwal Pelajar Unit Perhubungan & Latihan Industri Jawatankuasa Latihan Industri Jabatan Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Fail Rekod Pensyarah
Mukasurat 6/8 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 JKPPP JK PEPERIKSAAN JK KOKURIKULUM JK LATIHAN INDUSTRI TIMBALAN PENGARAH AKADEMIK P&P PEPERIKSAAN KOKURIKULUM LATIHAN INDUSTRI AKADEMIK SEMAK DAN LULUSKAN EDAR KEPADA SEMUA PENSYARAH SEDIA LAPORAN PENCAPAIAN PETUNJUK PRESTASI PENYEDIAAN TAKWIM AKADEMIK BENTANG LAPORAN ANALISA PENCAPAIAN PETUNJUK PRESTASI PENYEDIAAN TAKWIM AKADEMIK DI MKSP
Mukasurat 7/8 13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN JPP Kalendar Tahunan JKPPP KUPEP JSKK Takwim Pengajaran dan Pembelajaran Takwim Peperiksaan Takwim Ko-kurikulum Penyediaan Takwim Takwim Staf PSA UPLI Takwim Latihan Industri Laporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Penyediaan Takwim Penilaian Pencapaian Petunjuk Prestasi Laporan Analisan Pencapaian Petunjuk Prestasi Penyediaan Takwim Ahli Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 14. PROSES KERJA T.JAWAB BIL TINDAKAN JK Pengurusan P&P JK Peperiksaan JK Kokurikulum JK Latihan Industri 1 Sedia Takwim dan serah kepada JK Kecemerlangan 2 Sedia Takwim berdasarkan Takwim Jawatankuasa 3 Dapatkan pengesahan daripada Timbalan Pengarah (). 4 Edar Takwim kepada pensyarah 5 Sedia Laporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Penyediaan Takwim. JKPPP 6 Bentang Laporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Penyediaan Takwim di MKSP.
Mukasurat 8/8 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1 Kalendar Tahunan 3 Tahun \\polpsanas01\ 2 Takwim Pengurusan P&P 3 Tahun Fail Urusetia JK 3 Takwim Peperiksaan 3 Tahun Fail Urusetia JK 4 Takwim Kokurikulum 3 Tahun Fail Urusetia JK 5 Takwim LI 3 Tahun Fail Urusetia JK 6 Takwim 3 Tahun Fail Urusetia JK 7 Minit Mesyuarat Jawatankuasa 3 Tahun Fail Urusetia JK Kecemerlangan 8 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan 3 Tahun Fail Urusetia JK Pembelajaran dan Pengajaran 9 Minit Mesyuarat Ketua Program Jabatan 3 Tahun Fail Ketua Program 16. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Takwim diedarkan kepada pensyarah sebelum sesi pengajian bermula.