PENGURUSAN ARKIB Pelupusan Fail 1.0 PENDAHULUAN Pelupusan adalah aktiviti menguruskan pengasingan fail yang mengandungi surat rasmi dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya. Fail yang tidak bernilai arkib akan dilupuskan sama ada dirincih, dibakar atau ditanam dan fail yang bernilai arkib disimpan sebagai rujukan apabila diperlukan oleh jabatan atau para penyelidik. 2.0 PUNCA KELULUSAN/KUASA 2.1 Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)-Bahagian IV Seksyen.25,26,27 2.2 Mesyuarat Lembaga Pengarah UiTM Ke 134 bertarikh 26 Jun 2013 - Dasar Pengurusan Rekod UiTM dan Garis Panduan Pengurusan Dokumen Terperingkat UiTM. 3.0 SKOP 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Proses kerja ini meliputi:- Asingkan fail tutup. Senaraikan dalam Borang Penilaian Rekod. Buat penilaian fail sama ada pindah atau lupus. Hantar borang arkib ke agensi terlibat. Terima surat kebenaran/kelulusan. Senaraikan fail pindah Pindahkan fail ke JAU. Laksanakan pelupusan fail. Hantar borang penentusahan ke JAU 4.0 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB i. Pustakawan Kanan (PK) ii. iii. Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Pelantikan oleh Pendaftar UiTM merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VIII, perkara 8.2 (d) Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) Pelantikan oleh Pendaftar UiTM merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VIII, perkara 8.2 atas nasihat Arkib Negara Malaysia bagi membantu Pegawai Rekod Jabatan. 5.0 DEFINISI/TAFSIRAN/TERMA 5.1 Pelupusan Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya (penangguhan pemindahan) seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
5.2 Jadual Pelupusan Rekod Jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 5.3 Rekod Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 5.4 Pemusnahan Rekod Pemusnahan Rekod Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. 5.5 Rekod Bukan Fail (Homogeneous) Rekod yang berkelompok dengan perkara/tajuk yang sama seperti kad perakam waktu, skrip jawapan peperiksaan, borang penilaian kursus, borang-borang yang digunapakai dalam melaksanakan fungsi jabatan dan sebagainya yang ditakrifkan sebagai rekod Homogeneous. 5.6 Borang Homogeneous Borang yang digunakan untuk pelupusan rekod bukan fail. 5.7 Agensi Terlibat Agensi terlibat bermaksud Arkib Negara Malaysia, Audit Negara Malaysia, Akauntan Negara Malaysia 5.8 Singkatan & Penjelasan PTJ : Pusat Tanggungjawab(Dekan Fakulti/Pusat Akademik/Ketua Bahagian/Pusat/Unit/Pengarah/Rektor Universiti Negeri) JAU : Jabatan Arkib Universiti PK : Pustakawan Kanan PRJ : Pegawai Rekod Jabatan PTRJ : Pembantu Tadbir Rekod Jabatan KJ : Ketua Jabatan 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 ASINGKAN FAIL TUTUP
6.1.1 PTJ mengasingkan fail tutup yang telah tamat tindakan dan telah memenuhi tempoh simpanan dengan merujuk jadual pelupusan rekod Arkib Negara Malaysia. 6.1.2 Jadual pelupusan rekod Arkib Negara Malaysia (ANM) merujuk kepada; - Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am - Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan 6.2 SENARAIKAN DALAM BORANG PENILAIAN REKOD 6.2.1 PTJ senaraikan fail lupus dalam Borang Penilaian Rekod (PTAR/JAU/13/09) dan hantar ke JAU. 6.2.2 Bagi rekod-rekod bukan fail (Homogeneous ) disenaraikan dalam Borang Homogeneous (PTAR/JAU/02/07) 6.3 BUAT PENILAIAN FAIL SAMA ADA PINDAH ATAU LUPUS 6.3.1 JAU membuat penilaian fail sama ada bernilai arkib (bernilai sejarah atau kebangsaan) 6.3.2 Fail yang bernilai arkib, dipindahkan ke JAU dan fail yang tidak bernilai, dicadang lupus. 6.4 HANTAR BORANG ARKIB KE AGENSI TERLIBAT 6.4.1 JAU memajukan borang pelupusan yang berkaitan ke Arkib Negara Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Akauntan Negara Malaysia untuk mendapatkan kebenaran melupus. 6.5 TERIMA SURAT KEBENARAN/KELULUSAN 6.5.1 PTJ menerima surat kebenaran/kelulusan daripada Arkib Negara Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Akauntan Negara Malaysia melalui JAU. 6.5.2 Asingkan fail yang diarah pindah dan fail lupus. 6.6 SENARAIKAN FAIL PINDAH 6.6.1 PTJ menyenaraikan fail yang diarah pindah ke dalam Senarai Pemindahan (PTAR/JAU/03/07). 6.7 PINDAHKAN FAIL KE BAM 6.7.1 Fail dimasukkan ke dalam kotak, dilabel (Jumlah fail dan perkara) dan dihantar ke JAU. 6.8 LAKSANAKAN PELUPUSAN FAIL 6.8.1 PTJ melaksanakan pelupusan fail mengikut kaedah yang ditetapkan. 6.8.2 Fail yang dibenar lupus hendaklah dilupuskan dalam tempoh 3 bulan daripada tarikh surat kebenaran pemusnahan Arkib Negara Malaysia (ANM) dan Audit Negara Malaysia (ANM).
6.9 HANTAR BORANG PENENTUSAHAN KE JAU 6.9.1 Lengkapkan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam atau Borang Penentusahan Rekod Kewangan dan Perakaunan. Borang tersebut hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang melaksanakan pemusnahan dan disahkan oleh seorang saksi serta penentusahan oleh pegawai penyelia. 6.9.2 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam atau Rekod Kewangan dan Perakaunan hendaklah dihantar ke JAU untuk dimajukan ke ANM. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Dasar Pengurusan Rekod UITM. 7.2 Jadual Pelupusan Rekod Am - Arkib Negara Malaysia. 7.3 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara Malaysia. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 PTAR/JAU/03/07 Senarai Pemindahan Rekod 8.2 PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod. 8.3 Borang Arkib 02/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam. 8.4 Borang Arkib 04/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan. 8.5 Borang Arkib 05/08 - Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod). 8.6 Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam. 8.7 Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.
9.0 CARTA ALIR PIHAK BERTAN GGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN Asingkan fail tutup Senaraikan dalam Borang Penilaian Rekod Borang Penilaian Rekod (PTAR/JAU/13/09) JAU Buat penilaian fail sama ada pindah atau lupus. JAU Hantar borang arkib ke agensi yang terlibat. Terima surat kebenaran/kelulusan Pindah Lupus Senaraikan fail pindah Senarai Pemindahan (PTAR/JAU/03/07) Pindahkan fail ke JAU. Laksanakan pelupusan fail. PTJ/PRJ Hantar borang penentusahan ke JAU. Borang Penentusahan (Arkib 12/08, 13/08) Tamat
10.0 LAMPIRAN 10.1 Jadual Pelupusan Rekod AM - Arkib Negara Malaysia. 10.2 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Arkib Negara Malaysia. 10.3 Surat Pekeliling Pendaftar -100-PTAR (JAU. 38/1) bertarikh 18 April 2012- Perlantikan Semula Pegawai Rekod PTJ, Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) dan Pegawai Pendaftar Rahsia Jabatan 10.4 PTAR/JAU/03/07 - Borang Pemindahan Rekod. 10.5 PTAR/JAU/13/09 - Borang Penilaian Rekod. 10.6 Borang Arkib 12/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam. 10.7 Borang Arkib 13/08 - Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan. Kemaskini: 20 November 2015 Jabatan Arkib Universiti Perpustakaan Tun Abdul Razak UiTM Shah Alam