POLITEKNIK KOTA BHARU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PKB-PK-PS-10 PENGURUSAN LATIHAN STAF SALINAN TERKAWAL NO: KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 01 MAC 2010
PKB-PK-PS-10 1/6 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan dan menerangkan tindakan yang perlu diambil dalam Pelaksanaan Pengurusan Latihan Staf secara efektif supaya perancangan latihan dilaksanakan selaras dengan Objektif Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh PKB untuk merancang, melaksana dan menentukan tatacara memberi latihan termasuk latihan dalaman, luaran, formal dan tidak formal kepada semua staf yang terlibat dalam proses PLSP serta memastikan setiap staf yang dikenalpasti mengikuti program peningkatan kemahiran yang diperlukan. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti 5.6.2, 6.2.2, 8.2.3, 8.2.4 3.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005: Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam 4.0 DEFINISI ULPL Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah unit yang dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan urusan latihan staf. KULPL Ketua Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah pegawai yang dilantik untuk mengurus ULPL. KJ/ KU Ketua Jabatan/ Ketua Unit KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 01 MAC 2010
PKB-PK-PS-10 2/6 PLPL Pegawai Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah pegawai yang dilantik untuk mengurus dan menyelaras aktiviti ULPL. PLSJ Penyelaras Latihan Staf Jabatan ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan/ unit untuk menguruskan aktiviti latihan staf di Jabatan/ unit masing-masing serta membantu PLPL melaksanakan latihan staf. e-sis (Pangkalan Data Latihan Staf) Latihan Electronic Staff Information System ialah perisian yang mengandungi maklumat pegawai yang berkaitan dengan latihan. Aktiviti pemindahan pengetahuan dan kemahiran samaada dalam bentuk latihan di dalam kampus, latihan di luar kampus atau sangkutan industri. Latihan Dalaman Latihan yang dijalankan oleh ULPL dengan tenaga pengajarnya sama ada di kalangan pegawai sendiri atau dari luar. Latihan Luaran Latihan yang dijalankan oleh agensi luar samaada kerajaan atau swasta. Sangkutan Industri SLPK SIP Peserta Penempatan pegawai di industri yang dibenarkan dalam jangkamasa tertentu yang ditetapkan oleh Bahagian Latihan dan Pembangunan Kerjaya, Jabatan Pengajian Politeknik Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya Jabatan Pengajian Politeknik. Sangkutan Industri Pensyarah. Staf yang menghadiri latihan /kursus. KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 01 MAC 2010
PKB-PK-PS-10 3/6 5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan A. Perancangan Latihan KULPL/PLPL 1. Menerima cadangan latihan jabatan/ unit berdasarkan kepada keperluan organisasi daripada PLSJ. 2. Menyediakan perancangan latihan. 3. Mengemukakan perancangan latihan kepada Pengarah untuk kelulusan. 4. Mengemukakan perancangan latihan kepada SLPK untuk kelulusan peruntukan. B. Pelaksanaan Latihan i. Latihan Dalaman KULPL/PLPL/PLSJ 5. Membuat persediaan latihan berdasarkan keperluan organisasi sebagaimana yang telah diluluskan oleh Pengarah. 6. Mengeluarkan surat jemputan penceramah dan surat panggilan peserta. KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 01 MAC 2010
PKB-PK-PS-10 4/6 Tanggungjawab Tindakan 7. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (Lampiran 1) kepada peserta semasa latihan dijalankan. 8. Menyediakan Sijil Kehadiran Kursus kepada peserta (jika berkaitan). ii. Latihan Luaran Pengarah 9. Menerima tawaran latihan/kursus luaran daripada penganjur. KULPL/PLPL 10. Mendapatkan calon peserta latihan/ kursus dari jabatan/ unit jika berkaitan. 11. Menghantar senarai nama calon kepada penganjur 12. Memaklumkan kepada peserta menghadiri latihan/ kursus jika ditawarkan. iii. Sangkutan Industri Pensyarah (SIP) Pengarah 13. Menerima tawaran dari SLPK untuk pencalonan peserta SIP. KULPL/PLPL 14. Mendapatkan calon dari jabatan/unit. 15. Menghantar borang permohonan, surat tawaran syarikat, profil syarikat dan perancangan program latihan SIP yang disediakan oleh calon kepada SLPK. KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 01 MAC 2010
PKB-PK-PS-10 5/6 Tanggungjawab Tindakan 16. Menerima salinan surat tawaran daripada SLPK. Pengarah 17. Menerima peruntukan kewangan bagi program latihan SIP dari SLPK. KULPL/PLPL 18. Menghantar laporan SIP kepada SLPK setelah peserta menamatkan latihan. C. Penilaian Latihan KULPL/PLPL/PLSJ 19. Menjalankan analisa keberkesanan latihan dalaman menggunakan Borang Analisis Keberkesanan Latihan (Lampiran 2). KULPL/PLPL 20. Mengisi borang Kajiselidik Keberkesanan Kursus / Latihan Terhadap Staf (Lampiran 3) selepas 3 bulan menghadiri latihan. KJ/KU 21. Melaporkan pelaksanaan latihan staf dalam Kajian Semula Pengurusan PKB. D. Rekod Latihan KULPL/PLPL/PLSJ 22. Menerima salinan program latihan yang telah dihadiri oleh staf Politeknik untuk direkodkan ke dalam e-sis. KELUARAN: 03 PINDAAN: 01 TARIKH KUATKUASA: 30 APRIL 2013
PKB-PK-PS-10 6/6 6.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Borang Penilaian Keberkesanan Latihan 1 Tahun Bilik ULPL 1 2. Analisis Keberkesanan Latihan 1 Tahun Bilik ULPL 2 3. Kajiselidik Keberkesanan Kursus / Latihan Terhadap Staf 1 Tahun Bilik ULPL 3 4. Cadangan Latihan 1 Tahun Bilik ULPL 5. Perancangan Latihan 1 Tahun Bilik ULPL 6. e-sis (Pengkalan Data Latihan Staf) Sepanjang perkhidmatan JPP 7. Laporan Pelaksanaan Latihan 1 Tahun Bilik ULPL KELUARAN: 03 PINDAAN: 01 TARIKH KUATKUASA: 30 APRIL 2013
BORANG PENILAIAN PELAKSANAAN LATIHAN Lampiran 1 NAMA STAF: JAB/UNIT: NAMA DAN GRED JAWATAN : NAMA KURSUS: PENGANJUR: TARIKH : TEMPAT : Gred Skor Sangat Tidak setuju 1 Tidak setuju 2 Kurang setuju 3 Setuju 4 Sangat setuju 5 Sila maklumkan pandangan anda terhadap program latihan/kursus yang telah anda ikuti ini dengan menanda ( / ) pada ruangan yang sesuai di bawah berpandukan kepada skor di atas. Bil Item 1 2 3 4 5 Penilaian Penceramah 1. Objektif kursus tercapai 2. Kandungan kursus serta tugasan/latihan/bengkel adalah sesuai 3. Penyampaian yang baik dan berkesan 4. Penggunaan alat bantuan mengajar dengan berkesan. Penilaian Pelaksanaan Kursus 5. Suasana tempat kursus yang sesuai 6. Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar 7. Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai Penilaian Keberkesanan Kursus Terhadap Peserta 8. Meningkatan pengetahuan/pemahaman. 9. Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari. 10. Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat. Ulasan Peserta Besedia dan berkeyakinan untuk berkongsi ilmu yang diperolehi serta menjalankan aktiviti/projek berkaitan kursus. YA / TIDAK, jika TIDAK sila nyatakan sebab. PS-10(I) (P00) (01-03-10)
Lampiran 2 BORANG ANALISIS PELAKSANAAN LATIHAN NAMA KURSUS : PENGANJUR : UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN TARIKH : TEMPAT : NAMA AJK URUSETIA: Bil 1 Sangat tidak setuju 2 Tidak setuju 3 Kurang setuju 4 Setuju 5 Sangat Setuju BIL. RESPON 1 2 3 4 5 Penilaian Penceramah 1. Objektif kursus tercapai 2. Kandungan kursus serta tugasan/latihan/bengkel adalah sesuai 3. Penyampaian yang baik dan berkesan 4. Penggunaan alat bantuan mengajar dengan berkesan. Penilaian Pelaksanaan Kursus 5. Suasana tempat kursus yang sesuai 6. Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar 7. Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai Penilaian Keberkesanan Kursus Terhadap Peserta 8. Meningkatan pengetahuan/pemahaman. 9. Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari. 10. Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat. Ulasan PLSJ/URUSETIA Ulasan PLPL : PS-10(2) (P00) (01-03-10)
Lampiran 3 KAJISELIDIK KEBERKESANAN KURSUS / LATIHAN TERHADAP STAF NAMA PESERTA JAWATAN JABATAN/ UNIT NAMA KURSUS TARIKH KURSUS : : : : : Hendaklah diisi oleh Ketua Jabatan/ Ketua Unit selepas kakitangan di bawah seliaan menghadiri latihan/ kursus. Sila bulatkan markah pernilaian berdasarkan skor di bawah bagi menilai keberkesanan latihan/ kursus yang telah dihadiri oleh kakitangan anda. Bil 1 2 3 4 5 Tidak Memuaskan Sederhana Memuaskan Amat Tidak Memuaskan Kriteria Sebelum Kursus Sangat Memuaskan Selepas Kursus 1. Kerja yang dilaksanakan menepati kualiti yang ditetapkan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 2. Kerja dilaksanakan mengikut prosedur 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 3. 4. 5. Kebolehan menghasilkan kerja atau melaksanakan tugas dalam tempoh masa yang ditetapkan Peningkatan kemahiran/ pemahaman dalam melaksanakan tugas Kebolehan mengajar kursus/ menjalankan tugas berkaitan sebelum /setelah menghadiri latihan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6. Perkongsian ilmu pengetahuan dengan rakan sejawat 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 7. Kesediaan dan berkeyakinan untuk menjalankan aktiviti/ projek berkaitan kursus 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 8. Staf lebih bermotivasi dalam menjalankan tugas 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 9. Staf menunjukan perubahan sikap dan penampilan yang sangat positif 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ulasan / komen Tandatangan KJ/ KU Cop Rasmi Tarikh: PS-10(3) (P00) (30-04-13) Kegunaan ULPL: Peratus Keberkesanan = % Ulasan:.. 0-49% Tidak Berkesan 50-79% Sederhana 80-100% Cemerlang