ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PROSEDUR PENJUALAN KREDIT DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIFITAS PENGENDALIAN INTERN PADA CV SAYAP MEDIA Megasari Rahayu, Mahsina, Cholifah Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya megasari_rahayu@yahoo.co.id ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit dalam upaya meningkatkan efektivitas pengendalian intern pada CV Sayap Media Metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif deskriptif. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Hasil penelitian dengan judul Analisis sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit dalam upaya meningkatkan efektifitas pengendalian intern pada CV Sayap Media. Disimpulkan sistem pengendalian intern masih lemah, dan ditemukan kelemahan-kelemahan pada CV Sayap Media meliputi adanya perangkapan fungsi yaitu fungsi kas dan fungsi penagihan, tidak adanya fungsi kredit, dan sistem yang digunakan masih manual. Kata Kunci : Prosedur penjualan Kredit, Sistem Informasi Akuntansi, Pengendalian Intern ABSTRACT This study aims to find out how far the company implements the accounting information system in sales procedures to increase the effectiveness of internal controls in CV Sayap Media. Descriptive qualitative approach used for this research method with case study design. Using primary and secondary data for its data resources. The result of research analysis with the title "Analysis of accounting information system in credit sales procedures to increase the effectiveness of internal controls of CV Sayap Media". Researchers found the weaknesses in CV Sayap Media among other things, double task in one part like cash functions, billing functions, missing credit functions and the system used is still manual. Keywords: Sales procedure Credit, Accounting Information System, Internal Control 39
PENDAHULUAN Salah satu sistem informasi yang menunjang untuk pengambil keputusan adalah sistem informasi akuntasi. Sistem informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah, menyimpan data, dan menyediakan informasi akuntansi dan keuangan kepada pengguna.sistem informasi akuntansi yang efektif memerlukan dukungan dari seluruh tingkatan manajemen di perusahaan. Menurut Yamit (003:14), Efektifitas adalah suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat dicapai baik secara kualitas maupun waktu, orientasinya adalah pada keluaran (output) yang dihasilkan. Untuk itu diperlukan wewenang dan tanggung jawab agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan yang pasti sistem informasi akuntansi yang efektif akan mendukung pengendalian intern atas seluruh aktivitas atau kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan. Setiap perusahan pada umumnya memiliki tujuan umum yaitu memperoleh laba. Tidak dapat dipungkiri setiap pengusaha yang melakukan kegitan usahanya pasti memiliki tujuan yaitu memperoleh laba yang besar. Salah satu cara memperoleh laba adalah dengan melakukan penjualan yang efektif karena hasil penjualan merupakan sumber dari perusahan yang utama. Dengan demikian perlu diadakan analisa dan perancangan sistem informasi penjualan sehingga sistem informasi dihasilkan dapat benar-benar sesuai dengan yang diharapkan perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan dan menentukan langkah apa selanjutnya yang akan dilakukan dalam membuat strategi di masa mendatang. Dari uraian diatas jelaslah bahwa sistem informasi akuntansi penjualan sangatlah penting bagi setiap perusahaan. Dengan alasan ini peneliti tertarik untuk mengadakan penulisan dalam bentuk skripsi dengan judul Analisis Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penjualan Kredit Dalam Upaya Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern Pada CV Sayap Media Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas, jelaslah bahwa sistem informasi akuntansi yang memadai perlu dilakukan untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan, terutama yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan. Untuk 330
memperjelas permasalahan sebagai dasar penyusunan skripsi ini, peneliti merumuskan permasalahan yang akan diteliti yaitu: 1. Bagaimanakah penerapan sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit yang digunakan pada CV Sayap media dalam upaya meningkatkan efektifitas pengendalian intern?. Apa saja kelemahan-kelemahan sistem informasi akuntansi pada CV tersebut? 3. Rekomendasi seperti apakah yang diperlukan untuk menanggulangi kelemahan-kelemahan yang timbul saat penelitian, agar tidak terulang dimasa mendatang? TINJAUAN PUSTAKA Sistem berasal dari Bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma), artinya suatu kesatuan komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Mulyadi (008:3), Sistem merupakan suatu organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaaan perusahaan. Susanto (008:38), Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Hall (001:9), Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan distribusikan ke para pengguna. Widjajanto (001:4), Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen. Mulyadi (008:455), Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli atau konsumen, kemudian setelah uang diterima perusahaan barang lalu diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. 331
Mulyadi (008:06), Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan barang order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Jogiyanto (005:795), Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Yamit (003:14) Efektivitas adalah suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat dicapai baik secara kualitas maupun waktu, orientasinya adalah pada keluaran (output) yang dihasilkan. Mulyadi (008:165), Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. METODE PENELITIAN Pendekatan ini digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif deskriptif dengan rancangan studi kasus. Penelitian kualitatif juga disebut pendekatan investigasi karena biasanya peneliti mengumpulkan data dengan cara bertatap muka dan berinteraksi secara langsung Jenis data yang digunakan pada penelitian ini adalah data kualitatif. Sumber data yang diperoleh dari pihak intenal perusahaan. Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari dua, yaitu data primer dan data sekunder Batasan penelitian merupakan batas kajian atau fokus penelitian, jadi batasan dan bertindak penelitian ini terdiri atas: a. Penelitian ini hanya mengkaji tentang sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit dan pengendalian intern. b. Penelitian ini membatasi ruang lingkupnya hanya pada objek penelitian di CV Sayap media. Unit analisis berkaitan dengan masalah penentu kasus yang akan diteliti. Unit analisis dalam pengendalian ini adalah analisis sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit dalam upaya meningkatkan efektifitas pengendalian intern pada CV Sayap media 33
Teknik pengumpulan data dalam pengumpulan data peneliti menggunakan metode yaitu studi kepustakaan dan studi lapangan. Teknik analisis data yang diajukan perusahaan untuk diteliti dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Identifikasi data yang diperlukan yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit pada CV Sayap media. Analisis sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit yang diterapkan pada CV Sayap Media 3. Mengevaluasi potensi dan kelemahan sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit pada CV Sayap Media 4. Memberikan solusi, rekomendasi ataupun perancangan sistem informasi akuntansi atas penjualan kredit pada CV Sayap Media 5. Kesimpulan dan Saran HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN Identifikasi Data Sistem Informasi Akuntansi atas Prosedur Penjualan Kredit pada CV Sayap Media Adapun dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit oleh CV Sayap Media adalah sebagai berikut: 1. Surat Order Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian penjualan yang menjelaskan tentang Informasi pemesanan meliputi, nama, alamat, no telephone, dan email pelanggan dan detail pekerjaan yang meliputi jenis pesanan, jenis bahan yang digunakan, quantity dan finishing.. Surat jalan Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan yang ditujukan ke bagian pengiriman untuk mengirim pesanan barang sesuai dengan alamat yang tertera pada surat jalan tersebut. 3. Faktur Dokumen ini dikirimkan ke pelanggan untuk melakukan penagihan saat akan piutang jatuh tempo. 333
Adapun fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada CV Sayap media adalah sebagai berikut: a. Fungsi penjualan. b. Fungsi Produksi c. Fungsi Pengiriman. d. Fungsi kas dan Penagihan e. Fungsi akuntansi Adapun prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada CV Sayap Media dalah sebagai berkut: 1. Calon pelanggan memiliki cara untuk memesan pesanan yang pertama langsung ke kantor dan telephone ke bagian marketing. Bagian marketing akan menjelaskan produk dan harga yang akan dipesanan pelanggan, mulai dari jenis bahan yang digunakan, finishing yang diinginkan dan sekaligus desain yang diinginkan pelanggan.. Jika pemesanan melalui marketing, pemesanan tersebut akan diteruskan ke bagian penjualan untuk di proses lebih lanjut. 3. Jika pemesanan melalui telephone maka surat order akan di kirim melalui email sekaligus dengan desain yang inginkan. 4. Otorisasi yang dilakukan oleh bagian penjualan biasanya dilakukan melalui telephone saat negosiasi dilakukan. 5. Setelah terjadi kesepakatan harga, bagian penjualan akan membuatkan surat order rangkap 3 dan pelanggan harus memberi prof atau tanda tangan persetujuan pada surat order tersebut. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan cetak, jika pesanan terjadi perubahan desain setelah prof customer dikemudian hari maka bukan menjadi tanggung jawab CV Sayap media 6. Berdasarkan surat order dari bagian penjualan selanjutnya bagian produksi menyiapkan pesananan sesuai dengan yang tertera di surat order tersebut 7. Jika pesanan sudah selesai diproduksi selanjutnya dilakukan proses packing dan diteruskan ke bagian pengiriman 8. Bagian penjualan membuatkan surat jalan untuk pengiriman barang tersebut. 334
9. Setelah pesanan dan surat jalan sudah sesuai, selanjutnya bagian pengiriman mengirim pesanan kepada pelanggan sesuai alamat yang tertera dan menyerahkan surat order dan surat jalan tersebut 10. Bagian pengiriman bertanggung jawab atas barang yang dikirim sampai ke alamat, dan bagian pengiriman harus meminta tanda tangan dan stempel perusahaan selaku pelanggan yang menerima barang tersebut. 11. Setelah barang terkirim, bagian kas dan penagihan membuat faktur berdasarkan surat order dan surat jalan tersebut yang di berikan dari bagian pengiriman. Bagan Alir atas Prosedur Penjualan Kredit pada CV Sayap Media Adapun bagan alir sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit seperti yang tampak pada gambar 1 335
Bagian Penjualan Bagian Produksi Mulai 3 3 Menerima order dari pelanggan Surat order Surat order 1 Surat jalan Membuat Surat Order Membuat surat jalan Menyiapkan bahan baku Memproduksi pesanan Surat Order 1 Surat jalan 1 Packing dan menyearhakan pesanan Surat jalan Surat jalan 1 Surat order 1 A T 3 4 Gambar 1 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penjualan Kredit CV Sayap Media Sumber: CV Sayap Media (017) 336
Bagian Pengiriman Bagian Kas dan Penagihan Bagian Akuntansi 4 5 1 6 Surat jalan Surat jalan1 Surat order Mengirim pesanan dan meminta ttd Surat jalan 1 Surat order 1 Membuat faktur Faktur Jurnal penjualan Laporan keuangan Surat jalan Surat jalan1 Surat order Suratorder 1 Surat jalan1 Faktur Faktur 1 selesai A Ke pelanggan 5 Ke pelanggan 6 Gambar Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi AtasProsedur Penjualan Kredit CV Sayap Media Lanjutan Sumber: CV Sayap Media (017) 337
Rekomendasi Perbaikan dan Solusi atas Kelemahan yang Ditemukan Terhadap Stuktur Organisasi pada Sistem Informasi Akuntansi atas Prosedur Penjualan Kredit CV Sayap Media Setelah melakukan evaluasi pada CV Sayap Media, seperti yang terlihat telah ditemukan beberapa kelemahan pada perusahaan ini meskipun CV Sayap Media telah melakukan pengendalian intern terhadap prosedur penjualan kredit tetapi belum sepenuhnya berjalan dengan efektif. Agar perusahaan dapat berjalan dengan efektif diperlukan sistem yang mendukung agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Guna untuk memperbaiki permasalahan yang timbul atas kelemahan sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit pada CV Sayap media, maka peneliti akan berusaha memberikan rekomendasi Berikut adalah rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan terhadap stuktur organisasi pada sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit pada CV Sayap Media 1. Terjadinya perangkapan fungsi antara bagian kas dan bagian penagihan sehingga berakibat timbulnya keterlambatan saat penagihan yang sudah jatuh tempo sehingga diperlukan solusi adanya pemisahan fungsi kas dan fungsi penagihan. Rekomendasi yang diusulkan oleh peneliti untuk pemisahan fungsi terdapat pada gambar. Tidak adanya fungsi kredit yang bertanggung jawab memberikan otorisasi kredit sehingga berakibat terjadinya piutang tak tertagih. Fungsi kredit sangatlah penting dalam prosedur penjualan kredit, maka diperlukan solusi adanya penambahan fungsi kredit yang bertugas member otorisasi kredit. Berikut adalah rekomendasi stuktur organisasi pada CV Sayap Media yang diusulkan oleh peneliti untuk pemisahan fungsi dan penambahan fungsi, terdapat pada gambar 338
Gambar 3 Rekomendasi Perbaikan Stuktur Organisasi Sumber: Peneliti (017) 3. Penulisan Surat Order, Surat Jalan dan Faktur yang masih dilakukan secara manual. Sehingga sering menimbulkan kesalahan hitung pada faktur dan tidak terbacanya tulisan pada formulir tersebut. Maka diperlukan adanya pergantian sistem yang ada diperusahaan, dari manual berganti ke software. Hal ini untuk mempermudah pencatatan transaksi. Rekomendasi Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penjualan Kredit pada CV Sayap Media Dengan adanya perbaikan stuktur organisasi diharapkan prosedur penjualan kredit juga terjadi perubahan. Adapun rekomendasi bagan alir sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit seperti yang tampak pada gambar 3 339
Bagian penjualan Bagian kredit Bagian Produksi Mulai 3 Menerima order dari pelanggan Surat order 1 Surat order Membuat Surat Order Memeriksa status kredit Menyiapkan bahan baku Memberi status kredit Memproduksi pesanan 1 Surat Order Surat order 1 Packing dan menyerahkan pesanan Surat order A 1 3 4 Gambar 4 Rekomendasi Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penjualan Kredit CV Sayap Media Sumber: Peneliti (017) 340
Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Akuntansi 4 1 5 6 Surat order Surat Order 1 Surat Jalan 1 Faktur Membuat surat jalan Membuat faktur Jurnal penjualan Surat jalan 3 Surat jalan Surat jalan 1 Mengirim barang dan meminta ttd Surat jalan 1 Surat order 1 Faktur Faktur 1 Laporan keuangan selesai Surat jalan 3 Surat jalan Surat jalan 1 Surat order Ke pelanggan 6 A A Ke pelanggan 5 Gambar 5 Rekomendasi Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penjualan Kredit CV Sayap Media Lanjutan Sumber: Peneliti (017) 341
SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai analisis sistem informasi akuntansi atas prosedur penjualan kredit, dengan objek penelitian CV Sayap Media, maka dapat simpulkan sebagai berikut: 1. Perusahaan menjalankan kegiatan kurang berjalan efektif karena sistem pengendalian intern masih lemah hal ini terlihat dengan adanya perangkapan fungsi, yaitu pada fungsi kas dan fungsi penagihan sehingga berakibat timbulnya keterlambatan saat pengihan yang sudah jatuh tempo.. Tidak adanya fungsi kredit yang bertanggung jawab memberikan otorisasi kredit sehingga berakibat terjadinya piutang tak tertagih. 3. Penulisan surat order, surat jalan dan faktur yang masih dilakukan secara manual. Sehingga sering menimbulkan kesalahan hitung pada faktur dan tidak terbacanya tulisan pada formulir tersebut. SARAN Berdasarkan simpulan yang telah dikemukakan diatas, maka diberikan saran yang diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan untuk diterapkan diperusahaan agar hal-hal yang tidak diinginkan dapat di hindari, yaitu: 1. Adanya perangkapan fungsi yang terjadi akan mempengaruhi kinerja karyawan dari setiap bagian dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Oleh sebab itu perlu adanya pemisahan bagian kas dan bagian penagihan. Hendaknya perusahaan menambah fungsi kredit, agar fungsi kredit yang bertanggung jawab untuk pemberi otorisasi sehingga tidak terjadi penumpukan piutang yang tidak diinginkan ataupun piutang tak tertagih. 3. Hendaknya perusahaan menggunakan software untuk mempermudah pencatatan transaksi, dan untuk menghindari suatu kesalahan saat membuat formulir 34
DAFTAR PUSTAKA Mulyadi, 008. Sistem Akuntansi. Edisi ke-4, Salemba Empat. Jogjakarta Susanto, Azhar, 008, Sistem informasi akuntansi, Lingga Jaya, Bandung Hall, James. 001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 1. Jakarta. Salemba Empat Widjajanto, Nugroho, 001, Sistem informasi Akuntansi. Lembag penerbit ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta WLP FEUI Jogianti, 005, Sistem akuntansi, Salemba Empat, Jakarta Yamit, 001, Manajemen keuangan, Edisi pertama, Ekonisia, Jakarta 343