ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA CV. BINTANG TEX INDONESIA

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA CV. BINTANG TEX INDONESIA Faustinus Kudmas, Tri. Lestari, Mahsina Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penggajian dalam rangka meningkatkan pengendalian intern pada CV. Bintang Tex Indonesia. Metode yang digunakan penulis adalah analisis kualitatif deskriptif dengan cara wawancara, observasi, dokumentasi. Sedangkan teknik analisis yang digunakan adalah melakukan identifikasi dan analisis data, kemudian diolah dan dianalisis menurut apa adanya dengan menghubungkan dan membandingkan antara teori yang sesuai dengan pokok masalah penelitian. Dari hasil penelitian menunjukan bahwa adanya beberapa kelemahan-kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada perusahaan yang dapat menyebabkan pengendalian intern perusahaan menjadi lemah. Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern. ABSTRACK This research aims to determine payroll accounting information system in order to improve internal control at CV. Bintang Tex Indonesia. The method used is descriptive qualitative analysis method by interview, observation and documentation. Data analysis technique used is the identification and analysis of the data, and then processed and analyzed according to what by connecting and comparing between theory appropriate to the subject of the study. The results showed that there were some weaknesses in payroll accounting information system company that may cause that company s internal control is becoming weaker, namely 1) that a number of financial funtions which doubles as a screen in charge of financial reporting and corporate administration. 2) that a number of financial function which doubles as the accounting company in charge of recording each transaction. 3) the presence of the attendance records of employees who still use the check the clock (time cards of employees). Keywords: Payroll Accounting Information Systems and Internal Control. 471

2 LATAR BELAKANG Sistem informasi akuntansi penggajian sangatlah berkaitan dengan pengendalian intern perusahaan, keberadaan sistem informasi penggajian merupakan salah satu upayah dalam rangka meningkatkan pengendalian intern perusahaan apabila sistem informasi akuntansi penggajian yang di miliki perusahaan berjalan dengan baik maka pengendalian intern perusahaan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik pula. Penghitungan sistem penggajian yang dibutuhkan dalam laporan akuntansi keuangan sering menggunakan database untuk mendukung kebutuhan penyusunan laporan keuangan untuk penggajian karyawan. Dalam hal ini sistem penggajian menggunakan perangkat komputer, sistem penggajian berbasis komputer merupakan suatu sistem pengolahan data dengan menggunakan kecanggihan computer dalam menghitung besarnya gaji yang akan dibayarkan pada karyawan, khususnya untuk memproses data dengan jumlah yang banyak dan rumit. Pengendalian intern (Internal Control) adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang ditetapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengamankan aktiva perusahaan, mengecek kecermatan dan ketelitian akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan mendorong agar kebajakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi. Dengan demikian sistem perhitungan gaji yang baik, cepat dan tepat maka akan memberikan dampak yang baik pada perusahaan melakukan pengendalian internnya, khususnya dalam bidang keuangan. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang ada maka dapat dirumuskan permasalahan yang ingin di kemukakan dalam penelitian ini yaitu bagaimana analisis sistem informasi akuntansi penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia dalam rangka meningkatkan pengendalian intern perusahaan? Tujuan Penelitian Berdasarkan dari rumusan masalah yang telah dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari peneliti ini adalah untuk menganalisis sistem informasi 472

3 akuntansi penggajian dalam rangka meningkatkan pengendalian intern pada CV. Bintang Tex Indonesia. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Akuntansi Mulyadi (2001:3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan data. yaitu : Mulyadi (2001:4), sistem informasi akuntansi terdiri dari enam komponen, 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang di pakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi, termasuk computer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan. 6. Pengendalian internal dan pengamanan data dalam sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut : 1. Formulir yaitu dokumen pertama yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. 2. Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data yang lainnya. 3. Buku besar merupakan catatan akhir yang terdiri dari kumpulan rekening neraca dan laba rugi. 4. Buku pembantu dibuat untuk merinci data keuangan dari rekening-rekening tertentu dari buku besar. 5. Laporan yaitu laporan keuanagn dari hasil akhir proses akuntansi 473

4 Proses Penggajian Gaji merupakan balas jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi. Komponen-komponen proses kompensasi adalah : 1. Pembayaran gaji 2. Pemberian kompensasi pelengkap, seperti pembayaran asuransi, cuti, sakit, dan sebagainya Dalam sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pembayaran gaji karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu. Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah: 1 Fungsi kepegawaian 2 Fungsi pencatatan waktu 3 Fungsi pembuat daftar gaji 4 Fungsi akuntansi 5 Fungsi keuangan. Pada umumnya pembayaran gaji dalam organisasi di tentukan oleh aliran kegiatan-kegiatan yang mencangkup analisis pekerjaan., penulisan deskripsi pekerjaan, evaluasi pekerjaan, survey gaji, analisis masalah-masalah organisasional yang relevan, penentuan harga pekerjaan (yang harus melebihi peraturan upah minimum), penetapan aturan-aturan administrasi pengajian, dan pembayaran gaji kepada para karyawan. Prosedur yang di gunakan dalam sistem akuntansi penggajian menurt Romney dan Steinbart (2005:512) dapat digunakan : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji. 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 474

5 5. Prosedur pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pokok untuk melaksanakan penggajian yaitu : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji 2. Kartu jam hadir 3. Daftar gaji 4. Rekap daftar gaji 5. Surat pernyataan gaji 6. Amplop gaji 7. Bukti kas keluar Gaji jelas akan meningkatkan ataupun menurunkan prestasi kerja karyawan, kepuasan maupun motivasi, oleh karena itu penting sekali perhatian organisasi atau perusahan terhadap peraturan kompensasi secara benar dan adil sehingga tercapai tujuan yang di inginkan. Pengendalian intern Jusup (2001:252) Menyatakan bahwa pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil suatu usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal berikut: keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undangundang dan peraturan yang berlaku, serta efektifitas dan efisiensi operasi. Pengendalian intern suatu perusahaan dilakukan dalam rangka menjaga perusahaan agar tetap didalam jalur tujuannya yaitu pencapaian laba dan misinya, serta untuk meminimalkan perubahan yang mendadak selama operasi perusahaan. Agar dapat menghasilkan informasi yang berkualitas yang baik, selain prosedur baku yang dimiliki dan ditetapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya, perusahaan perlu melaksanakan aktivias pengendalian yaitu otorisasi transaksi, pengamanan terhadap catatan, pemisahan fungsi atau tugas dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Unsur yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: 1. Organisasi 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 475

6 3. Praktek yang sehat Pengendalian internal adalah rencana dan metode yang di gunakan dalam bisnis untuk menjaga keamanan dari aset dan menyediakan informasi yang akurat, meningkatkan efisiensi, mendukung dipatuhinya policy manajemen yang sudah ditentukan (Romney dan Steinbart,2006) METODE PENELITIAN Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif, Sumber data yang di gunakan pada penelitian ini adalah data intern. Data intern adalah data yang di perolah dari pihak intern perusahaan. Jenis data intern yang diperoleh dalam penelitian ini adalah data primer. Data primer berupah gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, kebijakan perusahaan, dokumen yang berhubungan dengan penggajian serta prosedur manual penggajian. Teknik Pengumpulan Data Sedangkan teknik pengumpulan data yang dapat digunakan penelitian ini meliputi: 1. Wawancara 2. Obsevasi 3. Dokumentasi Teknik Analisis Data Adapun teknik analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Mengidentifikasi dan menganalisis data mengenai sistem informasi akuntansi penggajian seperti struktur organisasi, alur sistem penggajian dan dokumendokumen yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada CV. Bintang Tex Indonesia melalui observasi langsung pada perusahaan dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait pada sistem penggajian seperti yang telah uraikan sebelumnya. 2. Menganalisis kualitatif deskriptif sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada CV. Bintang Tex Indonesia dengan melihat apakah segala tahap dalam sistem ini berjalan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan teori pendukung serta melihat proses pelaksanaan sistem informasi akuntansi penggajian dan prosedur penggajian. 476

7 3. Mengidentifikasi kelemahan prosedur terhadap sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada CV. Bintang Tex Indonesia, serta mengevaluasi dari teori sistem akuntansi penggajian dan mencari solusi terbaik yang dapat disarankan kepada perusahaan agar pelaksanaan penggajian dan sistemnya keseluruhan memadai. 4. Menganalisis rekomendasi solusi terhadap kelemahan sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada CV. Bintang Tex Indonesia. 5. Memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan setelah melakukan rekomendasi solusi yang ada pada CV. Bintang Tex Indonesia. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Sumber: Peneliti (2017) Gambar 1 Flowchart Proses Penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia Penjelasan proses penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia seperti yang terdapat pada gambar 1 adalah sebagai berikut : 477

8 1. Karyawan Proses penggajian diawali dengan proses absensi. Dimana absensi dilakukan dengan cara memasukan kartu absensi karyawan pada mesin check clock yang telah disediakan. Pengabsensi tersebut wajib dilakukan karyawan pada saat masuk kerja, dan pulang kerja. Hal tersebut dilakukan untuk mencatat dan merekap daftar hadir karyawan. 2. Personalia Dalam hal ini bagian personalia melakukan pencatatan atas jumlah kehadiran yang diambil dari kartu absensi. Bagian personalia akan menghitung jumlah gaji dan uang lembur. Selanjutnya bagian personalia membuat rekap daftar hadir rangkap 2 (lembar ke-1 untuk keuangan dan lembar ke-2 untuk arsip), daftar gaji rangkap 2 (lembar ke-1 untuk keuangan dan lembar ke-2 untuk arsip) 3. Bagian keuangan Keuangan akan membuat slip gaji dan bukti kas keluar berdasarkan rekap daftar hadir dan daftar gaji. Setelah membuat bukti kas keluar bagian keuangan akan memproses pembayaran gaji secara tunai dan melakukan pembukuan atas gaji. Analisis Identifikasi Kelemahan Prosedur Penggajian CV. Bintang Tex Indonesia Analisis identifikasi kelemahan prosedur dari CV. Bintang Tex Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Adanya perangkapan tugas dan fungsi keuangan yang bertugas merangkap kas masuk dan kas keluar sebagai kassa yang bertugas mengatur keuangan dan administrasi perusahaan, hal ini dapat mengakibatkan penyelewengan dana yang dapat menekan pengeluaran biaya pada perusahaan. 2. Adanya perangkapan tugas pada fungsi keuangan yang bertugas merangkap sebagai accounting yang bertugas mengatur keuangan serta mencatat setiap transaksi di perusahaan, hal ini dapat mengakibatkan pemalsuan data dan laporan keuangan pada perusahaan 3. Sistem pencatatan kehadiran masih menggunakan check clock, yaitu memasukan kartu absensi pada mesin yang telah disediakan akibatnya hal tersebut 478

9 memungkinkan adanya penitipan absensi atau pemalsuan absensi pada karyawan lain. Sebab Masalah 1. Adanya perangkapan tugas pada fungsi keuangan yang bertugas merangkap sebagai kassa yang bertugas mengatur keuangan dan administrasi perusahaan. 2. Adanya perangkapan tugas pada fungsi keuangan yang bertugas merangkap sebagai accounting yang bertugas membuat laporan keuangan dan mencatat setiap transaksi perusahaan 3. Sistem pencatatan kehadiran karyawan masih menggunakan sistem check clock. Akibat Masalah 1. Adanya perangkapan fungsi keuangan sebagai kasa yang bertugas mengatur keuangan dan administrasi perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan penyelewengan dana yang dapat menekan pengeluaran biaya pada perusahaan 2. Adanya perangkapan fungsi keuangan sebagai accounting yang bertugas membuat laporan keuangan dan mencatat setiap transaksi diperusahaan. Hal ini dapat mengakibatka pemalsuan data dan laporan keuangan pada perusahaan 3. Adanya sistem pencatatan karyawan yang masih menggunakan check clock, yaitu memasukan kartu absensi pada mesin yang telah disediakan hal itu masih memungkinkan adanya penitipan absensi atau pemalsuan absensi pada karyawan lain Pemecahan Masalah Dalam pemecahan masalah ini peneliti mengemukakan beberapa alternatif yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem penggajian untuk meningkatkan pengendalian intern pada CV. Bintang Tex Indonesia, antara lain: 1. Perangkapan fungsi dapat diselesaikan dengan adanya pemisahan fungsi kasir dan keuangan maka dapat menghindari adanya manipulasi data yang berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan. 2. Penambahan personel pada bagian keuangan yaitu sebagai accounting dan kassa akan lebih memudahkan proses penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia. 3. Absensi kehadiran karyawan sebaiknya menggunakan finger print, sehingga tidak ada kemungkinan penitipan absen pada karyawan. 479

10 Penjelasan Rekomendasi Usulan Flowchart penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia. Berikut ini adalah penjelasan pada gambar 2 rekomendasi dari usulan flowchart penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia 1. Karyawan melakukan absensi melalui finger print (sidik jari). Selanjutnya mesin finger print akan menginput dan merekam daftar hadir karyawan secara otomatis 2. Bagian personalia membuat rekap daftar hadir berdasarkan report dari finger print. Selanjutnya bagian personalia akan membuat daftar gaji yang selanjutnya akan diserahkan pada bagian keuangan 3. Bagian keuangan menerima daftar gaji rangkap 2 dari personalia, yang kemudian akan dibuat slip gaji rangkap 2 4. Bagian keuangan membuat bukti kas keluar rangkap 2 untuk memproses pembayaran gaji karyawan 5. Daftar gaji, slip gaji, dan bukti kas keluar diserahkan pada bagian kasa untuk proses pembayaran gaji karyawan. 6. Kassa memproses pembayaran gaji karyawan secara tunai 7. Bagian Accounting akan mencatat pembayaran gaji kedalam jurnal umum dan buku besar berdasarkan bukti kas keluar lembar ke-1 yang telah di cap lunas dan daftar gaji lembar ke-2 yang diterimah bagian kassa. 480

11 Usulan Perancangan flowchart Penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia Keterangan : RDH : Rekap Daftar Hadir BKK : Bukti Kas Keluar DG : Daftar Gaji Sumber: Peneliti (2017) Gambar 2 Flowchart Usulan Proses Penggajian 481

12 Usulan Struktur Organisasi pada CV Bintang Tex Indonesia Direktur Wakil Direktur Kabag Kabag Kabag Personalia Produksi Logistik Keuangan Pengawas Bagian Pembelian Bagian accounting Karyawan Produksi Bagian Penjualan Bagian kasir Bagian Gudang Sumber: Peneliti (2017) Gambar 3 Usulan Struktur Organisasi Hal ini diusulkan untuk menambah bagian accounting dan kasir. 1. Bagian accounting berfungsi untuk menyusun serta membuat laporan keuangan, laporan perpajakan perusahaan dan anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan). 2. Kasir berfungsi untuk melakukan pencatatan atas semua transaksi dan mengelolah arus keuangan baik kas maupun yang ada di bank serta menyajikan laporan kas basis setiap saat dibutuhkan oleh pihak manajemen. 482

13 SIMPULAN Berdasarkan pembahasan tentang sistem informasi akuntansi penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia, Penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan bahwa: 1. Proses penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia masih belum sepenuhnya efektif karena masih terdapat beberapa kelemahan, hal ini dapat menyebabkan pengendalian intern yang diharapkan menjadi lemah. 2. Penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia telah menggunakan slip gaji agar karyawan dapat mengetahui perincian gaji yang diterimanya dan catatan yang dihasilkan lebih akurat dan dapat dipertanggung jawabkan sehingga mudah diketahui apabilah terjadi kesalahan dalam penggajian. 3. Agar tidak terhindari dari kecurangan dalam aktivitas penggajian, maka perusahaan perlu menerapkan sistem pengendalian intern dari fungsi-fungsi yang terkait dalam aktivitas penggajian dengan memaksimalkan penggunaan finger print. SARAN Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan, maka penulis dapat memberikan saran atau rekomendasi tentang perbaikan sistem informasi akuntansi penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Memperbaiki stuktur organisasi yang ada dalam perusahaan dengan melakukan pemisahan tugas yang jelas antara bagian keuangan dengan bagian kasa 2. Menambah karyawan pada bagian kasa dan bagian accounting untuk memudahkan proses penggajian pada CV. Bintang Tex Indonesia. 3. Mengganti proses pencatatan absensi kehadiran karyawan yang sebelumnya menggunakan check clock (kartu kehadiran karyawan) sebaiknya menggunakan mesin finger print (sidik jari) sehingga tidak ada kemungkinan penitipan abseni kepada karyawan lain. 483

14 DAFTAR PUSTAKA Jusup, Al Haryono, 2001, Auditing, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Cetakan Pertama, Yogyakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Romney dan Steinbart, 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. Romney, MB dan Steinbart, P.J, 2006, Sistem Informasi, Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. 484