ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUTANSI PENJUALAN BARANG GUNA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA UD. LANGGENG JAYA DI SIDOARJO

Transkripsi

1 ANALISIS PENERAPAN SISTEM AKUTANSI PENJUALAN BARANG GUNA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA UD. LANGGENG JAYA DI SIDOARJO Lilik Rohati, Tri Lestari, Ali Rasyidi Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK UD. Langgeng Jaya merupakan usaha dagang yang bergerak dalam bidang bahan bangunan. penelitian ini bertujuan adalah untuk mengetahui pemisahan fungsi terhadap fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan yang dilaksanakan dan untuk mengetahui seberapa jauh sistem akuntansi penjualan dalam meningkatkan pengendalian intern. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif. Data yang didapatkan akan langsung dianalisa menurut teori-teori dan akan diperoleh hasilnya yang dilakukan modifikasi dalam sistem tersebut yang disesuaikan guna meningkatkan pengendalian intern. Hasil penelitian didapatkan bahwa telah ditemukan adanya kelemahan sistem informasi akuntansi yang diperoleh dari UD. Langgeng Jaya. Dimana didalamnya terdapat penumpukkan fungsi tugas bagian penjualan dan bagian kredit, maka dari itu terjadinya penyalahgunaan fungsi terhadap pemberian kredit dan terjadinya resiko tertagihnya piutang dalam jumlah skala yang sangat besar. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Sistem Pengendalian Intern ABSTRACT UD. Langgeng Jaya is a commercial enterprise engaged in the field of building materials. the aim of this study was to determine the separation of the functions of the functions related to the sales accounting system implemented and to see how far sales accounting system to improve internal control.the method used in this research is descriptive qualitative method. The data obtained will be directly analyzed according to the theories and will obtain the results that were modified in such a system customized to improve internal control. The result showed that it has discovered a weakness of the system of accounting information obtained from UD. Langgeng Jaya. In which there are hoarding task function sales and the credit department, and therefore the abuse of the credit function and the risk of uncollectible receivables in the number of very large scale. Keywords: Accounting Information Systems, Sales, Internal Control System. PENDAHULUAN Saat ini telah terjadi perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat yang mengakibatkan setiap perusahaan dituntut harus mampu bersaing dalam 60

2 segala hal termasuk dalam hal pelayanan konsumen. Hal ini dikarenakan konsumen semakin kritis terhadap mutu suatu barang atau jasa yang dibeli. Kondisi demikian menuntut setiap perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa yang bermutu tinggi dengan harga yang kompetitif. Maka perusahaan harus menindak lanjuti dengan suatu pengelolaan perusahaan yang baik agar tetap bisa bersaing dengan perusahaan pesaing. Tujuan suatu perusahaan pada umumnya adalah memperoleh laba secara maksimal. Salah satu cara memperoleh laba adalah dengan cara melakukan penjualan secara efektif dan efisien, karena hasil penjualan merupakan penerimaan perusahaan yang utama. Tingginya tingkat persaingan, perkembangan perekonomian dan kemajuan teknologi maka peranan informasi menjadi sangat penting demi kemajuan perusahaan. Informasi diperlukan oleh manajemen perusahaan untuk menggurangi ketidakpastiaan yang dihadapi oleh perusahaan, sehingga diharapkan dapat mencegah hal-hal yang tidak diharapkan seperti kebangkrutan, penyelewenggan, dan pencurian. Guna mendapatkan informasi tersebut maka, diperlukan suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya. Sistem informasi akuntansi pada penjualan akan menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan agar tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun tunai. Penjualan tunai adalah penjualan yang diberlakukan oleh perusahaan dalam menjual barang dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan pada pembeli, sedangkan Penjualan kredit adalah penjualan dimana pembayaran dilakukan setelah barang diterima pembeli. 61

3 Wiratna Sujarweni, Sistem Pengendalian Intern adalah Suatu sistem yang dibuat untuk memberi jaminan keamanan bagi unsur-unsur yang ada dalam perusahaan. Adapun tujuan perusahaan membuat sistem pengendalian intern adalah Untuk menjaga kekayaan organisasi, Untuk menjaga keakuratan laporan keuangan perusahaan, Untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan, Untuk menjaga kedisiplinan dipatuhinya kebijakan manajemen, Agar semua lapisan yang ada di perusahaan tunduk pada hukum dan aturan yang sudah ditetapkan di perusahaan. Salah satu UD yang sedang berkembang saat ini adalah UD Langgeng Jaya terletak di desa Penambangan adapun permasalahan yang dihadapi UD Langgeng Jaya adalah sistem informasi penjualan belum diterapkan dan dilaksanakan secara baik, hal tersebut terjadi karena adanya penumpukan fungsifungsi yang terkait pada bagian piutang atau penagihan yang mengakibatkan timbulnya resiko tidak tertagihnya piutang dalam jumlah besar serta mengakibatkan penyalahgunaan fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan dengan cara pembelian tunai atau pinjaman kredit kepada pelanggan. Oleh sebab itu, UD Langgeng Jaya sangat membutuhkan sistem informasi yang mampu menggamankan asetnya serta mampu melakukan kegiatan pengawasan terhadap kegiatan penjualan. Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah dapat mengetahui apakah sudah ada pemisahan fungsi yang jelas terhadap fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan yang dilaksanakan dan mengetahui seberapa jauh sistem akuntansi penjualan tersebut dapat meningkatkan pengendalian intern sehingga dapat diketahui apakah perlu mengevaluasi prosedur penjualan atau tidak. METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian Berdasarkan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif, yaitu. penelitian yang berusaha mengumpulkan dan menyajikan data dari perusahaan untuk dianalisis. Peneliti mencoba untuk 62

4 menganalisis data yang diperoleh dari hasil penelitian serta membandingkan dengan teori yang ada, serta kemudian dianalisis penerapannya dalam praktik. Jenis dan Sumber data 1. Data Primer, adalah data yang diperoleh secara langsung, yaitu dari UD. Langgeng Jaya di sidoarjo, melalui observasi dan wawancara (interview). 2. Data sekunder, adalah data yang diperoleh secara tak langsung, yaitu melalui buku, jurnal penelitian yang terdahulu yang dianggap menjadi refrensi mendukung, berupa teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian, dan melalui pihak lain seperti instansi yang terkait, perpustakaan arsip perorangan. Teknik Pengumpulan Data Prosedur pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini dengan cara sebagai berikut: 1. Observasi Menggadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis langsung pada perusahaan yang menjadi objek Penelitian untuk memperoleh gambaran tentang sistem penjualan barang pada perusahaan tersebut. 2. Interview Menggadakan wawancara atau tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait secara langsung untuk mengadakan pengecekkan terhadap sistem penjualan barang dalam perusahaan tersebut. 3. Dokumentasi Penggumpulan data dengan cara mengutip data perusahaan yang ada hubunganya dengansistem penjualan barang. Teknik Analisis Data Tahapan-tahapan analisa data pada penelitian ini adalah sebagai berikut: a. dari pejabat yang berwenang. Serta Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit, Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan dapat berjalan dengan baik jika ada caracara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaanya. b. Setelah data dianalisis kemudian dibahas berdasarkan teori yang diperoleh dari studi pustaka sehingga memperoleh hasilnya. 63

5 c. Hasil analisa akan dievaluasi dengan kondisi riil dalam perusahaan sehingga dapat diketahui penyebab dari masalah yang ada sehingga dapat segera dilakukan perbaikan. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Diskripsi Obyek Penelitian UD. Langgeng Jaya di Penambangan Taman merupakan usaha dagang yang bergerak dalam bidang bahan bangunan. Sesuai dengan nama usaha tersebut, berdagang bahan bangunan dan juga memproduksi material khususnya Paving dan batako. produk yang dihasilkan diatas untuk kebutuhan perorangan dan perusahaan kontruksi.usaha dagang dan juga industri Paving dan batako ini didirikan di penambangan tanggal 7 Maret 2004 oleh bapak Agus, yang sekaligus sebagai pimpinan di perusahaan itu. Usaha distribusi semakin berkembang pesat dari tahun ke tahun, mulai terpikirkan untuk membentuk sebuah manajeman modern. Untuk menopang usaha tersebut UD Langgeng Jaya terus menambah jumlah karyawannya. Fungsi-fungsi Yang Terkait Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan Sistem Penjualan Tunai pada UD. Langgeng Jaya : 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Kas 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Penggiriman 5. Fungsi Akuntansi Dan fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan Sistem Penjualan Kredit pada UD. Langgeng Jaya: 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Administrasi 3. Fungsi Gudang 64

6 Pemisahan Fungsi Tugas dan Tanggung Jawab Dalam melakukan pengendalian intern terhadap sistem penjualan, usaha dagang melakukan hal sebagai berikut: 1. Fungsi administrasi terpisah dari marketing 2. Transaksi penjualan kredit lebih dari satu orang 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit oleh UD. Langgeng Jaya adalah: 1. Surat order penggiriman dan tembusannya 2. Faktur penjualan dan tembusannya 3. Kartu gudang 4. Kartu piutang Karyawan yang kompeten Untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya dengan hal sebagai berikut: a. Menyeleksi calon karyawan berdasarkan syarat yang dituntut oleh pekerjaan. b. Pegembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan. HASIL PENELITIAN Dalam melaksanakan penjualan UD. Langgeng Jaya menggunakan sistem penjualan tunai dan kredit. Dalam hal penjualan kredit, pemberian kredit kepada pelanggan akan diberikan kepada pelanggan lama yang mempunyai reputasi pembayaran kreditnya baik. Adapun analisis penulis terhadap unsur-unsur sistem pengendalian intern sebagai berikut: Fungsi-fungsi yang terkait Dari hasil analisis pelaksanaan sistem penjualan kredit perusahaan fungsi kredit ini dirangkap oleh fungsi penjualan. Hal ini menimbulkan besarnya resiko tidak tertagihnya piutang. Dalam sistem penjualan kredit dan tunai sebaiknya ada 65

7 status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi kredit atas order yang diterima dari pelanggan. Hal ini sanggat penting untuk mengetahui kredibilitas pelanggan supaya pembayaran atas penjualan kredit dapat diterima sesuai tenggang waktu yang telah disepakati. Pemisahan fungsi tugas dan tanggung jawab Dari sistem penjualan kredit yang dilakukan oleh UD.Langeng Jaya diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem penjualan kredit yang dilakukan oleh UD.Langgeng Jaya kurang tepat, dimana didalamnya terdapat bagian tumpang tindih antara bagian penjualan dan bagian kredit yang mengakibatkan besarnya resiko tidak tertagihnya piutang dalam jumlah besar, dan mengakibatkan penyalahgunaan fungsi tugas dalam menjual dengan cara pemberian kredit kepada pelanggan. Adapun unsur pengendalian intern yang paling tepat pada penjualan kredit adalah: 1. Fungsi akuntansi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4. Transaksi harus dilakukan lebih dari satu orang Dokumen Yang Digunakan Dalam hal dokumen yang dapat digunakan oleh perusahaan, penulis mengusulkan untuk adanya kartu piutang dalam sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh perusahaan untuk memudahkan dalam pengecekan jumlah piutang perusahaan kepada masing-masing debiturnya. Karyawan Yang Kompeten Dari hasil analisis ditinjau dari karyawan yang kompeten yang sesuai dengan teori yang dilakukan perusahaan dengan melalui penyeleksian calon karyawan dan training sudah terlaksana dengan baik dan sudah cukup efektif untuk menghasilkan karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya. Namun beberapa karyawan ada yang merupakan keluarga. 66

8 Posedur Sistem Akuntansi Penjualan Menurut analisis terhadap prosedur pencatatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan yang ditinjau dari sistem otorisasi, adapun catatan akuntansi yang diusulkan penulis agar digunakan pada UD.Langgeng Jaya dalam penjualan kredit sebagai berikut: a. Bagian penjualan 1. Menerima pesanan dari pelanggan 2. Membuat surat order 3 lembar dengan pendistribusiannya sebagai berikut : a) Lembar 1 diserahkan ke bagian gudang b) Lembar 2 diolah bagian penjualan sendiri c) Lembar 3 diserahkan bagian kredit 3. Membuat DO (Delivery Order ) rangkap 4 lembar dan didistribusikan kepada : a) Lembar 1 diolah bagian penjualan sendiri b) Lembar 2,3,4 diserahkan kepada bagian pengiriman 4. Membuat laporan penjualan dari Surat Pesanan lembar 2 dan Delivery Order lembar 1 dan diarsipkan sesuai nama: a) Bagian kredit 1. Menerima surat pesanan lembar 3 2. Menganalisa kondisi customer dalam hal pemberian kredit 3. Mengarsip Surat Pesanan lembar 3 b) Bagian gudang 1. Menerima Surat Pesanan lembar 1 dari bagian penjualan 2. Mengecek persediaan barang ada atau tidak 3. Bila barang tersedia, bagian gudang menyerahkan Surat Pesanan lembar1 dan barang kepada bagian gudang 4. Mencatat keluarnya barang ke dalam kartu gudang c) Bagian pengiriman 1. Menerima Surat Pesanan lembar 1 dan barang dari bagian gudang 2. Menerima Delivery Order Lembar 2,3,4 dari bagian penjualan 67

9 3. Meminta tanda tangan pembeli pada Surat Pesanan lembar 1,Delivery Order lembar 2,3,4 4. Mengarsip Surat Pesanan lembar 1 sesuai nama 5. Delivery Order 2,3 diserahkan kepada bagian penagihan 6. Delivery Order Lembar 4 diserahkan kepada pembeli sebagai tanda terima. d) Bagian penagihan 1. Menerima Delivery Order Lembar 2dan 3 2. Membuat faktur penjualan 3 lembar a) Lembar 1: diserahkan kepada pelanggan b) Lembar 2 : diserahkan kepada bagian akuntansi c) Lembar 3 : diserahkan kepada bagian penagihan untuk diolah 3. Delivery Order Lembar 2 diserahkan kepada bagian akuntansi 4. Delivery Order lembar 3 diolah bagian penagihan 5. Membuat kartu piutang dari Faktur Penjualan lembar 3 dan Delivery Order 3 kemudian Delivery Order 3 tersebut diarsip e) Bagian akuntansi 1. Menerima Faktur Penjualan lembar 2 dan Delivery Order lembar 2 dari bagian penagihan 2. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan 3. Membuat bukti memorial 4. Membuat jurnal umum 5. Mengarsip bukti memorial dan rekap harga pokok penjualan Interprestasi Sistem yang baik harus memiliki pengendalian intern agar terhindar dari kecurangan yang mungkin terjadi, mendorong efisiensi, mendorong pemenuhan manejemen dan keandalan data akuntansi. Peningkatan intern pada UD. Langgeng Jaya berfokus untuk menurunkan jumlah piutang tak tertagih. Peningkatan Pengendalian intern pada UD.Langgeng Jaya dengan menambah sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi membantu untuk mendorong efisiensi dan data akuntansi. 68

10 Sistem komputerisasi yang diterapkan dimaksudkan agar dapat mempengaruhi cara kerja organisasi perusahaan, cara pengambilan keputusan serta pemanfaatan fungsi akuntansi perusahaan sehingga dapat memperkuat sistem informasi dan pengendalian intern pada perusahaan. SIMPULAN 1. Dalam menerapkan sistem informasi akuntansi penjualan UD. Langeng Jaya sudah sesuai, namun pengendalian intern pada bagian piutang kurang baik. Dimana penyebabnya adalah adanya penumpukan fungsi tugas bagian penjualan dan bagian kredit sehingga menyebabkan jumlah yang besar pada piutang tidak tertagih. Selain itu juga adanya penumpukkan bagian administrasi dan bagian piutang serta tidak adanya bagian akuntansi. 2. Tidak ada bagian penyeleksian terhadap calon pelanggan yang akan diberikan kredit sehingga terjadi penyalahgunaan fungsi dan tugas dalam memberikan pinjaman kredit kepada pelanggan sehingga mengakibatkan resiko pada piutang tidak tertagihn dalam jumlah besar selain itu penerapan sistem ini kurang efektif untuk meningkatkan pengendalian intern. 3. UD. Langgeng Jaya masih menggunakan sistem manual pada saat ini dan dalam usaha dagang terdapat karyawan yang merupakan keluarga, sedangkan hal ini bukanlah sumber yang baik untuk untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kompetensi yang baik. SARAN Dari hasil pembahasan dan kesimpulan diatas maka penulis memberikan saran yang dapat berguna bagi perusahaan dalaam mengembangkan perusahaannya untuk ke depannya. Penulis memberi saran sebagai berikut : 1. Pihak manejemen harus menyadari akan pentingnya sistem informasi akuntansi yang dapat menghasilkan suatu informasi akuntansi yang dapat diandalkan dan menjadi alat bantu dalam melakukan pengendalian intern terhadap aktivitas perusahaan, Dalam hal ini khususnya pemisahan fungsi 69

11 bagian kredit dan fungsi penjualan harus jelas karena hal ini sangat diperlukan agar ada control aktivitas keuangan perusahaan. 2. Pada penjualan kredit sebaiknya terdapat bagian khusus untuk menganalisis status kredit pelanggan, memberikan otorisasi kredit pelanggan dan order yang diterima dari pelanggan kredit. Sehingga pelaksanaan pengendalian intern yang ada di perusahaan dapat berjalan lancar. 3. Sebaiknya digunakan sistem komputerisasi yang canggih dalam organisasi perusahaan sehingga dapat memperkuat sistem pada perusahaan dalam setiap bagian. Terkait untuk memperoleh karyawan yang berkompeten yang diperlukan sebaiknya jangan mempunyai hubungan keluarga, jika seleksi karyawan dilakukan kepada anggota keluarga, hasilnya jangan berlandaskan hubungan keluarga, lakukan prosedur yang sama dengan karyawan lainnya. DAFTAR PUSTAKA Ariani, Devi Pitasari 2012, Analisis Penerapan Pengendalian Intern Dalam Meningkatkan Efektivitas Pada Sistem Penjualan Di PT. Mandira Abadi Surabaya, Universitas Bhayangkara, Surabaya. Irawan, Lulut 2013, Analisa Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Penjualan Tiket Pesawat Terbang Pada PT. Merpati Nusantara Airlines Surabaya, Universitas Bhayangkara, Surabaya. Krismiaji 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Unit Penerbit Dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogjakarta. Mardi 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Jakarta. Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta. Romney and Steinbart, 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono 2013, Metedologi Penelitian Bisnis, Alfabeta, Bandung. Sujarweni, Wiratman 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogjakarta. Yuneni, Mei 2012, Analisis Penerapan Pengendalian Intern Siklus Penjualan Jasa Iklan (Studi Kasus Pada PT. Radio Suzana Bhakti), Universitas Bhayangkara, Surabaya 70