PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL (Studi Kasus Pada Toko Buku Uranus Surabaya)

Transkripsi

1 PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL (Studi Kasus Pada Toko Buku Uranus Surabaya) Natalia Ruben, Tri Lestari, Arief Rachman Progam Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Sistem informasi akuntansi memiliki peran dalam meningkatkan pengendalian internal penjualan agar kelemahan sistem dan kecurangan yang terjadi dapat diminimalisasi. Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan dengan pendekatan metode kualitatif. Hasil penelitian diperoleh bahwa ditemukan kelemahan sistem informasi akuntansi dalam Toko Buku Uranus Surabaya. Rangkap tugas yang terdapat pada kasir sebagai manajer toko, bagian penagihan, dan bagian penjualan kredit serta Pemilik Toko tidak memasukkan dan mengotorisasi data harga barang yang dijual dan diskon. Sehingga disarankan untuk melakukan perekrutan pegawai secara internal, menambahkan dan memisahkan bagian-bagian didalam struktur organisasi perusahaan. Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Efektivitas Pengendalian Internal ABSTRACT Accounting information systems have a role in improving the internal control system and weakness so that sales fraud that occurs can be minimized. In this research method used was analyzing accounting information system sales with qualitative method of approach. The research results obtained that found flaws in the accounting information system of Uranus's Bookstore in Surabaya. Duplicate tasks in the checkout as a store manager, part of the billing, and credit sales as well as the store owner didn't enter and authorize price data items are for sale and discounts. So it is advisable to conduct recruitment internally, adding and separate sections within the organizational structure of the company. Keywords: Accounting Information Systems, Sales, Effectiveness of Internal Control PENDAHULUAN Perusahaan yang berkembang tentunya didukung oleh sistem informasi yang menunjang dalam meningkatkan kualitas kinerjanya tidak terkecuali dengan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi memiliki peran yang 402

2 penting dalam mencatat dan melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan historis seperti neraca dan laporan laba rugi. Sistem informasi memiliki fungsi sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis (O Brien, 2008:26,361). Menurut Winarno (2006:1.3,1.16), Sistem Informasi Akuntansi, atau disingkat SIA, merupakan sebuah sistem. Suatu sistem memiliki memiliki banyak komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. SIA juga memiliki banyak komponen dengan fungsi yang berbeda-beda, tetapi memiliki tujuan yang sama. SIA berfungsi untuk mencatat dan mengelola data dan transaksi akuntansi. SIA mencakup pengelolaan sumber daya keuangan suatu perusahaan. Padahal sumber daya keuangan suatu perusahaan sangat rentan terhadap ancaman dan risiko, sehingga penanggulangan dan pengendaliannya juga harus dimasukkan ke dalam SIA. Risiko dan ancaman terhadap sistem semakin hari semakin meningkat. Hal ini juga disebabkan oleh kemajuan di bidang teknologi dan kemajuan SIA. Untuk mengurangi ancaman dan risiko terhadap SIA, diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang dirancang dan dijalankan dengan baik. Dalam komponen sistem, pengendalian intern termasuk ke dalam salah satu komponen yaitu komponen pengendali. Komponen pengendali berfungsi menjaga agar komponen sistem yang lain dapat bekerja sesuai dengan diharapkan (Winarno, 2006: ). Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipaatuhi bersama untuk menjaga harta kekayaan organisasi dari berbagai arah. Dalam arti sempit, pengendalian internal disamakan dengan internal check yang merupakan mekanisme pemeriksaan ketelitian data administrasi. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian internal disamakan dengan management control, yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi dan mengendalikan perusahaan (Mardi, 2011:59). 403

3 Toko Buku Uranus yang berlokasi di Jl. Ngagel Jaya No.91 Surabaya merupakan toko buku yang menjual buku, komik, novel, majalah serta perlengkapan alat tulis lainnya. Dalam sistem penjualan yang diterapkan oleh toko buku ini belum memiliki integrasi dan pengendalian internal yang baik sehingga hal tersebut berpengaruh pada informasi pemilihan barang yang akan dibeli dan informasi penentuan berapa banyak barang yang perlu dijual agar barang tidak menumpuk digudang. Kurang memadainya informasi yang diterima oleh pemilik menyebabkan keputusan yang diambil masih kurang maksimal dan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Selain itu, satu orang masih merangkap banyak pekerjaan yang bisa menimbulkan kecurangan dan penyelewengan menjadi salah satu kendala yang dihadapi oleh toko buku ini. Oleh karena itu, Toko Buku Uranus memerlukan sistem informasi penjualan dan pengendalian internal yang baik dalam meningkatkan pengelolaan aktivitas-aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi yang akurat, dapat dipercaya, dan dapat mengurangi kecurangan dan penyelewengan serta dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pemilik untuk memaksimalkan keputusan yang diambil sehingga tidak menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Pimpinan perusahaan bertanggung jawab atas terjadinya pengendalian internal yang baik bagi perusahaan meskipun harus disadari bahwa pengendalian internal yang diterapkan pada perusahaan tidak dapat mencegah terjadinya kecurangan secara keseluruhan tetapi mampu meminimalisasi kecurangan tersebut serta dapat memberikan rekomendasi perbaikan bagi perusahaan. Agar dapat menjadi perusahaan yang berkualitas serta mampu menerapkan sistem informasi akuntansi penjualan yang baik maka Toko Buku Uranus akan mengelola penjualannya dengan baik agar dapat menunjang efektivitas pengendalian internalnya. Berdasarkan uraian diatas penulis yang mengunakan studi kasus di Toko Buku Uranus ini ingin mengetahui seberapa besar peranan sistem informasi penjualan dapat meningkatkan pengendalian internal penjualan pada perusahaan tersebut, adapun penulis menulis: Peranan Sistem Informasi 404

4 Akuntansi Penjualan Untuk Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal (Studi Kasus Pada Toko Buku Uranus Surabaya) Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan membuktikan peranan SIA penjualan dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal Pada Toko Buku Uranus Surabaya. Sistem Informasi Akuntansi Winarno (2006:1.9), sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur, dan sebagainya). Sistem informasi akuntansi (Krismiaji, 2005:4) adalah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Mardi (2011:4) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi yang membutuhkannya. Penjualan Pengertian penjualan yang ditulis oleh Sulistiyowati (2010:270) adalah pendapatan yang berasal dari penjualan produk perusahaan, disajikan setelah dikurangi potonggan penjualan dan retur penjualan. Mulyadi (2008:202), penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksitransaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan penjualan adalah pendapatan yang berasal dari menjual barang dan jasa untuk memperoleh laba dan pengalihan 405

5 atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli. Efektivitas Susanto (2004:47) adalah informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk didalamnya informsi tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap atau sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan. Siagian (2001:24) adalah pemanfaatan sumber daya, saran dan prasarana dalam jumlah tertetu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Dapat disimpulkan pengertian efektivitas adalah informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, pemanfaatan sumber daya, saran dan prasarana dalam jumlah tertetu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap atau sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan. Pengendalian Internal The American Institute of Certified Public Accountans (AICPA) yang dikutip oleh Winarno (2006:11.4), sistem pengendalian internal adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Mulyadi (2016:129), sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan pengertian sistem pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipatuhi 406

6 bersama untuk menjaga seluruh harta kekayaan organisasi dari berbagai arah (Mardi, 2011:59). Dari beberapa pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem pengendalian internal adalah suatu sistem yang meliputi struktur organisasi dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen dari berbagai arah. METODE PENELITIAN Pendekatan penelitian yang dilakukan penulis dalam penelitian kali ini adalah pendekatan kualitatif. Penelitian ini bertujuan untuk mengambil kesimpulan berdasarkan teori teori yang ada. Metode kualitatif adalah suatu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata tertulis atau lisan dari orang-orang atau perilaku yang dapat diamati. Pendekatan kualitatif ini berusaha untuk memberikan perkembangan konsep, mengumpulkan berbagai fakta yang ada tanpa melakukan pengujian hipotesis dan statistik dalam penelitiannya. Pendekatan ini dimulai dengan observasi obyek yang diteliti, membandingkan hasil observasi dengan landasan teori yang telah dirangkum agar dapat menemukan pemecahan masalah dan pengambilan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini akan memberikan makna terhadap obyek yang diteliti sesuai dengan penelitian yang diambil oleh peneliti tentang peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam meningkatkan efektivitas pengendaian internal. TEKNIK ANALISIS DATA Teknik analisis data adalah metode atau alat yang digunakan dalam rangka memecahkan masalah. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan pengamatan-pengamatan terhadap proses penjualan yang terjadi di lapangan dan menganalisa kejanggalan yang terjadi dalam proses penjualan tersebut serta menemukan kelemahan-kelemahan pengendalian internal pada penjualan yang diterapkan oleh Toko Buku Uranus 407

7 Berikut ini adalah teknik analisis data yang digunakan dalam menganalisis peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam rangka meningkatkan efektivitas pengendalian internal pada Toko Buku Uranus : 1. Identifikasi data yang berhubungan dengan sistem penjualan Toko Buku Uranus 2. Pengumpulan dan analisis data yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan 3. Menganalisa dan mengevaluasi kelemahan SIA penjualan yang diterapkan 4. Hasil Analisis SIA penjualan 5. Kesimpulan dan saran. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada Toko Buku Uranus bagian penjualan kredit masih belum ada dalam struktur organisasi dikarenakan manager toko merangkap sebagai kasir dan memantau semua kinerja yang ada. Hal ini menyebabkan terjadinya rangkap tugas dan kurangnya pengawasan terhadap kinerja bagian yang lain. Kurangnya terhadap pengawasan dapat membuat bagian yang terkait melakukan kecurangan dan menunda pekerjaan yang ada sehingga terjadi penumpukan tugas dan telatnya informasi yang seharusnya di terima oleh Pemilik Toko. Bagian kasir merangkap tugas untuk melakukan transaksi penjualan tunai, penjualan kredit, dan memasukkan data harga barang yang dijual dan diskon yang sehausnya bagian kasir hanya melakukan transaksi penjualan tunai saja, transaksi penjualan kredit dilakukan oleh bagian penjualan kredit, dan memasukkan data harga barang yang dijual dan diskon dilakukan dan diotorisasi langsung oleh Pemilik Toko. Bagian penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan beserta otorisasi pemberian penjualan kredit. Tidak hanya bagian penjualan kredit masih belum ada dalam struktur organisasi, bagian penagihan juga masih belum ada. Disini bagian penagihan sangat diperlukan karena dengan adanya bagian penagihan perusahaan akan mengetahui kredit pelanggan yang jatuh tempo dan melakukan penagihan berkala. Piutang yang tak tertagih pada Toko Buku Uranus ini sangat tinggi dikarenakan belum adanya bagian penagihan. Dalam transaksi 408

8 penjualan kredit, melakukan penagihan secara berkala dan membuat laporan pelunasan piutang yang telah ditagih. Berdasarkan hasil penelitian tersebut terdapat kelemahan dari sistem penjualan Toko Buku Uranus yaitu : 1. Adanya rangkap tugas yang terdapat pada manager toko dan kasir 1, bagian kasir dan bagian penagihan serta bagian penjualan kredit dan bagian kasir hal ini dikarenakan belum adanya struktur organisasi yang baik sehingga ketiga fungsi ini tidak berjalan maksimal dan rangkap tugas ini juga bisa saja melakukan penyelewengan baik dalam bagian yang tidak diawasi oleh manager toko maupun penerimaan pembayaran piutang pelanggan. 2. Belum adanya bagian penjualan kredit yang memonitor dan mengotorisasi penjualan kredit berdampak pada piutang tak tertagih sangat tinggi. 3. Tidak adanya bagian penagihan yang mengecek dan melakukan penagihan piutang secara berkala sehingga tidak ada yang melakukan penagihan kepada pelanggan. 4. Pemilik Toko tidak memasukkan dan mengotorisasi data harga barang yang dijual dan diskon sehingga dapat menimbulkan kecurangan atau penyelewengan atau salah input jika dilakukan oleh bagian kasir. SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai peranan sistem informasi akuntansi penjualan untuk meningkatkan efektivitas pengendalian internal yang dilakukan di Toko Buku Uranus, diperoleh simpulan sebagai berikut: a. Adanya rangkap tugas yang terdapat pada manager toko dan kasir 1, bagian kasir dan bagian penagihan serta bagian penjualan kredit dan bagian kasir hal ini dikarenakan belum adanya struktur organisasi yang baik sehingga ketiga fungsi ini tidak berjalan maksimal dan rangkap tugas ini juga bisa saja melakukan penyelewengan baik dalam bagian yang tidak diawasi oleh manager toko maupun penerimaan pembayaran piutang pelanggan. 409

9 b. Belum adanya bagian penjualan kredit yang memonitor dan mengotorisasi penjualan kredit berdampak pada piutang tak tertagih sangat tinggi. c. Tidak adanya bagian penagihan yang mengecek dan melakukan penagihan piutang secara berkala sehingga tidak ada yang melakukan penagihan kepada pelanggan. d. Pemilik Toko tidak memasukkan dan mengotorisasi data harga barang yang dijual dan diskon sehingga dapat menimbulkan kecurangan atau penyelewengan atau salah input jika dilakukan oleh bagian kasir. SARAN Berdasarkan permasalahan-permasalahan penjualan yang ditemukan pada tahap monitoring, penulis mencoba mengemukakan beberapa saran sebagai berikut: a. Sistem penjualan Toko Buku Uranus terdapat pemisahan fungsi yang jelas dengan menyeleksi karyawan bagian staf operasional penjualan dan kasir untuk ditempatkan sesuai kebutuhan setiap bagian yaitu bagian penjualan kredit, bagian penagihan, dan kasir berdasarkan latar pendidikan, hasil seleksi, dan wawancara agar dapat memenuhi dan berfokus pada bagian yang dibutuhkan oleh Toko Buku Uranus. Jika masih belum bisa terpenuhi maka perusahaan harus mengadakan perekrutan karyawan yang baru sesuai dengan kebutuhan Toko Buku Uranus. b. Bagian Penjualan Kredit wajib mengotorisasi pemberian kredit supaya semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan dapat dipertanggungjawabkan. c. Menambahkan bagian Penagihan untuk berfokus pada mengecek dan melakukan penagihan piutang secara berkala. d. Pemilik Toko yang memasukkan dan mengotorisasi data harga barang yang dijual dan diskon supaya data harga barang yang dijual dan diskon yang dimasukkan ke sistem sudah akurat dan sesuai dengan keinginan Pemilik Toko. 410

10 DAFTAR PUSTAKA Krismiaji, 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta. Mardi 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Bogor. Mulyadi 2008, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. O Brien, James A. 2008, Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12, Salemba Empat, Jakarta. Siagian, Sondang 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Enam Belas, Bumi Aksara, Jakarta. Sulistiyowati, Leni 2010, Panduan Praktis Memahami Laporan Keuangan, Elex Media, Jakarta. Susanto, Azhar Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan Manual Pratika Penyusunan Metode Dan Prosedur Edisi Kedelapan, Bandung. Winarno, Wing Wahyu 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi kedua, UPP STIM YKPN, Yogyakarta. 411