ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PT. CAKRA INDO FLUIDA

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PT. CAKRA INDO FLUIDA Aris Shofiyuddin Hammadi, Mahsina, Ali Rasyidi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi,Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Tujuan penelitian ini dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada PT. Cakra Indo Fluida.Jenis penelitian yang dilakukan adalah kualitatif deskriptif.hasil analisis penelitian : 1) Adanya perangkapan fungsi keuangan yang merangkap sebagai fungsi akuntansi, 2) Proses pencatatan absensi menggunakan check lock kartu, 3) Proses perhitungan gaji dan penyimpanan file-file-nya masih manual, 4) Proses Penjurnalan yang dilakukan yang masih manual tanpa adanya software yang mendukung. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penggajian, Pengendalian Intern ABSTRACT The purpose of this research is to investigate the implementation of employee payroll accounting information system at PT. Cakra Indo Fluida. Type of research is descriptive qualitative.analyzes the results: 1) The existence geminating finance function which doubles as the accounting, 2) process of recording attendance use the card check lock, 3) The process of calculating salary and storage fiels is still manual, 4) journalizing process is still done manually without any software support. Keywords : Payroll Accounting Information Systems, Internal Control PENDAHULUAN Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan sehingga merupakan pengeluaran perusahaan yang relatif besar karena itu diperlukan suatu pengendalian intern yang baik agar dalam pelaksanaan penggajian dari perhitungan sampai pembayaran dapat berjalan dengan efisien dan lancar.dan untuk menciptakan suatu pengendalian intern yang memadai diperlukan juga suatu sistem informasi akuntansi yang memadai. 12

2 PT. CAKRA INDO FLUIDA adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang engineering, procurement, dan contructionsdimana persoalan tentang sistem penggajian pegawai/karyawan menjadi masalah yang penting karena karyawan yang dibutuhkan cukup banyakkarena apabila perusahaan tersebut tidak memiliki suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang memadai akan menyebabkan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan di dalamnya. Dengan sistem informasi penggajian pada perusahaan diharapkan dapat meningkatkan pengendalian intern dalam perusahaan itu sendiri. Semakin baik pengendalian intern yang di terapkan, semakin baik pula pelaksanaan operasional perusahaan, sebaliknya apabila pengendalian intern tidak dapat dilaksanakan dengan baik, sehingga perusahaan akan mengalami ketidakefektivan didalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.maka penelitian ini mengarah kepada bagaimana proses penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. CAKRA INDO FLUIDAdengan tujuan untuk mengetahui proses penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. CAKRA INDO FLUIDA untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern penggajian karyawannya. Pengertian Sistem, Sistem menurut Mulyadi (2008:2) yaitu sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda. Unsur- unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan dan dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem serta merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Pengertian Akuntansi, Menurut Pulungan(2013:3), Akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian-kejadian ekonomi sebuah organisasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi, Menurut Romney dan Steinbart (2006:6), Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Pengertian sistem Penggajian, Menurut Mulyadi (200 8:391), sistem penggajian adalah sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang 13

3 bekerja sebagai manajer, atau karyawan yang gajinya dibayarkan perbulan, tidak tergantung dari jumlah jam, hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Sistem Pengendalian Intern, Menurut Mulyadi (2008:163) sistem pengendalian intern adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Teori Efektivitas, Menurut KBBI Edisi Ketiga tahun 2006, halaman 284 yang disusun oleh Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, efektif adalah Ada efeknya, Manjur atau mujarab (tt obat), Dapat membawa hasil.sementara itu, efektivitas memiliki pengertian keefektifan adalah :Keadaan berpengaruh, Kemanjuran, Keberhasilan, Hal mulai berlakunya (tentang undang-undang, peraturan). METODE PENELITIAN Pendekatan penelitian Pendekatan penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang menggambarkan keadaan yang sesungguhnya terjadi dilapangan pada perusahaan untuk analisa dengan menggunakan teori yang telah dikemukakan. Jenis dan sumber data Dalam penyusunan skripsi ini sumber data yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah data kualitatif yang bersumber dari data primer perusahaan dan data sekunder. Unit Analisis Unit analisis dari penelitian ini adalah Sistem informasi akuntansi penggajian yang dilakukan PT. Cakra Indo Fluida untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern penggajian karyawan. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan Studi Kepustakaan (Literature Study) dan Studi Lapangan (Field Study) yang terdiri dari data wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik Analisis Data Dan teknik analisis data dalam penelitian ini adalah : 14

4 1. Pendiskripsian obyek yang akan diteliti seperti sejarah perusahaan, visi misi perusahaan maupun struktur perusahaan yang ada dalam PT. Cakra Indo Fluida. 2. Mengidentifikasi data Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan, pelaksanaan penggajian, dokumen-dokumen yang terkait dalam sistem penggajian, dan catatan yang digunakan. 3. Menganalisa dengan cara mendeskripsikan bagan alir sistem informasi akuntansi penggajian. 4. Menganalisa potensi dari kelemahan prosedur sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang adapada PT. Cakra Indo Fluida. 5. Memberikan usulan perbaikan dan rekomendasi pada penerapan sistem informasi akuntansi penggajian. 6. Memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan setelah memberikan usulan perbaikan. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bagan Alir (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Cakra Indo Fluida Berikut gambar bagan alir ( Flowchart) sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida dapat di lihat pada gambar 1 : Analisa Struktur Organisasi Pada PT. Cakra Indo Fluida Pengendalian intern sistem informasi akuntansi penggajian pada struktur organisasi PT. Cakra Indo Fluida di Gresik ini masih memiliki fungsi dan bagian-bagian yang belum terpisah dengan baik.hal ini ditunjukkan denganadanya perangkapan tugas pada bagian keuangan yang bertanggung jawab untuk mengendalikan keuangan perusahaan, merangkap sebagai accounting perusahaan yang bertanggung jawab untuk mencatat dan menjurnal pada kejadian-kejadian transaksi perusahaan yang timbul serta membuat laporan keuangan. 15

5 Sumber : PT. Cakra Indo Fluida(2015). Gambar 1 : Bagan Alir (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Cakra Indo Fluida Analisis Terhadap Prosedur Pencatatan Waktu PT. Cakra Indo Fluida Dalam hal prosedur pencatatan waktu kerja pada PT. Cakra Indo Fluida di Gresik menggunakan check lockkartu yang berlaku untuk semua karyawan kecuali untuk karyawan yang berada di luar gresik menggunakan daftar absensi, untuk menciptakan suatu pengendalian intern perusahaan yang lebih baik dan memadai, 16

6 prosedur pencatatan waktu pada PT. Cakra Indo Fluida yang menggunakan kartu check lock ini masih belum memadai karena masih memiliki beberapa kelemahanmisalnya terjadi kecurangan seperti halnya di kenal dengan istilah titip absen atau pemalsuan data absensi dan segala kecurangan maupun kesalahan yang lainnya. Analisa Terhadap Prosedur Pembuatan Daftar Gaji PT. Cakra Indo Fluida Dalam analisa terhadap pembuatan dan perhitungan gaji pada PT. Cakra indo fluida ditemukan beberapa kelemahan, yaitu perhitungan gaji yang di lakukan masih menggunakan cara manual tanpa adanya sistem atau database yang mendukung. Sehingga memungkinkan akan terjadi suatu kesalahan pemberian gaji maupun pemotongan gaji yang diakibatkan oleh human error. Analisa Terhadap Prosedur Pembayaran Gaji PT. Cakra Indo Fluida Prosedur pembayaran gaji yang diterapklan oleh PT. Cakra Indo Fluida sudah memadai dan tidak ditemukan adanya suatu kelemahan, karena proses pembayaran gaji dilakukan oleh Bagian Keuangan. Untuk karyawan tetap (PKWTT) pembayaran gaji langsung di transfer melalui bank ke rekening masing-masing karyawan sedangkan untuk karyawantidak tetap atau disebut dengan karyawan kontrak (PKWT) pembayarannya dilakukan oleh bagian keuangan sendiri secara tunai. Analisa Terhadap Prosedur Penjurnalan PT. Cakra Indo Fluida Penganalisaan terhadap prosedur penjurnalan pada PT. Cakra Indo Fluida masih memiliki kelemahan yang di tandai dengan masih manualnya proses perhitungan gaji karyawan perusahaan. Karena tidak menutup kemungkinan akan terjadi keterlambatan dalam melakukan pembayaran gaji jika pembuatan daftar gaji dikerjakan secara manual, begitupun dalam hal penjurnalannya. Dan untuk proses penjurnalan yang dilakukan oleh PT. Cakra Indo Fluida dapat dikatakan sudah melakukan proses penjurnalan dengan cukup baik. Dimana penjurnalan untuk biaya gaji dicatat ketika beban itu timbul dan penjurnalan untuk pengeluaran kas / bank dilakukan setelah adanya pengeluaran uang benar-benar dilakukan oleh bagian keuangan perusahaan. Usulan Perancangan Bagan Alir (Flowchart) Penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida Usulan Perancangan Flowchart penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida dapat di lihat pada gambar 2 dan 3. 17

7 Sumber : Peneliti(2015). Gambar 2 : Bagan Alir (Flowchart) Penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida 18

8 Sumber : Peneliti(2015). Gambar 3 : Bagan Alir (Flowchart) Penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida (Lanjutan) 19

9 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT. Cakra Indo Fluida tentang sistem informasi akuntansi penggajian karyawan, peneliti dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang dilakukan PT. Cakra indo fluida masih belum sepenuhnya dikatakan efektif dalam pengendalian internnya, karena masih terdapat perangkapan tugas antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi sehingga pengendalian intern perusahaan lemah. 2. Pada proses sistem pencatatan waktu (absensi) pada PT. Cakra indo fluida masih memiliki kelemahan, karena perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan waktu dengan check lock kartu. 3. Proses sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida dalam hal perhitungan gaji dan penyimpanan arsip file juga masih memiliki beberapa kelemahan, dimana perusahaan masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan program software excel. Akan tetapi dalam hal pelaksanaan penggajiannya sudah sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh perusahaan. 4. Dengan tidak adanya software yang mendukung sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida dalam hal penjurnalan menunjukkan bahwa masih lemahnya sistem pendukung proses penggajiannya, yang memungkinkan akan terjadi kesalahan maupun keterlambatan penjurnalan. Saran Berdasarkan uraian kesimpulan diatas, peneliti mencoba untuk memberikan saran dan rekomendasi kepada perusahaan sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan pengendalian intern yang memadai harus dilakukan pemisahan bagian atau penambahan bagian, dengan menambahkan bagian akuntansi di struktur perusahaan. Karena keuangan dan akuntansi itu berbeda, perbedaan dapat di lihat dari masing-masing tugasnya dan bagian akuntansi tidak seperti bagian keuangan yang tidak memiliki standart baku yang mengatur segala aktivitas pencatatannya. 20

10 2. Untuk menciptakan pengendalian intern yang lebih baik lagi hendaknya perusahaan mengganti sistem pencatatan waktunya dengan menggunakan teknologi mesin finger print yang sudah teruji dan banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk mencegah tindakan kecurangan. 3. Agar lebih efektif hendaknya perusahaan mengganti sistem perhitungan yang manual menjadi sistem yang terkomputerisasi agar dalam hal perhitungan gaji lebih cepat dan hasilnya lebih akurat dibandingkan dengan proses sistem manual. 4. Untuk prosedur penjurnalan PT. Cakra Indo Fluida harus menggunakan sistem yang terkomputerisasi agar pelaksanaan pembukuan bisa berjalan dengan lancar sebagaimana mestinya. 5. Dan saran untuk peneliti selanjutnya agar peneliti melihat perkembangan tingkat efektivitas pengendalian intern penerapan sistem penggajian pada perusahaan setelah adanya usulan atas kelemahan dari peneliti sebelumnya yang kemungkinan ada yang terlewatkan untuk lebih di ciptakannya lagi sistem yang benar-benar memadai pada perusahaan dan juga agar peneliti selanjutnya menghitung prosentase atau selisih waktu perbandingan tingkat keefektifan dari usulan yang diberikan agar data yang dipaparkan lebih kongkrit. DAFTAR PUSTAKA KBBI, 2006, Definisi Efektivitas, Edisi Ketiga, Halaman 284, diakses tanggal 21 Desember 2014 dari Mulyadi 2008, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta. Pulungan, Andrey Hasiholan, Ahmad Basid Hasibuan, Luciana Haryono, 2013, Akuntansi Keuangan Dasar Berbasis PSAK Per 1 Juni 2012, Edisi Pertama, Mitra Wacana Media, Jakarta. Romney, M.B & Steinbart, P.J 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Salemba Empat, Jakarta. 21