MANUAL PEMERIKSAAN STOR ALAT TULIS A. TINDAKAN PEGAWAI STOR 1. Pilih Modul Pemeriksaan Stok 2. Aktifkan Pemeriksaan Stok *Sila pastikan semua proses penerimaan/pengeluaran/pelupusan/pelarasan telah selesai sebelum aktifkan 1
3. Lantik Pegawai Pemeriksa 3.1 Daftarkan tarikh pemeriksaan Masukkan tarikh mula & tarikh akhir (tarikh pemeriksaan dijalankan) *Sila tentukan tarikh mula dan akhir pemeriksaan kerana sepanjang tarikh pemeriksaan diaktifkan semua proses pengurusan stor tidak akan aktif. 3.2 Lantik Pegawai Pemeriksa 3.2.1 Klik Daftar Pegawai Pemeriksa *Lantikan Pegawai Pemeriksa terdiri daripada Wakil Zon Kewangan (Penolong Akuntan/Pegawai Kewangan) sebagai Ketua Pemeriksa, manakala Pemeriksa Kedua adalah pegawai (Penolong Pegawai/Pegawai) yang tidak terlibat secara langung dengan perolehan/pengurusan stor alat tulis. 2
3.2.2 Daftar Pegawai Pemeriksa 3.2.3 Lantik Ketua Pemeriksa (Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar) 3.2.4 Aktifkan Pemeriksaan Stor Tahun 2017 3
3.2.5 Pemeriksaan Stor Tahun 2017 telah aktif dan proses pemeriksaan boleh dijalankan *Pegawai pemeriksa yang dilantik akan menerima surat lantikan melalui email yang telah didaftarkan dalam e-stok. Sekiranya masih tidak menerima emel untuk menggunakan id dan kata laluan sebagai pemeriksa stok, mohon rujuk pegawai stor PTJ berkenaan dan semak id 3.2.5 Sekiranya Pegawai Pemeriksa tidak menerima email 4. Semasa pemeriksaan fizikal stok dijalankan, Pegawai Stor diminta untuk mencetak laporan keseluruhan stok terkini untuk memudahkan pegawai pemeriksa membuat semakan dan catatan: Modul Bekalan Kawalan - Kawalan Stok klik Cetak 5. Surat rasmi lantikan Pegawai Pemeriksa Stor dan tarikh mesyuarat perlu disediakan oleh PTJ sebelum pemeriksaan stor dijalankan. 4
B. TINDAKAN PEGAWAI PEMERIKSA STOR 1. Akses sistem e-stok (estok.upm.edu.my) dan masuk ke set Pemeriksaan Stok 2. Semak email untuk dapatkan id dan kata laluan sebagai pemeriksa stok *Contoh surat lantikan yang diterima melalui email, sekiranya tidak terima email rujuk langkah 3.2.5 (Tindakan Pegawai Stor) 5
3. Log in id Pegawai Pemeriksa Stor 3.1 Masukkan nama pengguna & kod proses merujuk emailyang diterima 3.2 Sekiranya tiada paparan modul pemeriksaan stok 3.3 Lihat security website dan klik Allow pop up untuk aktifkan seterusnya refresh ulangi langkah 3.1 6
4. Aktifkan Task Pemeriksaan Stok 4.1 Daftar Task Pemeriksaan Stok *Ketua Pemeriksa perlu daftarkan task pemeriksaan stor terlebih dahulu, nama task (Pemeriksaan Stor*PTJ*Bil../Tahun) 4.2 Lantik Pemeriksa 1 dan Pemeriksa 2 *Ketua Pemeriksa melantik Pemeriksa 1 (Nama Sendiri) dan Pemeriksa 2, nama yang telah didaftarkan oleh Pegawai Stor. 7
5. Lengkapkan Pemeriksaan Stok 5.1 Masuk ke Pemeriksaan Stok *Pastikan kedua-dua Pemeriksa telah dilantik 5.2 Masukkan data stok yang telah diperiksa secara fizikal 5.3 Klik Tambah barang untuk masukkan senarai stok yang berada di PTJ dan telah diperiksa *klik semua stok yang telah diperiksa dan pastikan semua bertanda / dan seterusnya klik Pilih Stok 8
5.4 Semak baki di stok semasa dan baki fizikal yang telah di buat semakan *Baki semasa adalah baki terakhir yang direkodkan pada estok, pastikan pegawai stor PTJ tidak membuat apa-apa transaksi semasa data pemeriksaan stok sedang direkodkan 5.5 Rekodkan baki fizikal dan catatkan penemuan sekiranya terdapat perbezaan dengan baki semasa. *Klik Kemaskini Laporan Pemeriksaan setiap kali stok direkodkan pada setiap halaman supaya rekod disimpan 5.6 Ulangi langkah 5.3 dan langkah 5.5 sehingga bilangan stok terakhir sama dengan bilangan fizikal stok yang berada di PTJ. 5.7 Selepas selesai langkah 5.6 klik Hantar Laporan ke Ketua Pemeriksa 9
5.8 Rekod pemeriksaan stok (langkah 5.1 hingga 5.6) boleh dibahagikan kepada Pemeriksa 2 sekiranya perlu, dimana Pemeriksa 1 memilih senarai stok yang diperlukan manakala Pemeriksa 2 melengkapkan senarai stok yang tidak dipilih oleh Pemeriksa 1. Seterusnya Pemeriksa 2 ulangi langkah 5.1 sehingga 5.7. 5.9 Laporan Pemeriksaan Stor selesai dan sudah lengkap *Pemeriksa 1 akan menerima task yang sudah lengkap, pilih Task Pemeriksaan dan seterusnya klik Hantar Laporan Pemeriksa ke Pegawai Stor 6. Pemeriksaan selesai, sila semak dengan Pegawai Stor samada Laporan Pemeriksaan telah diterima 7. Tugasan Verifikasi Stor akan dilaksanakan oleh Bahagian Pengurusan Aset, Pejabat Bursar. Tindakan Verifikasi Stor akan dibuat setelah pemeriksaan stor selesai dan akan maklumkan kepada PTJ. SELAMAT MENCUBA TERIMA KASIH... 10