Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN)

Transkripsi

1 PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (IDEC) Sistem Ke Luar Negara (SPLN) M a n u a l P e n g g u n a B L O K 5 & 7, P U T R A I N F O P O R T - I O I R E S O R T, J A L A N K A J A N G - P U C H O N G, U P M S E R D A N G, S E L A N G O R D A R U L E H S A N

2 Kandungan 1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR CARIAN PERMOHONAN URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR SENARAI CUTI AM... 8 Halaman i

3 1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA Mula 1.1 FUNGSI KESELURUHAN ke luar negara Proses ini merangkumi fungsi-fungsi berikut :- Semakan Tugas Rasmi? Ya Pengesahan Peruntukan/ Perbelanjaan daripada TNC? Ya Sokongan Tamat Tidak Tidak Perakuan Kelulusan Fungsi ke luar negara Semakan permohonan Pengesahan Peruntukan / Perbelanjaan Perakuan Sokongan Kelulusan Keterangan Pemohon memohon ke luar negara Urusetia Pejabat Naib Canselor menyemak permohonan yang diterima Pejabat Bendahari mengesahkan/tidak mengesahkan peruntukan dan perbelanjaan yang digunakan dalam permohonan Ketua PTJ memperakukan/tidak memperakukan permohonan untuk ke luar negara Naib Canselor menyokong/tidak menyokong permohonan daripada Timbalan Naib Canselor Naib Canselor meluluskan/tidak meluluskan permohonan ke luar negara Petunjuk : Tindakan oleh Pemohon Tindakan oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor Tindakan oleh Pejabat Bendahari Tindakan oleh Ketua PTJ Tindakan oleh Ketua Jabatan (Naib Canselor) Tindakan oleh Naib Canselor Halaman 1

4 2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA 2.1 Taipkan URL sistem iaitu pada pelayar Internet Explorer. 2.2 Taipkan ID dan kata laluan Putra, masing-masing di ruangan ID Putra dan Katalaluan. Kemudian, klik pada butang Login. Halaman 2

5 3.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN 3.1 Klik menu Modul Semakan > Untuk Semakan 3.2 Skrin Semakan permohonan dipaparkan. 3.3 Tempoh Status boleh dilihat apabila klik pada Tarikh. 3.4 Klik no permohonan untuk proses semakan. 3.5 Skrin Semakan dipaparkan 3.6 Pilih status semakan di medan Status. 3.7 Jika status adalah dikembalikan, wajib lengkapkan alasan pada medan Alasan. 3.8 Taip catatan pada medan Catatan/Lain-Lain. Halaman 3

6 3.9 Pilih klasifikasi risiko bagi permohonan. Perhatian : Sistem akan memaparkan Klasifikasi Risiko mengikut syarat yang telah ditetapkan tetapi boleh diubah mengikut kesesuaian. High Risk o Tujuan Perjalanan = Perjalanan Tugas Rasmi o Peruntukan = Lain-lain Sumber atau o Tujuan perjalanan = Perjalanan Bukan Tugas Rasmi o Kekerapan = lebih 5 kali ke luar Negara bagi 1 tahun semasa Medium Risk o Tujuan Perjalanan = Perjalanan Tugas Rasmi o Peruntukan = Mengurus / Penyelidikan/akaun amanah Low Risk o Tujuan Perjalanan = Perjalanan Bukan Tugas Rasmi 3.10 Klik butang Simpan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK 3.11 Skrin Semakan dipaparkan dengan status urusetia terkini Klik butang Proses untuk tindakan pihak selanjutnya. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK Skrin Semakan dipaparkan. Halaman 4

7 4.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR CARIAN PERMOHONAN 4.1 Klik menu Modul Semakan > Carian 4.2 Skrin carian permohonan dipaparkan. 4.3 Taip maklumat No /Nama Pemohon/No staf /pilih Jenis Perjalanan/ pilih Status Terkini pada medan No /Nama Pemohon/No staf /Jenis Perjalanan/Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 4.4 Klik butang Carian. 4.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 4.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 4.7 Klik No untuk paparan permohonan. 4.8 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 5

8 Halaman 6

9 5.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN 5.1 Klik menu Modul Semakan > Emel Untuk Kelulusan 5.2 Senarai permohonan untuk diemel kepada Naib Canselor dipaparkan. Perhatian : Hanya permohonan yang telah diperakukan oleh Ketua PTJ dipaparkan. 5.3 Klik untuk tidak menghantar maklumat permohonan kepada Naib Canselor. 5.4 Klik butang Hantar untuk memaklumkan kepada Naib Canselor melalui berkenaan permohonan untuk kelulusan. Perhatian : yang telah dimaklumkan kepada Naib Canselor melalui akan dipaparkan pada skrin Untuk Kelulusan pada Modul Kelulusan Halaman 7

10 6.0 URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR SENARAI CUTI AM 6.1 Klik menu Modul Semakan > Senarai Cuti Am 6.2 Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan. 6.3 Klik butang Carian. 6.4 Senarai semua cuti Am dipaparkan. 6.5 Taip tahun pada medan Tahun. 6.6 Klik butang Carian. 6.7 Senarai cuti Am bagi tahun yang ditaip dipaparkan. 6.8 Klik Tarikh Cuti Am untuk mengemaskini cuti tersebut. 6.9 Skrin Kemaskini Cuti Am dipaparkan Kemaskini medan yang berkenaan Jika klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan. Halaman 8

11 6.12 Jika klik butang Hapus untuk menghapus maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan Klik butang Cetak untuk mencetak senarai Cuti Am. Klik butang Print untuk mencetak Untuk menambah Cuti Am klik butang Tambah pada skrin Paparan Cuti Am Skrin Tambah Cuti Am dipaparkan Taip tahun pada medan Tahun Taip nama cuti pada medan Nama Cuti Klik untuk memilih tarikh Klik pada medan Hari, paparan hari bagi tarikh yang dipilih dipaparkan Klik butang Simpan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Halaman 9