Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini bertujuan menerangkan kaedah pengurusan dan perlaksanaan projek-projek pembangunan fizikal UPM. Prosedur ini digunapakai bagi; a) Perolehan Kerja Tender dan Sebut Harga b) Pengurusan Projek Secara Dalaman (In-House) dan Menggunakan Khidmat Perunding Ia meliputi kerja-kerja berikut; Pembinaan baharu iaitu projek baharu atau tambahan kepada ruang sediada yang berkait dengan struktur bangunan dan penambahan keluasan pada ruang sediada. Kerja ubah suai iaitu kerja yang melibatkan perubahan fizikal ke atas bangunan atau infrastruktur sediada yang mengubah fungsi asal kepada fungsi baru. Contohnya : Ubahsuai ruang pejabat kepada makmal. Proses-proses dalam pengurusan projek adalah seperti berikut : 2.1 Perancangan Permohonan Khidmat Kajian Fisibiliti Pelantikan Perunding (jika perlu) Kelulusan Mengemukakan pelan-pelan perancangan projek kepada Pihak Berkuasa yang berkaitan (jika perlu). 2.2 Reka Bentuk dan Dokumentasi Reka Bentuk Skematik Reka Bentuk Terperinci Dokumentasi
Halaman: 2/9 2.3 Perolehan Kerja; Pembidaan Pemilihan Pelantikan Kontraktor 2.4 Pembinaan Dan Penyiapan Pembinaan Penyiapan 2.5 Pembaikan Kecacatan Pembaikan Kecacatan Penilaian Prestasi Kontraktor Penilaian Prestasi Perunding 2.6 Pembayaran Pembayaran bermula dari proses perancangan sehingga pembayaran muktamad (final account) Kontraktor Perunding 2.7 Pemantauan dan kawalan Pemantauan bermula dari proses perancangan sehingga pengeluaran Sijil Siap Membaiki Kecacatan (CMGD) Kemajuan Perancangan dan perlaksanaan projek Laporan kepada Pihak Pengurusan 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen OPR/PPPA/GP01 Garis Panduan Perancangan OPR/PPPA/GP02 Garis Panduan Rekabentuk dan Dokumentasi OPR/PPPA/GP03 Garis Panduan Perolehan OPR/PPPA/GP04 Garis Panduan Pembinaan dan Penyiapan OPR/PPPA/GP05 Garis Panduan Pembaikan Kecacatan OPR/PPPA/GP06 Garis Panduan Pembayaran OPR/PPPA/GP07 Garis Panduan Pemantauan
Halaman: 3/9 4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat dan Pengurusan Aset : KBPP : Ketua Bahagian Pengurusan Projek KBPK : Ketua Bahagian Pentadbiran dan Kewangan KSP : Ketua Seksyen Perancangan KSKUB : Ketua Seksyen Kontrak dan Ukur Bahan KSPP : Ketua Seksyen Pembinaan dan Pemantauan JKSHU : Jawatankuasa Sebut Harga Universiti PP : Pengurus Projek JTekS : Jawatankuasa Teknikal dan Spesifikasi 5.0 TANGGUNGJAWAB dan Ketua-ketua Bahagian bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Pengurusan Projek dilaksanakan. Semua staf bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Perancangan 7.2 Reka Bentuk dan Dokumentasi 7.3 Perolehan Kerja 7.4 Pembinaan & Penyiapan 7.5 Pembaikan Kecacatan 7.6 Tamat 7.7
Halaman: 5/9 7.0 PROSES TERPERINCI Bil. Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Perancangan Rancang projek dengan merujuk Garis Panduan Perancangan (OPR/PPPA/GP01). 7.3 Reka Bentuk dan Dokumentasi Reka bentuk cadangan projek dengan merujuk Garis Panduan Rekabentuk dan Dokumentasi (OPR/PPPA/GP02). 7.4 Perolehan Laksana perolehan projek dengan merujuk Garis Panduan Perolehan (OPR/PPPA/GP03). 7.5 Pembinaan Dan Penyiapan Bina projek dengan merujuk Garis Panduan Pembinaan dan Penyiapan (OPR/PPPA/GP04). 7.6 Pembaikan Kecacatan Urus pembaikan kecacatan dengan merujuk Garis Panduan Pembaikan Kecacatan (OPR/PPPA/GP05). PP PP KSKUB PP PP 7.7 Tamat Nota: Proses pemantauan, kawalan dan pembayaran berlaku di sepanjang proses perancangan, reka bentuk dan dokumentasi, perolehan kerja, pembinaan, penyiapan dan pembaikan kecacatan.
Halaman: 6/9 8.0 REKOD Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PPPA/() Fail Permohonan Khidmat Borang Permohonan Khidmat (SOK/PYG/BR01) 2. UPM/PPPA/(no.ruj.) Fail Permohonan Projek Salinan Borang Permohonan Khidmat (SOK/PYG/BR01) 3. UPM/PPPA/700/ (no.ruj.) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan KBPK KBPK Kaunter KBPP KBPP Kabinet Fail PP PP Bilik Fail Kuasa Melupus Fail Individu Projek (Tajuk Projek) Surat Niat Pelantikan Perunding (Jika berkaitan) Borang Pergerakan Dokumen (OPR/PPPA/BR13) Borang Pemohonan Maklumat Tambahan (OPR/PPPA/BR06)(Jika berkaitan) Borang Kelulusan Bahan/Dokumen Projek (OPR/PPPA/BR09) Borang Serahan (OPR/PPPA/BR08) Borang Laporan Penyerahan Bangunan dan Aset/Inventori (OPR/PPPA/BR12) Borang Pemberitahuan Pemeriksaan (OPR/PPPA/BR10) Borang Pemeriksaan (OPR/PPPA/BR07) Salinan Surat Setuju Terima Surat Pemberitahuan Perwakilan Kuasa Surat Perwakilan Kuasa Surat Lantikan Kerani Tapak (jika berkaitan) Laporan Kemajuan Kerja Minimum 7 Arkib
Halaman: 7/9 Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Senarai Kecacatan Salinan Perakuan Siap Kerja Salinan Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan Minit-Minit/Petikan Minit Mesyuarat Surat-menyurat Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4. UPM/PPPA/701/1/(no.ruj.) Pembayaran Kontraktor (Tajuk Projek) Salinan Surat Setuju Terima Salinan Surat Pemberitahuan Perwakilan Kuasa Salinan Surat Perwakilan Kuasa Salinan Insuran Tanggungan Awam (Contractors All Risk) Salinan Insuran Pekerja (Workman s Compensation) Salinan Bon Perlaksanaan Salinan Perakuan Siap Kerja Salinan Perakuan Pembayaran Salinan Perakuan Muktamad Borang Penilaian Prestasi (dokumen sokongan utk perakuan pembayaran) KSKUB KSKUB Bilik KSKUB 5. UPM/PPPA/701/2/(no.ruj.) (Pembayaran Perunding) (Tajuk Projek) Salinan Surat Niat Salinan Surat Pelantikan Perunding Salinan Perakuan Pembayaran Salinan Perakuan Muktamad MOA- Salinan Muka Surat Bersetem Borang Penilaian Prestasi KSKUB KSKUB Bilik KSKUB 6. Log Pendaftaran Lawatan Tapak KSKUB KSKUB Bilik KSKUB 7. UPM/PPPA/705 Fail Laporan Penilaian Tender/Sebut Harga Kerja KSKUB KSKUB Bilik KSKUB
Halaman: 8/9 Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Salinan Laporan Penilaian Tender/Sebut Harga (OPR/PPPA/DF04) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 8. UPM/PPPA/706/LOG PKP Log Penerimaan dan Pengagihan Borang Permohonan Khidmat (SOK/PYG/BL01) 9. UPM/PPPA/LOG LT Log Penerimaan Lukisan Terbina KBPP KBPP KSKUB KSKUB Bilik KSPP 10. UPM/PPPA/707/LOG DK KSKUB KSKUB Bilik KSKUB Log Penerimaan Dokumen Kontrak
Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Oleh Diluluskan / Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 20/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 11/2011 WP 08/08/2011 02 02 1/2013 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 4/2013 WP 30/04/2013 02 03 9/2014 Mesyuarat Ketua Zon PPPA Dengan YBhg. Dato Naib Canselor UPM Bil 2/2014 TWP PTJ WP 11/09/2014