PERENCANAAN SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI: STUDI KASUS STIE CANDA BHIRAWA PARE Andi Reza Perdanakusuma 1) dan Erma Suryani 2) 1) Jurusan Magister Manajemen Teknologi Informasi, Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember e-mail: andireza@gmail.com 2) Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK Dewasa ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari peran Sistem informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). STIE Canda Bhirawa adalah salah satu perguruan tinggi swasta yang saat ini mengalami pertumbuhan bisnis yang cukup baik. Dalam upaya mencapai tujuan STIE Canda Bhirawa yang terumuskan dalam visi dan misi, memerlukan strategis bisnis maupun strategis SI/TI. Selama ini sistem administrasi yang ada di STIE CB belum mencukupi kebutuhan operasional sehari-hari, seperti administrasi akademik, keuangan, kemahasiswan dan perpustakaan. Untuk itu ada keinginan untuk membangun suatu perencanaan kebutuhan SI/TI agar pembangunan SI/TI di STIE-CB dapat dilakukan secara terencana dan dapat mengintegrasikan kebutuhan informasi disana. Konsep dasar yang digunakan dalam menyusun kerangka kerja Perencanaan Strategis SI/TI di STIE CB yaitu dengan menggunakan metodologi John Ward dan Joe Peppard. Tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi berdasarkan metodologi John Ward dan Joe Peppard yaitu memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah membuat suatu perencanaan strategis SI yang sesuai dengan strategi organisasi sehingga bisa mendukung kinerja organisasi secara kontinyu, agar apa yang dilakukan pada pengembangan SI/TI dapat terus berkesinambungan dan mempunyai arahan yang jelas serta sesuai dengan rencana strategis dari organisasi. Kata kunci: Perencanaan Kebutuhan SI/TI, Perencanaan Strategis SI/TI, Metodologi Ward- Peppard. PENDAHULUAN Latar Belakang Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Canda Bhirawa merupakan salah satu organisasi pendidikan yang didirikan di kota Pare pada tanggal 18 Mei 1999, dengan surat keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan republik Indonesia No : 9/D/0/1999. Tantangan utama yang dihadapi STIE Canda Bhirawa adalah persaingan dengan perguruan tinggi lain yang ada di sekitar pare. Adapun permasalahan yang terdapat di STIE Canda Bhirawa antara lain: 1. Belum mempunyai perencanaan strategi SI/TI yang baik untuk mendukung strategi bersaing dengan perguruan tinggi lainnya 2. Sarana dan prasarana komputer yang belum termanfaatkan secara optimal karena belum adanya arahan yang jelas 3. Keterbatasan sumberdaya yang dimiliki perusahaan dalam mendukung kinerja organisasi C-7-1
Rumusan Masalah 1. Bagaimana merumuskan situasi dan kondisi bisnis dan IT saat ini di lingkungan eksternal dan internal di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Canda Bhirawa? 2. Bagaimana merumuskan kebutuhan bisnis dan informasi di STIE Canda Bhirawa? 3. Bagaimana merumuskan strategi Sistem Informasi di STIE Canda Bhirawa? Tujuan Hasil Penelitian 1. Hasil kuadran SWOT terhadap kondisi bisnis dan SI/TI saat ini di lingkungan eksternal dan internal di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Canda Bhirawa 2. Rekomendasi sistem informasi yang diperlukan di STIE Canda Bhirawa 3. Rekomendasi tentang kebijakan manajemen SI/TI dan kebijakan Teknologi informasi METODE Berdasarkan permasalahan yang ada pada STIE Canda Bhirawa, kemudian penelitian dilakukan secara bertahap. Tahapan dalam penelitian tentang perencanaan kebutuhan sistem informasi pada STIE Canda Bhirawa, langkah-langkah terdiri dari data studi literatur, pengumpulan data, analisa kondisi eksisting, Interpretasi kondisi masa depan, Portofolio aplikasi masa depan. Penelitian dilakukan secara bertahap dengan mengacu pada metodologi Ward & Peppard (2002) dengan tahapan penelitian seperti pada Gambar 1. Gambar 1. Tahapan yang Dilakukan dalam Penelitian C-7-2
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Kondisi Institusi Saat Ini Politik Kebijakan pemerintah meningkatkan anggaran biaya pendidikan dalam APBN dan banyaknya beasiswa yang disediakan pemerintah untuk mahasiswa berarti memperluas kesempatan dan pasar bagi industri pendidikan khususnya perguruan tinggi. Serta tersedianya dana DIKTI melalui kompetisi hibah dan sejenisnya memberikan tambahan suntikan dana bagi peningkatan kualitas pelayanan pendidikan bagi STIECB. Ekonomi Pertumbuhan industri dan perdagangan di Jawa Timur tidak terkecuali di Kediri dan sekitarnya, menuntut kebutuhan sumberdaya manusia yang berkualitas dan mempunyai daya saing/kompetensi dari berbagai level yang memadai. Untuk memenuhi kualitas SDM tersebut, salah satunya dapat diperoleh melalui jalur pendidikan tinggi. Beberapa institusi memilih cara pengembangan untuk alasan efisiensi yaitu dengan cara menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi sebagai penyedia SDM yang berkualitas Sosial Kesadaran masyarakat terhadap minat belajar semakin tinggi. Hal ini terbukti dengan seiring bermunculannya institusi pendidikan di berbagai pelosok tanah air, mulai dari tingkat prasekolah sampai ke perguruan tinggi. Dengan kondisi tersebut, menjadikan belajar sebagai kebutuhan mendasar yang berusaha dipenuhi oleh setiap lapisan masyarakat Tahap Pengolahan Faktor Objektif Teknologi Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat mengakibatkan sekolah tinggi, universtas dan instansi-instansi pendidikan berlomba-lomba untuk melengkapi infrastruktur IT yang semakin terjangkau harganya, dan tentunya perlu didukung oleh SDM teknologi informasi untuk melakukan maintenance pada infrastruktur tersebut, atau bahkan mengembangkan sistem informasi Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Saat ini perguruan tinggi-perguruan tinggi menengah dan kecil khususnya untuk prodi manajemen telah banyak menerapkan SI/TI dalam proses bisnisnya dengan tujuan mempermudah dan menekan biaya operasional. Dalam proses pengembangan, pengaplikasian dan pengelolaan SI/TI ini pada umumnya mereka menyerahkan kepada pihak-pihak yang lebih berkompeten dan profesional (Outsourcing), namun demikian beberapa perguruan tinggi juga mengembangkan sendiri SI/TI nya. Aplikasi yang dimiliki STIE Canda Bhirawa dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Pengelompokan Aplikasi Saat Ini STRATEGIC Website - KEY OPERATIONAL SI Akademik - SI Keuangan HIGH POTENTIAL SUPPORT C-7-3
Analisa SWOT Sebagian hasil dari analisa SWOT disajikan dalam Tabel 2. Tabel 2. Hasil Analisa SWOT Jenis Analisa Kode Deskripsi KEKUATAN S1 S2 Sekolah Tinggi memiliki visi, misi, sasaran dan tujuan yang jelas dan terukur S3 Memiliki spesifikasi keterampilan dalam keahlian Ekonomi Program Studi mampu berperan penting dalam proses belajar KELEMAHAN PELUANG ANCAMAN Dari identifikasi SWOT, diketahui posisi STIE Canda Bhirawa berada di kuadran IV pada ordinat (-25,-2), maka selanjutnya yang menjadi fokus adalah strategi WT (Weakness Threat) yaitu dengan meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman yang membahayakan bagi STIE Canda Bhirawa. Interpretasi Kebutuhan Institusi Mendatang Analisa Value Chain W1 W2 W3 O1 O2 O3 T1 T2 T3 mengajar Sivitas akademika belum maksimal menghayati visi, misi, sasaran dan tujuan sekolah tinggi Kegiatan dari STIE belum mampu tersosialisasi hingga level eksternal Kerjasama dengan institusi nasional (PTN) masih minim Kerjasama dalam bidang pendampingan baik dengan pelaku usaha maupun Pemerintah terjalin dengan baik Masih banyak program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang disediakan Pemerintah Perkembangan lapangan kerja bagi lulusan masih berkembang di Kabupaten/ Kota Kediri dan sekitarnya. Kemampuan menyerap program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang disediakan Pemerintah masih minim Regulasi yang ada lebih menguntungkan perguruan tinggi negeri daripada perguruan tinggi swasta Calon mahasiswa cenderung memilih program studi sejenis di kota-kota besar Identifikasi dan pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang terjadi pada STIE Canda Bhirawa menjadi dua kategori, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung dalam suatu rantai kegiatan yang menggambarkan keterkaitan diantaranya. Adapun diagram value chain untuk STIE Canda Bhirawa disajikan pada Gambar 2. C-7-4
Gambar 2. Value Chain STIE Canda Bhirawa Dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung yang ada di STIE Canda Bhirawa, selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap potensi kebutuhan bisnis pada masing-masing unit kerja. Untuk itu dilakukan pemetaan setiap aktivitas ke dalam proses dan bagian yang terlibat serta kebutuhan potensi bisnisnya. Sebagian hasil pemetaan aktivitas utama disajikan pada Tabel 3 Tabel 3. Pemetaan Aktivitas Utama, Proses, Bagian dan Potensi Kebutuhan Bisnis Aktivitas Proses Bagian Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Berpartisipasi dalam roadshow ke sekolah Promosi Melalui Iklan media Cetak dan elektronik seperi Koran dan Radio serta Televisi Lokal dan website resmi stie Biro Akademik Biro Kemahasiswaan Kaprodi Manajemen dan Akuntasi Potensi Kebutuhan Bisnis Pengoptimalan peran marketing (W12)(T3) Analisa Balance Scorecard Adapun sebagian inisiatif strategi dari balance scorecard untuk pemetaan potensi kebutuhan bisnis digambarkan pada Tabel 4 Tabel 4. Pemetaan Inisiatif Strategi, Ukuran hasil, dan Potensi Kebutuhan Bisnis Potensi Bisnis Ukuran Hasil Inisiatif Strategi Perencanaan dan Adanya sistem Membuat SOP perencananan pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif monitoring sarana dan prasarana kebutuhan sarana dan prasara serta adanya evaluasi secara berkala Inventarisasi aset sarana dan Pengelolaan dan perencanaan dana anggaran yang transparan, akuntabel Berkurangnya penyimpangan anggaran prasarana Membuat kebijakan tentang perencanaan dan pengelolaan anggaran Pembenahan sistem audit anggaran C-7-5
Analisa Critical Success Factor Adapun sebagian skema dari critical success factor untuk potensi kebutuhan bisnis digambarkan pada Gambar 3. Perumusan Strategi Strategi SI Bisnis Gambar 3. Critical Success Factor STIE Canda Bhirawa Berikut ini sebagian hasil perumusan untuk Strategi SI Bisnis - Penambahan Aplikasi yang Diperlukan o Sistem Informasi monitoring sarana dan prasarana Untuk membantu procurement dan menginventariskan sejumlah aset institusi, memungkinkan untuk memprediksi nilai penyusutan aset o Sistem Informasi pemasaran untuk mensupport rencana pemasaran yang terkait penjadwalan dan aktulisasi kegiatan promosi untuk memperkuat brand image STIE Canda Bhirawa di mata publik. Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan hasil analisa sebelumnya didapatkan portofolio aplikasi mendatang yang mengacu pada portofolio aplikasi yang ada saat ini seperti yang disajikan pada Tabel 5. Tabel 5. Portofolio Aplikasi Mendatang STRATEGIC HIGH POTENTIAL Website* - KEY OPERATIONAL SUPPORT Sistem Informasi Akademik* Sistem Informasi Monitoring Sistem Informasi Penerimaan Sarana dan Prasarana** Maba** Sistem Informasi Kepegawaian ** Sistem Informasi Keuangan* Sistem Informasi Kegiatan Sistem Informasi Kelulusan** Intrakulikuler** Sistem informasi kegiatan unit kegiatan mahasiswa** Sistem Informasi Kerjasama** Sistem informasi penjaminan mutu** Sistem Informasi Pemasaran** Keterangan : * : Aplikasi saat ini yang perlu disempurnakan ** : Aplikasi yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis C-7-6
KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian dapat disimpulkan hasilnya sebagai berikut: 1. Untuk sumbu Y (Opportunity Threat) STIE Canda Bhirawa menempati posisi. 2. Untuk sumbu X (Strength - Weakness) STIE Canda Bhirawa menempati posisi -25. Sehingga fokus dari strategi yang diusulkan adalah Strategi WT (Weakness - Threat) yaitu meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman bagi STIE Canda Bhirawa. 3. Direkomendasikan sebanyak 8 sistem informasi baru dan 3 pembaruan sistem informasi yang dibutuhkan untuk menunjang strategi bisnis. 4. Untuk Strategi TI diberikan rekomendasi mengenai penggunaan perangkat wifi dan penggunaan software antivirus yang tersentralisasi. Dalam strategi manajemen SI/TI disarankan agar adanya kebijakan pembentukan UPT TIK di dalam institusi beserta kualifikasi IT Staff dalam UPT TIK. DAFTAR PUSTAKA Amin Widjaja, Tunggal. 2004. Manajemen Strategik. Edisi Pertama. Harvarindo, Jakarta. Freddy Rangkuti. 2005. Great Sales Forecast for Marketing. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Hariadi. 2003. Strategi Manajemen dan Jasa. Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. O Brien, J. A. 2002. Management Information Systems 5 th Ed., McGraw-Hill, Irwin. Titthasiri, W. 2000. Information Technology Strategic Planning Process for Institutions of Higher Education in Thailand. Ward, John., Peppard, Joe. 2002. Strategic Planning for Information System. Cranfield, Bedfordshire, United Kingdom: John Wiley & Sons, LTD. Wedhasmara, Ari. 2009. Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard, Widiyaningsih, Pipin. 2012. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Institusi Pendidikan Tinggi Menggunakan Analisis Critical Success Factors. C-7-7