Minit Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam 2013 Tarikh : 16 Julai 2013 Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ Hadir: 1. Pn. Kamariah Nor Mohd Desa - Pengerusi/Pengarah Kualiti 2. Pn. Noraziah Sharuddin - Wakil Pengurusan 3. Pn. Zaleha Atan - Ketua Juruaudit 4. En. Anuar Talib - Juruaudit 5. Pn. Nor Asikin Mohamad - Juruaudit 6. Cik Badariah Borham - Juruaudit 7. Pn. Junaidah Isnain - Juruaudit 8. Pn. Noraini Yahya - Juruaudit 9. Pn. Kamariah Mohamed Jong - Juruaudit 10. Cik Haslina Othman - Juruaudit/Pemilik Proses 11. Pn. Haslina Nasir - Juruaudit/Pemilik Proses 12. Pn. Zafarina Dol - Juruaudit/Pemilik Proses 13. Pn. Zurina Rosmani - Juruaudit/Pemilik Proses 14. Pn. Junaidah Abdullah - Juruaudit/Pemilik Proses 15. Pn. Syahranah A. Raqi - Document Digital Controller/Pencatat /Pemilik Proses 16. Cik Hamidah Mat Arif - Pemilik Proses 17. Cik Nazrinda A. Samah - Pemilik Proses 18. Pn. Haslinda Sabari - Pemilik Proses 19. Pn. Aslinda Aris - Pemilik Proses 20. En. Mohd Alias Tohiran - Pemilik Proses 21. Pn. Norazila Safri - Pemilik Proses 22. En. Yusrul Hisham Mohd Yusof - Pemilik Proses 23. Pn. Nor Hafiza Daud Kaiyin - Pemilik Proses 24. Pn. Nurrull Huda Abdul Wahid - Pemilik Proses 1
Agenda: 1. Taklimat Pengarah Kualiti 2. Taklimat Wakil Pengurusan 3. Taklimat Ketua Juruaudit Dalam 4. Hal-hal lain Mesyuarat dimulakan dengan bacaan doa oleh En. Mohd. Alias dan surah al-fatihah. 1. Taklimat Pengarah Kualiti 1.1 Pengarah Kualiti mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli mesyuarat. 1.2 Pengarah Kualiti memohon agar semua pemilik proses dan juruaudit sentiasa bersedia dan berkerjasama sepanjang Audit Dalam berlangsung untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar. 1.3 Pengarah Kualiti memaklumkan telah menerima panggilan telefon daripada Presiden IATUL yang meminta Perpustakaan UTM menjadi tuan rumah untuk menjayakan seminar atau persidangan berkenaan Pengurusan Kualiti Perpustakaan yang dirancang diadakan pada tahun 2015. Ini merupakan satu pengiktirafan kepada Perpustakaan UTM yang telah mengamalkan Sistem Pengurusan Kualiti selama 15 tahun. 1.4 Pengarah Kualiti turut mengalu-alukan kedatangan Penasihat Kualiti, Prof. Dr. Hasbullah Hj. Idris ke mesyuarat. 1.5 Pengarah Kualiti turut memaklumkan bahawa Perpustakaan UTM melalui SIG PERPUN bagi Petunjuk Prestasi berdasarkan BS ISO 11620 sedang dalam usaha untuk membuat analisis terhadap prestasi perpustakaan di Malaysia, mengikut kategori perpustakaan, iaitu Universiti Penyelidikan, IPTS dan GLC. Penarafan dan analisis dilakukan terhadap performance of process yang merangkumi elemen perkhidmatan, koleksi, kemudahan dan potentital development. Pengarah Kualiti menyuarakan hasrat untuk menjemput Prof. Hasbullah untuk turut serta dalam memberi input ketika proses pendokumentasian yang bakal dilaksanakan. 2
2. Taklimat Wakil Pengurusan 2.1. Wakil Pengurusan membentangkan laporan mengenai perkembangan program kualiti di PSZ sepanjang tahun 2012 hingga tahun 2013. Laporan tersebut boleh dirujuk di portal Sistem Pengurusan Kualiti PSZ. 2.2 Audit SIRIM bagi tujuan pensijilan semula dijadualkan pada 9 hingga 10 September 2013. 2.3 Wakil Pengurusan memaklumkan audit dalam yang dilaksanakan akan menggunakan pendekatan proses. Proses audit akan turut melibatkan bahagian-bahagian lain yang berkaitan (cross audit). 2.5 Wakil Pengurusan turut memohon agar juruaudit mengamalkan teknik audit melalui komunikasi berhemah dan menulis laporan audit sepertimana teknik yang diajar semasa Kursus Penulisan Audit yang telah diadakan bersama Prof Hasbullah. Selain itu, juruaudit juga tidak diwajibkan untuk memberi cadangan penambahbaikan kepada pemilik proses. 3. Taklimat Ketua Juruaudit Dalam 3.1 Ketua Juruaudit Dalam mengucapkan terima kasih kepada semua yang terlibat dengan program audit dalam kali ini. 3.2 Ketua Juruaudit Dalam membentangkan slaid taklimat Program Audit Dalam tahun 2013 kepada ahli mesyuarat sepertimana yang terdapat di portal SPK PSZ. 3.3 Sebanyak 42 prosedur akan diaudit pada kali ini dan juruaudit seramai 15 orang. 3.4 Tarikh program audit untuk PSZ KL ialah pada 23 Julai 2013. 3.5 Tarikh mesyuarat penutup Audit Dalam akan diadakan pada 31 Julai 2013. 3.6 Follow up audit dalam akan dijalankan pada 30 Ogos 2013. 3
4. Hal-hal lain 4.1 Penasihat Kualiti, Prof. Dr. Hasbullah memaklumkan bahawa proses penambahbaikan sesuatu organisasi lebih banyak bergantung kepada hasil dapatan Audit Dalam berbanding audit yang dijalankan oleh pihak ketiga. 4.2 Maklumat terkini berkenaan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah (PRZS) oleh Timbalan Ketua Pustakawan (Perancangan dan Pembangunan) : 4.2.1 Staf Proses perpindahan ke PRZS telah bermula pada April lepas, dengan melibatkan perpindahan staf seramai 5 orang. Sehingga kini, PRZS telah pun menerima sebanyak 16 orang staf baru. Sebanyak 3 orang Pustakawan bakal ditempatkan di PRZS. 4.2.2 Kelengkapan Perabot Pihak PRZS masih lagi dalam proses menunggu kelengkapan perabot dan peralatan daripada pihak Pejabat Harta Bina. 4.2.3 Infrastruktur ICT Berdasarkan mesyuarat JPU yang lepas, 8 server utama milik PSZ akan ditempatkan di CICT atas saranan Pengarah CICT. Namun, perkara tersebut masih lagi belum dilaksanakan dan maklumbalas dari pihak CICT masih belum diterima. Perincian atas perlaksanaan perkara ini perlu dilakukan memandangkan PSZ telah pun mempunyai pengalaman selama 20 tahun dalam mengendalikan server Perpustakaan. Langkah penempatan semula server Perpustakaan ini bertujuan untuk meningkatkan lagi keupayaan CICT dalam menangani infratsruktur ICT di UTM. 4
Penutup Pengarah Kualiti mengucapkan ribuan terima kasih sekali lagi kepada ahli mesyuarat dan berharap agar Program Audit Dalam pada kali ini akan berjalan dengan lancar seperti yang dijadualkan. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 10 pagi dan diakhiri dengan bacaan surah Al-Asr. Disediakan oleh: Syahranah A. Raqi (Pencatat) 5