MINIT MESYUARAT JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT (JPM) BIL. 3/2006 Tarikh : 12 September 2006 (Khamis) Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat, Aras 3 PSZ Hadir : 1. Puan Noraziah Sharuddin - KKM : Pengerusi 2. Cik Salina Shamshuri - P(P1) : Pencatat 3. Cik Haslina Othman - P(RM1) 4. Puan Zurina Rosmani - P(RM2) 5. Puan Nor Hafiza Daud Kaiyin - P(PM1) 6. Cik Muzaimah Mohd Yunus - P(P2) 7. Cik Nazrinda A. Samah - P(P3) 8. Cik Hamizah Sumin - Pusat Sumber FAB Tidak hadir dengan izin : 1. Puan Zafarina Dol - P(PM2) Agenda: 1. Meluluskan Minit Mesyuarat Bil. 2/2006 2. Perkara-perkara Berbangkit 3. KPI PSZ 2007 4. Program Kualiti 5. Laporan Pelaksanaan Program Muzikalisasi Puisi Gapura Diri 2006 6. Keperluan Kursus-kursus berkaitan 7. Inter Library Loan (ILL) 8. Percetakan 9. Pusat Sumber Fakulti 10. Hal-hal lain Mesyuarat dimulakan dengan kata-kata aluan daripada Pengerusi dan surah Al-Fatihah. 1. Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.2/2006 1.1 Minit Mesyuarat Bil.2/2006 diluluskan dengan pindaan pada ms. 4 para 3.1 perubahan pada Ketua Jabatan Pembangunan Sumber (KBA) kepada Ketua Jabatan Pembangunan Sumber (KBS). 2. Perkara-perkara Berbangkit 2.1 Pertukaran staf Tindakan : Makluman semua Pertukaran staf melibatkan Cik Habibah Gono PTR(P) yang telah berpindah ke Unit Pengurusan Teknikal, Jabatan Pembangunan Sumber berkuatkuasa pada 1 September 2006 yang lalu. 1
Senarai tugas yang baru juga telah diserahkan kepada beliau. 2.2 Carta Organisasi PSZ 2.1.1 Jabatan Pembangunan Sumber Terdapat perubahan pada carta organisasi disebabkan pertukaran staf yang berlaku. Justeru jabatan akan mengeluarkan carta organisasi yang baru secepat mungkin. Pertukaran nama Unit Pengindeksan yang sebenarnya ialah kepada Unit Pengurusan Teknikal bukannya Unit Pengurusan Teknik sepertimana sebelum ini. Justeru semua perubahan ke atas apa jua dokumen perlu menggunakan nama yang baru ini. 2.3 Carta alir dokumen digital berkaitan ISO Mesyuarat telah dimaklumkan mengenai Audit Dalam PSZ yang telah diadakan pada 28 hingga 29 Ogos 2006 yang lalu. Hasil audit mendapati tiada ketidakpatuhan (NCR) dan pemerhatian (observation) yang didapati kecuali sedikit penambahbaikan terhadap Prosedur Bengkel Pencarian Maklumat dan Kelas Kemahiran Maklumat. Mesyuarat dimaklumkan mengenai Re-Assessment Audit yang akan diadakan pada April 2007 nanti. Sebarang perancangan mengenai audit perlu dijalankan mulai dari sekarang. Tindakan : Makluman semua 2.4 Keahlian Korporat 2.4.1 P(P3) memaklumkan bahawa beliau telah berbincang dengan Jabatan Automasi (JBA) dan Jabatan Sokongan Penyelidikan (JSP) mengenai kemudahan VPN ini. Sebaliknya pihak CICT UTM meminta PSZ membuat surat (menerusi Aslinda Mohd Aris) untuk memohon IP Address bagi membolehkan mereka mendaftar menggunakan nama sepertimana Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) dan SPACE lakukan. 2.4.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa setakat ini keahlian korporat adalah satu (1) sahaja. Pengerusi meminta P(P3) serta pustakawan yang lain agar lebih agresif mempromosikan keahlian korporat kepada masyarakat. 2.5 Internet di PSZ Tindakan : P(P3) KKM meminta P(P2) menyediakan laporan mengenai internet down sebelum Mesyuarat Senat Mengenai Perpustakaan yang akan datang. Tindakan : P(P2) 2
2.6 Kelas Kemahiran Lanjutan 2.6.1 Mesyuarat dimaklumkan mengenai surat promosi kelas kemahiran lanjutan yang telah dihantar kepada Timbalan Dekan Akademik setiap fakulti oleh setiap perantara sebelum semester bermula. Mesyuarat juga telah dimaklumkan mengenai sejumlah 105 kelas telah dilaksanakan dengan seramai 1,766 pelajar dari Januari - 22 Ogos 2006. 2.6.2 Mesyuarat dimaklumkan mengenai tenaga pengajar UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat iaitu Pn. Noraziah Sharuddin dan Cik Nazrinda A. Samah. Tenaga pengajar akan mengajar subjek ini selama 2 tahun. 2.6.3 KKM meminta P(PM2) membuat penilaian kepada setiap fasilitator yang mengajar kelas. Beliau juga diminta menyediakan laporan sebelum Mesyuarat Senat Mengenai Perpustakaan akan datang. 2.7 Hari Bertemu Pelanggan P(PM2) juga diminta mengambil langkah-langkah penambahbaikan sepertimana yang terdapat dalam Audit SIRIM sebelum ini. Tindakan : P(PM2)/Makluman semua P(P1) melaporkan Hari Bertemu Pelanggan peringkat UTM telah diadakan pada 19 Julai 2006 yang lalu. Program ini telah berjaya memberi perkongsian maklumat secara dua hala dan pelanggan berpeluang menyalurkan permasalahan secara telus kepada pihak perpustakaan. Turut berkunjung ke booth PSZ ialah Naib Canselor UTM. 2.8 Menaiktaraf portal PSZ Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa projek ini ditangguhkan kepada suatu tarikh yang akan diberitahu kelak oleh pihak pengurusan atasan. 2.9 Bajet untuk cenderahati / lawatan 3.0 KPI PSZ 2007 KKM meminta P(P1) meneruskan projek peningkatan imej PSZ dengan mencetak brosur dan buku nota kecil (notepad) dalam format yang baru. ` Tindakan : P(P1) Mesyuarat dimaklumkan mengenai KPI PSZ 2007 sepertimana yang telah dibincangkan bersama dengan Ketua Puskakawan dan Pustakawan Kanan. Justeru semua pustakawan diminta menjalankan tugas berdasarkan kepada KPI yang telah ditetapkan agar sasaran kerja dapat dicapai sepertimana yang telah dirancang. (Sila rujuk Lampiran KPI PSZ 2007 yang telah diedarkan semasa mesyuarat). 3
4.0 Program Kualiti KKM memaklumkan PSZ/jabatan perlu terus merangka beberapa program penambahbaikan secara berterusan ke arah kemantapan dan kecemerlangan kualiti dalam pelbagai aspek di jabatannya. Mesyuarat telah bersetuju beberapa langkah yang boleh diambil bagi program kualiti ini antaranya: i. Persediaan awal ii. Memilih seorang Checker kepada semua dokumen ISO iii. Bengkel ISO /Siri Kefahaman ISO yang akan diadakan pada 14 November 2007 Justeru perancangan awal perlu bagi menghadapi Re-Assessment Audit yang akan diadakan pada tahun 2007 nanti. Tindakan : Makluman semua / P(RM1) 5.0 Laporan Pelaksanaan Program Muzikalisasi Puisi Gapura Diri 2006 P(P2) telah melaporkan mengenai aktiviti berkenaan yang telah diadakan pada 15 Ogos 2006 yang lalu. Program telah berjalan dengan lancar dengan kehadiran lebih dari 500 penonton. P(P2) turut merakamkan ucapan terima kasih kepada semua staf yang terlibat. 6.0 Keperluan Kursus-kursus berkaitan Tindakan : Selesai 6.1.1 P(P1) mencadangkan semua pustakawan agar dapat menghadiri kursus yang berkaitan dengan tugas masing-masing. Kursus yang diadakan perlulah memberi penekanan kepada bidang tugas agar tidak menjejaskan kualiti sesuatu kerja. 6.1.2 Justeru KKM meminta semua pustakawan menghantar senarai kursus yang diinginkan kepada beliau agar tindakan dapat diambil. 7.0 Inter Library Loan (ILL) 8.0 Percetakan 7.1.1 Mesyuarat dimaklumkan mengenai permohonan ILL yang hanya diberi keutamaan kepada status Available dan tidak kepada status On-Loan. 7.1.2 Permohonan ILL secara atas talian kini sudah boleh berfungsi. Mesyuarat diminta merujuk kaedah penggunaan permohonan ILL secara atas talian dan carta alir ILL sepertimana yang telah diedarkan. Tindakan : Makluman semua/ P(RM2) 8.1 P(P1) telah mengedarkan senarai brosur yang diterbitkan oleh JPM. Mesyuarat juga telah bersetuju semua brosur yang akan dicetak ke luar akan dihasilkan dalam versi bahasa Inggeris sahaja. 4
8.2 KKM meminta P(P1) menyediakan perancangan awal mengenai brosur yang akan dibuat. 9.0 Pusat Sumber Fakulti Tindakan : P(P1) Mesyuarat dimaklumkan mengenai pertukaran Pustakawan, Cik Hamizah Sumin ke Pusat Sumber FAB berkuatkuasa 1 September 2006. Sekaligus beliau kini adalah di bawah tanggungjawab Jabatan Perkhidmatan Maklumat dan berperanan sebagai Perantara bagi FAB. Senarai tugas Cik Hamizah Sumin akan diserahkan kepada beliau setelah selesai. Sementara itu beliau diminta membuat segala tugas yang tertangguh di Pusat Sumber FAB di samping masih bertugas malam, Sabtu dan Ahad di MPP. 10.0 Hal-hal lain 10.1 Laptop di PSZ Tindakan : Makluman semua/selesai KKM meminta P(P2) memastikan tarikh sebenar pendaftaran penggunaan laptop dan kabel UTP akan dibuka semula kepada pengguna perpustakaan. 10.2 Antivirus Sophos Tindakan : Makluman semua/p(p2) KKM meminta semua Pustakawan agar dapat update komputer peribadi masingmasing demi mengelakkan sebarang jangkitan virus. 10.3 AJK Buletin Perpustakaan 11.0 Penutup P(P1) ingin mengetahui siapakah pengganti Nazrinda A. Samah sebagai AJK Buletin Perpustakaan setelah beliau bertukar ke JPM. Ini kerana AJK berkenaan masih diperlukan dalam penerbitan buletin. Tindakan : KKM Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.30 petang dan diakhiri dengan bacaan surah Al-Asr. Disediakan oleh : Salina Shamshuri P(P1) 29.09.2006 5