PROSES KERJA PENGURUSAN KURSUS SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Disediakan oleh: NAMA : ABD. HALIM BIN MAHAT Jawatan : Ketua Unit Sukan. Kokurikulum & Kebudayaan Tarikh : 08 September 2017 Diluluskan oleh: NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017
Mukasurat 1 /16 KANDUNGAN HALAMAN 1.1 Maklumat Umum Proses... 2 1.2 Rujukan... 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 3 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3 1.5 Definisi... 4 1.6 Singkatan... 4 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 5 2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit... 5 3. SWIMLANE 4.4.1... 6 SWIMLANE : PROSES SEDIA RANCANGAN MENGAJAR... 7 4. PROSES KERJA 4.4.1... 9 4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum... 9 4.2 Proses Sedia Rancangan Mengajar... 9 4.3 Proses Pelaksanaan Kerja Kursus... 9 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 10 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 11 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 12 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5... 14 9. LAMPIRAN 8.5... 14 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 15
Mukasurat 2 /16 KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif a. Memastikan lebih 85 % pelajar lulus penilaian kursus kokurikulum b. Kehadiran pelajar dalam kokurikulum melebihi 80% c. Aktiviti kokurikulum dilaksanakan mengikut takwim pengajaran & pembelajaran kokurikulum 2) Skop (key activities) a. Perancangan aktiviti kokurikulum b. Pendaftaran kursus kokurikulum c. Perlaksanaan proses pengajaran & pembelajaran kokurikulum d. Penilaian pensyarah oleh pelajar e. Penilai berterusan pelajar f. Pemantauan kehadiran kokurikulum 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Aktiviti kokurikulum dijalankan setiap semester b. Pensyarah yang mengajar adalah kompeten dengan kursus yang di ajar c. Panduan Arahan Peperiksaan d. Manual Kualiti 4) Pemilik proses a. Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan 5) Pelanggan proses 5.2 a. Pelajar b. Timbalan Pengarah Akademik c. Ketua Kursus Kokurikulum d. Pensyarah kursus e. Pegawai Belia & Sukan 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. JPPKK b. Badan Beruniform (RELA, APM, ASKAR WATANIAH dll) c. Badan persijilan & pengiktirafan d. Kementerian Belia dan Sukan e. Majlis Sukan Negara f. Persatuan Sukan/Kelab g. Komuniti setempat 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 b. Arahan2 Peperiksaan & Kaedah Penilaian, JPP KPT c. Pekeliling, peraturan & perundangan Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Prosedur Kualiti b. Dokumen Kurikulum c. Semua Proses Prosedur Kerja d. Panduan Arahan Peperiksaan e. Garispanduan Perlaksanaan & Pemantauan Pengajaran & Pembelajaran
Mukasurat 3 /16 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Timbalan Pengarah Akademik Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Ketua Kursus Kokurikulum Pensyarah kursus Pegawai Belia & Sukan Pegawai Kebudayaan & Warisan Jurulatih Pembantu Operasi Pejabat Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan sukan tertutup & terbuka, pejabat sukan, bilik & dewan kuliah Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer, pencetak, peralatan sukan Pengangkutan 7.1.3 (c) Kenderaan Jabatan Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Internet, Telefon & SPMP Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 Alat tulis, Dokumen & Borang berkaitan Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti kursus kejurulatihan dan kepengadilan Kompetensi dengan bidang masing-masing Lain-lain 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Takwim P&P Penyelaras Takwim Hari Pertama Semester bermula Memo & email Semua Pensyarah 2. Takwim P&P Kursus Kokurikulum Ketua Unit Sukan Kokurikulum & Kebudayaan 3. Sukatan Kursus Ketua Kursus Kokurikulum Hari Pertama Semester bermula Hari Pertama Semester bermula 4. Course Outline Pensyarah Kursus Minggu Pertama P&P bermula Memo & email Senarai edaran Edaran & verbal Semua Pensyarah Semua Pensyarah Pelajar
Mukasurat 4 /16 1.5 Definisi PERKATAAN Kokurikulum USKK KUSKK KK Kokurikulum Penyelaras Kokurikulum PBS PKW PKK SPMP i-koko i-daftar FRP/FRP Bahan Pengajaran Waktu RKK PKK Penilaian Pensyarah PENERANGAN Kursus Kokurikulum yang terdiri daripada aktiviti Unit Beruniform, Sukan & Permainan dan Kelab Persatuan Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan Ketua Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan Ketua Kursus Kokurikulum Pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal berkaitan dengan kursus kokurikulum Pegawai Belia & Sukan Pegawai Kebudayaan & Warisan Pensyarah Kursus Kokurikulum yang dilantik untuk merancang dan menyelaras sesuatu kursus Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar Sistem pendaftaran kursus kokurikulum Sistem pendafaran kursus Fail Rekod pensyarah/pensyarah Kursus yang digunakan untuk menyimpan semua rekod kualiti yang berkaitan Bahan yang digunakan untuk mengajar kokurikulum Satu waktu bersamaan dengan satu (1) jam tempoh pengajaran Rekod Ketidakhadiran Pelajar Penilaian Kerja Kursus ialah pentaksiran yang dibuat secara berterusan dalam satu semester Penilaian yang dilakukan ke atas proses P&P oleh pelajar & pihak pengurusan 1.6 Singkatan SINGKATAN JPPKK TPA KUSKK KK CO FRP RKK PKK KUJK SPMP KJ PA PJWJ KU P&P PENERANGAN Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti Timbalan Pengarah Akademik Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Ketua Kursus Course Outline Fail Pensyarah Kursus Rekod Ketidakhadiran Pelajar Penilaian Kerja Kursus Ketua Unit Jaminan Kualiti Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar Ketua Jabatan Penasihat Akademik Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Ketua Unit Pengajaran & Pembelajaran
Mukasurat 5 /16 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit SOURCE OF INPUTS INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS KUSKK / KK Bilangan kursus Senarai pensyarah Senarai kursus Bilangan pelajar KUSKK / KK PENYEDIAAN TAKWIM PENGAJARAN & PEMBELAJARAN o Jadual Waktu Induk Pensyarah Kursus o Jadual Waktu Pensyarah Kursus o Bilangan Pelajar KJ/KP/KK PJWJ PKK PQJ Kurikulum kursus Takwim P&P Jadual waktu SEDIA RANCANGAN MENGAJAR Rancangan Mengajar yang diluluskan TPA/KJ/KP/KK PKK PKK Jadual Waktu Takwim P&P KEMASKINI RANCANGAN MENGAJAR Rancangan Mengajar yang dikemaskini TPA/KJ/KP/KK PKK PKK Soalan penilaian yang telah disemak Rubrik Skema Pemarkahan PENILAIAN KERJA KURSUS Penilaian kerja Kursus Pelajar PKK Markah Item Penilaian Kerja Kursus Pelajar Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar MUAT NAIK MARKAH PKK KE DALAM PANGKALAN DATA SEMASA Pangkalan Data semasa Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar KUSKK/KP/KK KUSKK/KP/KK Pangkalan Data semasa Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar PENGESAHAN MARKAH PENILAIAN KERJA KURSUS Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar TPA/KJ
Mukasurat 6 /16 3. SWIMLANE 4.4.1 SWIMLANE : PENYEDIAAN TAKWIM PENGAJARAN & PEMBELAJARAN TPA PJWJ KUSKK KK SEDIA MAKLUMAT PENSYARAH DAN SENARAI KURSUS PERBINCANGAN & KEPUTUSAN SEDIAKAN DRAF TAKWIM P&P KOKO KELULUSAN PINDAAN SEDIAKAN TAKWIM PENGESAHAN TAKWIM SEMAKAN MEMPAMERKAN TAKWIM YANG DISAHKAN PADA AWAL MINGGU PERTAMA SEMESTER SEMASA MENYERAHKAN KEPADA PENSYARAH SELEWAT- LEWATNYA PADA HARI PERTAMA SEMESTER BERMULA
Mukasurat 7 /16 SWIMLANE : PROSES SEDIA RANCANGAN MENGAJAR TPA/KJ PJWJ PQJ PKK EDAR JADUAL WAKTU EDAR KURIKULUM TIDAK SEDIA RANCANGAN MENGAJAR LULUS YA TANDATANGAN RANCANGAN MENGAJAR SIMPAN DALAM FRP KEMASKINI RANCANGAN MENGAJAR
Mukasurat 8 /16 SWIMLANE : PROSES PELAKSANAAN KERJA KURSUS TPA/KJ/KUSKK/KP/KK PKK PELAJAR Tidak Kenalpasti kerja kursus Sah Sedia soalan penilaian Laksana kerja kursus Ya Semak Sahkan rekod markah Rekod markah Simpan rekod markah
Mukasurat 9 /16 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum 4.2 Proses Sedia Rancangan Mengajar 4.3 Proses Pelaksanaan Kerja Kursus Bil Tanggung jawab Tindakan 1. KUSKK Menyediakan Takwim Kokurikulum dan Perancangan P&P serta Perancangan Strategik Organisasi Mengenalpasti Sukatan kursus terkini 2. KUSKK / KK Menguruskan Pendaftaran Kokurikulum di SPMP Mengadakan Taklimat kepada Pelajar 3. KUSKK / KK PKJ Menyediakan bilangan & senarai kursus yang akan ditawarkan Menyenaraikan pensyarah & menetapkan bilangan pelajar setiap kursus kokurikulum Mengesahkan Takwim P&P Kokurikulum 4. KU Jaminan Kualiti KUSKK / KK Membuat cetakan & mengedarkan Sukatan Kursus Kokurikulum (Salinan Terkawal) 5. KUSKK / KK Menyediakan Kalendar Akademik, Takwim P&P Kokurikulum & Sukatan Kursus 6. KUSKK / KK Membuat semakan & Meluluskan Course Outline Mengesahkan Salinan Terkawal bagi Sukatan Kursus 7. PKK Menyediakan FRP Menyedarkan & Menerangkan Course Outline kepada pelajar Membuat Persediaan & Melaksanakan P&P Membuat pemantauan ketidakhadiran pelajar 8. KU Jaminan Kualiti KUSKK / KK Membuat pemantauan P&P dan menyediakan borang & Pernilaian proses P&P pensyarah 9. PKK Membuat persediaan bagi pernilaian Kerja Kursus Mendaftarkan markah Pernilaian Kursus 10. KUSKK /KK Membuat pengesahan markah Pernilaian Kursus Membuat analisa COOR Menambahbaik Pengurusan P&P Kokurikulum dengan pelaporan dalam Mesyuarat KSP
Mukasurat 10 /16 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Takwim P&P Kokurikulum Senarai Kursus Kokurikulum Senarai Pensyarah Kelulusan perancangan Pengarah Timbalan Pengarah Akademik & Sokongan Akademik Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Garis Panduan Kokurikulum Manual Kualiti Borang Penilaian Pensyarah Borang Tempahan Peralatan & Kemudahan Kawalan Proses yang disumber luar 8.4 Buku Rujukan Sukan Permainan Garis Panduan Pelaksanaan Unit Beruniform Pekeliling yang berkaitan Badan Beruniform (RELA, APM, ASKAR WATANIAH dll) Identifikasi dan Kod Kursus Kokurikulum kemudahkesanan 8.5.2 No IC & Kad Pelajar SPMP Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Maklumat & Data Pelajar Markah Pernilaian Pelajar Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan dan Kemudahan Sukan & Pejabat Maklumat dan Markah Pelajar Khidmat selepas Markah Pencapaian Pelajar perkhidmatan 8.5.5 Kawalan Perubahan 8.5.6 Takwim P&P Kokurikulum Modul Kokurikulum Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Jurulatih Luar Penilaian Pelajar Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Penambahbaikan 10.3 Semakan perlaksanaan kursus kokurikulum oleh TPA
Mukasurat 11 /16 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG Graduan Gagal Berpeluang untuk hadir kursus yang berimpak tinggi Mendapat peruntukan sumber kewangan tambahan untuk program pelajar Menambahbaik sistem Pengurusan Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan. Tindakan pencegahan Taklimat khas pada pelajar & Pensyarah Menghantar pensyarah berkursus (Kejurulatihan) Membuat pembelian alatan secara berkala Menyediakan tempat & kemudahan yang kondusif Sediakan lebih banyak aktiviti & lebih menarik Menambahkan kolabrasi & hubungan dengan pihak luar & agensi berkaitan Perancangan Kokurikulum di masukkan dalam Takwim P&P Kokurikulum PENGURUSAN KURSUS Memperkasakan sistem perlaksanaan pengurusan Sukan, Kokurikulum Berkredit dan Kebudayaan & Warisan dengan melahirkan pelajar yang holistik selaras dengan kehendak & keperluan politeknik. Strategi mencapai peluang Menghantar pensyarah berkursus (Kejurulatihan) Membuat pembelian alatan secara berkala Menyediakan tempat & kemudahan yang kondusif Menambahkan kolabrasi & hubungan dengan pihak luar & agensi berkaitan Mendapatkan tajaan dari pihak luar & alumni Menambah sumber rujukan Mohon penggunaan kemudahan luar premis Memastikan P&P Kokurikulum dilaksanakan setiap semester
Mukasurat 12 /16 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Takwim P&P Tidak selari dengan tarikh yang ditetapkan 2. Senarai Pelajar Tidak sama dengan senarai SPMP 3. Jadual Waktu Induk Pensyarah Kursus Jadual Waktu Pensyarah Kursus Bilangan Pelajar Susunan jadual & Bilangan Pelajar yang bertindih TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh ketua Semakan oleh Ketua Kursus & Pelajar Semakan JK Jadual Waktu & KUSKK TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim organisasi Pembetulan maklumat dalam SPMP Pembetulan pada data SPMP 4. Senarai edaran Senarai semak edaran yang tidak lengkap Sentiasa membuat semakan 5. Course Outline Tidak Lengkap Sediakan template yang selaras 6. FRP Tidak lengkap Sediakan senarai semak Pembetulan untuk kelulusan 7. Course Outline yang Senarai semak edaran Sentiasa membuat diluluskan yang tidak lengkap semakan 8. Refleksi dan CQI pada Course Outline 9. Borang Pemantauan Ketidakhadiran Pelajar Surat Tunjuk Sebab Bagi Kehadiran Kuliah/ Amali Kurang 80% Surat Tunjuk Sebab Bagi Kehadiran Kuliah/ Amali Kurang 50% Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard Tidak disediakan dalam FRP Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan Senarai Semak KUSKK Pembetulan Pinda maklumat Pembetulan Pinda maklumat Lengkapkan Pembetulan & Disahkan Pembetulan Semakan dan pembetulan Lengkapkan 10. Instrumen Pemantauan P&P Rubrik Pemantauan P&P Insturmen Penilaian Pensyarah Oleh Pelajar Borang Analisis Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh Sediakan template Membuat analisis & Bentang dalam Mesyuarat KSP Tindakan pembetulan
Mukasurat 13 /16 Pemantauan Proses P&P Setiap Pensyarah Analisis Pemantauan Proses P&P Laporan Pemantauan Pensyarah 11. Penilain kerja Kursus Laporan pernilaian yang tidak lengkap Semakan KUSKK Lengkap & Lampirkan 12. Pangkalan Data semasa Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar Markah tidak direkodkan dalam pengkalan data semasa Semakan KUSKK / KK Pensyarah perlu key in 13. Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar Rekod dan analisis yang tidak lengkap dan tiada Semakan KUSKK / KK Lengkap & Lampirkan 14. Pamer Graf CORR Grade Pamer CLO/PLO/GSA Analisa CORR Laporan dan analisis yang tidak lengkap Semakan KUSKK / KK Lengkap & Lampirkan 15. Analisa CORR Minit Mesyuarat Pengurusan Jabatan/Minit Mesyuarat Perolehan Jabatan/Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh Semakan KUSKK / KK Sediakan pelaporan Lengkap & Lampirkan
Mukasurat 14 /16 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD 1. Borang Penilaian Pengajaran Penceramah/Jurulatih 2. Borang Analisis Pengajaran Penceramah/Jurulatih 3. Course Outline 4. Rancangan Mengajar TEMPOH TEMPAT SIMPANAN SIMPANAN 1 Semester Fail Penilaian Penceramah 1 Semester Fail Penilaian Penceramah 1 Semester Fail Pensyarah Kursus 6 semester Fail FRP di pejabat Pensyarah Kursus KATEGORI Terhad Terhad Terhad Am 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN NAMA LAMPIRAN 1) PPP-04(12)(08-09-17) Rekod Kerja Kursus 2) PPP-04(1)(08-09-17) Rancangan Mengajar
Mukasurat 15 /16 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada: a. Hardcopy b. Laman web vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08-09-17 02 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.