BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Metiska Farma berdiri atas prakarsa bapak Memet Tanuwidjaja, bapak Ismail dan bapak Karim Johan pada tahun 1970. Pada mulanya perusahaan ini bernama Xepa Laboratories yang merupakan cabang murapakan cabang dari Xepa Laboratories yang ada di Singapura. Pada tahun 1974, berubah menjadi PT. Metiska Farma yang merupakan singkatan dari ketiga nama pendirinya dan menempati bangunan di Jl. R.S. Fatmawati No. 12 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Dan kemudian pindah ke Jl. Raya Kebayoran Lama No. 557, Jakarta Selatan sampai sekarang. Pada tahun 1975, PT.Metiska Farma menjalin kerja sama dengan pedagang besar yaitu PT. Metiska Farma Waris, dan pada tahun 1978 juga dilanjutkan bentuk kerja sama dengan Drs. Fahriaji dari apotek Borobudur Jakarta Dalam perkembangannya, PT. Metiska Farma mengalami pengambilalihan sebnayak dua kali yaitu pada tahun 1980 oleh bapak Hadi Wibowo kemudian pada tahun 1986 oleh bapak Teguh Santoso hingga saat ini. PT. Metiska Farma mendapatkan sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) dari badan POM pada tahun 1994. Hingga saat ini PT. Metiska Farma telah mendapatkan 16 sertifikat CPOB. 90
91 3.1.2 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan Visi dari PT. Metiska Farma adalah menjadi 10 besar perusahaan farmasi lokal di Indonesia melalui kepemimpinan produk yang inovatif dan bermutu. Misi dari PT. Metiska Farma adalah : 1. Kami menjadi mitra dokter dalam meningkatkan kualitas hidup pasien. 2. Kami menghargai setiap individu SDM kami, dan percaya bahwa perbaikan diri perlu selalu dilakukan. 3. Kami memastikan tercapainya tingkat keuntungan finansial demi terciptanya lingkungan kerja dan lingkungan investasi yang menari. Adapun nilai-nilai yang menjadi pedoman pada PT. Metiska Farma adalah : POSITIVE Berpikir ke depan Selalu ingin Belajar Berani bertanggung-jawab Bijaksana dalam memberi & menerima pendapat AGGRESIVE Berani menghadapi tantangan Partisipasi aktif Cepat tanggap Orientasi target Siap untuk berubah Memotivasi diri
92 SUPPORTIVE Dapat bekerja sama Selalu memberi dukungan Terbuka dalam memberi & menerima saran Memberi penghargaan pada tempatnya TOTAL QUALITY Memberi produk & layanan yang bermutu Orientasi pada pelanggan Selalu akurat Efisiensi waktu & biaya Inovasi & perbaikan terus-menerus INTEGRITY Kejujuran tinggi Mempunyai etika Konsisten dalam keputusan Tranparansi dalam tindakan Peduli atas kepentingan perusahaan 3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan PT. Metiska Farma bergerak di bidang industri farmasi sebagai produsen obatobatan. Perusahaan ini hanya menjual obat-obatan dalam jumlah banyak ke beberapa PBF tertentu yang sudah dipercaya oleh peruhaan.
93 PT. Metiska Farma hingga saat ini telah memproduksi sekitar 90 produk yang terdiri dari jenis antibiotik, analgesik, antipiretik, antiasma, antigout, antiemetik, antidiare, antelmetik, dan vitamin. PT. Metiska Farma sebagai salah satu industri farmasi di Indonesia yang telah merintis CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) sejak tahun 1991 telah memperoleh 16 sertifikat CPOB. Secara umum kegiatan bisnis perusahaan adalah awalnya customer dalam hal ini PBF melakukan pemesanan obat jadi ke PT. Metiska Farma, kemudian jika sudah terjadi deal maka PT. Metiska Farma akan memasukkan order tersebut ke bagian PPIC untuk di proses dan dilihat untuk persediaan barang bakunya. Apabila barang bakunya tidak mencukupi maka bagian PPIC akan menghubungi supplier untuk memasok bahan bakunya. Bahan baku yang telah ada akan diproses oleh bagian produksi untuk setelahnya di kirim ke customer.
94 3.1.4 Struktur Organisasi PT. Metiska Farma mempunyai struktur hierarki organisasi yang dapat digambarkan sebagai berikut: Sumber: PT. Metiska Farma Gambar 3.1 Struktur Orgaisasi Perusahaan 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah tugas dan wewenang para direksi dalam PT. Metiska Farma : a. Komisaris Memberi tugas dan wewenang kepada direktur. Mengevaluasi dan mensetujui atau menolak persetujuan dari Direksi sesuai dengan kebutuhan anggaran. Mengambil keputusan dalam rapat.
95 b. Direktur Memimpin perusahaan secara langsung. Mengevaluasi kinerja perusahaan secara berkala. Memimpin rapat dan turut serta mengambil keputusan-keputusan. Mewakili komisaris dalam mengambil keputusan c. Sekretaris Turut serta dalam setiap rapat dan membuat notulen rapat. Mengatur jadwal direktur. Membantu pekerjaan direktur. d. Manager QA Menjamin setiap batch obat yang diproduksi memenuhi syarat untuk dipergunakan sesuai dengan kebutuhannya. Membuat jadwal audit eksternal dan internal e. Manager QC Menetapkan bahwa setiap batch obat yang di produksi telah di periksa dan memenuhi syarat-syarat yang ada. f. Manager Produksi Mengatur dan memproduksi obat-obatan yang diminta oleh bagian marketing dengan baik dan benar. g. Manager R&D Menformulasi obat-obatan baru yang diminta oleh marketing dan owner. Menentukan cara pemeriksaan obat-obatan baru. Mendaftarkan obat-obat baru ke badan POM.
96 Mengembangkan produk-produk yang sudah ada. Membantu bagian produksi. h. Manager PPIC Menerima dan menyuplai bahan awal (bahan obat, bahan kemasan) Menerima produk jadi. Menterjemahkan daftar produksi dari marketing ke bagian produksi dan pembelian. Menyiapkan bahan-bahan (obat dan kemasan) untuk pembuatan obat. Menyiapkan obat-obatan untuk didistribusikan ke PBF. Mengawasi pendistribusian obat-obatan. i. Manager EDP Membantu setiap departemen yang memerlukan bantuan seperti membuat program yang berhubungan dengan IT. Membuat jadwal back-up data. Membuat jadwal maintance komputer. j. Manager Registrasi Mendaftarkan obat-obatan ke Departemen Kesehatan melalui Direktorat Jendral POM untuk mendapatkan nomor registrasi sebelum obat di pasarkan. k. Manager Teknik Membantu bagian produksi dalam mengatur jadwal maintance mesin-mesin produksi. Memeperbaiki mesin-mesin yang rusak. Bertanggung jawab atas sistem tata udara dalam ruangan.
97 l. Manager Marketing Bertanggung jawab atas setiap pesanan dari pelanggan. m. Manager Keuangan Bertanggung jawab atas setiap transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi pada PT. Metiska Farma Bertanggung jawab atas pengaturan pembayaran gaji. 3.2 Gambaran Sistem Sistem yang sedang berjalan pada PT. Metiska Farma dapat dilihat dalam context diagram. Diagram context merupakan gambaran dari sistem organisasi yang menunjukkan batasan sistem, entiti external yang berinteraksi dengan sistem, dan aliran informasi utama diantara entiti dan sistem. Berikut ini merupakan gambaran dari sistem organisasi yang menunjukkan batasan sistem yang terjadi di dalam perusahaan:
98 Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan 3.2.1 Data Flow Diagram Diagram nol merupakan pengembangan dari diagram context. Beberapa diagram nol dikembangkan untuk menghasilkan child diagram yang lebih rinci atau lebih detil. Proses dari diagram 1 yang dikembangkan disebut parent process dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram. Berikut ini merupakan gambar aliran proses yang terjadi di dalam perusahaan:
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan 99
100 3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem Berikut ini merupakan urutan prosedur di dalam sistem : 3.2.2.1 Prosedur Pembelian Prosedur pembelian pada PT. Metiska Farma adalah sebagai berikut : a) Keuangan menerima Daftar produksi pembelian yang telah diterjemahkan oleh bagian PPIC. b) Keuangan menerima Daftar produksi pembelian dan mencari daftar supplier. c) Keuangan membuat PO pembelian dan mengirim PO tersebut ke supplier. d) Supplier akan mengirim pesanan sesuai PO pembelian ke PT. Metiska Farna. e) Jika ada kerusakan pada barang yang dibeli, maka bagian PPIC mengirim retur pembelian ke supplier
101 Mulai Membuat daftar produksi Supplier mengirimkan barang Tidak Bahan baku rusak? Masukkan barang ke gudang Ya Selesai Melakukan retur pembelian Gambar 3.4 Flowchart sistem pembelian 3.2.2.2 Prosedur Persediaan Prosedur persediaan pada perusahaan tersebut adalah : a) PPIC mencatat ketersediaan obat dan bahan (obat dan kemasan) yang tersedia. b) PPIC menterjemahkan forecast pemesanan. c) Apabila obat tidak tersedia sesuai dengan forecast pemesanan, maka PPIC membuat forecast pembelian bahan yang akan diberikan ke bagian
102 keuangan dan membuat forecast produksi yang akan di berikan ke bagian produksi d) PPIC mencatat obat yang telah diproduksi dan bahan yang masuk dari supplier. e) Setelah obat siap di produksi maka PPIC mengirim obat ke pelanggan. Mulai Mengecek persediaan Bahan baku ada? Tidak Memesan pada supplier Ya Pemesanan obat masuk ke bagian produksi Obat jadi masuk ke gudang Pendistribusian obat Selesai Gambar 3.5 Flowchart sistem persediaan
103 3.2.2.3 Prosedur Penjualan Prosedur penjualan pada PT. Metiska Farma adalah sebagai berikut : a) Pelanggan menerima daftar harga produk yang terdapat pada PT.Metiska Farma. b) Setelah pelanggan mencatat daftar pesanan, maka pelanggan mengirim PO pemesanan ke perusahaan. c) Bagian marketing akan menerima PO tersebut dan mengeluarkan daftar produksi pemesanan ke bagian PPIC. d) Bagian PPIC akan menterjemahkan daftar produksi pemesanan. e) Apabila obat tidak tersedia di gudang maka PPIC akan membuat daftar produksi produksi yang akan diberikan ke bagian produksi dan daftar produksi pembelian ke bagian keuangan berupa daftar pembelian bahan obat dan kemasan. f) Bagian produksi akan membuat obat sesuai daftar produksi produksi dan obat yang telah diproduksi akan dikirim ke bagian PPIC. g) PPIC akan mengirim obat sesuai pesanan ke pelanggan dan bagian keuangan akan mencatat daftar penjualan ke pelanggan. h) Jika ada kerusakan pada barang yang dijual, maka bagian PPIC akan menerima retur penjualan dari pelanggan
104
105 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi 3.3.1 Analisis User Views Tabel 3.1 Analisis User View Data Access Type Marketing Keuangan PPIC Direktur Produksi Pelanggan Maintain X Query Report Pemesanan Maintain X Query Report X Persediaan Maintain X X Query X Report X X Penjualan Maintain X Query Report X X
106 Data Access Type Marketing Keuangan PPIC Direktur Produksi Pembelian Maintain X Query Report X X Daftar Produksi Maintain X X Query Report X X Retur Pembelian Maintain X Query
107 Tabel 3.2 Cross Reference User View Data Marketing Keuangan PPIC Direktur Produksi Pelanggan X Pemesanan X Persediaan X X Penjualan X X Pembelian X X Daftar Produksi X X X X Retur Pembelian X Retur Penjualan X 3.3.2 User Requierement Spesification 3.3.2.1 Data Requirement 1. Pelanggan Informasi yang berisi tetntang data-data pelanggan yang melakukan pemesanan. 2. Supplier Informasi yang berisi tentang data-data supplier yang akan menerima pembelian dari PT. Metiska Farma 3. Login Informasi yang berisi tentang askes login yang akan digunakan pada sistem.
108 4. Bahan Informasi yang berisi tentang bahan yang tersedia berupa bahan kemasan dan bahan obat. 5. Barang Informasi yang berisi tentang daftar obat yang tersedia. 6. Karyawan Informasi yang berisi tentang data-data karyawan yang terdapat pada perusahaan. 7. Jabatan Informasi yang berisi tentang jabatan karyawan. 8. Pembelian Informasi yang berisi tentang laporan pembelian yang diterima dari supplier. 9. Penjualan Informasi yang berisi tentang laporan penjualan yang telah dilakukan oleh pelanggan. 10. Pemesanan Informasi yang berisi tentang laporan pemesanan yang diterima dari pelanggan. 11. Retur penjualan Informasi yang berisi tentang laporan pengembalian barang dari pelanggan 12. Retur pembelian Informasi yang berisi tentang laporan barang yang dikembalikan perusahaan ke supplier.
109 13. Daftar Produksi Informasi yang berisi tentang laporan perencanaan barang yang akan di produksi, dipesan dan dibeli. 3.3.2.2 Transaction Requirements Data entry Melakukan detail data untuk pelanggan. Melakukan detail data untuk pemesanan. Melakukan detail data untuk persediaan. Melakukan detail data untuk pembelian. Melakukan detail data untuk penjualan. Melakukan detail data untuk retur pembelian. Melakukan detail data untuk retur penjualan. Melakukan detail data untuk daftar produksi. Data update/deletion Update/delete detail data untuk pelanggan. Update/delete detail data untuk pemesanan. Update/delete detail data untuk peersediaan. Update/delete detail data untuk pembelian. Update/delete detail data untuk penjualan. Update/delete detail data untuk retur pembelian. Update/delete detail data untuk retur penjualan.
110 Update/delete detail data untuk daftar produksi. Data queries Mencatat pemesanan pelanggan ke dalam database. Mencatat penjualan oleh pelanggan ke dalam database. Mencatat pembelian dari supplier ke dalam database. Mencatat penyimpanan barang produksi ke dalam database. Mencatat penyimpanan bahan ke dalam database. Mencatat retur pembelian ke dalam database. Mencatat retur penjualan ke dalam database. Mencatat perubahan penyimpanan berdasarkan pembelian ke dalam database. Mencatat perubahan penyimpanan berdasarkan penjualan ke dalam database. Mencatat seluruh daftar produksi ke dalam database. 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Perusahaan membutuhkan sebuah sistem berbasiskan web yang dapat melayani penjualan produk secara online. a) Tidak adanya sistem penjualan yang berbasiskan web untuk mempromosikan obat dan melayani penjualan secara online. b) Tidak adanya sistem database yang berbasiskan web untuk melihat data-data PPIC obat-obatan yang ada di gudang. c) Adanya pesaing yang mulai menerapkan aplikasi web database untuk mempromosikan hasil produksinya.
111 3.5 Solusi Pemecahan Masalah a) Merancang sebuah website yang mampu memberikan informasi yang terupdate dan lengkap mengenai obat-obatan yang tersedia di perusahaan secara detail. b) Merancang sistem transaksi penjualan dan pembelian yang terintegrasi melalui internet yang nantinya mampu mempermudah perusahaan dalam melakukan manajemen pemesanan barang. c) Merancang sistem PPIC yang dapat diakses melalui internet yang nantinya mampu membantu user yang bertanggung jawab akan data-data PPIC yang ada.