ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK SKRIPSI Oleh : Ayu Aulia Julisyah (1000839794) Novita Arbiani (1000877615) Indah Lestary (1000885453) Kelas/ Kelompok : 07 PAA/ 5 Jakarta 2010
ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK SKRIPSI diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada Jurusan Komputerisasi Akuntansi Jenjang Pendidikan Strata-1 Oleh : Ayu Aulia Julisyah (1000839794) Novita Arbiani (1000877615) Indah Lestary (1000885453) Kelas/ Kelompok : 07 PAA/ 5 Jakarta 2010
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL,TBK SKRIPSI Disusun oleh Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary 1000839794 1000877615 1000885453 Disetujui oleh: Pembimbing Purwoko, SE.,MBA (D 2056) UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2010
Universitas Bina Nusantara Pernyataan Kesiapan Skripsi untuk Ujian Pendadaran Pernyataan Penyusunan Skripsi Kami/Saya, Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL,TBK adalah benar hasil karya kami dan belum pernah diajukan sebagai karya ilmiah, sebagian atau seluruhnya, atas nama kami atau pihak lain ( ) ( ) ( ) Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary (1000839794) (1000877615) (1000885453) Disetujui oleh Pembimbing Saya setuju skripsi tersebut diajukan untuk Ujian Pendadaran ( ) Purwoko, SE.,MBA Pembimbing Tanggal Persetujuan iii
PRAKATA Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, atas segala berkat dan karunia-nya yang telah diberikan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat meraih gelar kesarjanaan pada Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Komputerisasi Akuntansi, Binus University, Jakarta. Penulisan skripsi ini merupakan ANALISIS DAN PERANCANGAN DARI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK. Skripsi ini dapat terwujud berkat bimbingan, bantuan, perhatian, dukungan dan doa dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. DR. Ir. Harjanto Prabowo, MM selaku Rektor Binus University yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Ibu Yanti, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi. 4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 5. Bapak Purwoko, SE.,MBA selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan waktu, pikiran, petunjuk, pengarahan dan bimbingan kepada penulis dari awal hingga selesainya skripsi ini. v
6. Bapak selaku Direktur Utama PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK yang telah memberikan izin untuk melakukan observasi. 7. Bapak Eko selaku Penanggung Jawab karena telah memberikan informasi tentang sistem berjalan pada PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK. 8. Bapak Hekta selaku Penanggung Jawab karena telah memberikan informasi tentang sistem berjalan pada PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK. 9. Orang tua, saudara, dan teman-teman yang telah banyak memberikan dukungan dan semangat dalam penyusunan skripsi ini. 10. Semua pihak terkait yang secara tidak langsung telah membantu kami dalam proses pembuatan skripsi ini hingga selesai. Pada akhirnya kami minta maaf yang sebesar-besarnya apabila terdapat kesalahan dalam penulisan skripsi kami ini dan kami juga mengharapkan agar skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan. Jakarta, Januari 2010 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL LUAR... i HALAMAN JUDUL DALAM...ii HALAMAN PERSETUJUAN SOFT COVER...iii ABSTRAK... iv PRAKATA... v DAFTAR ISI... vi DAFTAR TABEL...viii DAFTAR GAMBAR...xxii DAFTAR LAMPIRAN... xxiv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 3 1.3 Tujuan dan Manfaat... 4 vi
1.3.1 Tujuan Proyek... 4 1.3.2 Manfaat Proyek... 5 1.4 Metodologi... 5 1.5 Sistematika Penulisan... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem dan Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem...9 2.1.2 Pengertian Informasi...11 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi...12 2.2 Sistem Informasi Akuntansi...14 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi...14 2.2.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi...15 2.2.3 Komponen komponen Dalam Sistem Informasi Akuntansi...16 2.2.4 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi...16 vii
2.2.4.1 Siklus Pendapatan...16 2.2.4.2 Siklus Pembelian...18 2.2.4.3 Siklus Konversi...19 2.3 Persediaan...19 2.3.1 Teori Persediaan...19 2.3.2 Fungsi persediaan...23 2.3.3 Jenis-Jenis Persediaan...24 2.3.4 Persediaan minimum / Safety Stock...25 2.3.5 Prosedur dalam persediaan...26 2.3.6 Pengendalian Internal Persediaan...27 2.3.7 Pengertian Sistem Informasi Persediaan...29 2.3.8 Metode Pencatatan Persediaan...29 2.3.9 Istilah istilah dalam Persediaan...30 2.4 Diagram Aliran Data...32 2.5 Pembelian...33 2.5.2. Pengertian Pembelian...33 2.5.2. Kegiatan Pembelian...34 viii
2.6 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Orientasi pada Object...34 2.6.1 Pengertian Analisis Sistem Informasi...34 2.6.2 Pengertian Perancangan Sistem...35 2.6.2.1 Pengertian Object...35 2.6.2.2 Object-Oriented Analysis & Design...36 2.6.2.3 Pengertian Event...37 2.6.2.4 Pengertian Workflow Table...37 2.6.2.5 Pengertian UML (Unified Modelling Language)...37 2.6.2.6 Pengertian UML Activity Diagram...38 2.6.2.7 Pengertian Overview Activity Diagram...38 2.6.2.8 Pengertian Detailed Activity Diagram...39 2.6.2.9 Pengertian Rich Picture...39 2.6.3.0 Pengertian Class Diagram...39 2.6.3.1 Pengertian Navigation Diagram...39 2.6.3.2 Pengertian Use Case Diagram...40 ix
2.6.3.3 Pengertian Rancangan Database...40 2.6.3.4 Pengertian Rancangan Formulir...43 2.6.3.5 Pengertian Rancangan Layar...44 2.6.3.6 Pegertian Rancangan Laporan...45 2.7 SQL (Structured Query Languange)...46 2.8 Visual Basic (VB)...49 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan...50 3.1.1 Sejarah perusahaan...50 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan...51 3.1.2.1 Visi...51 3.1.2.2 Misi...51 3.1.3 Struktur Organisasi PT Pembangunan Jaya Ancol...52 3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang...53 3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan...58 3.2.1 Prosedur Persediaan dan Pembelian...58 x
3.2.2 Rich Picture Proses Persediaan dan Pembelian...61 3.2.3 Event Table dari Sistem yang Berjalan...64 3.2.3 Overview Diagram dari Sistem yang Berjalan...68 3.2.4 Workflow Table dari Sistem yang Berjalan...69 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey...74 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi...78 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Narasi Sistem yang Diusulkan...79 4.1.1 Prosedur Sistem Pembelian yang Diusulkan...79 4.1.2 Prosedur Sistem Persediaan yang Diusulkan...82 4.2 Rich Picture Sistem yang Diusulkan...86 4.2.1 Rich Picture Prosedur Pembelian...86 4.2.2 Rich Picture Prosedur Persediaan...87 4.3 Event table Sistem yang Diusulkan...88 4.4 Overview Activity Diagram Sistem yang Diusulkan...94 xi
4.5 Workflow Table Sistem yang Diusulkan...95 4.6 Detailed Activity Diagram Sistem yang Diusulkan...103 4.5.1 Detail Activity Diagram Event Menginput Anggaran...103 4.5.2 Detail Activity Diagram Event Meminta Barang...104 4.5.3 Detail Activity Diagram Event Memeriksa Barang...105 4.5.4 Detail Activity Diagram Event Membuat FPB...106 4.5.5 Detail Activity Diagram Mengotorisasi FPB...107 4.5.6 Detail Activity Diagram Event Membuat SPPPH...108 4.5.7 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi SPPPH...109 4.5.8 Detail Activity Diagram Event Membuat PO...110 4.5.9 Detail Activity Diagram Event Menerima Barang...111 4.5.10 Detail Activity Diagram Event Membuat SRP...112 4.5.11 Detail Activity Diagram Event Mencetak SRP...113 4.5.12 Detail Activity Diagram Event Membuat BPBA...114 4.5.13 Detail Activity Diagram Event Mengambil Barang...115 4.5.14 Detail Activity Diagram Event Membuat xii
Laporan Persediaan...116 4.5.15 Detail Activity Diagram Event Membuat TTF...117 4.5.16 Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran...118 4.5.17 Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian...119 4.6Class Diagram...120 4.7Rancangan Database...121 4.9 Usecase...129 4.10 Rancangan Layar Sistem yang Diusulkan...130 4.10.1 Layar Login...130 4.10.2 Layar MDI...131 4.10.3 Layar Master Departemen...132 4.10.4 Layar Master Barang ATK...132 4.10.5 Layar Master Supplier...133 4.10.6 Layar Master User...134 4.10.7 Layar Pengajuan Permintaan Departemen...135 4.10.8 Layar Pengajuan Pembelian Barang...136 4.10.9 Layar Pengajuan SPPPH...137 xiii
4.10.10 Layar Pengajuan PO Supplier...138 4.10.11 Layar Pengajuan Retur Pembelian...139 4.11.12 Layar Pengajuan BPBA (Bukti Permintaan Barang ATK)...140 4.10.13 Layar Pengajuan TTF (Tanda Terima Faktur)...141 4.10.14 Layar Pengajuan BPK (Bukti Pengeluaran Kas)...142 4.10.15 Layar View ROP...143 4.10.16 Layar View Permintaan Barang...144 4.10.17 Layar View SPPPH...145 4.10.18 Layar Approval Permintaan Barang...146 4.10.19 Layar Approval Pembelian Rumah Tangga...147 4.10.20 Layar Approval Pembelian Administrasi...148 4.10.21 Layar Approval Retur Pembelian...149 4.10.22 Layar Message box validasi...150 4.11 Rancangan Formulir Sistem yang Diusulkan...151 4.11.1 Form Bukti Permintaan dan Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor...151 4.11.2 Form Permintaan Barang Alat Tulis Kantor...152 xiv
4.11.3 Form Surat Permintaan Pembelian barang/jasa dan Perbandingan Harga...153 4.11.4 Form Purchase Order...154 4.11.5 Form Surat Retur Pembelian...155 4.11.6 Form Bukti Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor...156 4.11.7 Form Tanda Terima Faktur...157 4.11.8 Form Bukti Pengeluaran Kas...158 4.12 Rancangan Laporan Sistem yang Diusulkan...159 4.12.1 Laporan Pemakaian Barang Alat Tulis Kantor...159 4.12.2 Laporan Retur Pembelian...159 4.12.3 Laporan Persediaan Barang Alat Tulis Kantor...160 4.12.4 Laporan Pembelian Barang Alat Tulis Kantor...160 4.13 Navigation Diagram Sistem yang Diusulkan...161 4.13.1 Login, Logout, Change Password,Exit...161 4.13.2 Pengajuan Form...162 4.13.3 View...163 xv
4.13.4 Approval...164 4.13.5 Master...165 4.13.6 Laporan Stok, Laporan Pembelian...166 4.14 Standar dan Prosedur...167 4.14.1 Tahapan penggunaan program...169 4.14.1.1 Login...169 4.14.1.2 Permintaan Barang Department...170 4.14.1.3 Pembelian Barang...171 4.14.1.4 SPPPH...171 4.14.1.5 PO Supplier...172 4.14.1.6 Retur Pembelian...172 4.14.1.7 BPBA...173 4.14.1.8 TTF...173 4.14.1.9 BPK...174 4.14.1.10 View...174 4.14.1.11 Laporan...174 4.15 Matrik Rencana Penerapan Sistem...175 xvi
4.15.1 Matrik Jadwal Implementasi...175 4.15.2 Matrik Distribusi Laporan...176 4.15.3 Matrik Level Akses...177 4.15.4 Matrik Jadwal Pengolahan Data...180 4.16 Specification Requirement...182 4.17 Konfigurasi Sistem...183 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan...184 5.2 Saran...186 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN SURAT SURVEI xvii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Diagram Aliran Data... 32 Tabel 3.2 Event Table dari Sistem yang Berjalan...64 Tabel 3.3 Workflow dari Sistem yang Berjalan...69 Tabel 4.1 Event Table Sistem yang Diusulkan...88 Tabele 4.2 Workflow Sistem Yang Diusulkan...95 Tabel 4.3 Rancangan Database Master Barang...121 Tabel 4.4 Rancangan Database Master Departemen...122 Tabel 4.5 Rancangan Database Master Supplier...122 Tabel 4.6 Rancangan Database Transaksi BPP...123 Tabel 4.7 Rancangan Database Transaksi FPB...123 Tabel 4.8 Rancangan Database Transaksi SPPPH...124 Tabel 4.9 Rancangan Database Transaksi PO.....125 Tabel 4.10 Rancangan Database Transaksi SRP...126 Tabel 4.11 Rancangan Database Transaksi BPBA...126 Tabel 4.12 Rancangan Database Transaksi TTF...127 viii
Tabel 4.13 Rancangan Database Transaksi BPK...127 Tabel 4.14 Rancangan Database Transaksi Jurnal Pembelian...128 Tabel 4.15 Matrik Jadwal Implementasi...175 Tabel 4.16 Matrik Distribusi Laporan...176 Tabel 4.17 Matrik Level Akses...177 Tabel 4.18 Matrik Jadwal Pengolahan Data...180 ix
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Siklus Pengembangan dengan OOAD...38 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pembangunan Jaya Ancol, TBK...52 Gambar 3.2 Rich Picture Proses Pembelian dan Persediaan...61 Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan...68 Gambar 4.1 Rich Picture Prosedur Pembelian...86 Gambar 4.2 Rich Picture Prosedur Persediaan...87 Gambar 4.3 Overview Activity Diagram yang Diusulkan...94 Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Event Menginput Anggaran...103 Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Event Meminta Barang...104 Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Event Memeriksa Barang...105 Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Event Membuat FPB...106 Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi FPB...107 Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Membuat SPPPH...108 Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi SPPPH...109 Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Event Membuat PO...110 xxii
Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Event Menerima Barang...111 Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Event Membuat SRP...112 Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Event Mencetak SRP...113 Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Event Membuat BPBA...114 Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Event Mengambil Barang...115 Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Persediaan...116 Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Event Membuat TTF...117 Gambar 4.19 Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran...118 Gambar 4.20 Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian...119 Gambar 42.1 Class Diagram...120 Gambar 4.22 Usecase...129 Gambar4.23 Layar Login...130 Gambar 4.24 Layar MDI...131 Gambar 4.25 Layar Master Departemen...132 Gambar 4.26 Layar Master Barang ATK...132 Gambar 4.27 Layar Master Supplier...133 Gambar 4.28 Layar Master User...134 xxiii
Gambar 4.29 Layar Pengajuan Permintaan Departemen...135 Gambar 4.30 Layar Pengajuan Pembelian Barang...136 Gambar 4.31 Layar Pengajuan SPPPH...137 Gambar 4.32 Layar Pengajuan PO Supplier...138 Gambar 4.33 Layar Pengajuan Retur Pembelian...139 Gambar 4.34 Layar Pengajuan BPBA (Bukti Permintaan Barang ATK)...140 Gambar 4.35 Layar Pengajuan TTF (Tanda Terima Faktur)...141 Gambar 4.36 Layar Pengajuan BPK (Bukti Pengeluaran Kas)...142 Gambar 4.37 Layar View ROP...143 Gambar 4.38 Layar View Permintaan Barang...144 Gambar 4.39 Layar View SPPPH...145 Gambar 4.40 Layar Approval Permintaan Barang...146 Gambar 4.41 Layar Approval Pembelian Rumah Tangga...147 Gambar 4.42 Layar Approval Pembelian Administrasi...148 Gambar 4.43 Layar Approval Retur Pembelian...149 Gambar 4.44 Layar Message box validasi...150 Gambar 4.45 Form Bukti Permintaan dan Penerimaan xxiv
Barang Alat Tulis Kantor...151 Gambar 4.46 Form Permintaan Barang Alat Tulis Kantor...152 Gambar 4.47 Form Surat Permintaan Penawaran barang/jasa dan Perbandingan Harga...153 Gambar 4.48 Form Purchase Order...154 Gambar 4.49 Form Surat Retur Pembelian...155 Gambar 4.50 Form Bukti Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor...156 Gambar 4.51 Form Tanda Terima Faktur...157 Gambar 4.52 Form Bukti Pengeluaran Kas...158 Gambar 4.53 Laporan Pemakaian Barang Alat Tulis Kantor...159 Gambar 4.54 Laporan Retur Pembelian...159 Gambar 4.55 Laporan Persediaan Barang Alat Tulis Kantor...160 Gambar 4.56 Laporan Pembelian Barang Alat Tulis Kantor...160 Gambar 4.57 Login, Logout, Change Password,Exit...161 Gambar 4.58 Pengajuan Form...162 Gambar 4.59 View...163 Gambar 4.60 Approval...164 xxv
Gambar 4.61 Master...165 Gambar 4.62 Laporan Stok, Laporan Pembelian...166 Gambar 4.63 Konfigurasi Sistem...183 xxvi
WDAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1A Layar Login...L1 Lampiran 1A Login Password kosong...l1 Lampiran 1C Login salah password...l1 Lampiran 2A Ubah password...l2 Lampiran 2B Password Success diganti...l2 Lampiran 2C Password tidak sesuai...l2 Lampiran 3A Layar input permintaan barang oleh Departemen...L3 Lampiran 3B Layar permintaan barang oleh Departemen berhasil di simpan...l3 Lampiran 4A Layar approve permintaan barang oleh Bagian Gudang...L4 Layar 4B Layar Permintaan barang telah diterima oleh Bagian Gudang...L4 Lampiran 5A Layar view critical stock...l5 xxiv
Lampiran 5B Layar input pembelian barang oleh Bagian Gudang...L5 Lampiran 6A Layar input pembelian barang oleh Bagian Gudang tersimpan...l6 Lampiran 6B Layar Approve pembelian oleh Bagian Rumah Tangga...L6 Lampiran 7A Layar input SPPPH oleh Bagian Administrasi...L7 Lampiran 7B Layar SPPPH telah tersimpan...l7 Lampiran 8A Layar Approval SPPPH oleh Kepala Bidang Administrasi...L8 Lampiran 8B Layar Input PO oleh Bagian Administrasi...L8 Lampiran 9A Form Purchase Order...L9 Layar 9B Input Form Retur Pembelian...L9 Layar 10A Form Retur Pembelian tersimpan...l10 Lampiran 10B Approve retur pembelian oleh Bagian Administrasi...L10 Lampiran 11A Form Surat Retur Pembelian...L11 Lampiran 11B Form Bukti Penerimaan Barang ATK...L11 xxv
Lampiran 12A Bukti Penerimaan Barang ATK...L12 Lampiran 12B Input Tanda Terima Faktur...L12 Lampiran 13A Tanda Terima Faktur telah tersimpan...l13 Lampiran 13B Form Tanda Terima Faktur...L13 Lampiran 14A Layar Bukti Pengeluaran Kas...L14 Lampiran 14B Form Bukti Pengeluaran Kas...L14 Lampiran 15A View Status Permintaan...L15 Lampiran 15B View Status SPPPH...L15 Lampiran 16A Laporan Stok Barang ATK...L16 Lampiran 17A Laporan Pembelian...L17 Lampiran 18A Jurnal Pembelian...L18 Lampiran Bukti Permintaan dan Penerimaan Alat Tulis Kantor...L19 Lampiran Purchase Order...L20 Lampiran SPPPH...L21 Lampiran Kartu Stok...L22 Lampiran Cetakan1...L23 Lampiran Cetakan2...L24 xxvi
Lampiran Alat Tulis Kantor1...L25 Lampiran Alat Tulis Kantor2...L26 xxvii