Tinjauan Manajmn Dsmbr 2011 Pusat Jaminan Mutu Univrsitas Brawijaya Malang 2011
Lmbar Pngsahan 1. Jnis Brkas : Tinjauan Manajmn 2. Nama Unit : Pusat Jaminan Mutu 3. Nama Institusi : Univrsitas Brawijaya 4. Pnanggungjawab : Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Skrtaris PJM) 5. Tim Pnyusun : a) Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Skrtaris PJM) b) Yudi Wiro Eko Styawan, SSi. ( Playanan Umum) 6. Priod : Dsmbr 2011 Malang, 3 Januari 2012 Ktua PJM, Prof. Dr. Ir. Sobarinoto NIP. 194205271976031 i
Daftar Isi I. Plaksanaan 1 II. Lingkup Pmbahasan 1 III. Hasil dan Tindak Lanjut 2 3.1 Evaluasi Program Krja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 2 3.2 Evaluasi Kpuasan Stakholdrs 4 3.3 Tindak Lanjut atas Tmuan AIM UKPPA Siklus 3 6 3.4 Tindak Lanjut atas Tmuan Scond Stag Assssmnt ISO 9001:2008 6 3.5 Pnyusunan Program Krja dan Sasaran Mutu 7 3.6 Continual Improvmnt 12 I. Lampiran 13 Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM 13 Lampiran 2. SK Rktor tntang Tim PJM 16 Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM 19 Lampiran 4. Daftar Tmuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM 21 Lampiran 5. Stag 2 Assssmnt Rport QMS ISO 9001:2008 22 ii
I. Plaksanaan Hari, tanggal : Slasa, 20 dan 27 Dsmbr 2011 Jam : 13.30 s.d 16.00 WIB Tmpat : Ruang PJM, Kantor Pusat Lantai 3 Psrta : Tim PJM (Lampiran 1) II. Lingkup Pmbahasan 2.1 Evaluasi Program Krja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 Ssuai dngan Surat Kputusan Rktor UB No.181/SK/2011 (Lampiran 2), tugas PJM adalah (1) Mngmbangkan SPMI dan plaksanaan auditnya, shingga mmnuhi prsyaratan srtifikasi ISO 9001:2008; (2) Mningkatkan kualifikasi akrditasi program studi (APS); (3) Mlaksanakan Monitoring dan Evaluasi Intrnal (Monvin) Program Hibah Komptisi (PHK). Sasaran Mutu PJM disusun untuk tahun 2008 hingga 2011, mrupakan bbrapa indikator kinrja (ky prformanc indicator/kpi) yang tlah dittapkan targt-targt capaiannya untuk stiap akhir tahun. 2.2 Evaluasi Kpuasan Stakholdrs Stakholdrs PJM trdiri dari stakholdrs utama dan stakholdrs lain. Stakholdrs utama adalah pimpinan UB (Rktor dan para Pmbantu Rktor), sdangkan stakholdrs lain adalah pihak-pihak yang trkait dngan program dan kgiatan PJM, baik intrnal maupun kstrnal. 2.3 Tindak Lanjut atas Tmuan AIM UKPPA Siklus 3 Audit Intrnal Mutu (AIM) bagi unit krja pnunjang plaksana akadmik (UKPPA) Siklus 3, yang dilaksanakan mnjlang Scond Stag Assssmnt ISO 9001:2008. PJM mrupakan audit dalam AIM UKPPA Siklus 3 trsbut. 2.4 Tindak Lanjut atas Tmuan Scond Stag Assssmnt ISO 9001:2008 Stlah AIM UKPPA Siklus 3, PJM juga mnjadi audit saat Scond Stag Assssmnt ISO 9001:2008 dalam rangka srtifikasi Sistm Manajmn Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk sluruh unit krja di UB. 2.5 Pnyusunan Program Krja dan Sasaran Mutu Pnyusunan program krja mrupakan agnda tahunan PJM untuk mntapkan program dan sub program (kgiatan) yang akan dijalankan di tahun 2012. Slain itu, sasaran mutu PJM brakhir di tahun 2011, shingga tinjauan manajmn ini juga mmbahas pnyusunan dan pntapan sasaran mutu PJM untuk tahun 2012 hingga 2014. 2.6 Continual Improvmnt Mrupakan rsum hasil tinjauan manajmn yang dapat dijadikan acuan untuk pningkatan kinrja dan pngmbangan program PJM di tahun-tahun mndatang, khususnya dalam mntapkan program krja dan sasaran mutu. 1
III. Hasil dan Tindak Lanjut 3.1 Evaluasi Program Krja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 Program Krja PJM di tahun 2011, ssuai SK Rktor, trdiri dari tiga hal, yaitu pngmbangan SPMI di UB, pndampingan akrditasi PS dan plaksanaan Monvin PHK. Untuk itu, lingkup pnjlasan slanjutnya ssuai dngan tiga hal trsbut. Plaksanaan SPMI UB dalam rangka mnyiapkan pnjaminan mutu kstrnal: akrditasi nasional, srtifikasi ISO 9001:2008 tntang Sistm Manajmn Mutu brbasis pross, srtifikasi ISO 17025 tntang Laboratorium dan Playanan Prima. Pusat Jaminan Mutu Univrsitas Brawijaya dalam mmbangun SPMI mmpunyai modl yang khas Univrsitas Brawijaya, yaitu sistm manajmn yang mnggabungkan sistm pnjaminan mutu Dikti, sistm manajmn mutu ISO 9001:2008, sistm akrditasi, sistm Monv PHK Dikti dan sistm playanan prima. Dngan maksud jika pnjaminan mutu kstrnal dilakukan, SPMI UB tlah siap mlaksanakannnya tanpa harus mnyiapkan scara trgsa-gsa (sistm manajmn mutu dan budaya mutu tlah mlkat pada smua unit krja). Hasil implmntasi SPMI Univrsitas Brawijaya yang tlah dilaksanakan sjak tahun 2007 (dimulai dari audit intrnal mutu akadmik siklus 1) sampai dngan tahun 2011 (audit intrnal mutu siklus 9 untuk Unit Krja Plaksana Akadmik (UKPA) dan siklus 3 untuk Unit Krja Pnunjang Plaksana Akadmik (UKPPA), tlah brdampak baik dalam plaksanaan manajmn mutu di stiap unit krja, hal ini trbukti dngan diraihnya Playanan Prima trbaik (rangking I) pada 11 Agustus 2011 diantara Prguruan Tinggi trpilih di sluruh Indonsia yang pnilaiannya dilakukan olh KEMENDIKNAS. Pada tahun 2012 Univrsitas Brawijaya akan dinilai olh KEMENPAN mwakili Prguruan Tinggi untuk dinilai sbagai nominasi dalam rangka mndapatkan pnghargaan CITRA PELAYANAN PRIMA dari Prsidn Rpublik Indonsia. Namun dmikian hasil pnilaian olh KEMENDIKNAS pada 11 Agustus 2011 trsbut, ada klmahan dalam implmntasi Playanan Prima di UB, yaitu Indks Kpuasan Masyarakat (IKM) yang nilainya masih kurang baik (74,44 bandingkan dngan nilai IKM Univrsitas Padjadjaran 80,40). Olh karna itu prbaikan nilai trsbut harus ditingkatkan dngan jalan platihan tntang cara mningkatkan IKM di sluruh unit krja dilingkungan Univrsitas Brawijaya. Slain mndapatkan pnghargaan Playanan Prima, Univrsitas Brawijaya tlah mndapatkan srtifikat ISO 9001:2008 dan SNI ISO 9001:2008 untuk sluruh unit krja sjak tanggal 14 Novmbr 2011 dngan nomor srtifikat JKT60003728. Asssmnt dilakukan olh Lmbaga LRQA pada tanggal 27, 28 Juni 2011, 11 sampai dngan 14 Oktobr 2011 dan 17 sampai dngan 19 Oktobr 2011. Srtifikasi ISO 17025 untuk Laboratorium Sntral Ilmu Hayati (LSIH) masih dalam pross pnilaian. Sbagai bntuk valuasi trhadap implmntasi SPMI di UB, maka diadakan Audit Intrnal Mutu (AIM), hal ini juga mrupakan hal yang disyaratkan olh BAN-PT dan SMM ISO 9001:2008. AIM di UB dimulai pada akhir tahun 2007, dngan audit atau traudit hanya unit krja plaksana akadmik (UKPA) saja, shingga disbut Audit Intrnal Mutu Akadmik (AIMA). AIMA brgulir sbanyak 7 siklus, yaitu siklus 1 tahun 2007, siklus 2 dan 3 tahun 2008, siklus 4 dan 5 tahun 2009, siklus 6 dan 7 tahun 2010. Slanjutnya di tahun 2011, mulai mlibatkan unit krja pnunjang plaksana akadmik (UKPPA) dalam kgiatan audit intrnal, maka sjak tahun 2011 AIMA brubah mnjadi AIM. Sjak tahun 2011 trsbut, brgulir dua macam siklus AIM yang brbda, yaitu AIM UKPA yang mlanjutkan siklus tahun sblumnya, yaitu siklus 8 dan 9. Srta AIM UKPPA yang mmulai dari siklus 1, 2 dan 3. Dalam plaksanaan AIM, PJM dibantu olh klompok auditor intrnal UB yang saat ini jumlahnya mncapai 126 orang. 2
Scara umum, dngan adanya AIM, UB tlah mampu mndorong trciptanya paradigma budaya mutu di lingkungan UB. Hal ini trlihat dari lingkup audit yang diawali dari pmbnahan organisasi, tupoksi dan dokumn hingga dapat ditingkatkan mnjadi lingkup kinrja ssuai standar BAN-PT. AIM UKPA juga mmbantu PS dan pnglola PS (fakultas dan jurusan) dalam mmprsiapkan diri mnghadapi akrditasi BAN-PT, sdangkan AIM scara ksluruhan tlah mngantarkan UB mmprolh srtifikat SMM ISO 9001:2008. Pndampingan akrditasi Program Studi tlah mnunjukkan hasil yang cukup baik, dari 46 PS yang didampingi tlah mnyusun borang akrditasi 44 PS, 20 PS tlah mngirim borang trsbut k BAN-PT. Hasilnya 2 PS S1 mndapatkan nilai A; 4 PS S2 mndapatkan nilai A, masing-masing 1 PS S2 mndapatkan nilai B dan C. Sdangkan 1 PS S3 mndapatkan nilai A dan 3 PS S3 mndapatkan nilai B. Dngan prkmbangan pndirian PS baru yang cukup banyak dari yang smula Agustus 2010 sbanyak 33 PS S1; 21 PS S2 dan 7 PS S3 dan pada bulan Dsmbr 2011 mnjadi 69 PS S1 (naik 209 %); 45 PS S2 (naik 214 %); 18 PS S3 (naik 257%), maka akan sangat mmpngaruhi Akrditasi Institusi Prguruan Tinggi (AIPT). Hasil analisis mnunjukkan jumlah Diploma dan PS S1, S2 dan S3 yang tlah trakrditasi sampai dngan bulan Dsmbr 2011 adalah 26,90%, padahal salah satu syarat untuk bisa mngikuti AIPT adalah minimal 75% Diploma, PS S1, S2 dan S3 harus sudah trakrditasi. Olh karna itu dibutuhkan krja kras smua pihak untuk mmprcpat jumlah Diploma dan PS yang diakrditasi. Monitoring dan valuasi intrnal (Monvin) PHK mrupakan kgiatan valuasi trhadap plaksanaan PHK untuk mnjaga agar plaksanaan PHK konsistn trhadap prncanaannya. Dalam implmntasinya, Monvin PHK di UB mnggunakan panduan brupa Manual Prosdur (MP) Monvin PHK, panduan ini diprgunakan untuk kgiatan Monvin PHK On Going yang prlu diacu olh pimpinan unit dan plaksana pnrima PHK, rviwr intrnal PHK, pnglola program hibah komptisi srta PJM di lingkungan UB. Scara umum, implmntasi PHK di UB sudah baik, hal ini ditunjukkan dngan ksungguhan tim plaksana PHK dalam mncapai indikator kinrja program yang tlah dijanjikan, walaupun masih ada bbrapa kndala, khususnya trkait pmbiayaan program. Hal ini prlu komitmn pimpinan untuk mmbuat kbijakan yang dapat mmbantu plaksanaan PHK dngan baik. Scara umum plaksanaan program sudah ssuai dngan jadwal yang dirncanakan, dngan kmajuan yang brvariasi ssuai kndala dan kaktifan tim. Bbrapa kndala yang ditmui dalam plaksanaan PHK antara lain: 1. Komunikasi yang kurang optimal antara pimpinan unit krja pnrima PHK, shingga kgiatan yang brsifat institusional kurang brjalan dngan baik. 2. Ktrlambatan turunnya dana hibah, shingga mnggunakan dana mandiri. Brdasarkan pnilaian yang dibrikan olh rviwr intrnal, mnunjukkan bahwa smua plaksana program hibah komptisi tlah mmnuhi targt skor minimal yang dittapkan (skor 300). Walaupun dmikian, ada program hibah yang kinrjanya dinilai masih kurang yaitu PHK-I Tma B dan PHK PKPD. Untuk PHK-I Tma B, pran pimpinan institusi masih prlu lbih dioptimalkan, khususnya koordinasi yang kurang baik antar pimpinan PS dalam mmbantu plaksanaan kgiatan. Sdangkan untuk PHK PKPD, rndahnya capaian indikator kinrja (baik utama maupun pndukung/ tambahan) mnybabkan rviwr intrnal mmbrikan nilai rndah. Slain itu, capaian kmajuan fisik kgiatan juga sangat rndah, bahkan kmajuan fisik bbrapa program kgiatan masih 0%. 3
Tingkat Kpuasan (%) Scara umum, pross kgiatan Monvin PHK Akhir Tahun 2011, yang dilaksanakan olh PJM, tlah brjalan lancar. Namun masih ada ktidakssuaian dngan prncanaan awal. Misalnya, jadwal kgiatan Monvin yang brgsr karna adanya ktrlambatan pnyrahan laporan olh grant. Hal ini brdampak pada pross kgiatan brikutnya. Mnindaklanjuti hasil Monvin Tngah Tahun 2011 dan hasil Monv Dikti pada tanggal 17-18 Oktobr 2011, maka untuk Monvin Akhir Tahun 2011 ada prubahan sistm Monvin PHK dngan mnambahkan chcklist kgiatan Monvin dan chcklist capaian indikator, capaian fisik dan srapan dana sprti pada Krangka Acuan Monitoring dan Evaluasi Tahunan PHK-I Ditjn Dikti Tahun 2011 srta Panduan Monvin PHK-I Ditjn Dikti Tahun 2011. Scara ksluruhan, PJM tlah mlaksanakan program krja dngan krja kras dan pnuh tanggung jawab, untuk mmnuhi targt yang dittapkan dalam sasaran mutu. Namun bgitu, targt capaian sasaran mutu tidak trpnuhi, rata-rata capaian sasaran mutu PJM di akhir tahun 2011 adalah 94%, hal ini disbabkan karna satu program tidak mncapai targt, yaitu program bidang akrditasi nasional, khususnya capaian jumlah PS yang trakrditasi. Hal ini, bukan mrupakan kurangnya kinrja PJM, ttapi karna adanya kbijakan pimpinan UB yang mnybabkan rasio PS trakrditasi mnjadi rndah. Capaian sasaran mutu PJM scara rinci dapat dilihat di Lampiran 3. 3.2 Evaluasi Kpuasan Stakholdrs Plaksanaan valuasi kpuasan stakholdrs PJM mngacu kpada Manual Prosdur Evaluasi Kpuasan Planggan PJM (00009 02016). Ssuai MP trsbut, tlah dittapkan bahwa standar minimal tingkat kpuasan, untuk pimpinan adalah 85%, sdangkan untuk stakholdrs lain adalah 75%. Evaluasi Kpuasan Pimpinan UB trhadap kinrja PJM diprolh brdasarkan isian kuisionr kpuasan Rktor dan para Pmbantu Rktor. Hasil rkapitulasi kuisionr trsbut diprolh rata-rata tingkat kpuasan pimpinan sbsar 89,42%, hal ini mrupakan nilai yang sangat brarti bagi PJM, karna ini brarti PJM prlu diprtahankan kbradaan dan kinrjanya.,00 95,00 93,83 92,17 90,89 90,00 86,67 85,00 Standar Minimal Tingkat Kpuasan 80,00 Rktor PR-1 PR-2 PR-3 Rrata Pimpinan UB Gambar 1. Tingkat Kpuasan Pimpinan UB trhadap Kinrja PJM Kpuasan stakholdrs lain dibagi mnjadi dua bagian, yaitu intrnal dan kstrnal. Untuk stakholdrs intrnal, diprolh dari rata-rata tingkat kpuasan unit krja (UKPA dan UKPPA) trhadap plaksanaan kgiatan/program PJM, misalnya: AIM, Monvin PHK dan pndampingan akrditasi PS. 4
Tingkat Kpuasan (%) Tingkat Kpuasan (%) Dari hasil rkapitulasi umpan balik stakholdrs intrnal diprolh tingkat kpuasan sbsar 87,42%. Nilai ini masih di atas standar minimal 75%. Hal ini mnunjukkan bahwa stakholdrs intrnal (dosn dan karyawan) mmbrikan aprsiasi yang baik trhadap kinrja PJM, khususnya mlalui kgiatan-kgiatan di lingkungan intrnal UB. Namun dmikian, trdapat bbrapa kritik dan masukan trhadap PJM yang prlu ada tindak lanjut dan prbaikan untuk masa mndatang. Masukan dan kritik yang prlu mndapat prhatian adalah dalam hal krapian dan ktrtiban manajrial, srta komptnsi fasilitator/fungsionaris PJM dalam mnjalankan tugas.,00 95,56 95,00 90,00 85,00 80,00 91,09 84,11 78,91 87,42 75,00 Standar Minimal Tingkat Kpuasan 70,00 65,00 60,00 AIM Monvin PHK Rfrshing KPM Workshop SPMI-ISO Rrata Kgiatan PJM Gambar 2. Tingkat Kpuasan Stakholdrs Intrnal PJM Sdangkan dari hasil rkapitulasi umpan balik stakholdrs kstrnal diprolh tingkat kpuasan sbsar 93,85%. Nilai trsbut juga masih jauh di atas standar minimal tingkat kpuasan 75%. Hal ini mnunjukkan bahwa stakholdrs kstrnal (khususnya PTN dan PTS) sangat mmbutuhkan bimbingan dalam bntuk platihan, magang, studi banding dan lain-lain untuk dapat mngimplmntasikan SPMI di institusi masing-masing. Slain itu, stakholdrs kstrnal juga mrasakan bahwa layanan publik yang disdiakan PJM sangat ssuai dngan kbutuhan untuk pngmbangan SPMI di PTN dan PTS mitra. Masukan dan kritik yang didapat dari stakholdrs kstrnal trkait layanan yang dibrikan PJM, trutama dalam hal sistm layanan dan sarana kgiatan.,00 99,96 95,00 93,00 93,85 90,00 88,59 85,00 80,00 75,00 Standar Minimal Tingkat Kpuasan 70,00 Platihan Magang Studi Banding Rrata Jnis Layanan Gambar 3. Tingkat Kpuasan Stakholdrs Ekstrnal PJM 5
3.3 Tindak Lanjut atas Tmuan AIM UKPPA Siklus 3 3.4 Tindak Lanjut atas Tmuan Scond Stag Assssmnt ISO 9001:2008 Brdasarkan Stag 2 Assssmnt Rport untuk SMM ISO 9001:2008 Univrsitas Brawijaya, khususnya bagian PJM (Lampiran 5), diprolh satu ktidakssuaian minor dan tiga obsrvasi, sbagai brikut: 1. Sbuah ktidakssuaian minor trjadi dalam pross Audit Intrnal: Tidak ada prsyaratan untuk mmastikan waktu (dadlin) plaporan hasil audit, dan waktu untuk mrspon tmuan (klarifikasi). Ringkasan hasil audit tidak didukung olh form borang klarifikasi, dan Tindak lanjutnya tidak mnyrtakan adanya vrifikasi tindakan. 2. Tabl komptnsi auditor tidak diprbarui, misalnya: ditmukan bahwa Prof. Diana Arfiati adalah auditor untuk Fakultas Ekonomi di 15 Juni 2011, ttapi pada saat audit tidak ada bukti bahwa Prof. Diana Arfiati mmnuhi syarat sbagai auditor intrnal. 3. Prtmuan rutin tlah dilakukan stiap minggu dan brbagai hal tlah dibahas, namun kpuasan pada pgawai pada platihan yang dilakukan PJM tahun 2011 blum masuk dalam notuln rapat. 4. Status dan pntingnya ara yang akan diaudit dapat dianggap sbagai masukan untuk program audit, sprti juga hasil audit sblumnya. Untuk mmprbaiki tmuan NC minor trsbut, maka AIM dan anggota tlah mlakukan kajian dan mrumuskan program krja dan sasaran mutu bidang AIM ssuai saran dari Auditor LRQA (dapat dilihat di bagian slanjutnya), yaitu mntapkan batas waktu pnyrahan laporan hasil AIM dan batas waktu audit untuk mmbrikan klarifikasi trhadap tmuan AIM (Tmuan 1). Slain itu, AIM dan anggota juga mnyiapkan valuasi komptnsi auditor intrnal, yang nantinya akan digunakan untuk mntapkan para auditor intrnal yang layak dan tidak layak untuk mlakukan AIM, valuasi trsbut juga diprolh dari hasil umpan balik audit trhadap auditor (Tmuan 2). Mngnai diskriminasi dalam AIM (Tmuan 4), yaitu prlu atau tidaknya AIM untuk unit krja yang dianggap sudah ssuai prsyaratan, maka AIM dan anggota srta Tim PJM yang lain spakat, bahwa AIM akan ttap dilakukan untuk smua unit krja (UKPA dan UKPPA), baik yang sudah bagus trlbih lagi untuk yang masih kurang bagus. Prtimbangannya adalah untuk mngantisipasi mnurunnya smangat dalam mmbudayakan mutu di smua unit krja di UB. Untuk itu, AIM yang akan datang akan dibdakan lingkupnya, antara unit krja yang sudah bagus dngan unit krja yang kurang bagus. Sistm valuasi kpuasan untuk stakholdrs PJM (pimpinan, stakholdrs intrnal dan stakholdrs kstrnal) akan diprbaiki lagi ssuai kbutuhan dan kdalaman valuasi. Borang valuasi kpuasan dan umpan balik akan diprbaiki dan dilakukan untuk siapa saja yang trlibat dalam kgiatan PJM (Tmuan 3). 6
3.5 Pnyusunan Program Krja dan Sasaran Mutu Dalam mnyusun Program Krja PJM 2012 dan Sasaran Mutu PJM 2012-2014, masingmasing dan anggota diharuskan mnyusun konsp trlbih dahulu, kmudian pada rapat plno PJM tanggal 20 dan 27 Dsmbr 2011 dilakukan finalisasi dan pntapan olh sluruh tim PJM. Brdasarkan hasil rapat plno PJM trsbut tlah disusun Program Krja PJM 2012 sbagai brikut: No. Kgiatan J a n P b M a r A p r M i J u n J u l A g t S p O k t N o p D s PIC/Psrta 1 Managmnt Rprsntativ MR 1.1 Evaluasi kpuasan pimpinan trhadap kinrja PJM 1.2 Tinjauan manajmn (managmnt rviw) 1.3 Evaluasi kinrja Prsonil PJM, trmasuk staf 1.4 Updat pmtaan komptnsi Tim PJM Mnindaklanjuti Tmuan Audit 1.5 Intrnal dan Audit Ektrnal (khusus untuk PJM) 2 Bidang Playanan Umum 2.1 Updating wbsit: http://pjm.ub.ac.id AK 2.2 Pngadaan Barang PJM YWES 2.3 Manajmn Ast PJM WFA 2.4 Administrasi Kluhan <insidntal> WFA, Tim PJM Pnydiaan Tchnical 2.5 Assisstanc (TA) dan Tnaga YWES, Tim PJM, Ahli bidang SPMI, AIM, outsourching Monvin PHK dan Akrditasi PS <insidntal> 2.6 2.7 Pnydiaan Narasumbr untuk Workshop/Sminar/ Lokakarya <insidntal> Fasilitasi Bnchmark (Studi Banding dan Konsultasi) tntang SPMI <insidntal> YWES, Tim PJM, outsourching YWES, Tim PJM, outsourching 2.8 Magang <insidntal> YWES, Tim PJM Srtifikasi Auditor Intrnal Mutu 2.9 Playanan Umum, UB AIM 2.10 2.11 2.12 Platihan Mnyusun Dokumn Akrditasi PS, bagi Ktua PS dan Tim Platihan Prancangan SPMI dan Srtifikasi Auditor Intrnal Mutu PT untuk Stakholdr Ekstrnal Platihan Mnyusun Dokumn Akrditasi PS untuk Playanan Umum, Akrditasi Nasional Playanan Umum Playanan Umum 7
No. 3 3.1 3.2 3.3 Kgiatan Stakholdr Ekstrnal Bidang Pngmbangan SPMI Mlakukan rviw dan rvisi SPMI UB yang ada (klmbagaan, dokumntasi, databas) trmasuk dokumn rkaman dan MP Mndampingi Evaluasi Kpuasan planggan UB Mnguatkan GJM UJM dalam mlakukan ED rutin dan pmutakhiran PDPT (survy profil, pran dan fungsinya) 3.4 Mlakukan audit intrnal PJM 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Mlakukan rvisi atas tmuan audit intrnal dan sosialisasi k smua unit krja+wbsit UB Pnyusunan konsp standar organisasi dan pmbimbingan mahasiswa Pasca Sarjana (Pasca Sarjana, Fakultas, Komit Pnjaminan Mutu) Pngmbangan IT-basd procdur (krjasama dngan UPPTI) Standarisasi kualifikasi Dosn dan Tnaga Kpndidikan (krjasama dngan LP3 dan BAU) Evaluasi & Laporan kgiatan pngmbangan SPMI UB 4 Bidang AIM Koordinasi prumusan ruang lingkup AIM, pnyusunan 4.1 matri sosialisasi dan borang, srta valuasi auditor intrnal mutu UB Workshop pningkatan 4.2 komptnsi auditor UKPA & UKPPA Sosialisasi AIM UKPA Siklus 10 4.3 dan UKPPA Siklus 4 Rfrshing AIM UKPA Siklus 10 4.4 dan UKPPA Siklus 4 AIM UKPA Siklus 10 & Evaluasi 4.5 Plaksanaan AIM UKPPA Siklus 4 & Evaluasi 4.6 Plaksanaan Plaporan AIM UKPA Siklus 10 4.7 dan AIM UKPPA Siklus 4 J a n P b M a r A p r M i J u n J u l A g t S p O k t N o p D s PIC/Psrta Pngmbangan SPMI Pngmbangan SPMI Pngmbangan SPMI Pngmbangan SPMI & MR Pngmbangan SPMI & AIM Pngmbangan SPMI Pngmbangan SPMI & UPPTI Pngmbangan SPMI, LP3 & BAU Pngmbangan SPMI AIM AIM AIM AIM AIM AIM AIM 8
No. 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Kgiatan Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4 Koordinasi prumusan ruang lingkup AIM, pnyusunan matri sosialisasi dan borang, srta valuasi auditor intrnal mutu UB Workshop pningkatan komptnsi auditor UKPA & UKPPA Sosialisasi AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5 Rfrshing AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5 AIM UKPA Siklus 11 & Evaluasi Plaksanaan AIM UKPPA Siklus 5 & Evaluasi Plaksanaan Plaporan AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5 Bidang Akrditasi Nasional Rapat Koordinasi Monitoring Ijin Program Studi (trmasuk vokasi) dan Status Akrditasi Monitoring Pngmbangan SIDEA Platihan Pngisian Dokumn Akrditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED), trmasuk prsiapan survillanc Rapat koordinasi Assor Intrnal UB, GJM, PD-1 dan PD-2 Pnyusunan Dokumn Akrditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED) (Konsinyring), bagi PS/vokasi yang tlah siap J a n P b M a r A p r M i J u n J u l A g t S p O k t N o p D s PIC/Psrta AIM AIM AIM AIM AIM AIM AIM AIM AIM Akrditasi & Anggota, PD-1 & Skrtaris Program, BAAK, Tim EPSBED Akrditasi & Anggota, Tim Pngmbang SIDEA dan PD-1 Akrditasi & Anggota, Playanan Umum, Tim Akrditasi PS dan Fakultas trkait Akrditasi & Anggota, Tim Assor Pndamping UB, Tim GJM, PD-1, PD-2 Akrditasi & Anggota, Tim Assor Pndamping UB, Tim Akrditasi PS 9
No. 5.6 Kgiatan Dsk Evaluation Borang Akrditasi J a n P b M a r A p r M i J u n 5.7 isitasi PS Pnyusun Akrditasi 5.8 Pndampingan visitasi akrditasi 5.9 Kompilasi data dan plaporan 5.10 Pnyampaian Laporan kpada Rktor 6 Bidang Monvin PHK 6.1 Monvin PHK Tngah Tahun 2012 6.2 Monvin PHK Akhir Tahun 2012 7 Bidang ISO dan Akrditasi Intrnasional 7.1 Survillanc ISO 9001:2008 k- 1 Tahun 2012 7.2 Survillanc ISO 9001:2008 k- 2 Tahun 2012 J u l A g t S p O k t N o p D s 7.3 Akrditasi Intrnasional 7.4 7.5 7.6 Pngmbangan Public Srvic untuk awarnss dan prsiapan srtifikasi ISO 9001 prguruan tinggi (krjasama dngan Playanan Umum) Pndampingan dan Monitoring Srtifikasi ISO 17025 (Laboratorium Uji) In hous training Lad Auditor ISO 9001:2008 PIC/Psrta dan Fakultas trkait Tim Assor Pndamping UB Tim Assor Pndamping UB Tim Assor Pndamping UB Akrd. Nas & Anggota Akrd. Nas & Anggota Monvin PHK Monvin PHK ISO & Akrditasi Intrnsl ISO & Akrditasi Intrnsl ISO & Akrditasi Intrnsl ISO & Akrditasi Intrnasional, Playanan Umum ISO & Akrditasi Intrnsl ISO & Akrditasi Intrnsl Sdangkan Sasaran Mutu PJM untuk 2012-2014 adalah sbagai brikut: No. Indikator Kinrja 1 Managmnt Rprsntativ Tingkat kpuasan pimpinan trhadap 1.1 kinrja PJM (%) Tingkat kpuasan stakholdr slain 1.2 pimpinan trhadap kinrja PJM (%) 2 Bidang Playanan Umum Evaluasi kpuasan stakholdr trhadap 2.1 wbsit PJM (prsn jumlah orang yang mmbrikan tingkat kpuasan 80%) Tingkat kssuaian hasil pngadaan 2.2 barang PJM (%) Evaluasi kpuasan trhadap layanan Tchnical Assisstanc (TA), Narasumbr, 2.3 layanan Studi Banding dan Konsultasi, layanan magang, layanan platihan Baslin 2011 Targt Capaian 2012 2013 2014 80 80 85 90 80 80 85 90-70 80 85 58 70 80 85 80 82 85 87 10
No. Indikator Kinrja Baslin 2011 Targt Capaian 2012 2013 2014 (prsn jumlah orang yang mmbrikan tingkat kpuasan 80%) 3 Bidang Pngmbangan SPMI 3.1 Kpuasan planggan (%) 70,4 75 80 85 3.2 Pnguatan implmntasi SPMI & pran GJM /UJM 3.3 Standarisasi kualifikasi SD Organisasi 3.4 Implmntasi SPMI di laboratorium 3.5 Implmntasi SPMI di PS Pasca Sarjana Kgiatan insidntal trutama saat audit dan akrditasi Ssuai BANPT Manual prosdur softcopy Klmbagaan Komit Pnjaminan Mutu (KPM) ED UB, % fakultas; 50% PS mlalui SIDEA Konsp Standar Dosn Pngmbang an IT-basd procdur Pnyusunan standar ED UB %fakultas & PS Konsp Standar Ruang kuliah Pningkatan kpuasan playanan Lab. Monv ED UB %fakultas & PS Konsp standar pnglolaan Lab. Pningkatan kinrja Lab. Monv rutin 4 Bidang AIM 4.1 Jumlah Auditor disluruh Univrsitas (orang) 126 146 166 186 4.2 Tingkat Kpuasan Audit trhadap plaksanaan AIM (%) 80 80 85 90 4.3 Tingkat Kpuasan Auditor trhadap plaksanaan AIM (%) 80 80 85 90 4.4 AIM untuk Manajmn Laboratorium (%) 0 35 70 5 Bidang Akrditasi Nasional 5.1 Ijin Oprasional PS (unit/unit) na 116/145 145/145 145/145 5.2 Tingkat Kpuasan PS trhadap pross pndampingan akrditasi (%) 80 80 85 90 5.3 Jumlah PS yang mngirimkan dokumn akrditasi k BAN-PT 22/53 64/64 45/45 13/13 6 Bidang Monvin PHK 6.1 Tingkat kpuasan grant trhadap plaksanaan Monvin PHK (%) 80 82 84 86 6.2 Jumlah grant yang mmnuhi skor Monvin PHK minimal 300 (%) 50 75 75 6.3 Jumlah PHK yang dihntikan (%) 0 0 0 0 7 Bidang ISO dan Akrditasi Intrnasional 7.1 Pnrapan ISO, brdasarkan Kpuasan Pndampingan, tmuan Audit & Survillanc, Pmbrian Informasi dan Workshop ISO (%) 70 75 80 85 7.2 7.3 7.4 Akrditasi PS Intrnasional, brdasarkan Kpuasan pndampingan unit krja, pmbrian Informasi dan Workshop Akrditasi Intrnasional, Kssuaian capaian jumlah PS trakrditasi (%) Layanan Publik (platihan dan konsultasi ISO), brdasarkan Kpuasan planggan, jumlah pminat layanan, dll (%) Srtifikasi ISO17025, brdasarkan Kpuasan pndampingan, tmuan Audit & Survillanc, Layanan Informasi dan na 60 70 75 na 70 75 80 60 70 75 80 11
No. 7.5 Indikator Kinrja platihan (%) Kinrja Bidang ISO dan Akrditasi Intrnasional ssuai pnilaian pimpinan (%) Baslin 2011 Targt Capaian 2012 2013 2014 80 85 90 95 3.6 Continual Improvmnt... 12
I. Lampiran Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM 13
14
15
Lampiran 2. SK Rktor tntang Tim PJM 16
17
18
Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM No Indikator Targt Capaian Capaian Capaian Capaian Targt 2009 Targt 2010 Targt 2011 2008 2009 2010 2011 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1 UB mnjalankan sistm pnjaminan mutu yang didukung olh kbradaan manual mutu dan implmntasinya - SPM yang dikmbangkan di tingkat SPM univrsitas Akadmik SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI - Unit krja tingkat fakultas yang mngmbangkan SPM (unit, %) 12 12 12 12 14 12 14 - Unit krja tingkat jurusan yang mngmbangkan SPM (unit, %) 37 97 39 39 40 36 42 36* - Unit krja pnunjang plaksana akadmik (unit, %)* 1/19 (5) 5/19 (26) 5/19 (26) 11/19 (58) 10/19 (52) 19/19 () 17* () - Institusi yang dilayani PJM untuk studi banding, magang dan diklat dll. (PT) 6 11 11 20 31 40 49 2 Lingkup Pnrapan ISO di UB* - Sistm Manajmn Mutu ISO PJM, 3 PJM, 3 4 satkr, 10 satkr, PJM 9001:2008 Satkr Satkr Fak. & Jur. Fak. & Jur. UB UB - Prbaikan Brklanjutan ISO 9004 - - - - - PJM - - Pngujian Laboratorium ISO 17025 - LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH 3 Implmntasi Sistm Pnjaminan Mutu di sluruh unit krja dngan bukti laporan audit - Unit krja tingkat fakultas yang 12 12 12 13 13 13 14 mngikuti Audit Intrnal Mutu (unit, %) - Unit krja tingkat jurusan yang mngikuti Audit Intrnal Mutu (unit,%) - Unit krja pnunjang plaksana akadmik yang mngikuti Audit Intrnal Mutu (unit, %)* - Jumlah pnrima hibah yang diputus Dikti 37 97 0 0 39 0 0 39 0 0 40 19 0 0 0 0 0 0 0 36 10 52 42 19 36 17* 19
No Indikator Targt Capaian Capaian Capaian Capaian Targt 2009 Targt 2010 Targt 2011 2008 2009 2010 2011 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 4 Standarisasi Akrditasi PS S-1, S-2, S-3* 70,15 Jumlah PS S-1 trakrditasi A untuk PS prpanjangan 16/29 29/32 16/33 20/32 18/33 24/32 21/29 Jumlah PS S-1 trakrditasi B untuk PS baru 2/5 7/9 7/9 11/11 7/9 15/12 4/38 Jumlah PS S-2 trakrditasi A 7/17 7/26 0/21 0/21 0/21 4/21 4/47 Jumlah PS S-3 trakrditasi A 0/10 0/10 1/9 1/12 1/9 3/13 2/23 Status AIPT B A A A A A A 5 PJM UB mnrima dana tahunan pningkatan mutu intrnal srta akrditasi, scara trus mnrus (xrp 1.000.000,-) 1.200 1.500 1.080 1.600 1.800 1.750 Rata-rata capaian indikator 93,7% 88% 86% 94% 2.154 () 20
Lampiran 4. Daftar Tmuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM 21
Lampiran 5. Stag 2 Assssmnt Rport QMS ISO 9001:2008 Assssor: Dd Gunawan (ID 04315)/ Firdha Basbth (Nw Assssor) Assssmnt of: Pusat Jaminan Mutu (PJM) Audit(s): Prof Dr. M. Bisri, and staff Audit trails and sourcs of vidnc: Intrviw with managmnt and staff, Intrnal Quality Audit Accrditation - BAN PT monitoring PJM Program Y 2007-2012 Evaluation and conclusions: PJM mainly has thr main tasks: to dvlop intrnal quality assuranc, maintain and improv univrsity accrditation, and to monitor and valuat th fund and grants rcivd for rsarch purposs. Thr is a significant improvmnt on th dvlopmnt of quality assuranc indicatd by th numbr of intrnal audits commncd, and th numbrs of programs which has bn accrditd by th govrnmnt with A classification. Thr ar room for improvmnt in PJM highlightd blow: 1. A minor non conformity was raisd to addrss issus in th procss of Intrnal Audits (s findings log). 2. Th tabl of auditor comptncy was not updatd, it was found that Prof Dr Diana Arfiati was an auditor to Fakultas Ekonomi in Jun 15 th 2011, howvr at th tim of th audit thr was no vidnc that Prof Diana qualifid as an intrnal auditor. 3. Routin mting has bn conductd vry wk and various mattrs hav bn discussd, howvr attndant s satisfaction on training conductd in PJM in 2011 was not capturd in th minuts of mting. 4. Th status and importanc of th aras to b auditd can b considrd as an input to th audit program, as wll as rsults of prvious audits. 22
Assssmnt Findings Log - SUB REPORT ISO 9001:2008 Grad Status Finding Corrctiv Procss Dat Rfrnc Claus Action Rviw / aspct 1 2 3 4 5 6 7 8 Minor NC Nw 1110JKADGX/FBZ 16 8.2.2 Thr was no rquirmnts has bn st to nsur that tim to rporting audit rsult, and tim to rspons corrctiv actions ar takn without undu dlay. Th audit summary was not supportd by th audit forms which dfin corrctiv actions and thir causs, and Follow-up activitis wr not including th vrification of th actions. Som vidncs ar: audit conductd in Jun 15, 2011 to Faculty of Economy, and Jun 17, 2011 to Jurusan Ekonomi Action plan has to b mad by audit and snd to LRQA within 90 days from closing mting. Th action plan consist of invstigation of root caus problm and corrctiv action to b takn. PJM 18 Oct 11 23