ANALISA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN ATK REGULAR PADA PT. PLN (PERSERO) UDIKLAT JAKARTA PERIODE 2011-2012 Angeline Williany BINUS University Jl. Kebon Jeruk Raya, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, 11530 Telp. (021) 53696999 Angeline.williany@yahoo.co.id Abstract Inventory is assets of the company as one of the key supporting to execute the activities and productivity of the company. The fact that inventories is asset, proceed of planning and controlling over the supplies is highly needed. By quantitative analysis, planning should be conducted as forecasting and some methods of procuring supplies. The theory of forecasting applied are seasonal methods (additive, multiplicative, and no trend), time series methods (moving average, and weighted average), and Monte Carlo simulation. Meanwhile, in procuring supplies applied the theory such as Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, and Lot for Lot Inventory method. Those methods are analyzed one by one in order to compare and ensure the most suitable method that gives effectiveness and efficiency according to the condition of the company. Keywords : Planning and Controlling, Inventory, Forecasting, Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, Lot for Lot, Seasonal, Time Series Abstrak Persediaan adalah asset perusahaan sebagai penunjang kelancaran aktivitas dan kunci dalam produktivitas perusahaan. Fakta bahwa persediaan merupakan asset, menuntut perencanaan dan pengendalian terhadap pengadaan maupun pengelolaan persediaan. Perencanaan dilakukan dengan analisa kuantitatif, seperti peramalan dan metode pengadaan persediaan. Teori peramalan yang diaplikasikan yakni
menggunakan metode seasonal (Additive, Multiplicative, dan No Trend), peramalan Time Series (Moving Average, Weighted Moving Average), serta simulasi Monte Carlo. Sedangkan dalam pengadaan persediaan, diaplikasikan teori Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, dan Lot for Lot. Metode-metode tersebut dianalisa satu persatu guna mengetahui metode yang paling cocok dan memberikan keefektifan dan keefisiensian sesuai kondisi perusahaan. Keywords : Perencanaan dan Pengendalian, Persediaan, Peramalan, Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory, Lot for Lot, Seasonal, Time Series PENDAHULUAN Persediaan di perusahaan jasa pun merupakan asset perusahaan. Kenyataan bahwa persediaan merupakan asset perusahaan, menuntut adanya perencanaan dan pengendalian terhadap persediaan, kunci penting dalam peran menumbuhkan produktivitas dan competitive advantage perusahaan. Adapun perencanaan dan pengendalian merupakan salah satu bagian dari ilmu manajemen dan teknik industri yang cukup memiliki andil dalam mewujudkan daya saing atau nilai tambah kompetitif dengan pengaturan proses bisnis secara efektif dan efisien, yang berarti, dengan sumber daya yang tersedia, perusahaan dapat memperoleh hasil maksimal, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Observasi di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta ini bertujuan untuk menciptakan suatu metode pengelolaan yang tepat untuk perencanaan dan pengendalian persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta. Adapun ATK yang akan diteliti dalam penulisan ini adalah ATK regular, yang didistribusikan kepada peserta pendidikan atau diklat untuk menunjang aktivitas pembelajaran. Masalah yang terjadi pada pengelolaan persediaan adalah ketidaksesuaian persediaan ATK Regular terhadap jumlah peserta diklat. Ketidaksesuaian ini dapat terjadi karena beberapa hal, seperti peserta diklat yang tidak datang, atau peserta yang datang justru jauh melebihi jumlah yang direncanakan. Dan hal lain yang memicu ketidaksesuaian pengadaan persediaan adalah adanya diklat-diklat yang tidak direncanakan, tetapi pada kenyataannya disisipkan atau diadakan pada periode berjalan. Akibatnya antara lain, pemesanan yang tidak terencana, tidak terkontrolnya penyebaran ATK, dan ketidaktersediaan stock. Oleh karena itu, metode pengadaan persediaan yang mencakup perhitungan pembelian optimal, re-order point, safety stock, peramalan, simulasi, dan perbandingan biaya yang keluar sebelum dan sesudah perencanaan dan
pengendalian persediaan dilakukan untuk menjaga efektivitas serta efisiensi pengadaan persediaan ATK regular di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian kuantitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung di lapangan, yakni bagian gudang PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta, dan wawancara kepada staff bagian sarana dan pra-sarana serta staff di bagian manajemen pengajaran. Metode yang digunakan dalam analisa kuantitatif ini adalah dengan melakukan metode pengadaan persediaan Q-Model, P-Model, Min-Max Inventory. Lalu dilakukan perbandingan peramalan seasonal: no trend, additive, dan multiplicative,dan peramalan time series: moving average, weighted moving average.dan dilanjutkan simulasi pengadaan persediaan untuk satu periode berikutnya untuk membandingkan total biaya. HASIL DAN BAHASAN Data Penggunaan ATK Regular PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta tahun 2011-2012 Periode Pen & Notes Goodie Bag Ransel 1 475 306 156 2 355 260 39 3 557 512 35 4 564 275 144 5 525 405 94 6 727 452 252 7 473 229 221 8 268 66 86 9 373 170 186
10 564 356 150 11 644 457 151 12 726 425 111 13 311 247 64 14 670 578 52 15 791 623 120 16 1220 600 173 17 978 497 408 18 697 519 93 19 1127 528 503 20 291 155 99 21 601 494 7 22 420 278 36 23 1402 1188 669 Variable yang digunakan dalam pengolahan data persediaan ATK Regular: Jenis ATK Variabel Pen Notes Goodie Bag Ransel Bulan (n) 24 bulan 24 bulan 24 bulan 24 bulan Lead time (L) 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari Standar deviasi (s) 297,13 297,13 224,88 156,66 Total Permintaan (D) 15.145 unit 15.145 unit 9.885 unit 3.970 unit Rata2 Permintaan (d) 631 unit 631 unit 412 unit 165 unit Biaya Pesan (S) Rp 10.000 Rp 10.000 Rp 25.000 Rp 50.000 Harga barang (C) Rp 3.000 Rp 12.000 Rp 25.000 Rp 95.000 Biaya simpan (H) Rp 60 Rp 240 Rp 500 Rp 1.900
Service Level 99% 99% 99% 99% Perbandingan hasil biaya metode pengadaan persediaan : Perbandingan Biaya Pen Notes Goodie Bag Ransel Q Model Rp 45.569.800 Rp 182.009.650 Rp 247.622.200 Rp 378.282.000 P Model Rp 45.606.400 Rp 182.078.375 Rp 247.733.600 Rp 378.192.950 Min-Max Inventory Rp 45.750.050 Rp 185.345.000 Rp 247.956.400 Rp 378.768.850 Spesifikasi metode yang tepat untuk tiap jenis ATK Regular adalah sebagai berikut : Q Model Pen Notes Goodie Bag Ransel Safety Stock (SS) 126 unit 126 unit 96 unit 67 unit Reorder Point (R) 1.136 unit 1.136 unit 592 unit 72 unit Kuantitas Pembelian (Q) 2.247 unit 1.123 unit 994 unit 457 unit Frekuensi pembelian (f)/2th 7 kali 13 kali 19 kali 9 kali Metode peramalan yang tepat untuk Pen dan Notes Peramalan MAD MSE MAPE Additive 203,97 77813,68 0,39% Multiplicative 143,19 29906,24 0,24% Tanpa Trend 166,63 43661,98 0,27% Peramalan metode seasonal multiplicative ini digunakan untuk memperkirakan besarnya penggunaan ATK regular jenis pen dan notes untuk periode 1 tahun berikutnya. Periode Quarter Y Seasonal Factor Forecast 25 1 756,46 0,62 471 unit
26 2 766,49 0,81 623 unit 27 3 776,52 1,07 829 unit 28 4 786,55 1,41 1112 unit 29 5 796,58 1,19 949 unit 30 6 806,61 1,13 910 unit 31 7 816,64 1,27 1035 unit 32 8 826,67 0,44 366 unit 33 9 836,7 0,77 646 unit 34 10 846,73 0,78 660 unit 35 11 856,76 1,62 1389 unit 36 12 866,79 0,88 764 unit Metode peramalan yang tepat untuk Goodie Bag PERAMALAN MAD MSE MAPE Moving Average (4) 184,88 63.737,48 0,68 Weighted MA (4) 188,96 68.958,90 0,69 No Trend 110,54 21.822,77 0,31 Dengan ditentukannya peramalan metode seasonal tanpa trend, maka peramalan untuk 12 bulan ke depan adalah sebagai berikut : Periode Forecast 25 277 26 419 27 568 28 438 29 451
30 486 31 379 32 111 33 332 34 317 35 823 36 345 Metode peramalan yang tepat untuk ransel PERAMALAN MAD MSE MAPE Moving Average (6) 132,94 3.4987,05 0,91 Weighted MA (6) 146,24 4.2490,26 0,98 No Trend 75,33 1.1602,83 1,03 Demand yang telah dikelaskan, dihitung frekuensi terjadinya pada periode pengambilan data. Besarnya frekuensi dapat menentukan probabilitas terjadinya suatu jumlah demand dengan rumus frek prob =. n Untuk estimasi penggunaan ransel selama 12 bulan kedepan, variable acak ditentukan dengan fungsi =rand() pada Microsoft Excel, diperoleh hasil sebagai berikut : Periode Random Numb. Demand 25 0,8583 329 unit 26 0,7504 219 unit 27 0,4337 219 unit 28 0,6009 219 unit 29 0,1744 109 unit 30 0,9478 549 unit
31 0,6909 219 unit 32 0,0954 109 unit 33 0,5749 219 unit 34 0,1685 109 unit 35 0,0006 109 unit 36 0,9610 550 unit Simulasi Total Biaya Pengadaan Persediaan Periode Berikutnya Perhitungan total biaya pengadaan persediaan untuk periode selanjutnya adalah sebagai berikut : Pen Q Model Period Demand Order Stock Order Stock 1.136-25 471 2.247 2.912 471-26 623-2.289 623-27 829-1.460 829-28 112-1.348 112-29 949-399 949-30 910 2.247 1.736 910-31 1.035-701 1.035-32 366-335 366-33 646 2.247 1.936 646-34 660-1.276 660-35 1.389 2.247 2.134 1.389-36 764-1.370 764 -
TOTAL 8.754 unit 8.988 unit 8.754 unit Notes Q Model Period Demand Order Stock Order Stock 1.136-25 471 1.123 1.788 471-26 623-1.165 623-27 829-336 829-28 112-224 112-29 949 1.123 398 949-30 910 1.123 611 910-31 1.035 1.123 699 1.035-32 366-333 366-33 646 1.123 810 646-34 660-150 660-35 1.389 2.2.46 1.007 1.389-36 764-243 764 - TOTAL 8.754 unit 7.861 unit 8.754 unit Total Cost
Pen = (8.988x3.000) + (4x10.000) + (8.988x60) = 26.964.000 + 40.000 + 539.280 = Rp 27.543.280 = (8.754x3.000) + (6x10.000) + (8.754x60) = 26.262.000 + 60.000 + 525.240 = Rp 26.907.240 Notes = (7.861x12.000) + (6x10.000) + (7.861x240) = 94.332.000 + 60.000 + 1.886.6400 = Rp 96.278.640 = (8.754x12.000) + (12 x10.000) + (8.754x240) = 105.048.000 + + 120.000 + 1.050.480 = Rp 107.160.960 Goodie Bag Q Model Period Demand Order Stock Order Stock 592-25 277 994 1.309 277-26 419-890 419-27 568-322 568-28 438 994 878 438-29 451-427 451-30 486 994 935 486-31 379-556 379-32 111-445 111 -
33 332-113 332-34 317 994 790 317-35 823 994 961 823-36 345-616 345 - TOTAL 4.986 unit 4.970 unit 4.986 unit Total Cost Goodie Bag = (4.970x25.000) + (5x25.000) + (4.970x500) = 124.250.000 + 125.000 + 2.485.000 = Rp 126.860.000 = (4.986x25.000) + (12 x25.000) + (4.986x500) = 124.650.000 + 300.000 + 2.493.000 = Rp 127.443.000 Ransel Q-Model Period Random Demand Order Stock Order Stock 72-25 0,8583 329 457 200 329-26 0,7504 219 457 438 219-27 0,4337 219-219 219-28 0,6009 219-0 219-29 0,1744 109 457 348 109-30 0,9478 549 457 256 549-31 0,6909 219-37 219-32 0,0954 109 457 385 109 -
33 0,5749 219-166 219-34 0,1685 109-57 109-35 0,0006 109 457 405 109-36 0,961 649 457 213 649 - TOTAL 3.058 unit 3.199 unit 3.058 unit Total Cost Ransel Q Model Q Model Q Model = (3.199x95.000) + (7x50.000) + (3.199x1.900) = 303.905.000 + 350.000 + 6.078.100 = Rp 310.333.000 = (3.058x95.000) + (12 * 50.000) + (3.058x1.900) = 290.510.000 + 600.000 + 5.810.200 = Rp 296.920.200 SIMPULAN DAN SARAN Metode pengadaan persediaan yang tepat untuk jenis-jenis ATK Regular pada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta : Pen menggunakan metode Lot for Lot dengan jumlah optimum pemesanan dan frekuensi pembelian disesuaikan dengan stock dan penggunaannya oleh seluruh peserta diklat pada periode berjalan. Notes menggunakan metode Q-Model dengan jumlah optimum pembelian sebesar 1.123 unit. Frekuensi pembelian notes sebanyak 13 kali dalam 2 tahun dengan ROP sebesar 1.136 unit Goodie bag menggunakan metode Q-Model dengan jumlah optimum setiap pembelian sebesar 994 unit. Frekuensi pembelian goodie bag adalah sebanyak 19 kali dalam 2 tahun, dengan reorder point sebesar 592 unit.
Ransel menggunakan metode Lot for Lot seperti yang telah digunakan oleh perusahaan pada periode berjalan, dengan jumlah pemesanan dan frekuensi disesuaikan. Saran yang dapat diberikan penulis kepada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta setelah melakukan observasi pada bagian persediaan ATK Regular, adalah : - Perusahaan dapat melakukan forecast seperti peramalan atau simulasi Monte Carlo untuk 1 periode setelah periode berjalan untuk mengetahui estimasi pengeluaran dan kuantitas ATK yang akan digunakan - Meningkatkan koordinasi antar divisi pada manajemen PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta, terutama yang berhubungan langsung dengan para peserta diklat, seperti divisi Sarana & Prasarana dan Manajemen Pengajaran. REFERENSI Associates, R. (1994). Retrieved July 17, 2013, from http://www.remassoc.com/portals/0/remprecc.pdf Astuti, H. K. (2006). Analisis Tentang Pengendalian Persediaan dalam Perusahaan. Jurnal Ekonomi dan Manajemen, 8. Bachtiar S. Abbasr, Hudiarto, Lily Vianty. (2008). Sistem Pendukung Keputusan Perencanaan Produksi PT. PQR dengan Pendekatan Simulasi. Piranti Warta, 17. Berry Render, J. H. (2001). Prinsip-Prinsip Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba Empat. Drs. Zulian Yamit, M. (2005). Manajemen Persediaan. Yogyakarta: EKONISIA. Herliansyah, M. (2005). Deterministic Models Period Based with Safety Inventory untuk Optimasi Biaya Inventory Kaoas Rayon Berdasarkan Peramalan Permintaan Produk. Jurnal Mesin dan Industri. Jacobs, Chase, Aquilano. (2001). Operational Management for Competitive Advantage. New York: McGraw- Hill. RIWAYAT PENULIS Angeline Williany lahir di kota Jakarta pada 30 Oktober 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University dalam bidang ilmu Manajemen dan Teknik Industri pada tahun 2013. Saat ini bekerja sebagai karyawan swasta di PT. TWINK INDONESIA.