MENGOPTIMALKAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UTAMA BEGACRON BLACK GI 200%: STUDI KASUS PT COLORINDO ANEKA CHEMICALS

Transkripsi

1 MENGOPTIMALKAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UTAMA BEGACRON BLACK GI 200%: STUDI KASUS PT COLORINDO ANEKA CHEMICALS Sutono 1 ; Taufik 2 ABSTRACT Main problem in planning and controlling supply is to determine how many order of the main material or raw material is done and when the order should be done so the production can smoothly run and increase the efficientcy of the production process. The wrong supply control will make customer s demand cannot be fulfilled on time. Besides that, the trust and customer opinion on company will decline. Therefore, a planning and control supply is needed to achieve a maximum result. Keywords: supply, main material ABSTRAK Masalah utama dalam perencanaan dan pengendalian persediaan adalah menentukan berapa banyak pemesanan bahan baku atau bahan mentah yang sebaiknya dilakukan perusahaan dan kapan sebaiknya pemesanan tersebut dilakukan agar kegiatan produksi dapat berjalan dengan lancar yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi kegiatan produksi tersebut. Pengendalian persediaan yang kurang baik akan mengakibatkan permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi tepat waktu. Selain itu, kepercayaan dan tanggapan konsumen terhadap perusahaan juga akan menurun. Oleh karena itu, perlu adanya suatu perencanaan dan pengendalian persediaan agar dicapai suatu hasil optimal. Kata kunci: persediaan, bahan baku utama 1 Staf Pengajar Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, UBiNus, Jakarta 2 Sarjana Teknik, Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, UBiNus, Jakarta Mengoptimalkan Persediaan... (Sutono; Taufik ) 1

2 PENDAHULUAN Di dalam era globalisasi sekarang ini, hampir semua negara mengutamakan pembangunannya di sektor industri dan munculnya teknologi baru sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan terlaksananya suatu proses operasional dalam mencapai misi dan visi perusahaan tersebut. Hal tersebut dipengaruhi pula oleh majunya tingkat kehidupan masyarakat sehingga kebutuhan akan produk industri semakin meningkat dan berkembang dengan cepat, terutama dalam menghadapi era pasar bebas. Kecenderungan ekonomi yang mengarah kepada sistem perdagangan bebas akan menyebabkan situasi persaingan pasar yang semakin ketat dan kompetitif. Hal itu menuntut setiap perusahaan untuk selalu berusaha memperbaiki dan mengembangkan strategi usahanya masing-masing. Salah satu strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk mangatasi kondisi persaingan yang ketat itu adalah dengan melakukan evaluasi terhadap kemampuan dan kelemahan usaha. Pembenahan dan perbaikan usaha lebih dititikberatkan kepada kondisi internal prusahaan, mengingat variabel yang ada di dalamnya lebih cenderung mudah untuk dikendalikan. Salah satunya adalah dengan memperbaiki perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku. Efektivitas dan efisiensi pun merupakan salah satu faktor bagi perusahaan untuk melakukan pembenahan dan perbaikan, khususnya di dalam proses produksi. Dengan demikian, masalah perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan satu masalah yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan. Untuk mengantisipasi persediaan tersebut, pihak perusahaan perlu merencanakan suatu sistem pemesanan bahan baku yang tepat sehingga mengurangi biaya persediaan seoptimal mungkin. Dalam beberapa kasus, pengendalian persediaan yang kurang baik akan mengakibatkan permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi tepat pada waktunya. Selain itu, kepercayaan dan tanggapan konsumen terhadap perusahaan juga akan menurun. Oleh karena itu, perlu adanya suatu perencanaan dan pengendalian persediaan agar dicapai suatu hasil yang optimal dan permintaan konsumen juga dapat dipenuhi dengan baik serta dapat menghadapi situasi yang tidak menentu, seperti kenaikan harga, kesalahan dalam meramalkan permintaan, lead time, jumlah produk yang reject, dan sebagainya. Secara ringkas, masalah utama dalam perencanaan dan pengendalian persediaan adalah menentukan berapa banyak bahan baku atau bahan mentah yang sebaiknya dilakukan perusahaan dan kapan sebaiknya pemesanan tersebut dilakukan agar kegiatan produksi dapat berjalan dengan lancar yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dari kegiatan produksi tersebut. Untuk dapat meningkatkan efisiensi kegiatan produksi memang tidak mudah. Hal itu tentu tidak terlepas dari tingkat kerumitan yang dialami oleh perusahaan dalam menerapkan kebijakan persediaan. Jika bahan baku yang dipesan dalam jumlah sedikit maka akan mengakibatkan biaya pemesanan (ordering cost) 2 INASEA, Vol. 6 No. 1, April 2005: 1-10

3 menjadi tinggi. Jumlah pemesanan yang sedikit pun akan menimbulkan kekosongan persediaan pada suatu waktu sehingga dapat mengganggu jalannya proses produksi dan pada akhirnya akan mempengaruhi penjualan sebagai akibat ketiadaan produk di pasaran. Akan tetapi, apabila pemesanan bahan baku dalam jumlah banyak tentu akan menimbulkan biaya penyimpanan (carrying cost) yang tinggi sebagai akibat adanya biaya yang harus dikeluarkan, seperti biaya perawatan, pajak, asuransi, kerusakan, pencurian, pemborosan, penyusutan, dan lain sebagainya. Mengingat pentingnya perencanaan dan pengendalian persediaan, manajemen persediaan perlu diadakan. Pihak perusahaan perlu menentukan kuantitas persediaan yang wajar untuk memenuhi kebutuhan produksi atas suatu dasar yang dijadwalkan sesuai dengan order pelanggan. Secara luas, fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan bahan secara wajar mulai dari pembelian sampai penerimaan dan penyimpanan bahan kemudian diproses menjadi barang setengah dan barang jadi sampai akhirnya barang jadi tersebut berada di tangan pelanggan. Perencanaan persediaan berhubungan dengan penentuan,komposisi persediaan, penentuan waktu, serta lokasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang diproyeksikan. Pengendalian persediaan meliputi pengendalian kuantitas dan jumlah batas yang telah direncanakan dan perlindungan fisik atas persediaan. Pengendalian dilaksanakan pada masa sekarang sedangkan perencanaan dibuat untuk masa yang akan datang. Alasan pemilihan topik perencanaan dan pengendalian persediaan karena mengingat pentingnya persediaan, biaya pengelolaan persediaan yang cukup besar, dan apabila terjadi kesalahan dalam pemesanan bahan baku maupun dalam pengelolaan maka akan mengakibatkan ketidaklancaran proses produksi dan pendistribusian ke pelanggan serta biaya yang akan dikeluarkan juga akan semakin besar. Pada dasarnya, suatu kegiatan produksi diawali dengan kegiatan inventory (persediaan) yang sangat menentukan di dalam proses produksi. Persediaan merupakan salah satu masalah yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan kegiatan proses produksi, biaya, serta distribusi barang-barang, baik itu bahan baku, barang dalam proses atau barang setengah jadi, ataupun barang jadi. Persediaan mengemban tugas yang sangat penting karena sebagai penentu lancar tidaknya suatu kegiatan proses produksi. Lebih lanjut, penanganan persediaan yang optimal secara tidak langsung dapat meminimumkan biaya produksi. Permasalahan dalam perencanaan dan pengendalian persediaan mencakup beberapa hal, seperti penentuan ukuran kapasitas yang akan dipesan, penentuan kapan sebaiknya dilakukan pemesanan, serta tipe atau metode apa yang sebaiknya digunakan dalam penanganan persediaan. Melihat dari beberapa hal yang tercakup di dalam perencanaan dan pengendaliaan persediaan, dilakukan penelitian dengan mengambil kasus pada PT Colorindo Aneka Chemicals untuk bahan baku utama Begacron Black GI 200%. Tujuan penelitian sebagai berikut. Mengoptimalkan Persediaan... (Sutono; Taufik ) 3

4 1. Untuk mengetahui perencanaan dan pengendalian persediaan yang optimum serta perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan faktor penentu kelancaran suatu kegiatan proses produksi. 2. Meminimasi biaya persediaan. 3. Untuk mengetahui kapan harus dilakukan pemesanan. 4. Untuk mengetahui kuantitas/jumlah pemesanan yang akan dipesan PEMBAHASAN PT Colorindo Aneka Chemicals menerapkan sistem persediaan dan pemesanan dilakukan hanya jika ada permintaan. Metode yang digunakan untuk memecahkan masalah yang ada, dapat dilihat pada Gambar 1. 4 INASEA, Vol. 6 No. 1, April 2005: 1-10

5 STUDI PENDAHULUAN Melakukan Pengamatan (observasi) di perusahaan IDENTIFIKASI MASALAH Mengidentifikasi masalah-maslah yang berhubungan dengan perencanaa dan pengendalian persediaan STUDI PUSTAKA PERUMUSAN MASALAH Rencana perusahaan untuk menerapkan metoda-metoda yang digunakan dalam perencanaan dan pengendalian persediaan TUJUAN PENELITIAN - Untuk mengetahui dan memahami perencanaan dan pengendalian persediaan yang optimun dimana sistem inventoty merupakan faktor penentu kelancaran suatu kegiatan proses produksi - Meminimasi biaya persediaan - Mengetahui kapan seharusnya dilakukan pemesanan - Mengetahui berapa banyak pemesanan dilakukan PENGUMPULAN DATA Data Umum Perusahaan - Sejarah umum perusahaan - Struktur organisasi - Lokasi perusahaan Data Umum Perusahaan Data-data dokmentasi perusahaan seperti bahan baku, biaya-biaya persediaan dan data penjualan Tidak CUKUP? Ya PENGOLAHAN DATA - Permalan - Menghitung total biaya persediaan dengan EOQ - Menghitung total biaya persediaan dengan POQ ANALISIS HASIL - Analisis EOQ (Economic Order Quantity) - Analisis POQ (Period Order Quantity) - Membandingkan metoda EOQ dan POQ dengan sistem berjalan - Menentukan metoda yang terbaik KESIMPULAN DAN SARAN Gambar 1 Metode Pemecahan Masalah Mengoptimalkan Persediaan... (Sutono; Taufik ) 5

6 Penelitian diawali dengan mengumpulkan data biaya pemesanan dan penyimpanan, tingkat persediaan pengaman, waktu tenggat, dan data penjualan Begacron Black GI 200%. Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan Biaya pemesanan ialah biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan, biaya telepon, biaya pemeriksaan, dan lain sebagainya. Biaya penyimpanan adalah biaya listrik, biaya kerusakan, asuransi, pajak, biaya penanganan persediaan, dan lain sebagainya. Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan untuk bahan baku utama Begacron Black GI 200% sebagai berikut. Tabel 1 Biaya Pemesanan Bahan Baku Utama Biaya Pesan (per pesanan) Crude Dyestuff Disperse Blue 79 Rp Crude Dyestuff Disperse Orange 44 Rp Begacron Red FRL Rp Reax 85A Rp Reax 83A Rp Sulphuric Acid Rp Anti Foam Rp Surfinol 104A Rp Tabel 2 Biaya Penyimpanan Bahan Baku Utama Biaya Simpan (per unit per tahun) Crude Dyestuff Disperse Blue 79 Rp 500 Crude Dyestuff Disperse Orange 44 Rp Begacron Red FRL Rp Reax 85A Rp 500 Reax 83A Rp Sulphuric Acid Rp Anti Foam Rp Surfinol 104A Rp Persediaan Pengaman (Safety Stock) Untuk menghindari terjadinya kekurangan persediaan (stock out) atau risiko lainnya yang akan berakibat kehilangan penjualan ataupun terhentinya proses produksi, perusahaan menerapkan tingkat persediaan pengaman (safety stock). Tingkat 6 INASEA, Vol. 6 No. 1, April 2005: 1-10

7 Quantity persediaan pengaman (safety stock) berdasarkan kebijakan perusahaan untuk masingmasing bahan baku utama ditetapkan sebesar 25% terhadap tingkat kebutuhan. Kebijakan perusahaan tersebut ditetapkan berdasarkan pengalaman. Waktu Tenggang (Lead Time) Tabel 3 Waktu Tenggang (Lead Time) Bahan Baku Utama Lead Time (hari) Crude Dyestuff Disperse Blue 79 4 Crude Dyestuff Disperse Orange 44 5 Begacron Red FRL 8 Reax 85A 5 Reax 83A 5 Sulphuric Acid 6 Anti Foam 10 Surfinol 104A 12 Data Penjualan Grafik 1 berikut memperlihatkan data penjualan Begacron Black GI 200%. Penjualan Penjualan Bulan Gambar 1 Grafik Penjualan Begacron Black GI 200% Dari data grafik penjualan Begacron Black GI 200% tersebut, dapat disimpulkan bahwa data penjualan berpola data siklis sehingga metode peramalan yang digunakan metode Brown, Holt, dan Quadratik. Akan tetapi, karena standar error yang dihasilkan metode Quadratic paling kecil dibandingkan dengan metode peramalan Brown dan Holt maka metode peramalan yang akan digunakan metode peramalan Quadratic. Dari hasil Mengoptimalkan Persediaan... (Sutono; Taufik ) 7

8 perhitungan sistem persediaan berjalan dapat diketahui total biaya persediaan untuk Begacron Black GI 200% sebesar Rp ,00. Untuk menentukan jumlah atau besarnya pesanan persediaan yang meminimumkan biaya penyimpanan (carrying/holding cost) dan biaya pemesanan (ordering cost) dihitung dengan Economic Order Quantity. * Biaya pemesanan = Frekuensi pesanan x Biaya pesanan * Biaya penyimpanan = Total persediaan x Biaya simpan * Frekuensi Pesanan ( F ) = D * EOQ = Q * = 2DS H * Q Dimana : EOQ = Economic Order Quantity (unit) D = Tingkat permintaan (unit per tahun) S = Biaya pemesanan (per pesanan) H = Biaya penyimpanan (per unit per tahun) * Total Biaya Persediaan (TC) = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan * Safety Stock (SS) = 25% dari tingkat kebutuhan selama lead time * Siklus Pemesanan ( C ) = * Titik Pemesanan Kembali (ROP) = d x L + SS Jumlah Hari Kerja Per Tahun FrekuensiPesanan Dimana : d = Tingkat kebutuhan (per unit waktu) L = Lead Time (hari) SS = Safety Stock (unit) Untuk permintaan yang tidak seragam dalam beberapa periode, digunakan metode Period Order Quantity (POQ). 2S * POQ = DH Dimana : D = Rata-rata kebutuhan S = Biaya Pesan (per pesanan) H = Biaya Simpan (per unit per satuan waktu) * Biaya pemesanan = Frekuensi pesanan x Biaya pesanan * Biaya penyimpanan = Total persediaan x Biaya simpan * Total Biaya Persediaan (TC) = Biaya pemesanan + Biaya penyimpan 8 INASEA, Vol. 6 No. 1, April 2005: 1-10

9 Dari hasil perhitungan total biaya persediaan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) dan Period Order Quantity (POQ), diperoleh hasil perbandingan sebagai berikut. Tabel 4 Perbandingan Total Biaya Persediaan Bahan Baku Utama Biaya Persediaan Sistem Berjalan EOQ POQ Crude Dyestuff Disperse Blue 79 Rp 5,345, Rp 1,745, Rp 4,320, Crude Dyestuff Disperse Orange 44 Rp 5,449, Rp 3,072, Rp 4,320, Begacron Red FRL Rp 1,442, Rp 3,636, Rp 1,680, Reax 85A Rp 1,406, Rp 973, Rp 1,440, Reax 83A Rp 2,841, Rp 5,856, Rp 2,880, Sulphuric Acid Rp 793, Rp 2,850, Rp 1,200, Anti Foam Rp 504, Rp 878, Rp 317, Surfinol 104A Rp 368, Rp 512, Rp 215, Total Rp18,152, Rp19,525, Rp16,373, Dari tabel tersebut, terlihat bahwa dengan metode Period Order Quantity akan diperoleh total biaya persediaan masing-masing bahan baku utama lebih kecil dibandingkan dengan total biaya persediaan sistem berjalan dan metode Economic Order Quantity (EOQ). Total biaya persediaan sistem berjalan selama 1 tahun sebesar Rp ,00 dan total biaya persediaan dengan metode usulan Economic Order Quantity (EOQ) adalah sebesar Rp ,00,00 sedangkan untuk total biaya persediaan dengan metode Period Order Quantity (POQ) adalah sebesar Rp ,00. Jadi, dengan metode usulan POQ maka PT Colorindo Aneka Chemicals akan dapat meminimasi total biaya persediaan/menghemat total biaya persediaan sebesar Rp ,00. PENUTUP Dengan metode Period Order Quantity, diperoleh keteraturan kerja dalam produksi karena kapan dilakukan pemesanan dan berapa banyak pesanan dilakukan dapat diperhitungkan dengan baik dengan biaya persediaan yang minimal. Mengoptimalkan Persediaan... (Sutono; Taufik ) 9

10 DAFTAR PUSTAKA Assauri, S Manajemen Produksi. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Biegel, Jhon E Pengendalian Produksi: Suatu Pendekatan Kuantitatif. Penerbit Akademika Pressindo. Handoko, T. Hani Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi 1. Yogyakarta: BPPE. Herjanto, E Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Penerbit PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Reksohadiprodjo, S. dan I. Gitosudarmo Manajemen Produksi dan Operasi. Yogyakarta: BPPE. Schroeder, Roger G Operations Management: Decision Making in the Operations Function. McGraw-Hill International Editions. Yamit, Z Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Penerbit Ekonisia Fakultas Ekonomi UII. 10 INASEA, Vol. 6 No. 1, April 2005: 1-10