BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Universitas Bina Nusantara mulanya merupakan sebuah institut pelatihan komputer jangka pendek, Kursus Komputer Modern, 21 Oktober 1974. Universitas Bina Nusantara sudah memulai sebuah pengembangan yang terus menerus, berkat dasar yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi yang tinggi. Pertumbuhan yang cepat dan minat masyarakat mendorongnya menjadi sekolah. Kursus Komputer Modern telah berkembang menjadi sebuah Akademi Sistem Komputer (ATK) pada tanggal 1 Juli 1981. Sekolah ini menawarkan pelajaran Informasi Manajemen dan Teknik Informasi. Tiga tahun kemudian, pada tanggal 13 Juli 1984, ATK memperoleh status terdaftar dan mengubah namanya menjadi AMIK Jakarta. Pada tanggal 1 Juli 1985, AMIK membuka sebuah pelajaran dalam Komputerisasi Akuntansi. AMIK mulai menggunakan nama Bina Nusantara pada tanggal 21 Septermber 1985. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menganugerahi AMIK sebagai Akademi Komputer Terbaik melalui Higher Education Board District III pada tanggal 17 Maret 1986 ketika usia AMIK masih relatif muda. Pertumbuhan kebutuhan komputer yang cepat dalam kalangan pelajar memotivasi AMIK Bina Nusantara mendirikan STMIK (Institute of Management dan Computer Science) Bina Nusantara pada tanggal 1 Juli 1986. Institusi ini menawarkan 61
62 Program Studi Informasi Manajemen dan Teknik Informatika S1 sedangkan Program Studi Sistem Komputer (S1) masih dalam proses. Pada tanggal 9 November 1987, AMIK Bina Nusantara digabungkan dengan STMIK Bina Nusantara. Hasil penggabungan membentuk institusi tunggal yang menawarkan program Diploma (D3) dan Strata 1 (S1). STMIK Bina Nusantara memperoleh status terakreditasi untuk semua programprogram dan level-levelnya, pada tanggal 18 Maret 1992. Sudah mempunyai reputasi baik yang terukir, STMIK Bina Nusantara membuka Program Masternya dalam Sistem Informasi Manajemen, merupakan jenis jurusan paling pertama di Indonesia pada tanggal 10 Mei 1993. Universitas Bina Nusantara didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996 dan kemudian dilegalisasi oleh Pemerintah. STMIK Bina Nusantara digabungkan ke dalam Universitas Bina Nusantara pada tanggal 20 Desember 1998. Universitas Bina Nusantara sudah mempunyai 5 fakultas : Teknik Informatika, Ekonomi, Teknik, Bahasa, Matematika & Statistik, dan Program Master. Universitas Bina Nusantara sudah mencoba memberikan kontribusi yang pantas untuk perkembangannya. Universitas Bina Nusantara sudah membuat langkah maju lainnya dengan membangun hubungan baik dengan Curtin University Australia. Kerjasama yang dijalin pada tahun 1997, terus berkembang dengan membuat program double degree untuk S1 Internasional. Universitas Bina Nusantara sebagai universitas swasta yang memimpin dalam informasi teknologi perlu menyediakan fasilitas-fasilitas yang tepat untuk murid-muridnya. Internet sebagai keterampilan dasar setiap murid perlu dikuasai untuk memasuki dunia tak kelihatan. Universitas Bina Nusantara
63 sudah mengembangkan server utama untuk menyediakan kebutuhan internet di antara para Binusian sejak tahun 1997. INDOSAT dipilih sebagai rekan kerjasama dalam menyediakan kebutuhan informasi ini. Univesitas Bina Nusantara sudah melalui banyak perubahan periode. Misinya menghasilkan lulusan yang terkualifikasi dan berketerampilan, membawa Universitas Bina Nusantara memperoleh sertifikat ISO 9001 pada tahun 1997. Komitmennya untuk menyediakan kualitas yang baik, memotivasi Universitas Bina Nusantara untuk menerapkan manajemen kualitas sebagai sebuah sistem untuk menangani keseluruhan program pendidikan. Semoga, perkembangan-perkembangan yang sudah diperoleh Universitas Bina Nusantara sejauh ini akan diakui sebagai sebuah penghargaan kerja keras. Beberapa perusahaan industri komputer, seperti CISCO, Microsoft, Lotus Development Indonesia, Computer Assocites, dan sebagainya, sudah melibatkan Universitas Bina Nusantara dalam rekan kerja yang baik pada tahun 1999. Mereka membantu Universitas Bina Nusantara membuat lingkungan sains dan teknologi. Universitas Bina Nusantara mempunyai sebuah misi menyiapkan lulusan-lulusannya memperoleh pekerjaan dalam tahun pertama kelulusan. Beberapa dari mereka mungkin memperoleh kesulitan menemukan pekerjaan yang sesuai yang cocok dengan keterampilan dan kemauan mereka. Universitas Bina Nusantara mengekspresikan kepeduliannya untuk masa depan lulusanlulusannya dengan membentuk BiNus Career, -jawaban yang tepat untuk karir-, pada tahun 2002. BiNus Career membantu lulusan-lulusannya dengan
64 menghubungkan mereka dengan perusahaan-perusahaan, yang sedang mencari kandidat-kandidat yang cocok untuk posisi-posisi tertentu. Pertumbuhan yang cepat dari Universitas Bina Nusantara membawanya mendirikan sebuah kursus pelatihan studi yang terus menerus, BiNus Center. BiNus Center sudah dikembangkan dari bentuk semulanya, Bina Nusantara Training dan Recruitment Center (BNTRC) pada tahun 2001. Selama perkembangannya yang terakhir, BiNus Center sudah mempunyai banyak cabang. The Joseph Wibowo Center untuk Studi Advance (JWC) adalah kampus terbaru Univesitas Bina Nusantara. JWC berlokasi pada area yang strategis dan bisa diakses dari tempat-tempat manapun. Program-program yang disediakan oleh JWC dibagi menjadi : 1. Graduate Program 2. BiNus Internasional 3. Executive Development Program 4. BiNus Center Berbeda dari dua kampus Universitas Bina Nusantara lainnya (Kampus Syahdan dan Kampus Anggrek), yang menekankan pada pendidikan berbasis teknologi informasi, JWC berniat menawarkan keterampilan pada manajemen dan bisnis. JWC sudah menerapkan beberapa terobosan inovatif sejak Oktober 2001. Executive Development Program adalah salah satu bagian dari The Joseph Wibowo Center for Advanced Learning dari Universitas Bina Nusantara. Program ini dimulai pada tahun 2000.
65 BiNus Internasional, program kualifikasi lainnya yang diluncurkan pada tahun 2001, dirancang untuk membantu lulusan mendirikan karir global yang optimal. Program ini adalah Program Tunggal dan Ganda dalam kerjasamanya dengan universitas terkenal di Australia. S1 Internasional menawarkan Program Akuntansi (kerjasama dengan Curtin University of Technology), Teknik Informatika (kerjasama dengan RMIT), Sistem Informasi, dan Marketing. S1 Internasional menerapkan pola berpusat pada praktek siswa selama proses belajar mengajar. Kurikulum berstandar internasional dirancang di bawah supervise akademi dan ahli-ahli pada bidang mereka. Hubungan yang baik antara Universitas Bina Nusantara dan universitas-universitas luar negeri terkenal membuka kesempatan yang luas dalam mengenalkan murid-murid pada perusahaan-perusahaan multinasional. Uiversitas Bina Nusantara akan melanjutkan menjaga kebanggaannya sebagai universitas yang sudah berkualifikasi. Setiap langkah Universitas Bina Nusantara membuat sebuah kontribusi pada visi Universitas Bina Nusantara selaras dengan misinya menghasilkan lulusan yang berkualifikasi dan berketerampilan. Universitas Bina Nusantara tetap membutuhkan dukungan dan kontribusi khususnya dari BiNusian untuk bekerja pada visi, misi, dan budayanya. Satu dari perkembangan terakhirnya, Sekolah Bina Nusantara, adalah sekolah berpusat pada co-educational, multi-denominational yang berlokasi di Simprug, Jakarta Selatan dan mudah diakses dari area-area daerah utama kota dan sekelilingnya. Dibuka pada Juli 2003, Pre-School baru hingga kampus
66 Sekolah Menengah Atas dari sekolah Bina Nusantara menawarkan sebuah institusi pendidikan yang modern dan lengkap. Sekolah ini terbuka untuk orang-orang Indonesia dan orang-orang luar dengan bahasa dominan yang digunakan adalah bahasa Inggris. Umumnya, mata pelajaran seperti PPKN, Agama, dan Bahasa Indonesia diajar dalam Bahasa Indonesia. Universitas Bina Nusantara eksis sebagai penyedia pendidikan yang terkenal di Indonesia. Setiap langkah yang diambilnya adalah bagian dari prestasinya yang berkelanjutan. Masa depan adalah milik mereka yang mau belajar. Bina Nusantara menyediakan program-program pendidikan yang berkualitas tinggi sebagai tangga untuk memperoleh masa depan yang cerah. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi yang ingin dicapai dari Universitas Bina Nusantara adalah untuk menjadi sebuah institusi pendidikan yang berbasiskan teknologi informasi yang diterima sebagai tolak ukur, siap untuk persaingan dan adaptasi terhadap perubahan global. Misi dari Universitas Bina Nusantara yaitu : Mengimplementasikan program pendidikan yang mendukung pengembangan dan aplikasi dari teknologi informasi, penguasaan bahasa asing, komunikasi, leadership, inovasi, kemampuan bisnis, dan karakter yang baik.
67 Menyediakan infrastruktur dan lingkungan yang kondusif untuk mengimplementasikan pembelajaran yang efektif dan efisien dalam rangka menghasilkan lulusan yang berkualitas, kreatif, dan inovatif. Memelihara hubungan dan ikatan antara aktivitas akademik dan permintaan untuk pengembangan sosial-ekonomi dan industri. Bekerja sama dengan institusi lainnya, baik lokal maupun internasional, dalam rangka untuk memastikan pengetahuan dan kemampuan agar selalu tetap terbaharui dan sesuai dengan kebutuhan. Mendirikan komunitas Universitas Bina Nusantara yang mengedepankan kualitias, budaya, nilai-nilai, dan etika kerja di dalam organisasi. 3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan 3.1.3.1 Perkuliahan dan Akademis Sesuai dengan namanya, bagian akademis mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan perkuliahan dan proses belajar mengajar. Jadwal mahasiswa, jadwal dosen, pengendalian absensi, nilai, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan perkuliahan bisa diurus oleh mahasiswa di sini. Bagian akademis menjamin lancarnya proses belajar mengajar sehari-hari, seperti mengatur jadwal off class, membuat pengumuman apabila dosen berhalangan hadir, atau ruang kelas mahasiswa pindah ruangan. Bagian akademis pula yang memproses tugas-tugas mahasiswa yang dikumpul di sana agar dapat diterima oleh dosen yang bersangkutan.
68 3.1.3.2 Promosi Oleh Marketing Bagian marketing mengurus data-data mahasiswa mulai dari pendaftaran sampai kelulusan, serta bertugas memperkenalkan dan mempromosikan Universitas Bina Nusantara ke berbagai sekolah. Bagian marketing berperan dalam penjualan formulir, pemrosesan pendaftaran siswa-siswa, tes saringan masuk, nilai ujian tes, serta pembayarannya. Sedangkan tim promosi yang ada pada bagian marketing memperkenalkan dan mempromosikan Universitas Bina Nusantara ke berbagai sekolah. 3.1.3.3 Perpustakaan Di perpustakaan Universitas Bina Nusantara, tersedia berbagai macam buku, jurnal, catalog, majalah, yang bisa dipinjam oleh mahasiswa. Skripsi-skripsi mahasiswa yang telah lulus yang memenuhi syarat juga ada di sini, agar bisa menjadi pedoman mahasiswa-mahasiswa lain yang akan menulis skripsi. Mahasiswa bisa membaca di perpustakaan, mengerjakan tugas, atau meminjam buku yang ia inginkan. Khusus buku skripsi, hanya dapat dibaca di perpustakaan, tidak boleh dibawa pulang. Mahasiswa juga bisa mem-booking buku dan memperpanjang masa peminjaman buku. Perpustakaan Bina Nusantara memiliki situsnya sendiri, yakni www.library.binus.ac.id, sehingga pencarian, pem-booking-an dan perpanjangan buku bisa dilakukan secara online.
69 3.1.4 Struktur Organisasi Berikut ini merupakan Struktur Organisasi JWC (Joseph Wibowo Center) yang menggambarkan kedudukan dari setiap jabatan. Rector Executive Director Corporate Marketing Communication Executive Salary Operation Manager Marketing Manager Quality Assurance Specialist Program Development Manager Graduate School Director Binus International Director Executive Development Director Widia Research Center Director Gambar 3.1 Struktur Organisasi JWC Berikut ini merupakan struktur organisasi dari Departemen Operasional yang merupakan bagian dari struktur organisasi keseluruhan dari JWC.
70 Operation Manager Operation Support Staff Head of Academic Operation IT Division Head of IT Support Head of Learning Support Head of Building Management BI AcOp Coordinator System Support Mechanical Engineering Coordinator S2 and EDP AcOp Coordinator Senior Staff S2 and EDP AcOp Senior Staff Application Support Information System Development General BM Coordinator Senior Staff ME Support Information Services Admin outsources DBA Staff Security outsources Operator outsources Driver outsources Parking outsources House Keeping outsources Canteen outsources Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen Operasional 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Dari gambar struktur organisasi Departemen Operasional JWC di atas dan memfokuskan pada bagian IT (System Support dan Application Support), dapat diperinci tugas dan tanggung jawab dari dua bagian tersebut. 1. System Support, memiliki wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : Memberikan layanan dalam bentuk kegiatan yang terkait dengan komputer di kampus JWC. Menangani kerusakan, permasalahan PC, atau workstation di JWC dan mengkoordinasikan perbaikannya ke bagian Infrastructure System di kampus Syahdan.
71 Melakukan pemeliharaan komputer yang berada di dalam lingkup area JWC. Melakukan instalasi komputer. Mencari informasi terbaru mengenai Operating System atau software pendukung. Membuat laporan rutin bulanan serta laporan per term atau semesteran. Membantu IT Support Coordinator dalam menyusun anggaran tahunan untuk Laboratory and IT Support Department. Membantu IT Support Coordinator dalam melakukan kegiatan di area Lab dan IT. Melakukan semua kegiatan yang terkait dengan Sistem Mutu ISO. Bersikap proaktif dalam pengembangan diri untuk menunjang efektifitas pekerjaan. Memberikan usulan perbaikan untuk hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan komputer dan periferalnya. Melakukan monitoring terhadap aktifitas penggunaan komputer Lab. Melakukan monitoring dan maintenance penggunaan koneksi internet, serta melakukan pengaturan autentikasi dan otorisasi pengguna. Membuat dokumentasi instalasi hardware dan software serta tutorial penggunaannya. Melakukan pendataan setiap perangkat hardware atau software baik yang masuk maupun yang keluar.
72 2. Application Support a. IS Development, memiliki wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : Melakukan analisa mengenai aplikasi yang telah dibuat agar dapat memastikan pilihan user interface design yang sesuai. Membuat user interface design untuk setiap aplikasi yang akan dikembangkan. Membuat graphic design untuk mendukung event-event yang akan dilakukan di lingkungan Universitas Bina Nusantara jika diperlukan. Membuat dokumentasi dan design aplikasi yang ada. Melakukan coding sesuai dengan rancangan aplikasi yang diberikan dalam batas waktu yang telah ditentukan. Melakukan alpha testing terhadap aplikasi yang dibuat. Melakukan instalasi aplikasi ke user. Memberikan pelatihan mengenai aplikasi ke user bersama dengan Analyst Programmer. Melakukan maintenance terhadap aplikasi yang telah dibuat. Membuat dokumentasi dari aplikasi yang ada. b. DBA, memiliki wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut: Menentukan information content dari database. Menentukan storage structure dari Access Strategy.
73 Melayani user dalam menyediakan data untuk menunjang pekerjaan user. Menentukan pengecekan security dan integrity. Mengusulkan strategi untuk back-up and recovery. Memantau unjuk kerja system database. Melakukan evaluasi terhadap kinerja database. Membuat laporan rutin bulanan serta laporan per term atau semester dan Laporan Perpanjangan Program Studi. Membantu IT Support Coordinator dalam menyusun anggaran tahunan untuk Laboratory and IT Support Department. Membantu IT Support Coordinator dalam melakukan kegiatan di area IT dan Lab. Melaksanakan semua kegiatan yang terkait dengan Sistem Mutu ISO. Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan operasional pemeliharaan database, serta proaktif untuk menginformasikan kekurangan data. Bersikap proaktif dalam pengembangan diri untuk menunjang efektifitas pekerjaan.
74 3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan Cross Functional Flowchart Gambar 3.3 Cross Functional Flowchart yang sedang berjalan pada JWC Cross-Functional Flowchart di atas menggambarkan sistem yang sedang berjalan di JWC. Proses diawali dengan pengaksesan aplikasi oleh user. Kemudian user melakukan aksi (insert, update, delete) terhadap aplikasi yang diaksesnya. Aksi aksi yang dilakukan oleh user selanjutnya akan langsung dijalankan oleh aplikasi. 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Analisis kebutuhan informasi dilakukan untuk mengetahui kebutuhan kebutuhan informasi yang akan digunakan selanjutnya dalam pengembangan sistem User Management Approval System (UMAS). Setelah melakukan
75 wawancara kepada pihak yang terkait, maka penulis dapat merumuskan kebutuhan kebutuhan informasi yang dibutuhkan seperti tertulis di bawah ini : Informasi yang akan diisikan (input) 1. Data aplikasi 2. Data modul 3. Data departemen 4. Data admin 5. Data user 6. Data hak akses user 7. Data jenis user Informasi yang akan dihasilkan (output) 1. Daftar transaksi yang akan memerlukan approval Laporan semua transaksi oleh user yang memerlukan approval dari admin. 2. Daftar permintaan hak akses yang memerlukan approval Laporan semua transaksi permintaan hak akses yang memerlukan approval dari admin. 3. Daftar transaksi yang sudah di-approve atau di-reject Laporan semua transaksi oleh user yang sudah di-approve atau di-reject oleh admin. 4. Daftar permintaan hak akses yang sudah di-approve atau di-reject Laporan semua transaksi permintaan hak akses yang sudah di-approve atau di-reject oleh admin.
76 Entiti MsAplikasi MsModul MsAdmin MsUser MsJenisUser MsHakAkses MsDepartemen Keterangan Tabel mengenai data-data aplikasi Tabel mengenai data-data modul Tabel mengenai data-data admin Tabel mengenai data-data user Tabel mengenai data-data jenis user Tabel mengenai data-data hak akses user Tabel mengenai data-data departemen Tabel 3.1 Identifikasi Entiti 3.4 Permasalahan Yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh divisi IT JWC, sehingga memerlukan User Management Approval System (UMAS) adalah : 1. Pendataan atas transaksi transaksi (insert, update, delete) oleh user di tiap departemen tidak dilakukan dengan baik. Hal ini dapat menyebabkan tabrakan aksi antar user. 2. Tidak adanya pengaturan hak akses user serta proses approval atas aksi yang dilakukan user pada tiap aplikasi. Hal ini dapat menyebabkan pemanipulasian data oleh user yang tidak berwenang.
77 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Untuk mengatasi segala permasalahan yang tersebut di atas, diusulkan untuk membangun suatu aplikasi sistem basis data berbasis web dengan harapan dapat memberi solusi di bawah ini: 1. Setiap transaksi yang dilakukan oleh user akan dikirim ke UMAS, sehingga transaksi transaksi tersebut dapat terdata dengan baik. 2. Pengaturan hak akses user serta pemberian proses approval atasu aksi aksi tertentu akan mencegah pemanipulasian data oleh user yang tidak berwenang. Dengan demikian, seluruh data akan terjaga atau terjamin keamanannya.