Revitalisasi Sistem Administrasi Jurusan Manajemen

Transkripsi

1 Revitalisasi Sistem Administrasi Jurusan Manajemen Wayan Cipta a, Fridayana Yudiaatmaja b a,b Undiksha, Jl Udayana 11, Singaraja, Indonesia (wayan.cipta@undiksha.ac.id) ABSTRAK Jurusan Manajemen saat ini berupaya melakukan inovasi dan perbaikan administrasi diawali melalui penelitian. Penelitian mengenai revitalisasi administrasi dilakukan dalam upayanya melakukan perbaikan administrasi di Jurusan Manajemen Undiksha. Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan karena pada prinsipnya penelitian ini berupaya untuk mengembangkan sistem administrasi dengan sebelumnya mendeskripsikan konten apa saja yang perlu direvitalisasi di Jurusan Manajemen. Hasil penelitian ini adalah desain aplikasi administrasi yang selanjutnya dikembangkan menjadi prototipe produk dalam bentuk sistem administrasi dokumen menggunakan web-based technology dengan bahasa JAVA. Dalam pengembangan produk sistem administrasi tersebut dilakukan tahapan riset dengan menggunakan waterfall model yang mencakup: (1) analisis kebutuhan (requirement analysis), (2) desain produk (product design), (3) pengembangkan produk (product development), (4) melakukan uji coba produk (product testing), dan (5) pemeliharaan produk sistem administrasi (maintenance). Kata kunci:, Sistem Administrasi, Sistem Informasi, JAVA PENDAHULUAN Berdirinya Jurusan Manajemen tidak terlepas dari adanya keinginan berbagai pihak untuk memunculkan jurusan baru di Lembaga Universitas Pendidikan Ganesha pada umumnya dan di Fakultas Ilmu Sosial pada khususnya. Jurusan Manajemen berdiri pada tanggal 25 Juni 2009 dengan adanya Surat Keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi No. 1036/D/T/2009. Pada saat berdiri, Jurusan Manajemen berdiri di bawah naungan Fakultas Ilmu Sosial. Semenjak dibentuknya Fakultas Ekonomi (FE), Jurusan Manajemen menjadi bagian dari Fakultas Ekonomi. Beberapa kebijakan jurusan lebih mengedepankan pada inisiatif dan kreasi dari civitas academica jurusan di bawah koordinasi Ketua Jurusan melalui kegiatan rutin maupun insidental, sehingga dalam pelaksanaannya lebih bersifat bottom up. Iklim kepemimpinan Jurusan S1 Manajemen diarahkan untuk memenuhi kriteria tata kelola lembaga yang baik dengan mengedepankan prinsip 817

2 Cipta dan Yudiatmaja Reitalisasi Sistem Administrasi Jurusan... akuntabilitas, transparansi, serta partisipasi. Dalam pengambilan kebijakan, Ketua Jurusan selalu meminta masukan dan menyerap aspirasi dari kalangan civitas academica sebagai cerminan demokrasi, khususnya kebijakan yang mengikat ke dalam seperti dalam pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya jurusan, hubungan dengan mahasiswa, pengembangan dan perluasan kurikulum dan aktivitasaktivitas rutin jurusan, baik yang menyangkut aspek akademis maupun kelembagaan. Dalam hal perencanaan dan pengembangan program secara rutin setiap tahun dibahas dalam rapat kerja (raker) baik raker di tingkat Fakultas maupun raker di tingkat Universitas. Bidang program peningkatan kurikulum dan pembelajaran, diarahkan untuk memenuhi kebutuhan pasar tenaga kerja tentang mutu lulusan yang dihasilkan tanpa mengabaikan kerangka keilmuan ekonomi dan teori-teori pembelajaran. Untuk itu secara berkala Jurusan Manajemen mengirimkan staf pengajarnya untuk mendapatkan pendidikan dan pelatihan pada program-program terkait. Program-program itu meliputi ; pelatihan penyusunan Satuan Acara Perkuliahan, Silabus, penyusunan handout dan Buku Ajar, seminar kurikulum, maupun pelatihanpelatihan terkait lainnya. Sistem peningkatan dan pengendalian mutu di Jurusan Manajemen dimulai dari tahap rekrutmen, pengkajian kurikulum, proses belajar mengajar, output, monitoring dan pasca proses. Pada tahap rekrutmen (dosen, pegawai dan mahasiswa) dilakukan melalui sistem seleksi yang ketat dan dibawah koordinasi Universitas. Sebagai landasan pengembangan jurusan Manajemen senantiasa melakukan evaluasi internal secara berkala dan berkelanjutan. Pelaksanaan evaluasi internal ini melibatkan seluruh staf dosen yang pengaturan penugasannya dilakukan oleh ketua jurusan. Evaluasi internal dilakukan terhadap aspek-aspek program akademik yang meliputi: pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan program jaminan mutu serta sumber daya manusia, fasilitas fisik, data dan informasi. Evaluasi internal dilakukan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan jurusan Manajemen dan untuk mengetahui apakah program tersebut di atas telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan juga sebagai dasar untuk pengembangan program selanjutnya. Proses pembelajaran dilaksana-kan dengan menekankan 818

3 pada penguasaan kompetensi bidang Manajemen. Adapun usaha yang telah dilakukan adalah untuk perkuliahan diupayakan pemberian kasus-kasus yang berkaitan dengan Manajemen, pemberian tugas juga ada yang mengarah menciptakan daya kreatif mahasiswa misalnya dengan membuat paper atau proposal yang berkaitan dengan materi yang diajarkan. Upaya untuk pengembangan kompetensi juga dilakukan melalui kegiatan rutin jurusan seperti seminar jurusan yang mengetengahkan topik-topik yang berkaitan dengan enterprenuership, mendatangkan tenaga professional, memberikan pembekalan etika kerja, maupun pembekalan studi kelayakan bisnis. Jurusan Manajemen saat ini berupaya melakukan inovasi dan perbaikan administrasi jurusan yang diawali melalui penelitian. Upaya perbaikan kualitas pendidikan secara substantif dapat dilakukan melalui program perbaikan input dan proses. Perbaikan input di dalamnya mencakup program perbaikan kualitas masukan peserta didik, perbaikan kurikulum, peningkatan kualifikasi profesionalisme pendidik dan tenaga kependidikan, penyediaan fasilitas pendidikan dan belajar, penyediaan lingkungan pendidikan yang kondusif, dan yang sejenis. Sedangkan perbaikan proses di dalamnya mencakup program perbaikan manajemen penyelenggaraan pendidikan, perbaikan proses pembelajaran di kampus, perbaikan sistem evaluasi keberhasilan program pendidikan, dan berbagai program lain yang sejenis. Penelitian revitalisasi sistem administrasi dikembangkan untuk memfasilitasi dosen di Jurusan Manajamen dalam upayanya melakukan pengelolaan administrasi jurusan di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Pendidikan Ganesha. Melalui penelitian diharapkan dapat mengembangkan berbagai gagasan konstruktif untuk peningkatan kualitas pengelolaan administrasi pembelajaran yang berbasiskan riset. METODE Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan karena pada prinsipnya penelitian ini berupaya untuk mengembangkan secara mendalam sistem administrasi yang perlu direvitalisasi di Jurusan Manajemen sehingga dapat meningkatkan kualitas administrasi maupun mempermudah proses administrasi baik untuk kenaikan pangkat setiap dosen yang ada di jurusan Manajemen maupun untuk 819

4 Cipta dan Yudiatmaja Reitalisasi Sistem Administrasi Jurusan... kepentingan akreditasi jurusan serta kepentingan lainnya. Dalam pengembangan produk sistem administrasi dilakukan tahapan riset dengan menggunakan waterfall model seperti pada Gambar 1 yang mencakup: (1) analisis kebutuhan (requirement analysis), (2) desain produk (product design), (3) pengembangkan produk (product development), (4) melakukan uji coba produk (product testing), dan (5) pemeliharaan produk sistem administrasi (maintenance). Pada fase analisis kebutuhan, data yang diperoleh kemudian dianalisis menggunakan langkahlangkah penelitian kualitatif, yaitu: melakukan reduksi data, display data, dan membuat verifikasi serta kesimpulan. Reduksi data mencakup kegiatan menghilangkan data yang tidak relevan dengan tujuan penelitian. Data kemudian diringkas, disusun lebih sistematis, serta dimunculkan pokok-pokok yang penting. Rangkuman dari data yang ada kemudian ditampilkan (display) untuk dapat melihat gambaran keseluruhan dari data yang ada. Pada akhirnya dibuat kesimpulan dari data yang ada untuk menentukan konten administrasi apa saja yang bisa diimplementasikan ke dalam sistem administrasi Jurusan Manajemen. Pada fase product design akan dibuat rancangan aplikasi berbasis web dengan pertimbngan bahwa pada aplikasi berbasis web proses instalasi dan maintenance dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selanjutnya aplikasi akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman JAVA dan diuji coba modul per modul. Bila aplikasi telah memenuhi kriteria yang diinginkan, maka langkah selanjutnya adalah menempatkan aplikasi tersebut ke web server. Bila aplikasi sudah ditempatkan di web server, maka tahap selanjutnya adalah tahap maintenance atau pemeliharaan aplikasi. Gambar 1. Waterfall Model HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem administrasi ini adalah aplikasi yang berbasis web. User interface yang digunakan adalah Browser, misalnya Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari, atau Opera. Client browser melakukan request atau permintaan akan 820

5 ITEXT HIBERNATE TOOLS informasi ke server menggunakan protokol HTTP. Aplikasi di server yang mengelola permintaan dari client adalah Apache-Tomcat versi Framework yang digunakan untuk menangani secara spesifik permintaan client adalah Tapestry Bahasa pemrograman yang digunakan pada framework tersebut adalah bahasa JAVA. Apabila suatu request memerlukan akses informasi ke database, maka request tersebut akan dibantu penanganannya menggunakan Hibernate Tools Akses ke database bisa dalam bentuk penambahan (add), pengurangan (delete), atau perbaharuan (update) informasi. Database yang digunakan disini adalah MySQL versi Sedangkan bila request tersebut memerlukan luaran dalam bentuk pdf, maka permintaan atau request tersebut akan ditangani oleh Itext CLIENTS SERVER WEB BROWSERS APACHE-TOMCAT Google Internet Chrome Explorer Firefox Opera Safari DLL TAPESTRY DB XAMPP MySQL REPORTS (PDF OUTPUT) Gambar 2. Arsitektur Sistem Graphical User Interface Admin di jurusan atau dosen, Pengecekan terhadap human atau bukan robot dilakukan agar server akan melihat halaman Login terlebih bisa memproteksi dirinya dari dahulu sebelum menuju menu aktivitas yang bisa menuruunkan utama. Pada halaman Login kinerja server atau bahkan membut pengguna diminta untuk sistem menjadi down. memasukkan username, password Setelah login berhasil, pengguna dan melakukan konfirmasi bahwa yang melakukan koneksi ke server adalah human atau bukan robot. akan diteruskan ke halaman menu utama. Pada halaman menu utama, pengguna bisa melihat fasilitas yang 821

6 Cipta dan Yudiatmaja Reitalisasi Sistem Administrasi Jurusan... disediakan yaitu, (1) Profil Pengguna, yang digunakan untuk melihat dan memperbaharui data pengguna; (2) Daftar Pengguna, yang digunakan untuk menambahkan dan memperbaharui data keseluruhan pengguna aplikasi; (3) Jenis SK, disini pengguna bisa mendefinisikan jenis SK apakah SK tersebut ditetapkan oleh dekan atau rektor atau pimpinan lainnya; (4) Tahun Ajaran, bagian ini digunakan untuk membuat master data tahun ajaran yang digunakan oleh sistem; (5) SK Pengampu Mata Kuliah, pada bagian ini digunakan untuk mengelola dokumen SK mengajar dosen-dosen; (6) SK Pembimbing Akademik (PA), bagian ini dugunakan untuk mengelola dokumen PA yang biasanya akan ditambahkan pada semester GASAL setiap tahun; (7) SK Membimbing, digunakan untuk mengelola SK membimbing skripsi / tugas akhir; (8) SK Menguji, digunakan untuk mengelola SK menguji skripsi/tugas akhir; (9) Dokumen Lainnya, digunakan untuk mengelola SK atau dokumen lain yang dimiliki oleh dosen-dosen (misalnya sertifikat mengikuti seminar, SK Panitia suatu kegiatan, dan lain sebagainya). Gambar 3. Tampilan Halaman Login 822

7 Gambar 4. Tampilan Daftar Pengguna Gambar 5. Tampilan SK Pengampu Mata Kuliah SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian ini, dapat diambil simpulan atas sebagai berikut. 1. Sistem administrasi yang diperlukan jurusan dalam menunjang operasional adalah sistem administrasi dokumen seperti SK pengampu mata kuliah, sk pembimbing akademik, sk membimbing, sk menguji dan dokumen lainnya untuk keperluan akreditasi, kenaikan pangkat, serta keperluan lain dari setiap dosen yang ada di jurusan. 2. Sistem administrasi dokumen yang telah dirancang dapat digunakan untuk dengan mudah 823

8 Cipta dan Yudiatmaja Reitalisasi Sistem Administrasi Jurusan... menemukan dokumen-dokumen yang diinginkan oleh pengguna dengan hanya memasukkan keywords dalam pencarian dikumen. 3. Untuk mempermudah implementasi, maka sistem administrasi dokumen tersebut dirancang dengan menggunakan webbased technology dan di coding dengan bahasa JAVA. Berdasarkan simpulan di atas, maka dapat diberikan beberapa saran seperti berikut. (1) Bagi peneliti, sistem ini masih bisa dikembangkan untuk mengakomodir keperluan lain di jurusan. (2) Bagi pemangku kebijakan, hasil penelitian ini bisa diimplementasikan pada semua jurusan yang ada. Sehingga setiap jurusan dapat mengelola dokumennya masing-masing untuk menunjang kelancaran operasional jurusan, fakultas, maupun institusi. Hubbard, J.R Data Structures With Java. New York: McGraw-Hill Companies, Inc. Lewis, J., dan Loftus, W Java Software Solutions: foundations of program design. Boston: Pearson Education, Inc. Simarmata, J Perancangan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. DAFTAR PUSTAKA Gaddis, T., dan Muganda, G Starting out with Java: From Control Structures Through Data Structures. Boston: Pearson Education, Inc. 824