Halaman : 1 dari 19 Menyetujui untuk diterbitkan Pada Tanggal 19 Agustus 2014 Oleh Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak Luwi Budi Nugroho NIP. 195807231981091001 Pedoman ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak dan merupakan pedoman dalam melaksanakan tugas bagi seluruh unit Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak Perubahan terhadap sistem manajemen mutu tidak diperbolehkan tanpa persetujuan Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak dan Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan harus ditetapkan dengan mengacu pada prosedur mutu yang terkandung di dalam dokumen ini Dokumen ini milik Stasiun Meteorologi Kelas I Frans kaisiepo Biak, isi dokumen tidak diperkenankan untuk digandakan atau disalin dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak
Halaman : 2 dari 19 Latar Belakang Dalam rangka meningkatkan kinerja untuk jangka panjang, maka Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak memutuskan mengadopsi standar internasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, dan bertekad untuk mengembangkan dan menjalankannya secara konsukuen dan konsisten. Diharapkan dengan menjalankan sistem manajemen mutu ini Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak dapat terus meningkatkan komitmen mutu dan memberikan kepuasan kepada stakeholder. Fungsi Manual Mutu Manual mutu ini berfungsi untuk memenuhi dan menjelaskan penerapan persyaratan ISO 9001:2008 di Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak dan juga sebagai informasi untuk pihak ketiga yang ingin mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak Manual Mutu ini terdiri dari 4 bagian yaitu : 1. Profil Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak 2. Ruang Lingkup 3. Mapping Process ( Peta Proses ) 4. Sistem Manajemen Mutu I. Profil Organisasi ( 1 ) Stasiun Meteorologi Biak telah beroperasi sejak tahun 1951 di laksanakan oleh Angkatan Udara Negara Belanda yang mana pada saat itu mereka memberikan informasi Meteorologi langsung kepada pilot pesawat terbang. Tahun 1959 operasional dan tugas pokoknya telah di kerjakan oleh putra Indonesia. Dengan Sumber Daya Manusia sekarang ini berjumlah 32 orang pegawai. II. Lingkup Aplikasi ( 2 ) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak diterapkan pada Proses Pelayanan Pengantar Kerja dan Proses Pelayanan yang ada di Seksi. Selain itu yang masuk dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak adalah proses-proses pendukung dan proses lainnya, sebagaimana digambarkan dalam peta proses (lampiran 1) Semua persyaratan dalam standar ISO 9001:2008 ditanggapi kecuali : Klausul 7.3 Klausul 7.5.2 Klausul 7.5.4
Halaman : 3 dari 19 Tujuan Pedoman mutu ini merupakan acuan kegiatan operasional dalam rangka memenuhi komitment mutu untuk memberikan kepuasan pelanggan dengan mencapai target-target operasional termasuk seluruh indikator kinerja yang telah ditetapkan. Dengan penerapan sistem manajemen mutu ini, diharapkan dapat menjadi landasan bagi terciptanya mekanisme komunikasi internal Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak yang baik, serta landasan bagi pengembangan budaya kerja. Penanggung jawab Kepala Stasiun bertanggung jawab atas seluruh isi Pedoman Mutu ini. Sementara supervisi pelaksanaan kegiatan operasionalnya didelegasikan kepada Wakil Manajemen Mutu (WMM) III. Mapping Proses Sistem Manajemen Mutu Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak ( 3 ) Mapping Proses Sistem Manajemen Mutu tertera di Lampiran 1 IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU ( 4 ) Persyaratan Umum (4.1 ) Sistem manajemen mutu ini dirancang sesuai kebutuhan Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak, dijalankan, dievaluasi dan diperbaiki secara terus menerus agar senantiasa memenuhi persyaratan standard dan kebutuhan Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak. Semua proses pelayanan dan proses proses sistem yang mempengaruhi mutu dan kepuasan pelanggan dikendalikan, dipantau, diukur, dianalisa, dan dilakukan perbaikan terus menerus sesuai dengan yang telah dibuat untuk mencapai hasil yang direncanakan. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Ketidaksesuain persyaratan : 0 Temuan pada waktu internal audit : 3 Persyaratan Umum Dokumentasi- (4.2.1 ) Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ini dibuat berdasarkan semua persyaratan yang berlaku, yang mengacu pada standar internasional ISO 9001 : 2008 - Persyaratan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu. - Manual mutu.
Halaman : 4 dari 19 - Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh standar ISO 9001:2008 - Dokumen yang diperlukan oleh Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif dan, - Rekaman yang disyaratkan oleh standar ISO 9001:2008 Ketersediaan prosedur pendokumentasian : 100 % Kelengkapan prosedur terdokumentasi : 100 % Ketidak sesuaian pendokumentasian : 0 % Penyelesaian setiap temuan : 1 minggu. Manual Mutu ( 4.2.2 ) Sistem manajemen mutu didokumentasikan menjadi Pedoman mutu, yang terdiri dari berbagai dokumen yang digunakan sebagai acuan dalam pengendalian proses pelayanan di Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak dan sistem pendukungnya adalah : Ø Pedoman Mutu Ø Prosedur Mutu Ø Instruksi kerja Ø Program Pendukung Ø Struktur Organisasi Ø Dokumen eksternal terkait. Kelengkapan : 100% Kecukupan : 100% Pengesahan : 100% Pengendalian Dokumen ( 4.2.3 ) Dokumen-dokumen yang tercakup dalam sistem manajemen mutu dikendalikan berdasarkan persyaratan standar 4.2.3. untuk memastikan penggunaan dokumen secara tepat, benar dan up-to date. Prosedur pengendalian dokumen terdokumentasikan dibuat untuk mengatur beberapa hal, antara lain : v Tata cara diidentifikasi untuk ketelusuran dan kejelasan status revisinya. v Tata cara pengesahan sebelum digunakan, peninjauan ulang, direvisi dan pengesahan kembali. v Tata cara pengendalian dokumen, penarikan, pemusnahan/penghancuran dan hal-hal lain yang dipandang perlu.
Halaman : 5 dari 19 Ketersediaan prosedur tertulis : 100 % Ketersediaan daftar induk : 100 % Pengesahan setiap revisi : 100 % Dokumen absolute masih digunakan : 0 Pengendalian Rekaman/Arsip ( 4.2.4 ) Seluruh proses yang dijalankan pada setiap unit kerja perlu dilengkapi rekaman/arsip untuk membuktikan efektifitas pencapaian semua persyaratan proses. Rekaman/arsip dikelola dengan baik, berdasarkan prosedur terdokumentasi agar mudah diidentifikasi, dipahami, ditelusuri, diketahui masa retensinya, aman dan terhindar dari kerusakan. Ketersediaan prosedur tertulis : 100 % Rekaman/arsip tanpa masa retensi : 0 Rekaman/arsip hilang : 0 Temuan tidak diselesaikan : 0 Rekaman/arsip tidak tercatat dalam log book : 0 Tanggung Jawab Manajemen ( 5 ) Komitmen Manajemen (5.1 ) Manajemen akan menjalankan sistem manajemen mutu ini secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian visi dan misi Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak memberikan komitmen mutu dan kepuasan pelanggan serta secara terus menerus melakukan perbaikan. Pemenuhan sumberdaya yang diminta : 100 % Kehadiran dalam tinjauan manajemen : 95 % Disposisi pada laporan yang diterima : 100% Fokus Pada Pelanggan ( 5.2 ) Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak bertekad untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan cara : Ø Mengidentifikasi kebutuhan, persyaratan pelanggan
Halaman : 6 dari 19 Ø Mengidentifikasi persyaratan-persyaratan legal yang terkait Ø Mengkomunikasikan persyaratan pelanggan pada semua unit terkait Ø Melakukan evaluasi untuk memastikan persyaratan dapat dipenuhi Ø Melakukan perbaikan terus menerus Index kepuasan pelanggan : 90 % Penyelesaian keluhan : 100 % Kecepatan menyelesaikan keluhan : 1 minggu Temuan tidak diselesaikan : 0 Kebijakan Mutu ( 5.3 ) Wujud komitmen mutu dituangkan dalam pernyataan formal yang menunjukkan tekad untuk selalu memberikan yang terbaik kepada pelanggan. Memastikan kebijakan dipahami oleh seluruh personil dan menjadi acuan dalam penetapan target, penyusunan perencanaan dan evaluasi. Memberikan yang terbaik sesuai dengan kebutuhan, persyaratan dan harapan stakeholder. Menyampaikan produk dengan tiga prinsip tepat; Tepat Mutu, Tepat Waktu, Tepat Pelayanan. Ketersediaan kebijakan mutu di lokasi kerja : 100 % Kesesuaian dengan visi/misi/tujuan : 100 % Temuan tidak diselesaikan : 0 Perencanaan ( 5.4 ) Sasaran Mutu ( 5.4.1) Setiap Unit kerja menetapkan target, indikator kinerja, untuk semua proses yang berada dalam tanggung jawabnya. Sasaran Mutu, indikator kinerja dibuat secara berjenjang mulai dari tingkat unit kerja sampai tingkat sub unit kerja. Untuk tingkat Unit kerja indikator kinerja tertuang dalam ringkasan tugas dan tanggung jawab seperti yang disajikan dalam Pedoman ini. Target, indikator kinerja dievaluasi secara berkala sebagai dasar untuk perbaikan terus menerus. Ketersediaan sasaran unit pada semua proses : 100 %
Halaman : 7 dari 19 Ketersediaan rencana mutu : 100 % Daftar induk dokumen yang dibuat unit : 100 % Perencanaan Sistem Manajemen Mutu ( 5.4.2 ) Kepala Stasiun beserta Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala Seksi akan memastikan bahwa: - Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang diberikan seperti juga sasaran mutu, dan - Integritas sistem manajemen mutu dipelihara, apabila perubahan pada sistem manajemen mutu direncanakan dan diimplementasikan. Struktur Organisasi Disediakan dan dipastikan selalu up to date. Struktur, lingkup Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak yang saat ini berlaku ada pada lampiran (2). Ketersediaan struktur organisasi : 100 % Kekosongan posisi : 0 Tanggung Jawab, Wewenang, Dan Komunikasi ( 5.5 ) Tanggung Jawab Dan Wewenang ( 5.5.1 ) Tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dalam bentuk struktur organisasi sertai uraian tugas pokok fungsi yang ada. Penetapan struktur organisasi dan tugas pokok fungsi mengacu pada semua aturan yang berlaku bagi Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak. Struktur Organisasi disediakan dan dipastikan selalu up to date dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan. Struktur, lingkup yang saat ini berlaku ada pada lampiran (2). Ketersediaan struktur organisasi : 100 % Kekosongan posisi : 0 Wakil Manajemen ( 5.5.2 ) Untuk memastikan sistem manajemen mutu berjalan efektif, Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak menunjuk seorang Wakil manajemen yang bertanggung jawab untuk : Menjamin ketepatan dalam pengembangan sistem. Menjamin efektivitas implementasi sistem. Menjamin dalam mempertahankan sistem dan menjamin perbaikan sistem secara terus menerus. Uraian tugas dan tanggung jawab selengkapnya dituangkan dalam dokumen Job Desc tersendiri.
Halaman : 8 dari 19 Program kerja : ada Realisasi program : 90 % Job description (Uraian Tugas) : ada Laporan kepada Top management : 1 / semester Komunikasi Internal ( 5.5.3 ) Untuk memastikan sistem manajemen mutu berjalan efektif, mencapai tujuan yang direncanakan, maka para pimpinan/atasan wajib melakukan komunikasi secara teratur melalui mekanisme yang telah ditetapkan. Tujuan komunikasi adalah memastikan agar tujuan, sasaran dan kriteria pengendalian (persyaratan kondisi serta indikator kinerja) untuk setiap tugas dan dipahami oleh seluruh personil dan dicapai secara efektif. Terselenggaranya rapat direncanakan : 100 % Dibuatnya Notulen setiap rapat : 100 % Tingkat kehadiran rata-rata : 90 % Tindak lanjut rapat : 100 % Tinjauan Manajemen ( 5.6 ) Wakil manajemen melaksanakan tinjauan manajemen minimal satu kali dalam satu semester, untuk membahas agenda dalam rangka menjalankan sistem manajemen mutu. Tinjauan untuk setiap aspek dapat dilakukan sendiri sendiri atau digabungkan, mana yang praktis. Hasil tinjauan memuat keputusan/kesimpulan mengenai tindakan/perbaikan yang perlu diambil. Hasil tinjauan dibagikan kepada pihak yang berkepentingan. Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain : Hasil audit internal Keluhan pelanggan Kinerja proses/hasil Pelayanan Hasil tindakan koreksi/pencegahan Efektifitas program Pencapaian target Hasil tinjauan sebelumnya Rencana perubahan/perbaikan Sistem Hasil surveilance audit Usul/saran karyawan
Halaman : 9 dari 19 Undangan hadir : 90 % Dibuatnya Notulen setiap rapat : 100 % Tindak lanjut hasil rapat : 100 % Pembahasan agenda selesai : 100 % Waktu distribusi notulen : 1 minggu PENGELOLAAN SUMBER DAYA ( 6 ) Penyediaan Sumberdaya ( 6.1 ) Sumberdaya untuk menjalankan proses Pelayanan dan proses pendukungnya untuk menjalankan Sistem manajemen mutu di identifikasi dan dipenuhi. Identifikasi sumberdaya yang dibutuhkan : 90 % Pemenuhan sumberdaya telah diidentifikasi : 100 % Sumberdaya Manusia ( 6.2 ) Pegawai diberikan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan, kesadaran dan kompetensi didalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai target dan persyaratan pekerjaan yang telah ditetapkan, Khususnya untuk pekerjaan yang terkait dengan aspek mutu. Indikator kinerja ditetapkan : Identifikasi kebutuhan pelatihan : 90 % Rasio program & realisasi pelatihan : 90 % Kehadiran dalam pelatihan : 100 % Infrasruktur ( 6. 3 ) Infrastruktur/perlengkapan/sarana Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak serta pendukung kerja disediakan dan dipelihara agar senantiasa dalam kondisi layak pakai/layak operasi untuk mendukung tercapaianya semua sasaran proses dan proses pendukung yang telah direncanakan. Realisasi program pemeliharaan : 100 % Jadwal ulang pemeliharaan : 100 % Lingkungan Kerja ( 6.4 ) Setiap pimpinan unit bertanggungjawab untuk membina program Kebersihan dengan melibatkan seluruh karyawan pada setiap unit, untuk menciptakan lingkungan yang aman, nyaman, bersih dan sehat.
Halaman : 10 dari 19 Identifikasi harus diterapkan secara jelas terhadap aspek-aspek lingkungan signifikan, dan kondisi tidak aman, untuk mencegah terjadinya kecelakaan dan pencemaran lingkungan. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Temuan di tindak lanjuti : 100 % Kelengkapan marka lingkungan : 100 % Ketersediaan lay out tempat kerja : 100 % Keluhan karyawan masalah lingkungan : 0 Keluhan stakeholder masalah lingkungan : 0 REALISASI PROSES PELAYANAN ( 7 ) Perencanaan Realisasi Pelayanan ( 7.1 ) Perencanaan Pelayanan disiapkan/dibuat berdasarkan input dari semua unit terkait. Output perencanaan berupa dokumen perencanaan sumber daya dan jadwal pelayanan serta pendukungnya. Ketersediaan rencana Pelayanan : 100 % Ketersediaan jadwal Pelayanan : 100 % Ketersediaan struktur unit-unit : 100 % Ketersediaan bahan sesuai kebutuhan : 100 % Ketersediaan Instruksi Kerja pengendalian : 100 % Proses Berkaitan dengan Stakeholder ( 7.2 ) Penentuan Persyaratan Kegiatan Pelayanan ( 7.2.1 ) Persyaratan kegiatan pelayanan diawali dari proses penerimaan pelanggan, persyaratan pelanggan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh unit penerimaan. Penentuan persyaratan pelanggan baru ditentukan dan dikomunikasikan kepada unit-unit lain yang terkait. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Identifikasi persyaratan pelanggan : 100 % Identifikasi persyaratan pelayanan : 100 % Setiap persyaratan baru dikomunikasikan : 100 % Konfirmasi persyaratan kepada pelanggan : 100 % Tinjauan Terhadap Persyaratan Pelayanan ( 7.2.2 )
Halaman : 11 dari 19 Persyaratan pelayanan dicatat terlebih dahulu dengan melalui mekanisme tinjauan yang diatur dalam tinjauan persyaratan pelayanan sebelum dilaksanakan pelayanan. Identifikasi persyaratan pelanggan : 100 % Identifikasi persyaratan Pelayanan : 100 % Setiap persyaratan baru dikonfirmasi : 100 % Konfirmasi persyaratan tercatat : 100 % Komunikasi stakeholder ( 7.2.3 ) Komunikasi dengan pelanggan dilakukan secara teratur untuk membahas berbagai hal terkait dengan Pelayanan, dengan tujuan untuk: Menjawab pertanyaan pelanggan Membahas masukan / usul / saran / keluhan pelanggan dan penyampaian informasi - informasi. Indikator kinerja ditetapkan : Respon setiap keluhan dari pelanggan : 100 % Jawaban atas setiap surat pelanggan : 100 % Semua respon tercatat : 100 % Semua telpon dari stakeholder tercatat : 100 % Desain dan pengembangan ( 7.3 ) Kegiatan desain dan pengembangan tidak dilakukan jadi tidak perlu menanggapi klausul Perancangan dan Pengembangan dalam standar ISO 9001:2008 Pembelian ( 7.4 ) Untuk memastikan agar fungsi pembelian menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif dan efesien, maka kegiatan pembelian harus dilakukan secara terkendali. Semua perangkat pengendalian harus disediakan dan dijalankan dengan sebaik mungkin. Ukuran keberhasilan fungsi pembelian secara falsafah tertuang dalam lima prinsip yaitu: tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah, tepat harga dan juga tepat pemasok. Untuk itu maka fungsi pembelian perlu melakukan hal-hal sbb: 1. Penyeleksian pemasok 2. Evaluasi pemasok 3. Menyampaikan dokumen pembelian kepada pemasok secara lengkap 4. Secara insidentil melakukan audit ke lokasi pemasok
Halaman : 12 dari 19 Indikator kinerja ditetapkan sbb: Seleksi pemasok : 100 % Daftar pemasok disetujui : 100 % Evaluasi pemasok sesuai jadwal : 100 % Semua catatan tersedia : 100 % PELAYANAN JASA ( 7.5 ) Pengendalian Pelayanan dan Penyediaan Jasa ( 7.5.1 ) Pengendalian pelayanan dilakukan sesuai perencanaan sistem manajemen mutu. Persyaratan proses dan indikator kinerja aspek mutu ditentukan oleh unit unit kerja. Peralatan proses pelayanan dan ifrastruktur pendukung dipastikan tersedia dan memenuhi persyaratan pelayanan maupun proses yang telah ditentukan. Pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan dilakukan oleh unit-unit kerja. Pengendalian hasil pelayanan yang tidak sesuai dilakukan pada semua unit kerja. Semua kegiatan dalam proses yang kritis terhadap aspek mutu dilengkapi dengan prosedur dan instruksi kerja terdokumentasi. Memastikan semua kegiatan, target - target pelayanan sejalan dengan kebijakan mutu Melakukan pemeriksaan secara berkala untuk memastikan semua persyaratan baik legal maupun yang ditetapkan oleh Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak selama proses senantiasa dipenuhi. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Ketersediaan rencana pelayanan : 100 % Ketersediaan prosedur kerja : 100 % Ketersediaan target-target pelayanan : 100 % Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa ( 7.5.2 ) Pasal ini tidak berlaku karena seluruh proses dalam mata rantai produksi biasa dilakukan verifikasi secara jelas. Identifikasi dan Ketelusuran ( 7.5.3 ) a) Semua pelanggan diberikan identifikasi secara jelas. b) Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau ketidak-sesuaian untuk keperluan penelusuran ulang bila terjadi permasalahan. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Kasus ketidakmampuan telusur : 0 Kasus tidak ada identifikasi : 0
Halaman : 13 dari 19 5.5.4 Barang Milik Pelanggan ( 7.5.4 ) Pasal ini tidak berlaku Penjagaan Hasil Pelayanan ( 7.5.5 ) Hasil pelayanan pada semua tahapan proses dijaga kondisinya dan dipertahankan kesesuaiannya selama masih menjadi tanggungjawab Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak, memastikan semua persyaratan dipenuhi selama pelanggan berada di Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak untuk mencegah terjadinya dampak negative terhadap lingkungan. Pelanggan yang pulang teridentifikasi : 100 % Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan ( 7.6 ) Alat ukur yang dipergunakan untuk kegiatan yang dapat mempengaruhi pelayanan diinventarisasi, dijaga dari kerusakan/dipelihara. Peralatan ukur dipastikan diuji dan dikalibrasi/verifikasi sesuai dengan ketentuan secara berkala. Demikian juga peralatan yang digunakan untuk pemantauan dan pengukuran aspek lingkungan dan K-3 dipastikan dalam kondisi terkendali, dan akurasi terjamin, dipelihara secara berkala. Daftar alat ukur : 100 % Terprogram kalibrasi : 100 % PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN ( 8 ) Pengukuran dan Pemantauan ( 8.2 ) Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak membuat program survey untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan dan menggunakan hasil survey untuk perbaikan. Metoda survey harus dipastikan valid dan dapat dipercaya. Survei dapat dilakukan oleh pihak ketiga bila dipandang perlu, untuk objectivitas dan efisiensi waktu. Frekwensi survey : 1x/tahun Jawaban kembali : 90 Audit Internal (8.2.2 ) Audit internal direncanakan, dilaksanakan dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan sistem manajemen mutu telah diimplementasikan secara efektif, sesuai persyaratan standar/persyaratan yang dijadikan referensi. Dalam setiap pelaksanaan audit, auditor harus memperhatikan hasil audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya. Pimpinan unit yang diaudit bertanggung jawab untuk menindak-lanjuti
Halaman : 14 dari 19 setiap temuan audit. Verifikasi dilakukan oleh Auditor. Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Top Management. Auditor harus dibekali pengetahuan dan keterampilan audit sebelum melaksanakan audit. Audit dilakukan secara objectif dan independent. Audit pada aspek-aspek kritis dilaksanakan pada frekuensi yang lebih dari yang tidak kritis. Prosedur audit internal harus disediakan. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Jadwal audit terlaksana : 100 % Unit-unit teraudit : 100 % Temuan diselesaikan : 100 % Temuan tidak diselesaikan : 0 Pemantauan & Pengukuran proses ( 8.2.3 ) Semua unit kerja wajib melakukan pemantauan, dan pengukuran terhadap kegiatannya untuk mengetahui kinerja yang telah dicapai, dan mengidentifikasi deviasi atau kegagalan. Hasil pemantauan dan pengukuran dianalisa dan dijadikan acuan untuk perbaikan. Pemantauan dan pengukuran mengacu pada kebijakan, target yang telah ditetapkan. Bila pemantauan dan pengukuran menggunakan alat-alat pengukuran, harus dipastikan peralatan tersebut dalam kondisi baik, dan hasil pengukuran akurat. Hasil pemantauan dan pengukuran dicatat. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Potensi kegagalan proses terdeteksi : 100 % Rencana pengukuran terlaksana : 100 % Pemantauan dan Pengukuran Hasil Pelayanan ( 8.2.4 ) Pemantauan dan pengukuran pelayanan (input-work in process maupun finished goods) dilakukan melalui sampling dan pengujian untuk memastikan semua persyaratan pelayanan terpenuhi. Pemantauan/pengukuran sesuai rencana mutu : 100 % Ketidak sesuaian terdeteksi : 100 % Pengendalian Hasil Pelayanan yang Tidak Sesuai ( 8.3 ) Apabila terjadi pelayanan dan hasil pelayanan yang tidak sesuai, semua unit membuat/mengisi formulir sesuai prosedur pengendalian Pelayanan yang tidak sesuai dan menyerahkan kepada pihak yang berwenang untuk memutuskan apakah pelayanan tersebut di proses.
Halaman : 15 dari 19 Pengendalian Hasil pelayanan yang tidak sesuai diatur dalam prosedur Analisa Data ( 8.4 ) Data diperlukan untuk analisa Data kinerja masing-masing unit Data mengenai perbaikan Data kepuasan/keluhan pelanggan Data kinerja pemasok Data hasil pengukuran proses dan pelayanan Data kesesuaian terhadap persyaratan legal Analisa dilakukan secara berkala oleh masing-masing penanggung jawab process dan secara sentral dikoordinasikan oleh wakil manajemen atau setiap waktu bila diperlukan. Indikator kinerja ditetapkan sbb: Data proses tersedia : 100 % Ketidak sesuaian dari analisa ditindak lanjuti : 100 % Hasil analisa tercatat : 100 % Temuan pada waktu audit : 0 Perbaikan Terus Menerus ( 8.5, 8.5.1 ) Semua perbaikan mengacu pada kebijakan yang telah ditetapkan oleh Kepala Stasiun Meteorologi Kelas I Frans Kaisiepo Biak, Sasaran Mutu, hasil audit analisa data, tinjauan manajemen, hasil surveillance audit, hasil analisa data atau dari sumber lainnya, seperti keluhan stakeholder, hasil survey kepuasan stakeholder dan sebagainya. Perbaikan melalui hasil audit : 100 % Perbaikan melalui tinjauan manajemen : 90 % Perbaikan melalui analisa data : 90 % Perbaikan dari survey pelanggan : 90 % Semua perbaikan ada catatan : 100 % Program perbaikan harus dibuat dan mencakup aspek mutu, aspek lingkungan signifikan dan aspek Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Untuk mendukung perbaikan, Kepala Badan mengembangkan kegiatan unit kerja, yang akan turut berpartisipasi dalam kegiatan perbaikan secara terus menerus.
Halaman : 16 dari 19 Tindakan Koreksi ( 8.5.2 ) Penyebab terjadinya ketidak-sesuaian dikaji dan dikoreksi agar problem yang sama tidak terjadi lagi. Tindakan koreksi disesuaikan dengan bobot persoalan dan dampak yang dapat ditimbulkan. Hasil tindakan koreksi dievaluasi untuk memastikan efektivitas. Tindakan koreksi dicatat dan direkaman/arsip terkait dengan tindakan disimpan. Bila tindakan koreksi menyebabkan perubahan sistem, maka perubahan tersebut dipastikan dilakukan secara terkendali. Bila tindakan koreksi yang diambil menyebabkan perubahan pada Sistem maka sistem perlu di up date. Indikator kinerja sbb : Prosedur tindakan koreksi tersedia : 100 % Masalah tidak terjadi lagi setelah koreksi : 100 % Catatan tindakan koreksi tersedia : 100 % Masalah terulang kembali : 0 Tindakan Pencegahan ( 8.5.3 ) Tindakan pencegahan meliputi : a) Identifikasi potensi masalah dan penyebabnya b) Menerapkan langkah antisipasi yang diperlukan. Setiap melakukan tindakan pencegahan hendaknya disesuaikan dengan bobot persoalan dan potensi dampak. Hasil tindakan pencegahan harus dievaluasi untuk memastikan tindakan yang diambil telah efektif. Setiap tindakan pencegahan harus dicatat dan rekaman/arsipnya disimpan. Prosedur tindakan pencegahan tersedia : 100 % Masalah terulang : 0 Catatan tindakan pencegahan tersedia : 100 %
Halaman : 17 dari 19 Lampiran 1 Peta Proses INTERAKSI ANTAR PROSES Arah dan Perencanaan Manajemen Komitmen, Fokus Pelanggan, Manajemen Sumber Daya, Komunikasi yang Efektif, Tinjauan Manajemen Kinerja Proses Monitor & Pengukuran Proses, Quality Assurance, Survey Pelanggan, Internal Audit, Tindakan Koreksi & Pencegahan, Perbaikan Berlanjut Kebutuhan /Harapan Pelanggan Subag Tata Usaha. Proses-proses Pelayanan Observasi, Data Informasi, Unit Analisa dan Prakiraan. Hasil / Kepuasan Pelanggan Proses Pendukung Pembelian, Sarana dan Prasarana, Pengembangan Sumber Daya Manusia, Komunikasi Pelanggan.
Halaman : 18 dari 19 Lampiran 2 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI STASIUN METEOROLOGI KELAS I KEPALA STASIUN ------------------------------- WMM INFORM KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA KEPALA SEKSI OBSERVASI KEPALA SEKSI DATA DAN INFORMASI KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Halaman : 19 dari 19