PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. WIDE AND PIN DENGAN PENDEKATAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Ananda Putra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Angela Merici Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Dan Aulia Akbar Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan dari penulisan ini adalah untuk menganalisa proses bisnis, implementasi dan merencanakan strategi sistem dan teknologi informasi yang ada pada PT. WIDE AND PIN sehingga dapat diusulkan perencanaan strategi sistem dan tekhnologi informasi dengan pedekatan enterprise architecture. Metode penelitian yang digunakan antara lain penelitian lapangan,pengumpulan data dan metode analisis perusahaan. Hasil yang ingin dicapai adalah agar perusahaan dapat mengintegerasikan sistem informasi yang ada sehingga dapat mendukung kegiatan pelayanan di bidang jasa. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan adanya perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan pedekatan enterprise architecture yang baik, PT. WIDE AND PIN dapat meningkatkan nilai perusahaan dan dapat bertahan menghadapi persaingan saat ini. Kata kunci Perencanaan, Strategi, Sistem, Teknologi, Informasi, Enterprise, Architecture
1. Pendahuluan Berkembangnnya dunia bisnis dengan dukungan sistem dan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan sangat diperlukan untuk mendukung proses bisnis. Perusahaan menyadari kebutuhannya dalam bidang teknologi informasi dan sistem informasi untuk terus mengembangkan bisnisnya agar pelayanan semakin cepat dan lebih baik. Seiring berjalannya proses bisnis perusahaan, maka strategi bisnis perusahaan dapat tercapai. Pada era modernisasi penggunaan SI/TI sudah hampir digunakan diseluruh dunia sehingga perkembangan teknologi yang ada mendukung kebutuhan informasi yang diperlukan bagi perusahaan. Hal ini disebabkan karena dengan teknologi informasi dapat membawa suatu perubahan positif yang membantu dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan sehingga menjadi lebih cepat dan mudah. Perkembangan teknologi informasi membawa suatu perubahan yang besar dalam persaingan antara perusahaan baik yang bergerak dalam bidang industri maupun jasa sehingga kebutuhan teknologi informasi yang sudah terkomputerisasi menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan dalam bersaing. Karena kebutuhan informasi perusahaan yang terus meningkat maka pengelolaan informasi secara manual akan menghambat perkembangan perusahaan untuk bersaing. Oleh karena itu, dalam menghadapi persaingan bisnis perusahaan perlu menerapkan SI/TI untuk memenangkan persaingan bisnis dalam bidang industri maupun jasa. Pada zaman modernisasi ini, banyak orang yang ingin memanfaatkan peluang bisnis seperti kekayaan alam, karena kekayaan alam merupakan salah satu kebutuhan manusia di era ini, terlebih untuk kekayaan alam Indonesia yang merupakan penghasil minyak dan gas bumi terbesar diseluruh dunia. Para pebisnis sering kali melihat
kebutuhan manusia terhadap minyak dan gas bumi untuk kebutuhan sehari-hari, maka dari itu sekarang banyak sekali perusahaan yang mengelola minyak dan gas bumi dan dijual ke pemerintah atau dijadikan sebuah produk dan dipasarkan. Dalam mencari minyak dan gas bumi dari mulai proses pencarian lokasi, penetapan wilayah pengeboran, sampai ke pengolahan minyak dan gas bumi membutuhkan informasi yang sangat akurat. Pencarian informasi dalam era ini biasa menggunakan teknologi informasi dan sistem informasi yang terintegrasi untuk mendukung proses tersebut. PT. Wide and Pin merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa inspeksi vendor berkualitas, konsultasi operasi dan pelayanan hukum. Perusahaan ini mendistribusikan produknya ke dalam dan keluar negri termasuk di dalamnya adalah Asia Tenggara, Asia Timur, Asia Barat, Australia, New Zealand, Amerika Utara (USA), Amerika Selatan, Eropa, dan Afrika, salah satunya adalah Singapore, Jepang, China, Canada, German, Italy, dll. Lebih dari serta lebih dari 25 negara yang dilayani oleh PT. Wide and Pin. Kondisi umum perusahaan ini dibandingkan dengan awal berdirinya tidak berbeda jauh karena perkembangan umum yang terjadi di perusahaan semakin berkembang saat ini. Pendapatan yang didapat oleh perusahaan ini sekitar 1 miliyar pertahun. Perusahaan ini memiliki struktur organisasi yang terdiri dari Dewan Komisaris, Presiden Direktur, Direktur, Afiliasi, Manager Operasional, Finansial dan Operasional, Project Enginerring, dan divisi-divisi yang mendukung proses bisnis perusahaan. Namun perusahaan ini masih memiliki beberapa kesulitan dalam menjalankan proses bisnisnya, diantaranya ada beberapa bagian yang belum terintegrasi sehingga sulit dalam memberikan informasi, tidak selarasnya antara strategi bisnis dengan teknologi informasi yang digunakan perusahaan, dan ketersediaan informasi yang terbatas sehingga pengambilan keputusan oleh perusahaan menjadi terhambat. Hal ini
mengakibatkan proses bisnis perusahaan menjadi kurang lancar. Oleh karena itu, berdasarkan masalah-masalah yang ada maka kami menyusun penelitian dalam menunjang penyusunan skripsi ini yang berjudul Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Pada PT. Wide and Pin Dengan Pendekatan Metode Enterprise Architecture. Kami harap penelitian ini dapat membantu dalam menawarkan berbagai solusi perencanaan strategis sehingga masalah-masalah yang ada dapat terselesaikan dengan strategi bisnis yang mendukung dan dapat memperlancar proses bisnis PT Wide and Pin dengan dukungan SI/TI. 2. Metodologi Dalam melakukan penelitian mengenai perkembangan sistem informasi dalam perusahaan PT. Wide And Pin dilakukan beberapa metode, antara lain : 2.1 Metode pengumpulan data A. Studi Lapangan Penelitian lapangan bertujuan untuk mendapatkan data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung dari objeknya, dengan berkunjung ke PT. Wide and Pin. Penelitian lapangan terdiri atas : a) Wawancara Wawancara dilakukan dalam bentuk Tanya jawab. Tanya jawab dilakukan melalui tatap muka dengan Presiden Direktur dan Project
Admin perusahaan PT. Wide and Pin guna mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi. b) Searching Internet Mencari informasi perkembangan bisnis dan SI/TI saat ini serta informasi lain yang terdapat di website PT. Wide and Pin yaitu: www.widepin.com. c) Observasi Melakukan observasi langsung ke PT. Wide and Pin, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem dan proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan. Observasi dilakukan dalam bentuk ikut dalam mengawasi secara rutin dalam satu periode waktu. Observasi dilakukan selama kurang lebih 60 hari guna mengetahui proses bisnis yang berjalan. B. Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mencari, memahami, serta meringkas hal-hal yang berhubungan dengan skripsi ini seperti dari buku, e- book, dan artikel. Metode ini berguna untuk menggali landasan teori yang digunakan untuk penelitian serta memberikan pengetahuan / informasi mengenai lingkungan eksternal dan internal perusahaan, seperti informasi mengenai pesaing, pelanggan, dll. Selain itu metode ini juga dapat dijadikan sebagai acuan dan panduan dalam analisa yang diperoleh.
2.2 Metodologi analisis Analysis Enterprise Architecture 1. Current Architecture a) Goal & Initiatives b) Product & Service c) Data & Information d) System & Application e) Network and Infrastructure 2. Future Architecture a) Update strategic Goal & Initiatives b) Inproved business Product & Service c) Enchanced Data & Information d) Integrated System & Application e) Optimized Network and Infrastructure
3. Arsitektur Berjalan 3.1 Matriks SWOT IFAS EFAS Opportunity(O) O1. Pengembangan teknologi dan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis. O2. Melakukan kerjasama dengan perusahaan inspeksi di luar negeri. O3. Banyaknya perusahaan swasta yang masuk dalam perdagangan minyak dan gas bumi. O4. Persaingan bisnis masih minim. Tabel 1 Matriks SWOT Strength (S) S1. Pengalaman perusahaan yang cukup lama dalam bidang pelayanan inspeksi dan sertifikasi. S2. Memiliki inspektor yang beragam keahliannya dan terpercaya dalam kualitas dan produk serta berada hampir di seluruh negara. S3. PT. Wide and Pin sangat dikenal di nasional dan cukup dikenal di internasional. S4. Karyawan mampu bekerja dengan cara matriks. Strategi SO 1. Menggunakan piranti lunak (Web Base) untuk memudahkan dalam pelaporan dan konfirmasi inspeksi. 2. Melakukan pendekatan kepada pelanggan menggunakan teknologi berbasis web Weakness (W) W1. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. W2. Informasi yang dimiliki oleh perusahaan masih belum terhubung dengan masingmasing divisi dan bagian. W3. Laporan yang dibuat oleh karyawan terkaadang kurang tepat. Strategi WO 1. Menjalin kerjasama dengan perusahaan inspeksi di luar negeri sebagai representasi dari perusahaan. 2. Membuat software yang dapat digunakan sebagai alat untuk menilai (pengganti inspektor) dan di komersilkan.
Threats(T) Strategi ST Strategi WT T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga jasa penggunaan dan pelayanan. T2. Pelanggan cenderung memilih inspektor asing. T3. Memiliki pesaing internasional yang memiliki pangsa pasar di Indonesia. Pemindah tugasan karyawan lokal untuk di tempatkan di luar negeri. Sumber : Hasil analisis PT. Wide and Pin, 2012 Memaksimalkan penggunaan teknologi dan mengembangkan sistem informasi perusahaan. 3.2 CONOPS Diagram Berjalan 16. Invoice 17. Membayar 9. Summary Timesheet 10. Summary Timesheet 5. Membuat NFI 19. Laporan Penyewaan Inspektor Gambar 1 Conops Diagram berjalan Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012
4. Arsitektur Usulan 4.1 CONOPS Diagram Usulan 21. IC & ER 18. Invoice Gambar 2 Conops Diagram Usulan Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012
4.2 Network Connectivity Usulan Admin Inspektor/engineer Printer Project Engineer Internet SI/TI Pelanggan Printer President Director Keuangan Director Operational Gambar 3 Network Connectivity Diagram Usulan Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012
4.3 Sequencing Plan Gambar 4 Sequencing Plan Usulan Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan 1. Berdasarkan hasil analisis Porter menunjukan adanya pesaing-pesaing dalam bidang penilai minyak dan gas tetapi PT. Wide and Pin masih dapat bertahan dan terus berkembang sampai saat ini, namun untuk dapat terus bersaing PT. Wide and Pin harus dapat melihat kondisi saat ini yang akan mempengaruhi atau berdampak pada perusahaan ke depannya. 2. Berdasarkan hasil analisis SWOT pada PT. Wide and Pin menunjukan perusahaan ini berada pada kuadran I dimana perusahaan dapat menggunakan strategi SO (strength-opportunity). Strategi ini menjelaskan bahwa PT. Wide and Pin dapat menggunakan kekuatankekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang dimiliki oleh perusahaan. 3. Berdasarkan lingkup Enterprise Architecture menunjukan bahwa strategi yang ditetapkan perusahaan masih dapat digunakan sebagai acuan dalam menjalankan perusahaan, namun perusahaan harus memperbaiki proses bisnis yang sedang berjalan dan meningkatkan pemanfaatan SI/TI yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan untuk dapat mencapai strategi yang sudah ditetapkan, dimana sistem yang diusulkan sebelumnya adalah membuat sistem aplikasi Knowledge Management System, E-CRM, Website, dan Executive Support System.
5.2 Saran 1. Menambah bagian IT untuk dapat melengkapi tugas dan tanggung jawab disetiap masing-masing struktur organisasi, ini dilakukan agar dapat menghilangkan kerangkapan tugas dan jabatan yang dapat berpotensi pada ketidakefektifan kinerja operasional perusahaan. 2. Memperbaiki sistem dan proses bisnis perusahaan dimana masih berbasiskan paper base dan manual menjadi saling terintegrasi dengan sistem yang lainnya. Hal ini dilakukan supaya proses bisnis dan teknologi yang digunakan dapat mendukung perusahaan untuk mencapai strategi yang sudah ditetapkan dimana penggunaan enterprise architecture membantu perusahaan untuk menyelaraskan antara strategi, bisnis, dan teknologi. 3. Memperbaiki standarisasi pada penggunaan hardware dan software dengan menggunakan CCTV untuk hardware dan password untuk menggunakan software sehingga keamanan dan penyimpanan data menjadi kurang terjamin keamanannya. 4. Menambah Knowledge Management System sehingga waktu yang dibutuhkan semakin singkat dan produktifitas meningkat. 5. Memberikan pelatihan yang berhubungan dengan teknologi informasi pada seluruh karyawan untuk dapat meningkatkan kemampuan dalam menggunakan teknologi informasi.
DAFTAR PUSTAKA Bernard Scott (2005). An Introduction to Enterprise Architecture, Second Edition. AuthorHouse, USA. Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2004). Management Information Systems : Managing the Digital Firm, 8 th edition. Prentice Hall. New Jersey, USA. Martin, James. (1990). Information Engineering, Book II:Planning and Analysis. Prentice Hall International (UK) United, London. Mathiassen, Lars. (2000). Object Oriented Analysis and Design. 1st Edition. Denmark : Marco Publishing Aps. McLeod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ketujuh Jilid 1,2. PT. Prenhallindo, Jakarta. O Brien, James. (2003). Introduction to Information Systems, Eleventh Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, USA. O Brien, James. (2005). Introduction to Information Systems. MCGraw Hill, Higher Education, New York. R. Kelly Rainer, Efraim Turban and Richard E. Potter (2005) Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business Sawyer, S.C. & Wiliams, B. K.(2007). Using Information Technology, Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi, (Edisi 7) Ward, John; Peppard, Joe published by Wiley Hardcover (2002) Strategic Planning for Information Systems 3rd Edition.