PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DI BENGKEL LANCAR MOTOR PADA BAGIAN BENGKEL MESIN

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DI BENGKEL LANCAR MOTOR PADA BAGIAN BENGKEL MESIN Oleh : Arip Budiono, ST. Ign. A. Sandy, S.Si., M.T. Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri Universitas Katolik Parahyangan Bandung, Indonesia ABSTRAK Bengkel Lancar Motor adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan sparepart, service motor, service permesinan dan pembuatan alat. Pada proses bisnisnya perusahaan menggunakan sistem informasi berbasis kertas yang tidak terintegrasi. Hal ini menyebabkan aliran informasi di bagian bengkel mesin menjadi tidak lancar dan timbul masalah-masalah yang menggangu perfomansi perusahaan. Masalahmasalah ini timbul karena informasi yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh dengan cepat dan akurat. Bengkel Lancar Motor memerlukan sistem informasi usulan yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi bengkel mesinnya. Sistem informasi usulan dirancang dengan menggunakan metodologi System Development Life Cycle (SDLC). Metodologi ini terdiri dari lima tahap yaitu tahap perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan, tahap penerapan dan tahap penggunaan. Perancangan sistem informasi ini menggunakan beberapa tools yaitu matriks Business System Planning (BSP), Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD). Proses perancangan sistem informasi usulan juga mencakup pembuatan prototipe perangkat lunak dengan menggunakan Borland Delphi dan pembuatan Standard Operation Procedure (SOP). Perancangan sistem informasi usulan menghasilkan sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapai bengkel Lancar Motor pada bagian bengkel mesinnya. Penyelesaian masalah ini didukung oleh penggunaan perangkat lunak pada sistem informasi usulan yang membantu proses pengambilan, pengolahan dan pendistribusian data sehingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat dan akurat. 1

2 1. Latar Belakang Masalah Kendaraan bermotor merupakan salah satu sarana yang banyak dipakai untuk membantu mobilitas masyarakat di zaman modern. Tingginya mobilitas masyarakat menimbulkan populasi kendaraan bermotor yang besar dengan kecenderungan yang terus meningkat di masa-masa yang akan datang. Populasi yang besar merupakan lahan yang subur bagi berbagai jenis usaha yang melayani berbagai kebutuhan kendaraan bermotor. Usaha-usaha yang tumbuh tersebut beragam jenisnya, mulai dari penyediaan sparepart, jasa service, pencucian, pengecatan, variasi sampai modifikasi kendaraan bermotor. Unit-unit usaha yang bergerak di bidang yang sama akan saling bersaing untuk menarik perhatian konsumen. Persaingan usaha yang ketat menuntut perusahaan untuk meningkatkan daya saing dalam hal pemberian pelayanan yang memuaskan dan harga yang kompetitif sehingga memiliki nilai lebih dimata konsumen. Bengkel Lancar Motor merupakan salah satu bengkel tertua di kota Kuningan. Meskipun merupakan bengkel tertua, perusahaan perlu berbenah untuk bisa meningkatkan daya saingnya agar tidak ditinggalkan pelanggannya. Bengkel Lancar Motor telah mengembangkan usahanya dari yang awalnya hanya bergerak dalam bidang penjualan sparepart motor dan menyediakan jasa service motor hingga sekarang ini telah memperluas bidang usahanya. Bidang-bidang usaha yang dilayani oleh bengkel Lancar Motor saat ini adalah sebagai berikut : a. Penjualan sparepart motor Bengkel Lancar Motor merupakan bengkel umum yang menjual sparepart dan variasi untuk berbagai macam merek kendaraan seperti Honda, Yamaha, Suzuki, Kawasaki, dan Vespa. b. Service motor Bengkel Lancar Motor menyediakan layanan jasa untuk sepeda motor yaitu service motor, perawatan motor dan pemasangan variasi motor. c. Pekerjaan permesinan Bengkel Lancar Motor memiliki mesin las, mesin bubut, mesin freis, press, mesin milling, mesin korter, dan mesin slip sehingga dapat mengerjakan pengelasan dan berbagai macam jasa perbaikan permesinan untuk motor, mobil, bus, mesin gergaji, dll. d. Pembuatan alat Bengkel Lancar Motor juga menerima permintaan pembuatan alat atau benda sesuai dengan pesanan konsumen. Perusahaan dapat mengerjakan pembuatan mesin gergaji kayu, lemari besi, pintu besi, dll. Dalam menjalankan kegiatan usahanya, perusahaan menghadapi berbagai masalah-masalah yang menganggu kinerja perusahaan. Masalah yang dihadapi perusahaan antara lain : Perusahaan kesulitan dalam penentuan biaya untuk jasa service permesinan atau jasa pembuatan alat sehingga rentan terjadi kesalahan penentuan harga. Harga yang terlalu tinggi akan menyebabkan konsumen batal atau kapok sedangkan harga yang terlalu rendah akan menyebabkan perusahaan merugi, terlebih jika harga pokok pengerjaan jasa lebih besar dari ongkos yang dikenakan. Kesulitan lain dihadapi perusahaan dalam menentukan waktu penyelesaian jasa order. Penentuan waktu yang tidak tepat dapat menyebabkan perusahaan gagal menyelesaikan order tepat pada waktunya sehingga konsumen kecewa dan dapat mudah berpindah ke perusahaan lain di masa yang akan datang. Pencatatan yang kurang teratur dapat menyebabkan terjadinya penyerahan barang kepada pemilik yang salah karena ada kemiripan barang yang diserahkan dengan barang yang seharusnya. Ini dapat menimbulkan kekecewaan konsumen dan keraguan terhadap kredibilitas perusahaan. Masalah-masalah ini jika dibiarkan berlarut-larut dapat menyebabkan penurunan daya saing perusahaan sehingga perusahaan terancam kehilangan pelanggannya. Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi bengkel Lancar Motor, solusi yang mungkin adalah melakukan 2

3 perancangan Sistem Informasi. Sistem Informasi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan sehingga daya saing perusahaan akan meningkat. Peningkatan daya saing akan membuat bengkel Lancar Motor lebih dipilih oleh konsumen daripada bengkel-bengkel lainnya. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Masalah-masalah yang dihadapi oleh bengkel Lancar Motor dapat menyebabkan kerugian dari segi fisik maupun non-fisik bagi perusahaan. Kerugian dari segi fisik adalah kerugian materi yang dialami secara langsung oleh perusahaan, misalnya terjadinya penentuan harga atas jasa service yang lebih kecil dari biaya pengerjaannya sehingga perusahaan merugi. Kerugian non-fisik adalah kerugian yang bukan dari segi materi, misalnya keterlambatan penyelesaian order sehingga konsumen kecewa dan berpindah ke perusahaan lain di masa yang akan datang. Bengkel Lancar Motor menggunakan pencatatan yang belum terintegrasi dan terorganisir dengan baik. Hal ini menyebabkan aliran informasi tidak lancar sehingga ada informasi yang diperlukan namun tidak dapat diperoleh dengan cepat dan akurat. Aliran informasi yang tidak lancar dapat menyebabkan masalah-masalah pada perusahaan yaitu : Perusahaan mengalami kesulitan saat menentukan biaya untuk jasa service permesinan atau jasa pembuatan. Biaya jasa service dihitung dengan mempertimbangkan faktor material yang diperlukan, mesin yang digunakan dan tingkat kesulitan pengerjaan order. Kesalahan penentuan harga sering kali diakibatkan kesalahan penentuan biaya material. Harga material diketahui secara pasti oleh bagian pembelian material namun tidak diinformasikan ke bagian penerimaan order sehingga rawan terjadi kesalahan terutama jika terjadi kenaikkan harga-harga material. Kesulitan lain dihadapi perusahaan dalam menentukan waktu penyelesaian order yang diterima. Bagian penerimaan order melakukan perkiraan waktu penyelesaian order tanpa memperhitungkan faktor pekerjaan-pekerjaan yang sudah diterima, ketersediaan material yang diperlukan dan kondisi mesin yang digunakan untuk pengerjaan order. Waktu penyelesaian dapat terlanggar jika terjadi masalah pada salah satu atau beberapa dari ketiga faktor diatas. Perusahaan menggunakan sistem pencatatan berbasis kertas yang tidak terorganisir dengan baik sehingga timbul redudansi dalam pencatatan data. Redudansi terjadi pada bagian pencatatan order dan bagian keuangan karena kedua bagian ini membutuhkan data yang sama sehingga melakukan pencatatan masing-masing. Masalah lain yang diakibatkan pencatatan tidak terorganisir dengan baik adalah terjadinya penyerahan barang kepada pemilik yang salah. Biasanya hal ini terjadi ketika perusahaan menerima beberapa benda kerja yang mirip misalnya blok mesin motor dengan tipe yang sama. Kesalahan ini terjadi karena perusahaan tidak mencatat dengan dengan lengkap data konsumen dan benda kerja. Untuk meningkatkan perfomansi perusahaan dengan mengatasi masalah-masalah yang ada, diperlukan suatu sistem informasi yang mampu mengakomodasi kelancaran aliran informasi dalam perusahaan. Dengan demikian, perumusan masalah yang tepat untuk masalah di bengkel Lancar Motor adalah sebagai berikut: a. Bagaimana rancangan sistem informasi yang tepat untuk bagian bengkel mesin Lancar Motor sekarang? b. Bagaimana prototipe perangkat lunak yang dibutuhkan bagian bengkel mesin Lancar Motor? 3. Pembatasan Masalah Untuk menjaga agar penelitian terfokus pada masalah yang telah diidentifikasikan maka diperlukan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Penelitian dilakukan untuk perancangan sistem informasi bengkel Lancar Motor pada bagian bengkel mesin. 3

4 b. Perancangan hanya dilakukan sampai tahap penerapan tidak memasuki tahap penggunaan. 4. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasi dan menganalisis proses bisnis bagian bengkel mesin di bengkel Lancar Motor b. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses bisnis yang berlangsung saat ini di bengkel Lancar Motor bagian bengkel mesin. c. Merancang sistem informasi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan informasi di bengkel Lancar Motor bagian bengkel mesin. d. Mengembangkan purwarupa perangkat lunak yang dibutuhkan oleh bengkel Lancar Motor bagian bengkel mesin. 5 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan oleh penulis dengan melakukan penelitian ini adalah: a. Bagi Penulis Memberikan pengetahuan dan wawasan mengenai aplikasi dari teori sistem informasi yang telah dipelajari. b. Bagi Perusahaan 1) Membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang sering timbul di bagian bengkel mesin. 2) Memberikan rancangan sistem informasi untuk mendukung kegiatan dan aliran informasi bagian bengkel mesin. 6. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini terdiri dari beberapa tahap yaitu : a. Studi Lapangan Studi pendahuluan dilakukan dengan mendatangi bengkel Lancar Motor. Pengamatan langsung dan wawancara dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai aktivitas-aktivitas perusahaan dan masalah yang dihadapi. b. Identifikasi dan Perumusan Masalah Pada tahap ini dilakukan identifikasi dan perumusan masalah yang terjadi di bagian permesinan bengkel Lancar Motor. c. Tujuan, Pembatasan dan Asumsi Penelitian Tujuan penelitian dibuat untuk menjawab identifikasi dan perumusan masalah. Pembatasan masalah dilakukan untuk memastikan bahwa pengamatan dan pembahasan masalah dapat lebih terfokus dan mendalam. Asumsi asumsi juga diperlukan untuk memperlancar penelitian dan membantu menentukan upaya dalam mengatasi masalah yang ada. d. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan membaca textbook dan sumber referensi lain untuk memahami teoriteori yang berkaitan dengan perancangan sistem informasi manajemen. e. Pengumpulan Data Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan data dengan pengamatan dan wawancara dengan pihak-pihak terkait pada perusahaan untuk memahami proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan dan mencatatnya. f. Identifikasi dan Analisis Sistem Awal Pada tahap ini, dilakukan identifikasi dan analisis terhadap sistem awal di perusahaan sehingga dapat diketahui masalah-masalah yang terjadi dan penyebabnya. g. Perancangan Sistem Informasi Usulan Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap sistem informasi yang sesuai untuk perusahaan. h. Pembuatan Prototipe Perangkat Lunak Pada tahap ini, dilakukan pembuatan prototipe perangkat lunak berdasarkan rancangan sistem informasi yang telah dibuat. Pembuatan perangkat lunak dilakukan dengan software Borland Delphi 7. i. Analisis Sistem Usulan 4

5 Pada tahap ini, dilakukan analisis terhadap sistem informasi usulan. Analisis dilakukan terhadap sistem sekarang, sistem usulan dan perbandingannya. j. Kesimpulan dan Saran Pada tahap ini, ditarik kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan menjawab identifikasi masalah yang telah ada. Selain itu dibuat juga saran yang dapat berguna bagi perusahaan dan penelitian yang lebih lanjut. 7. Metodologi Perancangan Sistem Metodologi penelitian yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini adalah SLC (System Life Cycle). SLC adalah aplikasi dari pendekatan sistem untuk pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah : 7.1 Tahap Perencanaan Pada penelitian ini dilakukan 3 langkah dari tahap perencanaan yaitu menyadari masalah, mendefinisikan masalah, dan menetapkan tujuan sistem. a. Menyadari masalah Bengkel Lancar Motor menghadapi masalah-masalah dalam melaksanakan usahanya. Masalah-masalah ini jika dibiarkan berlarut-larut dapat menyebabkan penurunan daya saing perusahaan. Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang, solusi yang mungkin adalah melakukan perancangan Sistem Informasi. Sistem Informasi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan sehingga daya saing perusahaan akan meningkat. Peningkatan daya saing akan membuat bengkel Lancar Motor lebih dipilih oleh konsumen daripada bengkel-bengkel lainnya yang ada di kota Kuningan. b. Mendefinsikan masalah Mendefinisikan masalah dilakukan dengan melakukan identifikasi masalahmasalah yang terjadi pada proses bisnis bengkel Lancar Motor dan mencari penyebab terjadinya masalah itu. Masalah-masalah yang terjadi di bengkel Lancar Motor pada bagian bengkel mesin adalah sebagai berikut : 1) Kesalahan penetapan harga atas order bengkel mesin 2) Deadline penyelesaian order permesinan atau alat tidak terpenuhi 3) Pencatatan berulang 4) Informasi yang dicatat bagian penerimaan order tidak lengkap 5) Informasi yang berkaitan dengan order sulit diperoleh 6) Tidak adanya catatan scrap 7) kesulitan dalam perhitungan pendapatan dan pengeluaran. c. Menetapkan tujuan sistem Sistem yang dirancang bertujuan untuk mengatasi masalahmasalah yang timbul di bengkel Lancar. Penyelesaian masalah-masalah ini diperlukan agar perusahaan dapat meningkatkan perfomansi kerjanya. 7.2 Tahap Analisis Pada tahap ini pendefinisian kebutuhan informasi dan pendefinisian kriteria perfomansi. a. Pendefinisian kebutuhan informasi Informasi-informasi yang dibutuhkan bengkel mesin pada bengkel Lancar Motor antara lain adalah : 1) Informasi harga material dan peralatan 2) Informasi order yang belum selesai dikerjakan untuk setiap mesin 3) Informasi ketersediaan material dan peralatan 4) Informasi status mesin 5) Informasi order yang siap dikirimkan 6) Informasi laporan pekerjaan karyawan 7) Informasi tagihan 8) Informasi konsumen dan benda kerja 9) Informasi status pembayaran order 10) Informasi jumlah scrap dan penjualan scrap 5

6 11) Informasi pendapatan dan pengeluaran b. Mendefinsikan kriteria perfomansi Sistem informasi yang dirancangan harus memenuhi beberapa kriteria perfomansi. Kriteria perfomansi tersebut adalah : a. Sistem informasi yang memiliki format yang terstruktur dan dapat mendeteksi kelengkapan data yang diinput. b. Sistem informasi yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. c. Sistem informasi terintegrasi antara bagian-bagian dalam perusahaan 7.3 Tahap Desain Tahap desain dilakukan dengan dibantu oleh tools perancangan yaitu : a. Matriks fungsi entitas/bussiness System Planning (BSP) Pembuatan BSP dilakukan dengan menentukan fungsi-fungsi beserta prosesprosesnya yang dijalankan perusahaan, kemudian menentukan entitas-entitas yang terlibat dalam proses tersebut dan hasil data-data tersebut digambarkan dalam sebuah matriks. Bengkel Lancar Motor bergerak dalam penjualan sparepart motor, jasa service motor dan jasa service permesinan. Fungsi-fungsi yang dilakukan dalam kegiatan bisnisnya dapat dibagi menjadi sepuluh buah area fungsi yaitu pembelian, penyimpanan, pencatatan order bengkel motor, pencatatan order bengkel mesin, penjualan sparepart dan service motor, service permesinan dan pembuatan alat, transportasi, kebersihan dan perawatan, keuangan, dan sumber daya manusia. b. Context diagram dan data flow diagram Penggambaran aliran informasi antara keseluruhan area-area fungsi (subsistem) itu digambarkan dalam context diagram bengkel Lancar Motor. Penelitian tidak dilakukan pada keseluruhan area fungsi yang ada di bengkel Lancar Motor. Penelitian dibatasi pada bagian bengkel mesin dari bengkel Lancar Motor sehingga penelitian hanya dilakukan terhadap lima area fungsi yaitu area fungsi pencatatan order bengkel mesin, service permesinan dan pembuatan alat, kebersihan dan perawatan, transportasi, dan keuangan. Untuk setiap area fungsi yang dibahas akan di buat Data Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan aliran data melalui sekumpulan proses atau prosedur. Penggambaran DFD dilakukan dari level-0 sampai level-2. c. Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram dibuat untuk menggambarkan hubungan antara entitas-entitas yang terdapat di bengkel Lancar Motor. d. Tabel dan Normalisasi Informasi pada database disimpan dalam tabel-tabel. Untuk mencegah timbulnya anomali dalam modifikasi maka dilakukan normalisasi terhadap tabel-tabel sehingga dihasilkan tabel normal. 7.4 Tahap Implementasi Tahap implementasi dilakukan dengan pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) dan prototipe perangkat lunak. a. SOP dibuat untuk membakukan cara melakukan suatu kegiatan. Terdapat 25 buah SOP untuk bagian bengkel Mesin dari bengkel Lancar Motor. b. Prototipe perangkat lunak dibuat dengan menggunakan software borland delphi 7 dan Microsoft Access untuk database-nya. Program dibuat dalam 3 bagian yaitu bagian pencatatan order, bagian keuangan, dan bagian kebersihan perawatan. 8 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 6

7 a. Rancangan sistem informasi yang diusulkan dapat mengatasi masalahmasalah yang timbul pada bagian bengkel mesin Lancar Motor dengan prototipe perangkat lunak yang diusulkan. b. Prototipe perangkat lunak yang dibutuhkan bagian bengkel mesin Lancar Motor dibuat dengan menggunakan program Borland Delphi 7 untuk pembuatan perangkat lunak dan Microsoft Access untuk databasenya. Listing perangkat lunak dapat dilihat pada lampiran C. Laudon, Kenneth C. and Laudon, Jane P. 2000, Management Information Systems, Prentice-Hall Inc., New Jersey. Chester, Myrvin F. and Athwall, Avtar K Basic Information Systems Analysis and Design. McGraw-Hill, Singapore. 9 Saran Beberapa saran yang dapat diberikan adalah : 9.1 Saran Untuk Perusahaan a. Perusahaan menerapkan sistem informasi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi. b. Perusahaan melakukan pengujian kepada prototipe perangkat lunak.untuk mencari error yang terdapat pada prototipe. 9.2 Saran Untuk Penelitian Lebih Lanjut a. Prototipe perangkat lunak yang telah dibuat masih memiliki beberapa kekurangan sehinggan perlu penyempurnaan. b. Diperlukan pengembangan aplikasi client server untuk membuat program dapat digunakan di beberapa bagian secara simultan. c. Pembuatan laporan-laporan yang lebih lengkap untuk membantu pengambilan keputusan misalnya pembuatan laporan laba rugi dan neraca keuangan. 10 Daftar Pustaka Jr McLeod, Raymond Management Information System. Prentice-Hall Inc., New Jersey. Martin, James Information Engineering, Book II : Planning And Analysis. Prentice-Hall Inc., New Jersey. 7