ANALISIS PEMANFAATAN DAN PENGELOLAAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI SERTA PERENCANAAN PROYEK DI DIVISI TI/SI PADA PT

Transkripsi

1 ANALISIS PEMANFAATAN DAN PENGELOLAAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI SERTA PERENCANAAN PROYEK DI DIVISI TI/SI PADA PT. STAR ENERGY DENGAN MENGGUNAKAN METODA NEW INFORMATION ECONOMICS Hudiarto 1, Chandra Wibowo 2 dan Layla 3 1 Jurusan Sistem Informasi Binus University hudiarto@binus.ac.id 2 Jurusan Manajemen Binus University 3 Jurusan Ganda Sistem Informasi dan Manajemen Binus University ABSTRAK Perusahaan Star Energy (Star Energy) adalah sebuah perusahaan pe ngeboran minyak lepas pantai, yang saat ini telah memiliki beberapa sistem aplikasi dan infrastruktur pada Divisi Teknologi Informasi/Sistem Informasi. Peneliti ingin mengetahui seberapa pentingkah aplikasi-aplikasi tersebut dan sudah sesuaikah dengan kebutuhan perusahaan saat ini dan masa mendatang, seberapa besar dampak dan manfaatnya pada perusahaan, dan sebandingkah dengan investasi yang harus dikeluarkan. Investasi teknologi dan sistem informasi biasanya dilakukan perusahaan dengan merencanakan dan memprioritaskan teknologi apa yang akan digunakan untuk mencapai sasaran organisasi beberapa tahun ke depan yang didasarkan oleh perencanaan strategi bisnis. Tantangan yang dihadapi dalam penggunaan sistem dan teknologi informasi adalah harus bisa menjawab dua pertanyaan yang mendasar yaitu: mengapa investasi sistem dan teknologi informasi berbiaya tinggi dan jangka waktu pemanfaatannya relatif lama dibandingkan dengan jenis teknologi lainnya. Apabila perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dilakukan secara seksama kemudian diselaraskan dengan teknik anggaran yang tepat maka hasilnya akan meningkatkan efektifitas pencapaian sasaran usaha dan memberikan dampak positif pada bottom line yang pada gilirannya akan mencapai sustainabilitas perusahaan tersebut. Hasil penelitian yang diperoleh adalah perusahaan telah mampu membangun system desentralisasi yang dapat menunjang kerja sama antara karyawan Star Energy dengan mitra bisnisnya melalui SCM; Modul-modul CRM, SCM, FM, PM, Lotus Notes sudah selaras dengan arahan strategi bisnis; Proyek Internet Protocol ternyata memiliki prioritas utama dibanding proyek Web Sphere dan Radio Link; sedangkan untuk bidang inovasi yang dapat dilakukan adalah BI, Telephone Support, dan Digital Dashboard. Disamping itu ditemukan bahwa modul modul yang sudah memuaskan dan terkendali dengan baik diantaranya adalah: CRM, Human Capital Management, Financial Management, Project Management. Kata kunci: New Information Economics (NIE), investasi, sistem informasi, teknologi informasi, anggaran PENDAHULUAN Dengan perkembangan teknologi informasi (TI) dan kebutuhan akan informasi yang meningkat pesat maka semua dunia usaha tidak bisa terlepas dari memanfaatkan

2 TI. TI terbukti dapat memudahkan proses bisnis menjadi lebih efisien dan efektif. Seiring dengan meningkatnya tekanan bisnis dan kemajuan teknologi informasi, kontribusi TI dalam suatu perusahaan sudah beralih dari efektifitas dan efesiensi proses bisnis menjadi penemuan yang bersifat inovatif dalam proses bisnis. Oleh karena itu mulai banyak perusahaan yang ingin mengembangkan perusahaannya dengan melakukan investasi di bidang TI. Untuk melakukan investasi TI biasanya memerlukan biaya yang tidak sedikit dan terkadang penerapannya kurang memberikan manfaat secara langsung. Sehingga hal ini dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian dan tidak jarang menjadi bangkrut. Pihak manajemen tidak ingin jika investasi TI yang dilakukan menjadi sia-sia dan tidak memberikan keuntungan terhadap perusahaan. Oleh karena hal tersebut dibutuhkan pertimbangan-pertimbangan tidak hanya pada besarnya biaya yang dikeluarkan pada investasi tetapi juga manfaat yang dapat diperoleh dari investasi tersebut termasuk guna mendukung pencapaian sasaran rencana strategi bisnis. Identifikasi Masalah Dalam melakukan investasi ini diperlukan pertimbangan-pertimbangan yang cukup matang. Oleh karena itu pihak manajemen perlu diyakinkan mengenai: 1. Arahan strategi apakah yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam memperbaiki dampak bottom line? 2. Bagaimana perusahaan mengetahui bila investasi yang dikeluarkan sebanding dengan hasil yang diperoleh perusahaan? 3. Bagaimana cara melakukan pengukuran manfaat perangkat keras dan perangkat lunak yang ada? Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup penulisan ini dapat dijelaskan sebagai berikut: Penelitian dilakukan untuk menganalisis keberadaan sistem-sistem aplikasi yang sedang berjalan ( Lights On) serta rencana proyek pengembangan system aplikasi untuk dua atau tiga tahun mendatang Penelitian yang dilakukan berdasarkan metoda New Information Economics (NIE) yang menghasilkan tujuh tahapan dari 12 tahapan dalam framework Strategy-to- Bottom-Line Value Chain dengan menggunakan empat dari lima praktek manajemen dasar NIE yaitu Demand/Supply Planning, Alignment, Innovation, Prioritization dan satu praktek pendukung NIE yaitu Portfolio Management. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Pimpinan Star Energy dapat mengambil keputusan atas cara dan gaya mengelola divisi TI-nya secara sehat yang harus dilakukan untuk masa mendatang. 2. Perusahaan Star Energy mendapatkan gambaran yang jelas akan manfaat dan pengaruh sistem-sistem aplikasi yang sedang digunakan saat ini (Lights On) secara keseluruhan serta rencana proyek-proyek TI dengan metoda NIE. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Memperbaiki efektifitas strategi dan operasional divisi TI dalam upayanya mendukung kegiatan strategis maupun operasional unit bisnis yang secara sinergi mampu mempercepat pencapaian sasaran usaha; C-13-2

3 2. Mengetahui dengan tepat sistem aplikasi mana saja yang memberikan kontribusi sebenarnya pada perusahaan dan pengendalian anggaran biaya di divisi TI sehingga biaya operasional divisi itu turun, dengan lain perkataan terjadi efisiensi. 3. Dapat meningkatkan kemampuan perencanaan investasi yaitu dengan menetapkan prioritas proyek-proyek sistem aplikasi mana yang berdampak besar dan yang tidak terlalu berdampak pada bottom line. Pemanfaatan Teknologi Informasi yang Berjalan Star Energy setiap tahunnya menganggarkan dana untuk TI lebih kurang sebesar US $ yang alokasinya terbagi untuk biaya Lights On (operasional) dan biaya proyek-proyek sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Alokasi biaya Lights On sesuai data dan pengalaman masa lalu rata-rata sekitar 70% atau US $ dari total biaya TI setiap tahunnya. Dengan demikian anggaran proyek sebesar US $ Biaya Lights On pada Star Energy dikelompokkan menjadi empat kategori yaitu: Application: lotus notes, JD Edwards (modul Financial Management, modul Project Management, modul SCM, modul CRM, modul ALM, modul HCM), office desktop Infrastructure: Platform (software dan hardware), portal, software licenses management: Planning dan Training Program services: Help Desk dan Remote Desktop Rencana proyek system aplikasi yang akan dilakukan dengan segera oleh Star Energy adalah sebagai berikut: Portal Web Sphere Replacing radio link Redressing Internet Protocol (IP) New Information Economics Menurut Benson, et al (2004, p99), New Information Economics merupakan metodologi praktis untuk memprioritaskan investasi TI, dan menggambarkan bahwa fokus pada investasi baru dalam mencapai strategi bisnis secara eksplisit dan operasional dapat memaksimalkan dampak pada bottom-line. Gambar 1. Kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan Menurut Benson et al (2004, p4), seperti terlihat pada Gambar 1 di atas, skenario pengeluaran biaya divisi TI bergantung pada tujuan berikut: 1. Tujuan Pengurangan Biaya Dengan mengaplikasikan kerangka kerja dan praktek manajemen NIE, perusahaan dapat mengurangi biaya TI dan mempertahankan kontribusi yang dibuat oleh TI ke bottom-line. Kinerja TI tetap seperti sebelumnya, namun biaya berkurang. C-13-3

4 2. Tujuan Biaya Stabil TI dapat meningkatkan dukungannya pada unit bisnis dan meningkatkan dampak pada bottom-line, namun dengan tingkat biaya sama dengan yang sekarang. 3. Tujuan Sweet Spot Mengkombinasikan pengurangan biaya dengan dampak pada bottom-line yang lebih baik. TI diupayakan untuk dapat mengurangi biaya (dengan mengurangi sebanyak mungkin sistem aplikasi yang tidak memberikan kontribusi tetapi masih disimpan pada server atau pada para clientnya) dan sekaligus meningkatkan kinerja divisi TI melalui pemilihan investasi yang tepat pada proyek-proyek sistem aplikasi yang memberikan dampak positif pada bottom-line. Lima Praktek New Information Economics Menurut Benson et al (2004, pp9-10), lima praktek NIE menciptakan kumpulan alat untuk para manajer TI dan manajer bisnis, mencakup semua proses bisnis yang diperlukan untuk menterjemahkan strategi bisnis perusahaan ke program kerja dan inisiatif lainnya yang dapat diimplementasikan dan didukung oleh TI. Lima praktek tersebut adalah seperti dinampakkan pada gambar 2: Kerangka Berpikir Gambar 2. Lima Praktek New Information Economics Kerangka berpikir seperti yang digambarkan pada Gambar 3 dapat digunakan untuk memberikan kemudahan dalam memahami alur makalah ini. Arahan strategi bisnis Arahan strategi bisnis merefleksikan apa yang akan manajemen lakukan pada masa mendatang. Dengan perkataan lain apa yang akan dilakukan dalam hal perbaikan strategi dan efektifitas operasional haruslah berdampak pada bottom line. Arahan strategi di dapat dari analisis industri baik secara eksternal maupun internal. Pada Tabel 1, arahan strategi haruslah dilengkapi dengan tujuan, metrik pengukurnya serta besar bobot kepentingan terhadap pencapaian sasaran usaha perusahaan. C-13-4

5 Gambar 3. Kerangka Berpikir (sumber: hasil penelitian) Tabel 1. Arahan Strategi Perusahaan Star Energy Arahan stategi Tujuan Metrik Bobot Fokus pada Merespon setiap kebutuhan user untuk merespon dan Lamanya waktu dalam jam 35% kebutuhan user Fokus pada pelayanan menyelesaikannya yang memuaskan secara Jumlah keluhan yang optimal diterima per satuan waktu Fokus pada perluasan jaringan wilayah peng-operasian di seluruh Indonesia Meningkatkan kerja sama dengan partner bisnis, client dan supplier Memiliki jaringan wilayah pengoperasian terluas di Indonesia Bekerja sama dengan mitra bisnis untuk meningkatkan bisnis Membuka peluang dan menjalin kerja sama dengan client dan supplier baru. % pertambahan jumlah titik titik pusat jaringan Peningkatan jumlah kerja sama per tahun Peningkatan jumlah kerja sama 35% 30% C-13-5

6 Analisis Kebutuhan / Pasokan Strategis Untuk menghubungkan rencana bisnis dengan rencana TI maka harus dilakukan Strategic Demand / Supply Planning dan Innovation Planning seperti pada tabel 2 di bawah ini. Pada Tabel 2, adalah contoh penjabaran untuk arahan strategi fokus pada kebutuhan user. Penjabaran arahan strategi lainnya tidak dinampakkan pada makalah ini. Arahan strategi Tujuan strategi Inisiatif strategi Tabel 2. Demand / Supply Planning Fokus Pada Kebutuhan User pada dan kebu- Demand Konteks bisnis Fokus kepuasan memenuhi tuhan user Fokus pelayanan memuaskan strategi pada yang Meningkatkan mutu pelayanan terhadap user Perencanaan strategi untuk penggunaan TI Staff TI dapat mengakses informasi dan menyimpan keluhan user Mengetahui semua kebu-tuhan user agar cepat dalam merespon setiap kebutuhan user Mengerti kebutuhan dan resiko serta menawarkan solusi yang inovatif yang sesuai dengan kebutuhan user Supply Perencanaan strategi untuk pasokan TI Mengembangkan suatu system yang dapat diakses setiap saat untuk mengetahui keluhan user Membangun sistem dan fungsionalisasi aplikasi inter-nal bisa berupa back office sistem, dan sebagainya yang membantu dalam menyediakan segala informasi dan layanan Membangun desentralisasi sistem yang berguna untuk menyalurkan segala keluhan user kepada pihak yang bersangkutan Teknik Innovation Dalam tahap ini akan terlihat bagaimana investasi teknologi informasi yang telah ada pada Star Energy serta yang akan diinvestasikan oleh divisi TI. Perkembangan investasi teknologi informasi yang diharapkan bukan hanya untuk membantu proses operasional perusahaan tetapi juga mampu membuka kesempatan baru kemajuan perusahaan sendiri. Inovasi yang akan dilakukan dalam PT Star Energy adalah sebagai berikut: menggunakan portal Web Sphere Merancang Business Intelligent (BI) Mengembangkan Telephone Support Membangun aplikasi Digital Dashboard Teknik Prioritization Teknik ini dilakukan untuk menilai manfaat setiap proyek teknologi inforrmasi yang akan dikembangkan perusahaan. Proyek yang akan dikembangkan antara lain Web Sphere, Radio Link, dan Internet Protocol (IP). Penilaian manfaat ini akan menentukan prioritas terhadap proyek-proyek tersebut sehingga akan ditentukan proyek yang mana yang akan diimplementasikan terlebih dahulu. Analisis mengenai dampak dan resiko perencanaan investasi teknologi informasi dari tabel prioritization yang ada pada PT. Star Energy adalah sebagai berikut: C-13-6

7 Prioritas pertama adalah proyek IP dimana nilai dampaknya adalah 491 sedangkan nilai resikonya adalah 38,3 dengan biaya sebesar US $ Radio link memiliki bobot resiko sebesar 38,2 dan bobot dampak sebesar 454 dengan biaya sebesar US $ 6000, sebagai prioritas ke dua Web Sphere memiliki bobot resiko sebesar 31,1 dan bobot dampak sebesar 450,5 dengan biaya sebesar US $ 20000, sebagai prioritas ke tiga. Teknik Alignment Teknik Alignment dilakukan untuk mengetahui seberapa besar pengaruh masing-masing aplikasi lights-on terhadap arahan strategi yang perusahaan. Dari perhitungan dan analisis tabel akan terlihat apakah semua lights-on sudah selaras dengan arahan strategi yang ada atau tidak Modul Financial Management menduduki peringkat pertama dengan 22%, Modul Lotus Notes dengan 21%, dan yang terendah adalah Modul Human Capital Management dengan 4%. Analisis Nilai Penyelarasan dan Kualitas Analisis hubungan kualitas dengan alignment dapat membantu manajemen untuk membuat keputusan investasi yang berdasar pada dampak garis bawah dalam bisnis. Manajemen dapat mengetahui kemanakah pengeluaran lights-on yang seharusnya ditingkatkan, pembelanjaan yang mana yang seharusnya dikurangi dan investasi yang mana yang akan membawa dampak yang besar bagi perusahaan. Total Biaya Lights On berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas abaikan krisis stabil ditingkatkan hanya jika dibutuhkan memuaskan terkendali Gambar 4. Total Biaya Lights on berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas Berdasarkan gambar 4 di atas, Nilai Penyelarasan dan Kualitas pada Lights on dapat dilihat bahwa untuk kategori: Abaikan, adalah pada sistem aplikasi help desk. Dengan demikian pihak manajemen dapat memutuskan bahwa sistem aplikasi help desk sebaiknya diabaikan. C-13-7

8 Stabil, terdiri dari Modul Human Capital Management, Planning Program. Pihak manajemen dapat mengambil keputusan untuk melakukan investasinya secara terbatas, yaitu untuk perawatan dan peningkatan versi. Ditingkatkan hanya jika dibutuhkan, terdiri dari modul Asset Lifecycle Management, modul Supply Chain Management dan Training program. Pihak manajemen dapat mengambil keputusan untuk mengeluarkan biaya hanya pada kondisi aplikasi tersebut memamng perlu ditingkatkan kinerjanya. Memuaskan terkendali, terdiri dari modul Customer Relationship Management, software lisence, Modul Financial Management, Modul Project Management, Lotus Notes, Office Desktop, Platform, Portal Web Desk, Remote desktop. Oleh karena itu pihak manajemen cukup memantau kualitas aplikasi tersebut, artinya biaya dikeluarkan untuk menjaga kualitas, tetapi investasi baru tidak perlu dilakukan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada sistem-sistem aplikasi yang berjalan maupun rencana proyek pengembangan sistem aplikasi pada PT. Star Energy, maaka simpulan yang dapat diperoleh adalah: a. Berdasarkan tabel demand / supply planning dapat disimpulkan dengan membangun system desentralisasi yang berguna untuk menyalurkan segala keluhan user kepada pihak yang bersangkutan, menggunakan portal Web Sphere dan modul SCM pada aplikasi JD Edwards dapat menunjang kerja sama antara staf perusahaan dengan pihak mitra bisnis. b. Dari hasil analisis prioritasasi, proyek Internet Protocol (IP) memiliki dampak dan resiko lebih besar dibanding dua proyek lainnya yaitu Web Sphere dan Radio Link. c. Dari hasil analisis penyelarasan, Modul CRM, SCM, FM, ALM, PM, Lotus Notes, Office Desktop, platform, portal ebdesk, software lisence, remote desktop, help desk, training program sudah selaras dengan arahan strategi. d. Inovasi yang dapat dilakukan Star Energy antara lain merancang BI, mengembangkan Telephone Support, dan membangun suatu aplikasi Digital Dashboard e. Dari hasil analisis berdasarkan kualitas - ketergantungan dan kualitas - penyelarasan maka yang termasuk kategori: Abaikan adalah untuk system aplikasi help desk Stabil adalah untuk software license, Modul Human Capital Management, Planning Program Ditingkatkan hanya jika dibutuhkan adalah untuk modul Asset Lifecycle Management, modul Supply Chain Management dan Training program. Memuaskan terkendali, terdiri dari modul Customer Relationship Management, Modul Human Capital Management, Modul Financial Management, Modul Project Management, Lotus Notes, Office Desktop, Platform, Portal ebdesk, Remote Desktop. Saran Saran yang dapat diberikan kepada PT Star Energy berdasarkan simpulan di atas: a. Perusahaan diharapkan mampu melaksanakan arahan strategi dan secara konsisten dan merealisasikannya dengan baik sehingga dapat mencapai titik sweet spot yang diinginkan. C-13-8

9 b. Pada Lights-On, aplikasi help desk termasuk kategori abaikan, artinya aplikasi ini tidak banyak membantu para karyawan karena para karyawan telah memiliki keterampilan dan pengetahuan yang cukup dalam melaksanakan tugas operasionalnya sehingga dapat diabaikan. DAFTAR PUSTAKA Anonymous ( Anonymous ( Anonymous ( Benson, Robert J., Thomas L. Bugnitz and William B. Walton. (2004). From Business Strategy to IT Action. Right Decisions for a Better Bottom Line. John Wiley and Sons, Inc., New Jersey. Cronk, Marguerite C. and Edmond P. Fitzgerald (1999), Understanding IS business value : derivations of dimensions. httpp:// 929D6E4941ED15F206B1E8C379E?contentType=Article&hdAction=lnkpdf&c ontentid= Cats-Baril, W., Thomson, R. (2003). McGraw Hill, New York. Information Technology and Management. David, Fred R. (2006). Empat. Jakarta. Manajemen Strategis. 10th Edition. Terjemahan. Salemba Galliers, Robert D. and Leidner, Dorothy E. (2003). Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems. 3 rd Edition. US-ISBN: Publisher: Butterworth-Heinemann, Published 2003/01. Hall, James A. (2001). Accounting Information System. 4 th Edition. Thomson SouthWestern Laudon, Kenneth C., and Jane P. Laudon. (2004). Management Information System. Managing the Digital Firm. Pearson PrenticeHall, New Jersey Mcleod, Jr., Raymond. (1998). Management to Information Systems. 7 th Edition. Prentice Hall, Inc., Upper Sadle River,New Jersey. Nafarin, M. (2000). Penganggaran Perusahaan, Salemba Empat. Jakarta O Brien, James A. Introduction to Information Systems. 12 th Edition McGraw- Hill/Irwin. New York. Olson, David L. (2003). Introduction to Information Systems Project Management. McGraw-Hill. New York. Parker, M.M.(1996). Strategic Transformation and Information Technology : Paradigma for Performing While Transforming. Prentice Hall, New Jersey. C-13-9

10 Porter, Michael E.(1998). Strategi Bersaing : Teknik Menganalisa Industri & Pesaing. Terjemahan, Erlangga,Jakarta. Robbins, Stephen P. Dan Mary Coutler. (1999). Manajemen. 6th Edition. Prenhallindo. Jakarta. Rangkuti, Freddy. (2004). Analisis SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta. Shelly, Gary B., Thomas J. Cashman and Misty E. Vermaat. (2004). Discovering Computers A Gateway to Information Web Enhanced. Thomson Course Technology. Boston. Turban, Efraim, R. Kelly Rainer, Jr. and Richard E. Potter. (2003). Introduction to Information Technology. John Wiley and Sons, Inc., New York. Ward, John dan Joe Peppard. (2002). Strategic Planning for Information Systems. John Wiley and Sons, Inc., England. Welsch, Glen A., Ronald W.Hilton, Paul N.Gordon (2000). Anggaran: Perencanaan & Pengendalian Laba, buku1. Terjemahan. Salemba Empat, Jakarta. C-13-10