POLITEKNIK KOTA BHARU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PKB-PK-PS-04 TINDAKAN PENCEGAHAN SALINAN TERKAWAL NO :
PKB-PK-PS-04 1/5 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menjelaskan tindakan pencegahan yang perlu dilaksanakan bagi menangani kemungkinan ketidakpatuhan akan berlaku dalam SPK. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai semasa mengambil tindakan pencegahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti : 8.4, 8.5.3 3.2 PKB-PK-PS-03 Pengendalian Maklumbalas Pelanggan 3.3 PKB-PK-PS-07 Pengendalian Audit dalaman.
PKB-PK-PS-04 2/5 4.0 DEFINISI Ketidakpatuhan Tidak mematuhi keperluan/ proses yang ditetapkan dalam dokumen kualiti, termasuk ketakakuran yang dilaporkan dalam audit dalaman. Ketidakpatuhan berulang Mengulangi keadaan tidak mematuhi keperluan/ proses yang ditetapkan dalam dokumen kualiti. pencegahan untuk menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang dijangka berlaku. Juga tindakan yang diambil apabila berlaku ketidakpatuhan yang berulang walaupun tindakan pembetulan telah diambil. Pasukan Pencegahan Pasukan yang dilantik oleh Pengurus Kualiti untuk melaksanakan proses tindakan pencegahan yang telah dikenalpasti. KP JPP Ketua Pengarah Jabatan Pengajian Politeknik. JKISO Jawatankuasa Penyelarasan MS ISO 9001 : 2008
PKB-PK-PS-04 3/5 5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab JKISO 1. Mengenalpasti ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku dan punca-puncanya untuk tindakan pencegahan melalui sumber-sumber seperti berikut: i. Rekod-rekod Ketidakpatuhan Berulang ii. Maklumbalas Pelanggan iii. Audit Dalaman iv. Kajian Semula Pengurusan. 2. Menyerahkan maklumat di atas kepada Pengurus Kualiti. Pengurus Kualiti 3. Melantik Pasukan Pencegahan. Pasukan Pencegahan 4. Menganalisis maklumat yang dikumpul. 5. Menyediakan laporan kemungkinan ketidakpatuhan berlaku yang mengandungi perkara-perkara berikut (Lampiran 1) : a. Ketidakpatuhan i. Jenis ketidakpatuhan (berulang/ akan berlaku) ii. Punca-punca ketidakpatuhan.
PKB-PK-PS-04 4/5 Tanggungjawab Pasukan Pencegahan b. Penilaian keperluan untuk tindakan bagi mencegah berlakunya ketidakpatuhan i. Perkara yang dicadangkan ii. Justifikasi terhadap cadangan iii. Syor-syor kaedah pelaksanaan tindakan. 6. Meneliti laporan tersebut di atas serta memutuskan tindakan yang akan diambil. 7. Membawa cadangan tindakan pencegahan kepada Pengurus Kualiti untuk dibawa ke Mesyuarat Pengurusan PKB jika tindakan yang diputuskan tidak melibatkan dasar. 8. Mengemukakan cadangan tindakan pencegahan kepada Pengurus Kualiti untuk dibawa kepada KP JPP jika tindakan yang diputuskan melibatkan dasar. 9. Mengambil tindakan yang telah diputuskan dan melaporkan kepada Pengurus Kualiti hasil daripada tindakan tersebut. Pengurus Kualiti 10. Memaklumkan kepada Mesyuarat Pengurusan tindakan-tindakan pencegahan yang telah diambil dan hasil daripada tindakan tersebut (Lampiran 2).
PKB-PK-PS-04 5/5 Tanggungjawab Pengurus Kualiti 11. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan untuk dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan / Kajian Semula Pengurusan. Sekiranya tindakan tersebut didapati tidak berkesan, ulangi semua langkah 1 hingga 8. 6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 2. Minit Mesyuarat Pengurusan 2 Tahun Bilik Kualiti 3. Minit Kajian Semula Pengurusan PKB 2 Tahun Bilik Kualiti 4. Borang Laporan Pencegahan 1 Tahun Bilik Kualiti 1 5. Borang Laporan Hasil Pencegahan 1 Tahun Bilik Kualiti 2 6. Laporan kajian semula tindakan pencegahan 1 Tahun Bilik Kualiti
Lampiran 1 BORANG LAPORAN TINDAKAN PENCEGAHAN 1. Mengenalpasti kemungkinan berlakunya ketidakpatuhan. 2. Punca-punca kemungkinan berlakunya ketidakpatuhan. 3. Langkah penghapusan punca di atas (nyatakan tempoh/ masa tindakan diambil).. T.T Pegawai Bertanggungjawab T.T. Pengurus Kualiti Nama : Nama : Tarikh : Tarikh : PS-04 (1) (P00) (05-06-14)
Lampiran 2 BORANG LAPORAN HASIL TINDAKAN PENCEGAHAN 1. Merekod hasil daripada tindakan pencegahan yang dilaksanakan. a. b. c..... T.T Pegawai Bertanggungjawab T.T. Pengurus Kualiti Nama : Nama : Tarikh : Tarikh : 2. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan. a. b. c... T.T Pegawai Bertanggungjawab T.T. Pengurus Kualiti Nama : Nama : Tarikh : Tarikh : PS-04 (2) (P00) (05-06-14)