BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT Trijaya Catur Sentosa merupakan perseroan terbatas, perusahaan ini berdiri pada tahun 2001 berdasarkan akta notaris Hilda Sari Gunawan, SH no 91 tanggal 25 Januari 2001, serta SIUP dengan nomor 747/09-01/PM/IV/2001 dan NPWP dengan nomor 02.002.269.5.026.000 dan disahkan oleh Departemen Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Izin dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : C-00673 HT.01.01. TH. 2001 dan pada tanggal 24 April 2001 PT Trijaya Catur Sentosa dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak setelah mendapat Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak dengan lokasi kegiatan di Jl.Pangeran Jayakarta 141 Blok D No 32, Jakarta Pusat. Sedangkan gudang beralamat di Pantai Indah Dadap Jl. Raya Perancis No. 2 Blok BL No. 36 Tangerang. Adapun direktur utama nya adalah Iskandar Khertadjaja. Perusahaan ini diawali dengan usaha kecil yang bermodalkan hanya Rp400.000.000,00. PT Trijaya Catur Sentosa bergerak di bidang perdagangan bahan kimia untuk pembuatan karet. 57

58 3.1.2 Bidang Usaha PT Trijaya Catur Sentosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan kimia. Perusahaan ini melakukan pembelian langsung pada suppliernya, pada awalnya supplier hanya berasal dari lokal, tetapi karena perusahaan berkembang dengan pesat maka sekarang ini perusahaan juga menjalin hubungan perdagangan dengan supplier luar negeri. Kemudian dalam pemasarannya, produk-produk tersebut disalurkan melalui pedagang grosir dan retail atau eceran. Sampai saat ini perusahaan telah menjalin hubungan yang baik dengan kira-kira 40 sampai 50 customer dan biasanya penjualan dilakukan secara kredit dengan jangka waktu 30 sampai 45 hari. Penjualan tunai tidak pernah terjadi karena volume penjualan yang relatif besar. PT Trijaya Catur Sentosa merupakan perusahaan dagang maka persediaan yang dibeli dari supplier langsung dijual kembali kepada pelanggan tanpa adanya proses produksi. Barang jadi dipesan ke supplier berdasarkan rencana penjualan yang disusun setahun sekali. Pembelian persediaan yang dilakukan perusahaan saat ini berasal dari dalam dan luar negeri. Pembelian impor dan lokal ini dilakukan secara kredit dengan jangka waktu yang berbeda-beda. Untuk saat ini PT Trijaya Catur Sentosa memiliki beberapa pelanggan tetap yaitu : 1. PT. Gajah Tunggal TBK 2. PT. Selamat Sempana Perkasa 3. PT. Ossiana Sakti Ekamaju

59 4. PT. Super Sinar Abadi 5. PT. Era Roda Sukses 6. PT. Caturindo Agung Jaya Rubber 7. PT. Supra Bakti Mandiri 8. PT. Ideal Rollindo 9. PT. Voith Paper Rolls Indonesia 10. PT. Nassau Sports Indonesia 11. PT. Multi Strada Arahsarana 12. PT. Boosan Sarang 13. PT. Dong Ah Chemindo 14. PT. Rubber Tech Jaya Indonesia 15. PT. Kentredder Indonesia

60 3.1.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Trijaya Catur Sentosa 3.1.4 Uraian Tugas Berikut ini adalah uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi yang ada pada PT Trijaya Catur Sentosa: 1. Direktur Tugas : a. Menentukan tujuan dari perusahaan b. Mengusahakan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik c. Mengawasi kinerja para divisi dibawahnya d. Memimpin rapat kerja secara berkala Wewenang : a. Mengangkat dan memberhentikan para divisi.

61 b. Mengambil suatu keputusan penting untuk keseluruhan perusahaan c. Mengotorisasi dokumen seperti Nota Faktur dan Faktur Pajak d. Memberikan otoriter penuh kepada Administrasi untuk mengambil keputusan pada saat Direktur tidak berada di tempat. Tanggung Jawab : a. Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas operasional perusahaan b. Menjalin hubungan yang baik dengan semua bagian yang ada baik pihak di dalam perusahaan maupun pihak di luar perusahaan. 2. Administrasi Tugas : a. Menerima pesanan dan PO ( Purchase Order ) dari pelanggan via telepon dan via fax b. Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penjualan seperti Sales Order, Surat Jalan, Faktur Pajak, dan Nota Faktur, Wewenangnya adalah mendapat otoriter dari Direktur dimana berhak untuk menolak maupun menerima pesanan dari pelanggan berkaitan dengan limit kredit yang telah ditentukan. Tanggung Jawabnya adalah bertanggung jawab dalam penerimaan pemesanan barang dan kesesuaikan pemesanan oleh pelanggan.

62 3. Gudang Tugas : a. Menghitung atau mengadakan cek fisik barang setiap akhir bulan dan disesuaikan dengan catatan kartu stoknya b. Memeriksa semua barang akan dikirim baik jumlah maupun jenis barangnya c. Memeriksa sebelumnya apakah barang akan dikirim sudah tersedia di gudang dan mengecek kualitas barangnya d. Memeriksa Surat Jalan (SJ) mengenai nama pelangan, alamat pelanggan serta otorisasi surat jalannya. Wewenangnya adalah memberikan informasi kepada bagian pembelian untuk mengadakan pembelian persediaan yang sudah mencapai reorder point (ROP). Tanggung Jawab : a. Bertanggung jawab terhadap kehilangan persediaan yang ada di gudang b. Bertanggung jawab terhadap persediaan barang yang akan dikirimkan kepada pelanggan

63 4. Kasir Tugas : a. Mengatur pemasukan uang dan pengeluaran uang b. Melakukan kontrol mutasi bank agar setiap transaksi yang berhubungan dengan bank dapat diketahui c. Membuat ramalan aliran kas setiap minggunya (cashflow forecast) d. Menghitung gaji karyawan Wewenangnya adalah menolak untuk menerima dan mengeluarkan uang yang prosedurnya tidak sesuai dengan yang sudah ditentukan. Tanggung Jawab : a. Bertanggung jawab terhadap kesalahan dalam menghitung dan uang tunai, cek, giro, dan transfer yang diterima ataupun yang dikeluarkan b. Bertanggung jawab dalam kehilangan uang tunai, cek, giro, dan transfer dalam kas perusahaan 5. Akuntansi Tugas : a. Mencatat bukti-bukti transaksi perusahaan selama periode yang sudah ditentukan b. Membuat laporan keuangan bulanan dan rekonsiliasi bank c. Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan Direktur

64 Wewenangnya adalah menolak untuk mencatat bukti-bukti transaksi yang tidak diyakinkan keabsahannya. Tanggung Jawab : a. Bertanggung jawab atas kesalahan pembuatan laporan keuangan dan laporan-laporan yang dibutuhkan Direktur b. Bertanggung jawab atas kesalahan perhitungan pajak yang harus dibayar oleh perusahaan 6. Sales Tugas : a. Menawarkan barang-barang yang dijual kepada pelanggan b. Mencari pelanggan sebanyak-banyaknya Wewenang : a. Mengelola seluruh kegiatan pemasaran b. Menyusun rencana pemasaran dan target yang ingin dicapai c. Melaksanakan rencana kerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan Tanggung Jawab : a. Tercapainya sasaran perusahaan khususnya yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran b. Tercapainya sasaran-sasaran dari divisi penjualan

65 3.2 Sistem Berjalan 3.2.1 Prosedur Penjualan Kredit Pelanggan dapat melakukan order dengan datang langsung ke perusahaan, memesan via telepon, atau mengeluarkan PO (Purchase Order) via fax. Administrasi mengecek data historis pelanggan melalui tanda terima dan mengecek persediaan barang dan harga pada daftar stok barang yang dibuat setiap seminggu sekali. Apabila barang yang dipesan tersedia dan harga yang ditawarkan sesuai dengan kesepakatan antara pelanggan dan perusahaan, maka pelanggan melakukan pemesanan dengan mengeluarkan Purchase Order (PO). Pelanggan mengirim PO ke Administrasi kemudian Administrasi melakukan pengecekan terhadap PO apakah sesuai dengan kesepakatan barang dan harga yang telah disetujui melalui via telepon. Administrasi melakukan konfirmasi PO yang telah ditandatangani dan dikirim melalui via telepon dan via fax pada Gudang yang juga sekaligus merupakan bagian pengiriman barang untuk mengeluarkan barang beserta dengan nomor surat jalan yang telah ditentukan oleh Administrasi. gudang menandatangani PO yang telah dikirim melalui via fax dan mengirimnya kembali ke Administrasi. Pada saat pengiriman barang Gudang membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap, yaitu: Rangkap 1 (asli) = putih Rangkap 2 = merah

66 Rangkap 3 = kuning Rangkap 4 = hijau Rangkap 5 = biru Rangkap 6 = pink Gudang mengirimkan barang beserta SJ 4 rangkap 1,2,3,5 ke pelanggan. SJ rangkap 4 dan 6 diarsip oleh Gudang. Pelanggan menerima barang dan menandatangani SJ 4 rangkap. SJ (signed) yang boleh diambil pelanggan pada saat menerima barang yaitu SJ (signed) rangkap 2, 3, dan 5. Apabila pelanggan mengambil semua rangkap tersebut maka SJ (signed) rangkap 1 (asli) dicopy untuk nantinya menjadi arsip oleh Administrasi. Tetapi, apabila pelanggan tidak mengambil semua SJ (signed) 3 rangkap tersebut, maka SJ (signed) rangkap 1 dan 3 akan kembali ke kantor untuk diarsip oleh Administrasi. Pada keesokan harinya, kolektor gudang mengirimkan SJ rangkap 1 (asli) atau rangkap 1 (asli) dan rangkap 3 ke Administrasi. SJ rangkap 3 diarsip oleh Administrasi. Administrasi membuat Faktur pajak (FPj) sebanyak 3 rangkap dan Nota Faktur (NF) sebanyak 4 rangkap berdasarkan SJ dan ditandatangani oleh Direktur. FPj 3 rangkap : Rangkap 1 (asli) = putih Rangkap 2 = merah Rangkap 3 = kuning

67 Nota Faktur 4 rangkap : Rangkap 1 (asli) = putih Rangkap 2 = merah Rangkap 3 = hijau Rangkap 4 = biru FPj rangkap 1 (asli), Nota Faktur (NF) rangkap 1, SJ rangkap 1, dan PO yang telah di fotocopy dikirim ke pelanggan melalui kolektor kantor. Pelanggan membuat Tanda Terima (TT) dan diberikan ke Administrasi melalui kolektor kantor untuk diarsip sementara yang nantinya akan digunakan sebagai bukti penagihan pada saat jatuh tempo yang telah ditetapkan. Kemudian Administrasi mencatat jurnal penjualan kredit pada Jurnal Voucher Penjualan (JVP) berdasarkan FPj dan NF, yang nantinya akan diberikan pada Akuntansi untuk diarsip. Pada setiap akhir bulan, Akuntansi membuat Laporan Penjualan dan Piutang Dagang, Administrasi membuat Laporan Pelanggan untuk diberikan pada Direktur. Jurnal Penjualan Kredit : Piutang Dagang xx Penjualan Tax (10%) xx xx

68 Prosedur Pelunasan Piutang : Pada pelunasan piutang, saat jatuh tempo Administrasi mengecek piutang pelanggan melalui Tanda Terima (TT) yang telah ditentukan tanggal jatuh tempo piutang pelanggan. Melalui Tanda Terima tersebut, Administrasi melakukan konfirmasi penagihan melalui telepon kepada pelanggan. Administrasi memerintahkan kolektor kantor untuk melakukan penagihan dengan membawa Tanda Terima. Pelanggan menerima kembali Tanda Terima dan melakukan pembayaran melalui uang cash, cek, transfer atau giro. Setelah melakukan penagihan, kolektor kantor kembali ke kantor dan memberikan pembayaran tersebut ke Kasir. Setelah itu, Kasir membuat Bukti Penerimaan (BP) 1 rangkap sebagai bukti pelunasan piutang oleh pelanggan yang nantinya diarsip sebagai dasar pencatatan jurnal pelunasan piutang pada JVP (Jurnal Voucher Penjualan) oleh Akuntansi. Jurnal Pelunasan Piutang : Kas xx Piutang xx

69 3.2.2 Rich Picture 3.2.2.1 Rich Picture Penjualan Kredit Gambar 3.2 Rich Picture Penjualan Kredit

70 3.2.2.2 Rich Picture Pelunasan Piutang Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Pelunasan Piutang

71 3.2.3 Identifikasi Event 3.2.3.1 Event Table Penjualan Kredit Event Internal Agent Start When Activities Assuming Responsibility Menerima order Administrasi Pelanggan melakukan Menerima pesanan, Mengecek stok barang dan harga order melalui barang, via telepon, Mengkonfirmasi harga dan barang mengeluarkan Purchase Order ke pelanggan Mengkonfirmasi pembayaran cash (PO), atau untuk pelanggan baru, datang langsung Mengecek kesesuaian PO, Membuat Salinan PO dan menandatanganinya, Mengkonfirmasi Salinan PO ke Gudang melalui telepon dan fax. Mengirimkan Gudang Saat menerima Menandatangani salinan PO yang barang konfirmasi dan sudah ditandatangani Salinan PO Administrasi, melalui telepon Mengirim kembali salinan PO ke dan fax dari Administrasi, Administrasi. Menyiapkan barang sesuai dengan salinan PO, Membuat SJ (Surat Jalan), Mengirimkan barang beserta SJ ke pelanggan. Membuat Saat menerima Membuat FPj dan NF

72 Faktur Pajak Administrasi SJ (signed) dari berdasarkan SJ (signed). (FPj) dan Gudang Nota melalui kolektor Faktur(NF) gudang Menandatang Direktur Saat menerima Menandatangani FPj dan NF, ani FPj dan FPj dan NF dari Menyerahkan FPj dan NF yang NF sudah ditandatangani ke Administrasi Administrasi. Menyerahkan Setelah Menyerahkan SJ, FPJ, NF, dan SJ, FPj, NF, Administrasi menerima FPj copy PO ke pelanggan melalui dan copy PO dan NF dari kolektor kantor, Direktur Menerima Tanda Terima (TT). Mencatat Menerima FPj Membuat Jurnal Voucher jurnal Administrasi dan NF dari Penjualan (JVP). penjualan Direktur kredit Membuat Setiap akhir Membuat Laporan Penjualan dan Laporan Akuntansi bulan Piutang Dagang. Penjualan dan Piutang Dagang Membuat Setiap akhir Membuat Laporan Pelanggan. Laporan Administrasi bulan pelanggan Tabel 3.1 Event Table Penjualan Kredit

73 3.2.3.2 Event Table Pelunasan Piutang Event Internal Agent Start When Activities Assuming Responsibility Melakukan Saat Piutang Mengecek tanggal jatuh tempo konfirmasi Administrasi pelanggan telah pada Tanda Terima (TT) Penagihan jatuh tempo pelanggan, Melakukan konfirmasi penagihan melalui telepon ke pelanggan, Memerintahkan kolektor kantor untuk melakukan penagihan ke pelanggan dengan membawa TT. Melakukan Kolektor Kantor Saat menerima Menagih piutang pelanggan penagihan perintah dan TT dengan membawa TT, dari Memberikan TT kepada Administrasi pelanggan. Menerima Kasir Saat Menerima pembayaran dalam pembayaran pembayaran dan bentuk uang tunai, transfer, piutang TT di terima cek/giro, dari kolektor Membuat Bukti Penerimaan kantor (BP). Mencatat Saat menerima Mencatat jurnal pelunasan jurnal Akuntansi BP dari Kasir piutang pada JVP. pelunasan piutang Tabel 3.2 Event Table Pelunasan Piutang

74 3.2.4 Formulir dan Laporan Pada Sistem Berjalan 3.2.4.1 Formulir Pada Sistem Berjalan Adapun formulir yang berkaitan dengan sistem penjualan dan piutang dagang PT. Trijaya Catur Sentosa adalah sebagai berikut : 1. Purchase Order (PO) Dibuat oleh pelanggan, yang berisi nama barang, jumlah barang, harga barang yang dipesan oleh pelanggan tersebut. 2. Salinan Purchase Order (PO) Dibuat oleh Administrasi berdasarkan PO yang diterima dari pelanggan. Salinan PO dibuat sebanyak 1 rangkap yang sebelumnya ditandatangani terlebih dahulu oleh Administrasi yang diberikan kepada Gudang. Gudang menandatangani salinan PO tersebut lalu mengembalikannya lagi ke Administrasi sebagai bukti kalau Gudang menerima informasi PO. 3. Surat Jalan (SJ) Surat Jalan dibuat oleh Gudang tetapi nomor Surat Jalan nya ditentukan oleh Administrasi, Surat Jalan dibuat berdasarkan salinan PO. Surat Jalan berisi banyaknya barang, satuan kemasan, dan nama barang. Surat Jalan dibuat sebanyak 6 rangkap.

75 4. FPj (Faktur Pajak) dan Nota Faktur (NF) Faktur Pajak dan Nota Faktur dibuat oleh Administrasi berdasarkan Surat Jalan (signed) untuk diberikan ke Pelanggan, dan mengambil tanda terima yang dibuat oleh pelanggan sebagai bukti penagihan pada saat jatuh tempo. FPj dibuat sebanyak 3 rangkap dan Nota Faktur dibuat sebanyak 4 rangkap. 5. Tanda Terima Tanda Terima dibuat oleh Pelanggan setelah kolektor kantor memberikan FPj dan Nota Faktur yang telah diotorisasi, Surat Jalan asli (signed), dan copy PO. 6. Bukti Penerimaan Bukti Penerimaan dibuat oleh Kasir setelah menerima uang cash, cek/giro, ataupun transfer sebagai bukti pelunasan piutang pelanggan. 7. Jurnal Voucher Penjualan Jurnal Voucher Penjualan dibuat oleh Administrasi lalu diberikan kepada Akuntansi. Akuntansi melanjutkan JVP dengan mengisi jurnal pelunasan piutang setelah menerima pembayaran dari pelanggan.

76 3.2.4.2 Laporan Pada Sistem Berjalan Laporan yang berkaitan dengan sistem penjualan dan piutang dagang PT. Trijaya Catur Sentosa adalah sebagai berikut: 1. Laporan Penjualan Laporan Penjualan dibuat oleh Akuntansi berdasarkan transaksi penjualan yang terjadi selama periode tertentu. Tujuannya untuk melaporkan transaksi penjualan yang terjadi selama periode itu. Laporan ini berisi Tanggal, No.Faktur, Nama Pelanggan, Jenis Produk, Spesifikasi Produk, Jumlah Produk, Harga per Unit. Laporan Penjualan diserahkan kepada Direktur setiap akhir bulan untuk diperiksa. 2. Laporan Piutang Dagang Laporan Piutang Dagang dibuat oleh Akuntansi berdasarkan transaksi penjualan kredit yang terjadi dalam periode tertentu. Tujuannya untuk melaporkan rincian piutang yang terjadi selama periode itu. Laporan ini berisi Nama Pelanggan, Nama Barang, Jumlah Barang, Total Tagihan, dan Tanggal Jatuh Tempo. Laporan Piutang diserahkan kepada Direktur setiap akhir bulannya. 3. Laporan Pelanggan Laporan Pelanggan dibuat oleh Administrasi berdasarkan setiap customer yang melakukan pembelian di perusahaan. Laporan Pelanggan berisi Nama Pelanggan,

77 Alamat, No.Telp, e-mail. Laporan Pelanggan diperiksa oleh Direktur setiap akhir bulan. 3.2.5 Workflow Table 3.2.5.1 Workflow Table Penjualan Kredit Actor Pelanggan Administrasi Pelanggan Administrasi Activities Menerima Order : 1. Melakukan Order dengan datang langsung ke perusahaan, memesan via telepon, atau mengeluarkan PO(Purchase Order) 2. Menerima pesanan dari pelanggan 3. Mengecek data historis pelanggan melalui tanda terima pelanggan 4. Mengecek stok barang pada daftar stok barang 5. Mengkonfirmasikan ke pelanggan bahwa barang tersedia dan konfirmasi harga 6. Memberi kebijakan pada pelanggan yang mencapai overlimit 7. Mengkonfirmasikan pembayaran cash untuk pelanggan baru 8. Menyetujui harga barang 9. Memberikan PO kepada Administrasi 10. Mengecek kesesuaian PO 11. Membuat Salinan PO dan menandatanganinya 12. Mengkonfirmasikan Salinan PO ke Gudang melalui telepon dan fax Mengirimkan Barang : 13. Menerima Salinan PO dari Administrasi melalui via

78 Gudang Pelanggan Gudang Administrasi Direktur fax 14. Menandatangani Salinan PO yang sudah ditandatangani Administrasi 15. Mengirim kembali Salinan PO ke Adminstrasi 16. Menyiapkan barang sesuai dengan Salinan PO 17. Membuat SJ ( Surat Jalan ) 6 rangkap 18. Mengirimkan barang beserta SJ rangkap 1,2,3, dan 5 ke pelanggan 19. Mengarsip SJ rangkap 4 dan 6 20. Menerima barang dan menandatangani SJ rangkap 1,2,3, dan 5 21. Mengarsip SJ (s) rangkap 2, 3, dan 5 22. Memberikan SJ rangkap 1 (s) atau beserta SJ rangkap 3 (s) sesuai kebutuhan pelanggan ke Gudang 23. Mengirimkan SJ rangkap 1(s) atau beserta SJ rangkap 3 (s) ke Administrasi untuk diarsip sementara melalui Kolektor Gudang keesokan harinya Membuat Faktur Pajak (FPj) dan Nota Faktur (NF) : 24. Membuat FPj 3 rangkap dan NF 4 rangkap berdasarkan SJ rangkap 1 (s) yang diterima dari Gudang melalui Kolektor Gudang 25. Memberikan FPj 3 rangkap dan NF 4 rangkap ke Direktur Menandatangani FPj dan NF : 26. Menandatangani FPj 3 rangkap dan NF 4 rangkap yang diterima dari Administrasi 27. Menyerahkan kembali FPj 3 rangkap dan NF 4 rangkap yang sudah ditandatangani ke Administrasi Menyerahkan SJ, FPj, NF, dan Copy PO : 28. Menyerahkan SJ rangkap 1 (s), FPj rangkap 1, NF

79 Administrasi rangakap 1, dan copy PO ke pelanggan melalui kolektor kantor Pelanggan 29. Menerima SJ rangkap 1 (s), FPj rangkap 1, NF rangkap 1, dan copy PO dari kolektor kantor 30. Membuat Tanda Terima (TT) dan memberikan ke Administrasi melalui kolektor kantor Administrasi 31. Menerima Tanda Terima (TT) dari pelanggan melalui kolektor kantor 32. Mengarsip sementara TT untuk bukti penagihan pada saat jatuh tempo beserta FPj rangkap 2 dan NF rangkap 2 Mencatat Jurnal Penjualan Kredit : Adminitrasi 33. Mencatat jurnal penjualan kredit pada JVP (Jurnal Voucher Penjualan ) berdasarkan FPj dan NF 34. Menyerahkan JVP ke Akuntansi untuk diarsip sementara 35. Mengarsip FPj rangkap 3 yang nantinya digunakan sebagai lampiran kepada konsultan pajak beserta NF rangkap 3 dan rangkap 4 sebagai cadangan perusahaan Membuat Laporan Penjualan Dan Piutang Dagang : Akuntansi 36. Membuat Laporan Penjualan dan Laporan Piutang Dagang dan menyerahkannya ke Direktur setiap akhir bulan Membuat Laporan Pelanggan: 37. Membuat Laporan Pelanggan dan menyerahkannya ke Administrasi Direktur setiap akhir bulan. Tabel 3.3 Workflow Table Penjualan Kredit

80 3.2.5.2 Workflow Table Pelunasan Piutang Actor Administrasi Kolektor Kantor Pelanggan Kolektor Kantor Kasir Akuntansi Activities Melakukan Konfirmasi Piutang : 1. Mengecek tanggal jatuh tempo pada Tanda Terima (TT) pelanggan 2. Melakukan konfirmasi penagihan pada pelanggan melalui telepon 3. Memerintahkan kolektor kantor untuk menagih ke pelanggan dengan membawa TT Melakukan Penagihan : 4. Menerima TT dari Administrasi 5. Melakukan penagihan dengan memberikan TT ke pelanggan untuk ditandatangani 6. Menerima TT 7. Membayar dengan uang tunai, transfer, cek/giro 8. Menerima pembayaran (uang tunai, transfer, cek/giro) 9. Menyerahkan pembayaran kepada Kasir Menerima Pembayaran Piutang : 10. Menerima pembayaran dalam bentuk uang tunai, cek/giro dari pelanggan melalui kolektor kantor 11. Membuat Bukti Penerimaan (BP) 1 rangkap 12. Memberikan BP 1 rangkap ke Akuntansi Mencatat Jurnal Pelunasan Piutang : 13. Menerima BP 1 rangkap dari Kasir 14. Mencatat jurnal pelunasan piutang pada JVP (Jurnal Voucher Penjualan) Tabel 3.4 Workflow Table Pelunasan Piutang

81 3.3 Analisis Temuan Hasil Survei a) Temuan : Formulir-formulir pada perusahaan seperti Salinan Purchase Order (PO), Surat Jalan (SJ), Faktur Pajak (FPj), dan Nota Faktur (NF) tidak memiliki nomor urut tercetak. Kriteria : Dalam merancang suatu formulir, salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah mencantumkan nomor urut tercetak pada formulir. Sebab : Formulir harus bernomor urut tercetak sehingga nomor dari formulir tersebut dapat memudahkan identifikasi dari formulir tersebut, nomor pada formulir juga dapat mengontrol event berikutnya yang berkaitan dengan formulir tersebut. Akibat : Jika formulir tidak diberi nomor urut tercetak, akan sulit mengidentifikasi dan mengontrol transaksi yang melibatkan formulir tersebut. Rekomendasi : Formulir pada perusahaan harus bernomor urut tercetak. b) Temuan : Kekurangan dan kelebihan jumlah rangkap pada tiap formulir. Kriteria : Jumlah rangkap harus disesuaikan dengan kebutuhan tiap-tiap fungsi. Sebab : Karena ketidakjelasan masing-masing aktor (fungsi pada perusahaan maupun pelanggan) membutuhkan berapa rangkap formulir untuk diarsip. Akibat : Distribusi formulir yang tidak jelas mengakibatkan pengarsipan pada fungsi-fungsi yang terkait menjadi tidak teratur, perusahaan mengeluarkan banyak biaya untuk kertas sehingga tidak efisien

82 Rekomendasi: Setiap fungsi harus menerima dan mengarsip rangkap formulir yang berkaitan dengan tanggung jawabnya. c) Temuan : Tidak adanya Sales Order (SO) Kriteria Sebab : Seharusnya ada SO : Adanya anggapan bahwa setiap transaksi pemesanan yang terjadi dianggap sudah pasti terjadi, padahal belum tentu terjadi. Akibat : Menimbulkan ketidakjelasan pemesanan sebelum terjadinya persetujuan penjualan. Rekomendasi: Diperlukan SO sebagai bukti telah terjadinya transaksi pemesanan oleh pelanggan sebelum persetujuan. SO diarsip oleh Administrasi. d) Temuan : Pada perusahaan masih terdapat perangkapan fungsi sehingga tidak dapat membedakan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Kriteria : Dalam struktur organisasi, tanggung jawab secara fungsional harus dipisahkan secara tegas. Sebab : Tidak adanya pembagian tugas yang jelas dalam melaksanakan tanggung jawab dari masing-masing fungsi Akibat : Perangkapan fungsi dan tanggung jawab akan mengakibatkan kinerja karyawan menjadi terganggu sehingga yang didapat tidak maksimal dan rentan terjadi penyelewengan. Rekomendasi: Memisahkan fungsi dan tanggung jawab yang jelas.

83 e) Temuan : Pembuatan laporan tidak terperinci Kriteria : Semua laporan dalam perusahaan seharusnya dibuat secara terperinci agar memudahkan manajemen mengambil keputusan. Sebab Akibat : Tidak lengkapnya pembuatan laporan dalam perusahaan : Manajemen perusahaan tidak dapat mengambil keputusan secara efektif dan efisien. Rekomendasi : Dibuatnya laporan yang lebih terperinci yaitu: 1. Laporan Pelanggan 2. Laporan Barang Yang Terjual 3. Laporan Penjualan 4. Laporan Pajak 5. Laporan Piutang 6. Laporan Pelunasan Piutang 7. Laporan Jurnal Penjualan 8. Laporan Jurnal Pelunasan Piutang f) Temuan : Sering terjadinya kesalahan pencatatan data baik kesalahan pada pencatatan data pelanggan, barang, transaksi, maupun kesalahan pencatatan laporan Kriteria Sebab Akibat : Setiap data harus dicatat dengan benar : Pencatatan data masih menggunakan sistem manual. : Data yang tercatat tidak akurat dan dapat terjadi kerugian pendapatan.

84 Rekomendasi: Sebaiknya pencatatan data pelanggan, barang dan transaksi lainnya dilakukan secara terkomputerisasi. 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang diperlukan oleh perusahaan: 1. Tidak adanya pembagian fungsi tugas yang jelas Dalam suatu perusahaan diperlukan adanya pembagian fungsi tugas dari setiap bagian dengan jelas dan tegas. Hal ini untuk mengoptimalkan setiap fungsi tugas yang dijalankan oleh masing-masing bagian agar setiap bagian hanya bekerja sesuai dengan fungsinya. 2. Tidak adanya nomor urut tercetak pada formulir-formulir perusahaan Dalam setiap formulir-formulir harus ada nomor urut tercetak agar tidak terjadi perangkapan nomor formulir dan menghindari adanya kecurangan. 3. Pembuatan laporan yang tidak terperinci Informasi yang dibutuhkan adalah menghasilkan laporan yang lebih terperinci sehingga dapat mempermudah manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang diperlukan yaitu : 1. Laporan Pelanggan 2. Laporan Barang Yang Terjual 3. Laporan Penjualan 4. Laporan Pajak 5. Laporan Piutang

85 6. Laporan Pelunasan Piutang 7. Laporan Jurnal Penjualan 8. Laporan Jurnal Pelunasan Piutang 4. Tidak adanya Surat Order (SO) Informasi yang dibutuhkan adalah adanya SO yang digunakan sebagai bukti terjadinya pemesanan. 5. Kurangnya jumlah rangkapan dari Faktur Pajak Informasi yang dibutuhkan adalah adanya penambahan rangkap Faktur Pajak menjadi 4 rangkap dimana rangkap 1 (asli) untuk pelanggan, rangkap 2 untuk Administrasi, rangkap 3 untuk Akuntansi, dan rangkap 4 sebagai lampiran untuk konsultan pajak. 6. Kurangnya jumlah rangkapan dari bukti penerimaan kas Informasi yang dibutuhkan adalah adanya penambahan rangkap dari Bukti Penerimaan (BP) menjadi 2 rangkap, dimana rangkap 1 untuk Kasir dan rangkap 2 untuk diarsip Akuntansi. 7. Kelebihan jumlah rangkapan Surat Jalan (SJ) Informasi yang dibutuhkan adalah adanya pengurangan rangkap Surat Jalan menjadi 5 rangkap, dimana rangkap 1 (asli) dan rangkap 2 untuk pelanggan, rangkap 3 untuk Akuntansi, rangkap 4 untuk Gudang, dan rangkap 5 untuk Administrasi.