UJIAN AKHIR TRIWULAN 2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OUTSOURCING SISTEM INFORMASI DAN PERKEMBANGANNYA DI INDONESIA Dosen : Dr. Ir. Arief Imam Suroso, MSc. Oleh : Gadis Khasanah Suhartono P056101131.45 MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011 1
DAFTAR ISI HALAMAN BAB I PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang..1 1.2 Perumusan Masalah..2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA...2 2.1 Sistem Informasi...3 2.2 Pengertian Outsourcing.4 2.3 Proses Outsourcing oleh Perusahaan.5 BAB III PEMBAHASAN...7 3.1 Outsourcing Sistem Informasi...7 3.1.1 Keunggulan Outsourcing...8 3.1.2 Kelemahan Outsourcing...9 3.2 Penerapan dan Pengembangan Outsourcing Sistem Informasi di Indonesia...10 BAB IV KESIMPULAN...11 DAFTAR PUSTAKA...iii 2
DAFTAR GAMBAR HALAMAN Gambar 1. Komponen Information System Resources.3 Gambar 2. Model-model Outsourcing..5 Gambar 3. Proses Outsourcing oleh Perusahaan..6 3
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penggunaan sistem teknologi informasi oleh perusahaan atau organisasi semakin meningkat. Hal tersebut disebabkan karena pemanfaatan sistem teknologi informasi ini digunakan oleh setiap perusahaan sebagai pendukung dalam menunjang suksesnya sebuah bisnis. Organisasi menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara strategis dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut. Dengan iklim usaha yang relatif kurang kondusif seperti saat ini, daya saing perusahaan harus dapat ditingkatkan. Salah satu upaya yang dilakukan adalah menggunakan bidang jasa sebagai solusi terbaik. Bidang jasa merupakan bidang yang tak pernah sepi peminat. Bidang jasa selalu dibutuhkan oleh semua manusia, baik berupa perseorangan maupun berupa perusahaan. Bidang jasa tidak pernah mengalami kata surut, selalu ada pembaharuan dalam bidang ini. Jasa outsourcing sebagai salah satu bidang jasa, menawarkan solusi bagi perusahaan-perusahaan agar tetap dapat berdiri dan jaya. Jasa outsourcing saat ini begitu diminati banyak perusahaan sebab dinilai memiliki banyak keuntungan bagi pihak perusahaan pengguna jasa outsourcing sendiri. Praktek outsourcing di Indonesia telah banyak dipraktekan di dunia bisnis. Sebenarnya ide dan konsep outsourcing sudah dimulai sejak lama, saat suatu organisasi telah meminta suatu group di luar organisasi untuk membantu pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan secara internal. Penggunaan kata outsourcing sendiri sudah mulai dipakai sekitar tahun 1970 di dunia manufacturing. Sejak saat itu outsourcing mulai dikenal dan di implementasikan secara global. Satu sisi keberadaaan outsourcing akan sangat membantu pekerjaan perusahaan. 4
1.2 Perumusan Masalah Paper ini akan membahas tentang penerapan sistem informasi dengan salah satu pendekatan outsourcing dalam pengembangannya. Selanjutnya akan dibahas mengenai penyebab mengapa perusahaan memilih menggunakan outsourcing, dan keunggulan serta kelemahan oursourcing dan kesimpulan pelaksanaan outsourcing sistem informasi agar perusahaan mendapat manfaat yang optimal. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Pengertian lainnya adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. Sistem Informasi juga merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Manfaat dari Sistem Informasi ini bagi organisasi adalah untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan. Menurut O Brien, komponen dari suatu sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 1. Komponen Information System Resources Sumber JA O Brian 6
Komponen sistem informasi adalah kombinasi dari integrasi yang terdiri dari unsur: People Resources, adalah sumber daya manusia yang membangun sistem atau yang menggunakan sistem dalam perusahaan meliputi system analyst, specialist, analist, programmer, supervisor, administrator, dan lain-lain. Hardware Resources, adalah sumber perangkat keras yang mendukung suatu sistem informasi dalam perusahaan meliputi mesin seperti komputer, printer, optical scanner, media, dan lain sebagainya. Software Resources, yang terdiri dari kumpulan program-program seperti spreadsheet program, dan wordprocessing program. Networks Resources, adalah jaringan-jaringan dalam perusahaan meliputi communication media, communications processors, network acces dan control software. Data resources, adalah sumber- sumber data yang dikelola oleh perusahaan meliputi customer records, employee files dan inventory databases. 2.2 Pengertian Outsourcing Outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak (Iman Sjahputra, 2009). Outsourcing dalam hukum ketenagakerjaan di Indonesia diartikan sebagai pemborongan pekerjaan dan penyediaan jasa tenaga kerja pengaturan hukum outsourcing di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 tahun 2003 (pasal 64, 65 dan 66) dan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia No. Kep.101/Men/VI/2004 Tahun 2004 tentang Tata Cara Perjanjian Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja/Buruh dan Kepmenakertrans No. 220/Men/X/2004 tentang Syarat-syarat Penyerahan Sebagai Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan lain. Dalam Inpres No. 3 Tahun 2006 tentang paket kebijakan Iklim Investasi disebutkan bahwa outsourcing sebagai salah satu faktor yang harus diperhatikan dengan serius dalam menarik iklim investasi ke Indonesia. Bentuk keseriusan 7
pemerintahan tersebut dengan menugaskan menteri tenaga kerja untuk membuat draft revisi terhadap Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. 2.3 Proses Outsourcing oleh Perusahaan Beberapa bidang yang dapat dilakukan outsourcing oleh perusahaan antara lain yaitu pemeliharaan dan perbaikan teknologi informasi maupun sistem informasi, pelatihan karyawan mengenai kemampuan TI dan SI, pengembangan aplikasi software mapun hardware, konsultasi, pengelolaan sumber data, servis server, jaringan administrasi, servis desktop, layanan terhadap end user, dan outsourcing terhadap total teknologi informasi perusahaan Gambar 2. Model-model Outsourcing Sumber: www.pakpid.wordpress.com Berdasarkan gambar di atas, outsourcing dapat dilakukan dalam beberapa model yaitu perusahaan dapat membeli aplikasi software yang sudah jadi, membeli aplikasi software dan melakukan modifikasi sesuai kebutuhan oleh vendor, membeli aplikasi software yang sudah jadi dan melakukan modifikasi sendiri, dan mengembangkan sistem atau software yang belum pernah ada sebelumnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 8
Gambar 3. Proses Outsourcing oleh Perusahaan Sumber: www.pakpid.wordpress.com 9
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Outsourcing Sistem Informasi Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Namun penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut : Pahami jenis-jenis outsourcing yang ada, hal ini kerena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan Pastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani Gunakan suatu tolak ukur untuk penilaian terhadap outsourcing yang akan dijalankan Pastikan relasi outsourcing dengan vendor akan dapat terjalin dan terkelola dengan baik Lakukan observasi sederhana terhadap perilaku organisasi atau perusahaan lain yang menggunakan outsourcing. Lihat apakah perusahaan atau organisasi tersebut telah berhasil melakukan outsourcing atau tidak. Informasi ini akan sangat berguna sebagai acuan untuk menggunakan outsourcing atau tidak tanpa harus melakukan survei yang mendalam terhadap vendor outsourcing maupun outsourcing itu sendiri Banyak perusahaan dan organisasi memilih melakukan pengembangan sistem informasi dengan cara outsourcing. Pemilihan tersebut dilandasi beberapa pertimbangan yang melihat bahwa outsoursing mempunyai lebih banyak keunggulan dibandingkan dengan kelemahan yang dimilikinya. 10
3.1.1 Keunggulan Outsourcing Keunggulan Outsourcing yaitu: Perusahaan tidak perlu melakukan investasi yang mahal di bidang teknologi untuk mengembangkan sistem informasi perusahaannya. Pembangunan SI dapat diserahkan kepada vendor yang mempunyai core competence di bidang IT dan mempunyai pengetahuan dan pengelaman di bidangnya. Hal tersebut juga menghindarkan resiko perusahaan untuk mengeluarkan biaya tambahan karena kegagalan implementasi SI. Perusahaan dapat berkonsentrasi untuk menjalankan core bisnisnya, bersamaan waktunya dengan proses instalasi sistem informasi. Sehingga tidak mengganggu rutinitas kegiatan bisins perusahaan atau kegiatan organisasi. Jaminan mutu kualitas dari hasil aplikasi sistem informasi yang dibangun oleh vendor yang berpengalaman. Aplikasi sistem informasi yang dibangun dapat sesuai dengan harapan manajemen perusahaan, bahkan dapat menjadi competitive advantage dibandingkan dengan perusahaan lain dengan kemampuan vendor untuk membangun sistem dengan teknologi terbaru disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kondisi tersebut diperkuat dengan alasan yang dikemukakan oleh O Brian (2008) mengenai 10 pertimbangan alasan perusahaan memilih outsourcing sebagai berikut: Mengurangi dan mengendalikan biaya operasioanal. Pemilihan outsourcing memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun sendiri dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya. 11
Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan pengembangan sistem informasi. Tentu saja hal ini diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidak tersediaan sumber daya dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan pertumbuhan modal usaha. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan vendor. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem informasi yang tepat. 3.1.2 Kelemahan Outsourcing Ketidakfleksibilitasan Kehilangan kendali Pengurangan keunggulan kompetitif Sistem paket Tujuan yang tidak terpenuhi Layanan yang kurang baik 12
Oleh karena itu, agar outsourcing lebih efektif, disarankan adanya: Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource dengan bekerja sama, perubahan, atau permasalahan yang terjadi Tenaga outsource telah ditraining terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis secara detail dan menginformasikan apa yang menjadi hakhaknya 3.2 Penerapan dan Pengembangan Outsourcing Sistem Informasi di Indonesia Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis di Indonesia yang telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya secara signifikan. Sistem informasi tidak lagi hanya digunakan untuk pemrosesan data ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan konsumen dan lain sebagainya. Selain itu, pertumbuhan penerapan dan pengembangan sistem informasi dapat dilihat dari menjamurnya perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pembangunan Information Technology secara outsourcing. Hal ini tentu sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan information technology baik dalam dunia bisnis maupun lingkungan lainnya. 13
BAB IV KESIMPULAN 1. Saat ini internet telah berkembang sedemikian rupa sehingga dapat merubah landscape dari business termasuk outsourcing sistem informasi. Pastikan perusahaan dapat memaksimalkan internet sebagai sarana kompetitif yang baik sehingga memberikan keuntungan yang optimal terhadap perusahaan. 2. Keputusan menggunakan dan mengembangkan sistem informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan bisnis melalui outsourcing tergantung pada kondisi perusahaan dengan memperhatikan beberapa aspek yaitu ketersediaan sumber daya manusia, ketersediaan dana dan kompleksitas sistem informasi yang dibutuhkan. 3. Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. 14
DAFTAR PUSTAKA http://blog.its.ac.id/dyah03tc/2007/10/24/pengantar-sistem-informasi/ http://training.primesynergie.com/memaksimalkan-outsourcing-di-indonesia.html http://www.anneahira.com/jasa-outsourcing.htm http://www.pakpid.wordpress.com O Brien, J and Marakas, G. 2008. Management Information System. 8 th edition. Mc.Graw.Hill International Edition Tunggal, Iman Sjahputra. 2009. Pokok-Pokok Hukum Ketenagakerjaan. Jakarta: Harvarindo. 15