LAMPIRAN Berikut ini merupakan user interface pada aplikasi OpenERP secara umum : Halaman awal menu customer Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data customer yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data customer disini dapat berupa data individu ataupun data perusahaan. Dimana nantinya tampilan halaman yang muncul akan berbeda antara kedua jenis customer ini. Halaman create customer L1
L2 Pada halaman ini akan disajikan form untuk melakukan penginputan data untuk customer yang baru dan juga dapat ditentukan apakah customer merupakan perusahaan atau bukan, selain itu juga dapat melakukan penambahan data untuk customer tersebut, misalnya seperti adanya tambahan discount dan lainnya. Pada halaman create customer ini juga terdapat tombol-tombol yang dapat digunakan untuk langsung terintegrasi ke halaman fungsi yang bersangkutan. Misalnya dengan menekan tombol opportunities, maka nantinya sistem akan langsung menampilkan halaman awal create opportunities dimana pada saat pembuatan dokumen opportunities ini user tidak perlu lagi memasukkan data customer, data tersebut akan langsung di-generate oleh sistem. Halaman view customer (individu) Pada halaman ini akan ditampilkan data customer yang merupakan jenis customer individu. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini.
L3 Halaman view customer (perusahaan) Pada halaman ini akan ditampilkan data customer yang merupakan jenis customer perusahaan. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini. Halaman awal menu leads Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data leads yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data leads disini berarti adanya peluang perusahaan untuk melakukan transaksi penjualan. Di dalam halaman ini juga terdapat
L4 kolom stage dimana akan memberikan informasi mengenai data leads tersebut (apakah dokumen masih baru atau sudah diterima oleh customer). Halaman create leads Pada halaman ini akan ditampilkan form yang digunakan untuk membuat dokumen leads yang baru, dimana apabila user dapat langsung memilih customer dari data customer yang telah dibuat sebelumnya dan nantinya sistem akan lansgung melakukan generate seluruh data customer yang dipilih ke dalam form ini. Selain itu terdapat tombol schedule/logcall, dimana apabila user memilih tombol ini maka sistem akan menampilkan kotak dialog schedule/logcall yang dapat berfungsi untuk menambahkan informasi mengenai jadwal yang direncanakan untuk menghubungi customer sehingga dapat membantu user dalam mengingat kapan harus menghubungi customer ataupun summary call yang telah dilakukan oleh user kepada sebelumnya.
L5 Kotak dialog schedule/logcall Pada tampilan diatas merupakan dua tampilan berbeda. Tampilan pertama merupakan tampilan pada saat user memilih action log call, dimana berarti user akan melakukan pengisian data mengenai informasi yang dibicarakan dan sedikit catatan mengenai hasil telefon yang dilakukan ke customer dan tampilan yang kedua merupakan tampilan pada saat user memilih action schedule call, dimana berarti user akan membuat penjadwalan mengenai perencanaan kapan akan menghubungi customer dan informasi apa yang akan dibahas pada saat itu.
L6 Halaman view leads Pada halaman ini akan ditampilkan data leads yang telah dibuat sebelumnya. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini dan juga terdapat tombol convert to opportunity dimana apabila user memilih tombol ini, akan ditampilkan kotak dialog convert to opportunity dan apabila user memilih tombol cancel case maka status dokumen leads ini akan berubah dari new menjadi dead. Kotak dialog convert to opportunity Pada tampilan ini, dapat dipilih conversation action dan related customer. Pada conversation action ini, dokumen opportunities yang nantinya dibuat dapat merge dengan data opportunities yang sudah ada, sedangkan pada related customer dapat dipilih apakah dokumen opportunities ini akan dihubungan ke customer atau tidak.
L7 Disini terdapat tombol create opportunity dimana apabila user memilih tombol ini, maka sistem akan menampilkan halaman view opportunity. Halaman awal menu opportunities Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data opportunties yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data opportunities disini dapat membantu user dalam menganalisa aktivitas yang akan dilakukan kepada customer nantinya. Di dalam halaman terdapat beberapa kolom yang merupakan status dari data opportunities yang ada, data-data ini dapat dipindahkan dari kolom satu ke kolom yang lainnya dengan melakukan drag and drop. Selain itu setiap opportunity yang ada ini juga dapat ditentukan tingkat priotitasnya dengan menekan gambar bintang yang ada.
L8 Halaman create opportunities Pada halaman ini akan ditampilkan form yang digunakan untuk membuat dokumen opportunities yang baru. Terdapat tombol schedule/logcall, dimana apabila user memilih tombol ini maka sistem akan menampilkan kotak dialog schedule/logcall yang dapat berfungsi untuk menambahkan informasi mengenai jadwal yang direncanakan untuk menghubungi customer sehingga dapat membantu user dalam mengingat kapan harus menghubungi customer ataupun summary call yang telah dilakukan oleh user kepada sebelumnya. Selain itu, terdapat juga tombol meeting dimana user dapat melakukan penjadwalan kegiatan meeting yang akan dilakukan dengan customer.
L9 Halaman view opportunity Pada halaman ini akan ditampilkan data opportunity yang telah dibuat sebelumnya. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini dan juga terdapat tombol convert to quotation dimana apabila user memilih tombol ini, akan ditampilkan kotak dialog make quotation dan apabila user memilih tombol mark win menyatakan adanya kesempatan melakukan transaksi dengan customer sebaliknya apabila user memilih tombol mark lost menyatakan tidak adanya kesempatan melakukan transaksi dengan customer. Kotak dialog make quotation Pada tampilan ini, dapat dipilih customer yang bersangkutan dala pembuatan dokumen quotation dan juga terdapat tombol create dimana apabila user memilih tombol ini, maka sistem akan lansgung menampilkan halaman view quotation.
L10 Halaman awal menu quotation Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data quotation yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data quotation disini berarti adanya penawaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada customer. Di dalam halaman ini juga terdapat kolom tanggal pembuatan dokumen, nama customer yang bersangkutan, salesperson yang membuat dokumen quotation ini, total harga dari dokumen quotation ini, serta status dimana dokumen quotation masih baru sehingga memiliki status sebagai draft quotation. Halaman create quotation
L11 Pada halaman ini akan ditampilkan form yang digunakan untuk membuat dokumen quotation yang baru. User dapat memilih data customer yang ada di dalam database dan nanti nya akan dilakukan generate data secara otomatis selain itu user juga dapat melakukan pengisian data quotation sesuai dengan field yang disediakan di dalam form ini. Halaman view quotation Pada halaman ini akan ditampilkan data quotation yang telah dibuat sebelumnya. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini. Terdapat tombol send by e-mail, dimana apabila user memilih tombol ini maka sistem akan menampilkan kotak dialog send e-mail yang dapat berfungsi untuk mengirimkan data quotation ini kepada customer melalui e-mail dan data quotation ini akan dijadikan lampiran di dalam e-mail. Selain itu terdapat tombol print dimana dengan dipilihnya tombol ini, maka user dapat mendapatkan dokumen quotation ini berupa dokumen di dalam format (.pdf) selain itu terdapat tombol confirm sale dimana apabila user memilih tombol ini, maka sistem akan menampilkan halaman view sales order.
L12 Kotak dialog send by e-mail Pada tampilan ini, akan terdapat keterangan mengenai dokumen quotation yang ingin dikirimkan kepada customer. Dimana subject dari e-mail akan berupa nomor quotation yang nantinya akan dikirim kepada customer dan dokumen quotation yang dibuat ini akan menjadi lampiran di dalam pengiriman quotation.
L13 Tampilan dokumen quotation dengan format.pdf Apabila user memilih tombol print pada halaman view quotation, maka akan disimpan dokumen quotation dengan format.pdf dan memiliki tampilan seperti diatas. Data yang ada di dalam dokumen ini didapat dari data yang ada di dalam dokumen quotation.
L14 Halaman awal menu sales order Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data sales order yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data sales order disini berarti adanya transaksi penjualan kepada customer yang telah mencapai kesepakatan antara dua pihak. Di dalam halaman ini juga terdapat kolom tanggal pembuatan dokumen, nama customer yang bersangkutan, salesperson yang membuat dokumen sales order ini, total harga dari dokumen sales order ini, serta status dimana dokumen sales order masih baru sehingga memiliki status sebagai sales to invoice yang berarti dapat dilakukan invoice pada dokumen sales order ini. Halaman create sales order
L15 Pada halaman ini akan ditampilkan form yang digunakan untuk membuat dokumen sales order yang baru. Pembuatan dokumen sales order ini sama halnya dengan pembuatan dokumen quotation nantinya dengan ditekan tombol confirm sale yang ada di dalam halaman ini maka akan dibuat dokumen sales order yang baru secara otomatis. Halaman view sales order Pada halaman ini akan ditampilkan data sales order yang telah dibuat sebelumnya. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini. Terdapat tombol view delivery order dimana apabila user memilih tombol ini maka akan muncul halaman view delivery order untuk dilakukan pengiriman produk kepada customer, selain itu juga terdapat tombol create invoice dimana apabila user memilih tombol ini maka sistem akan menampilkan kotak dialog invoice order.
L16 Halaman view delivery order Pada halaman ini akan ditampilkan data delivery order yang akan muncul berdasarkan pada data yang ada di dalam dokumen sales order. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini. Terdapat tombol deliver dimana apabila user memilih tombol ini maka akan muncul kotak dialog deliver products. Pada halaman diatas, dapat dilihat adanya data produk yang sesuai dengan data produk di dalam dokumen sales order beserta dengan status produk di dalam gudang. Apabila stok di dalam gudang masih mencukupi, maka status produk akan available sedangkan apabila stok produk di dalam gudang tidak mencukupi maka status produk akan menjadi waiting availability. Kotak dialog deliver products
L17 Pada tampilan ini, akan terdapat keterangan mengenai nama produk beserta dengan jumlah produk yang akan dikirimkan kepada customer. Disini user akan melakukan pengecekan terhadap kesesuaian produk yang ingin dikirim kepada customer dan juga dapat mengurangi atau menambahkan produk apabila data produk yang ada belum sesuai dengan produk yang akan dikirimkan nantinya. Terdapat tombol deliver pada halaman ini, dimana apabila pengisian data produk beserta jumlanya sudah sesuai, maka user akan memilih tombol ini maka sistem akan menampilkan halaman view delivery order dan sistem secara otomatis akan melakukan update stock (stock out). Halaman view delivery order setelah di deliver Pada halaman ini akan ditampilkan dokumen view delivery order setelah produk sudah dikirimkan kepada customer. Tampilan pada halaman ini akan berbeda dengan tampilan view delivery order dari segi fitur yang ada. Apabila produk sudah dikirimkan kepada customer, maka akan muncul tombol print delivery slip dimana apabila user memilih tombol ini, maka user dapat mendapatkan dokumen delivery order ini berupa dokumen di dalam format (.pdf), selain itu terdapat tombol return products yang dapat digunakan apabila akan dijalankan proses retur dimana apabila user memilih tombol ini maka sistem akan menampilkan kotak dialog return shipment.
L18 Tampilan dokumen delivery order dengan format.pdf Apabila user memilih tombol print delivery slip pada halaman view delivery order, maka akan disimpan dokumen delivery order dengan format.pdf dan memiliki tampilan seperti diatas. Data yang ada di dalam dokumen ini didapat dari data yang ada di dalam dokumen delivery order yang telah dibuat sebelumnya untuk pengiriam produk kepada customer.
L19 Kotak dialog return shipment (no invoicing) Pada halaman ini ditampilkan data produk beserta dengan jumlah produk yang sebelumnya dikirimkan kepada customer berdasarkan dokumen delivery order. User dapat melakukan penambahan atau pengurangan data produk sesuai dengan produk yang akan dikembalikan dari customer nantinya dimana data produk yang dikembalikan harus sesuai dengan produk yang dikirimkan. Disini terdapat invoicing dimana user dapat memilih metode invoice yang digunakan dalam menjalankan proses retur ini. Tampilan di atas merupakan tampilan dimana user memilih metode invoice dengan no invoicing hal ini mengartikan bahwa proses retur dijalankan dengan mengembalikan produk yang sudah sesuai kepada customer. Dalam kotak dialog ini juga terdapat tombol return dimana apabila user memilih tombol ini, maka sistem akan menampilkan halaman return picking. Halaman return picking ( no invoicing ) Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data return picking yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data return picking disini berarti adanya prose retur yang dijalankan di dalam transaksi penjualan. Di dalam halaman ini juga terdapat kolom nama supplier dimana perusahaan membeli produk, source document
L20 yang merupakan dokumen delivery order yang dijadikan acuan, dan sebagainya. Di dalam tampilan ini, status invoice control akan menjadi not applicable karena tidak akan dilakukan pembuatan invioce di dalam metode ini. Halaman view return picking (no invoicing) Pada halaman ini akan ditampilkan data return picking yang akan muncul berdasarkan pada data yang ada di dalam dokumen delivery order. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini. Terdapat tombol receive dimana tombol ini biasanya akan dijalankan fungsinya oleh bagian warehouse ketika mereka menerima produk yang akan di retur sehingga akan terjadi update stock atas produk yang diretur (stock in).
L21 Kotak dialog invoice order Kotak dialog ini merupakan tampilan pada saat user menekan tombol create invoice pada form sales order ( view sales order ). Di dalam ktak dialog ini, terdapat tombol create and view invoice dimana apabila user memilih tombol ini, maka sistem akan menampilkan halaman dokumen draft invoice sedangkan apabila user memilih tombol create invoice maka sistem akan lansgung membuat data invoice tanpa menampilkan dokumen invoice tersebut. Halaman draft invoice Pada halaman ini, ditampilkan seluruh data dari data customer, data produk yang harus dibayar oleh customer beserta dengan jumlah dan juga grand total dari seluruh produk yang dipesan oleh customer sebelumnya dan keterangan lainnya mengenai ketentuan pembayaran yang harus dilakukan oleh customer dimana data akan tercatat pada payment terms di dalam dokumen draft invoice ini. Nantinya apabila customer telah melakukan pembayaran kepada perusahaan, maka bagian finance dapat melakukan validate sebagai tanda penerimaan pembayaran oleh perusahaan.
L22 Kotak dialog return shipment (to be refunded/ invoiced) Pada halaman ini ditampilkan data produk beserta dengan jumlah produk yang sebelumnya dikirimkan kepada customer berdasarkan dokumen delivery order. User dapat melakukan penambahan atau pengurangan data produk sesuai dengan produk yang akan dikembalikan dari customer nantinya dimana data produk yang dikembalikan harus sesuai dengan produk yang dikirimkan. Disini terdapat invoicing dimana user dapat memilih metode invoice yang digunakan dalam menjalankan proses retur ini. Tampilan di atas merupakan tampilan dimana user memilih metode invoice dengan to be refunded/ invoiced hal ini mengartikan bahwa proses retur dijalankan dengan mengembalikan uang tunai sesuai dengan harga produk yang dikembalikan oleh customer. Dalam kotak dialog ini juga terdapat tombol return dimana apabila user memilih tombol ini, maka sistem akan menampilkan halaman return picking. Halaman return picking (to be refunded/ invoiced) Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data return picking yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data return picking disini berarti adanya
L23 prose retur yang dijalankan di dalam transaksi penjualan. Di dalam halaman ini juga terdapat kolom nama supplier dimana perusahaan membeli produk, source document yang merupakan dokumen delivery order yang dijadikan acuan, dan sebagainya. Di dalam tampilan ini, status invoice control akan menjadi to be invoiced karena akan dilakukan pembuatan invioce di dalam metode ini. Halaman view return picking (to be refunded/ invoiced) Pada halaman ini akan ditampilkan data return picking yang akan muncul berdasarkan pada data yang ada di dalam dokumen delivery order. Dalam hal ini, user dapat melakukan penambahan atau pengurangan data dengan menekan tombol edit yang tersedia di dalam halaman ini. Terdapat tombol receive dimana tombol ini biasanya akan dijalankan fungsinya oleh bagian warehouse ketika mereka menerima produk yang akan di retur sehingga akan terjadi update stock atas produk yang diretur (stock in).
L24 Halaman view return picking (to be refunded/ invoiced) setelah dilakukan receive product Halaman ini akan muncul pada saat bagian warehouse telah melakukan penerimaan produk yang dikembalikan oleh customer dengan memilih tombol receive. Dimana akan terdapat tombol create invoice/refund yang apabila user memilih tombol ini maka sistem akan menampilkan kotak dialog create draft invoice yang berarti akan dilakukan pembuatan invoice atas proses retur (dijalankan proses refund). Kotak dialog create draft invoice Pada kotak dialog ini, user dapat melakukan pengisian data yaitu tanggal pembuatan dokumen serta jurnal yang digunakan utuk menyimpanan dokumen ini. Terdapat tombol create dimana dengan menekan tombol ini, maka sistem akan menampilkan halaman customer refunds.
L25 Halaman awal customer refunds Pada halaman ini akan ditampilkan seluruh data customer refunds yang telah dibuat dan disimpan ke dalam database OpenERP. Data customer refunds disini berarti adanya proses retur dimana perusahaan akan mengembalikan uang tunai sesuai dengan harga produk yang dikelmbalikan. Di dalam halaman ini juga terdapat kolom tanggal pembuatan dokumen, salesperson yang membuat dokumen customer refunds ini, total harga dari dokumen customer refunds ini, serta status dimana dokumen customer refunds masih baru sehingga memiliki status sebagai draft. Halaman view customer refunds Pada halaman ini ditampilkan dokumen customer refund yang berisi mengenai data customer serta produk yang dikembalikan oleh customer dan harga dari produk tersebut. Nantinya apabila customer telah melakukan pembayaran kepada perusahaan, maka bagian finance dapat melakukan validate sebagai tanda pembayaran oleh perusahaan kepada customer.
L26