Ringkasan Penggunaan Program SIMAK.

Transkripsi

1 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-1 Ringkasan Penggunaan Program SIMAK. Membuat Saldo Awal Hutang, Piutang, Stock. Tetapi kebanyakan sistim pencatatan pembukuan mengunakan software SIMAK terpikirkan setelah banyak sekali data yang harus dicatat dan tidak dapat lagi ditangani secara manual lagi. Masalah yang timbul kemudian adalah berapa lama kita harus memasukkan data yang sudah berbulan-bulan atau bertahun-tahun bertumpuk ke dalam sistim computer. Karena kendala tersebut maka kita harus memotong jalur untuk memotong semua transaksi hutang, piutang, dan stock yang ada (~Cut Off~), dengan cara mengumpulkan saldo hutang, piutang, stock untuk setiap supplier, customer, stock dan memasukan ke dalam SIMAK sebagai saldo awal lagi untuk periode berikutnya. Sebagai contoh apabila anda mulai menggunakan SIMAK per Januari 2007, maka data yang harus diinput ke dalam sistim adalah data hutang supplier, piutang customer, quantity stock per 31-Desember Kemudian semua transaksi pembayaran untuk hutang, piutang yang tercatat sebelum bulan Januari 2007 dilakukan untuk saldo awal hutang atau piutang tersebut. Proses memasukan saldo awal hutang. Ada dua cara untuk memasukan saldo awal hutang supplier, cara pertama adalah dengan membuat sebuah transaksi hutang baru tanggal 31-desember-2006 melalui formulir Pembuatan hutang selain hutang dagang. Cara kedua adalah melalui menu Pembelian->Setting saldo awal hutang supplier, cara kedua dilakukan apabila data hutang untuk seluruh supplier telah diketahui atau terkumpul. 1. Klik menu Pembelian 2. Klik menu Setting Saldo Awal Hutang Supplier. 3. Kemudian tunggu beberapa saat, sampai muncul formulir input saldo awal hutang untuk seluruh supplier. 4. Periode Arsip diisi dengan tanggal 31-dec Pada kolom Hutang isi jumlah hutang untuk supplier yang bersangkutan. 6. Apabila sudah diisi jumlah hutang seluruh supplier anda klik tombol Simpan Arsip Prosedur pembuatan hutang melalui proses diatas akan mengakibatkan terjadinya sebuah nomor bukti hutang dan menambah saldo hutang di master supplier.

2 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-2 Nomor bukti hutang tersebut dapat anda lihat di menu Hutang Manager dengan transaksi berjenis SALDO AWAL. Proses selanjutnya apabila anda melakukan pembayaran terhadap hutang saldo awal ini melalui menu Select For Payments anda diharuskan memilih jenis pembayaran Non Faktur. Proses memasukan saldo awal piutang Ada dua cara untuk memasukan saldo awal piutang customer, cara pertama adalah dengan membuat sebuah Faktur Penjualan Kredit tanggal 31-dec-2006, atau dengan cara kedua melalui menu Penjualan->Setting Saldo Awal Piutang, cara kedua dilakukan apabila data piutang untuk seluruh customer telah diketahui atau terkumpul. 1. Klik menu Penjualan->Seting Saldo Awal Piutang. 2. Kemudian tunggu beberapa saat, sampai muncul formulir input saldo awal piutang untuk seluruh customer. 3. Periode Arsip diisi dengan tanggal 31-dec Pada kolom Piutang isi jumlah piutang untuk customer yang bersangkutan. 5. Apabila sudah diisi semua data piutang anda klik tombol Simpan Arsip. Prosedur pembuatan saldo piutang melalui proses diatas akan mengakibatkan terjadinya sebuah nomor bukti piutang atau faktur penjualan kredit dan menambah saldo piutang di master customer. Nomor bukti piutang tersebut dapat anda lihat di menu Faktur Penjualan Kredit dengan nomor bukti biasanya SLD-XXXXX, X adalah kode customer yang telah kita definisikan sebelumnya.

3 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-3 Proses memasukan saldo awal stock Ada dua cara untuk memasukan saldo awal stock, cara pertama adalah dengan membuat sebuah transaksi penerimaan barang tanggal 31-desember-2006 melalui formulir Penerimaan Lain-Lain. Cara kedua adalah melalui menu Inventory->Setting Saldo Awal Inventory. Namun anda dianjurkan untuk memakai cara pertama untuk memasukan quantity awal stock, dengan alasan bahwa stock opname terhadap stock tidak selalu selesai dalam satu hari, dengan demikian anda dapat mencicilnya untuk input saldo awal stock kedalam SIMAK. Selain itu melalui cara pertama anda sekaligus juga memasukan HPP awal untuk masingmasing barang. 1. Klik menu Inventory->Penerimaan Lain- Lain. 2. Tunggu beberapa saat sampai formulir tersebut aktif. 3. Isi Tanggal dengan 31-Dec Pilih Gudang 5. Kemudian isi Kode Barang, Quantity, Harga Pokok. 6. Setelah selesai tekan tombol Proses Inventory. Proses tersebut akan mengakibatkan terjadinya update terhadap quantity dan harga pokok (HPP) master barang. Karena dilakukan dengan cara pertama, maka proses yang harus dilakukan untuk melihat saldo awal quantity stock adalah dengan cara proses bulanan atau arsip untuk tanggal 31-desember Proses arsip dapat anda lihat di menu Inventory-> Proses Bulanan Proses arsip dilakukan untuk menyediakan data laporan kartu stock detail dan summary secara akurat dan cepat, karena laporan tidak melihat seluruh transaksi terhadap stock setiap saat.

4 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-4 Proses memasukan saldo awal kode perkiraan Proses pembuatan kode akun perkiraan dan saldo awalnya hendaknya dilakukan pertama kali sebelum semua transaksi dan input master data dimasukan kedalam SIMAK. Karena SIMAK adalah program akuntansi yang terintegrasi satu sama lain, sehingga banyak sekali setting yang harus dikaitkan dengan salah satu kode akun tersebut. Hubungan / GL Link terhadap keseluruhan jenis transaksi di SIMAK dapat anda lihat di menu Tool- >Option->Seting: Akuntansi dan GL. Karena saldo awal akun adalah hasil laporan neraca periode sebelumnya yaitu tanggal 31-desember maka anda dapat mendefinisikan dan sekaligus membuat saldo awal untuk akun tersebut. Formulir untuk input data akun nanti dijelaskan di bagian pembuatan kode akun halaman lainnya. Untuk mengubah saldo awal akun anda dapat mengklik menu Accounting->Chart Of Accounts Kode Perkiraan. Selanjutnya anda input saldo awal untuk akun tersebut seperti berikut. 1. Klik Kelompok Akun 2. Klik baris ini 3. Klik ubah 4. Ketik saldo

5 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-5 Proses Requisition To Payment (R2P) Proses Requisition To Payment (R2P) adalah proses transaksi harian yang sering terjadi dalam sebuah bisnis, proses ini adalah sebuah gambaran transaksi yang dimulai dari: 1. Permintaan sebuah barang dagangan atau barang lainnya. 2. Pembuatan Order Pembelian / Purchase Order / PO 3. Penerimaan barang atau jasa lainnya 4. Pembuatan Faktur Pembelian Kredit / Invoicing / Pengakuan Hutang 5. Pembayaran terhadap hutang kepada supplier. 6. Posting ke buku besar / GL Konsep global terhadap proses ini dapat dilihat dari bottom menu Pembelian. Sbb: Dari gambaran diatas proses bermula dari pembuatan order pembelian (PO), kemudian bagian gudang melakukan penerimaan barang dari supplier, barang yang diterima kemudian diakui sebagai hutang dengan membuat sebuah invoice hutang, dan diakhiri dengan proses pembayaran satu atau lebih invoice hutang tersebut kepada supplier. Rangkaian proses tersebut tidak terlepas dari transaksi jurnal buku besar dan update terhadap master customer, stock, akun, kas dan bank dan juga laporan-laporan pendukung lainnya. Sebelum anda menjalankan proses R2P hendaklah dipersiapkan data master yang diperlukan seperti master barang, supplier. Pembuatan master barang dan jasa. Master Stok merupakan daftar Item Persediaan Barang yang akan digunakan oleh SIMAK dalam semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang seperti Pembelian, Penjualan, Penerimaan Barang, Pengeluaran Barang dan berbagai transaksi lainnya.

6 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-6 Ada baiknya sebelum membuat sebuah master stok anda persiapkan terlebih dahulu category barang, supplier, kode akun persedian, akun hpp, akun persedian, nama-nama satuan, item assembly. Formulir master stok terdiri dari 8 kelompok, yaitu: General adalah kelompok data umum yang meliputi unit satuan, harga jual, dan aturan master barang. Jangan diisi untuk harga pokok, qty saat ini, dan quantity di masing-masing gudang. Karena data tersebut akan selalu diupdate sejalan dengan transaksi terhadap master barang ini, misal penerimaan barang, pengiriman barang, transfer antar gudang, proses produksi, dll. Optional untuk tidak diisi data akun, karena data tersebut akan diisi secara default dengan setingan global.

7 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-7 Pesanan Supplier Assembly MultiUnit Lain-lain adalah kelompok informasi tentang pemesanan barang kepada supplier atau penyedia barang tersebut. adalah kelompok supplier utama dan supplier alternatif untuk memesan barang tersebut. Kelompok ini dapat anda pakai untuk mempercepat keputusan untuk membeli barang kepada salah satu supplier dengan harga yang terbaik. adalah kelompok setting untuk membuat barang hasil produksi atau barang paket gabungan dari berbagai macam sparepart. adalah kelompok setting untuk membuat harga berbeda untuk satuan lain selain satuan utama. Asumsi bahwa 1 pcs kain tentu harganya perbeda dengan 1 lusin kain. adalah kelompok informasi lainnya yang berupa data file gambar, ukuran, merk, model, sub category dll. Pembuatan master supplier Supplier merupakan pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan dalam transaksi Pembelian persediaan barang. Dalam transaksi pembukuan (Hutang dan General Ledger) supplier biasanya ditempatkan di posisi Hutang Dagang. 1. Klik menu Pembelian-> Vendor/Supplier. 2. Klik tombol Tambah 3. Isi Kode Supplier, Nama, Alamat, Telp, NPWP, , Termin, Batas Kredit 4. Sisa Hutang jangan diisi, field ini terupdate otomatis ketika input saldo awal hutang. 5. Pilih kode perkiraan khusus untuk supplier ini. (Lihat menu Tools-> Options -> Setting: Accounting dan GL.) 6. Setelah semua data diiisi, untuk menyimpan anda click tombol Simpan.

8 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-8 Pembuatan Order Pembelian / Purchase Order / P.O Apabila data master telah dipersiapkan, selanjutnya anda boleh membuat transaksi purchase order atau PO. Purchase order adalah sebuah surat permintaan untuk suatu barang yang kita perlukan kepada vendor atau supplier, harga dan quantity yang terjadi pada kenyataan tidak menjadi suatu patokan untuk mempengaruhi data master. Pembuatan PO tidak akan mempengaruhi terhadap master data barang atau menambah hutang supplier. Untuk mulai mengisi formulir PO anda bisa klik menu Pembelian ->Purchase Order. Formulir PO terdiri dari dua bagian yaitu: Pesanan Barang yaitu bagian dimana anda input data barang yang akan dipesan, quantity, satuan dan harga pembelian. Penerimaan Barang yaitu bagian informasi tentang penerimaan barang terhadap nomor PO ini. Tombol ini dipakai untuk menutup nomor PO ini secara manual, sehingga nomor ini tidak akan muncul lagi pada saat proses penerimaan barang. Bisa jadi barang yang kita pesan sudah tidak mungkin lagi dikirim oleh supplier. Secara otomatis anda PO akan sudah tertutup dengan sendirinya apabila jumlah yang dipesan sudah diterima semuanya oleh bagian gudang.

9 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang 15-9 Tombol ini dipakai untuk membuat sebuah invoice pembelian kredit atau nomor bukti hutang baru. Dalam simak pengakuan hutang hanya terhadap barang-barang yang telah kita terima saja. Tombol ini dipakai untuk membuat duplikat PO untuk nomor PO yang lainnya, sehingga secara otomatis data barang yang dipesan tidak perlu diinput ulang lagi. Proses penerimaan barang dari PO. Proses ini dilakukan apabila sebuah PO sudah dibuat, dan biasanya bagian gudang yang melakukan penerimaan barang ini. 1. Klik menu Inventory -> Receive Inventory From PO 2. Tunggu beberapa saat sampai tampil formulir tersebut. 3. Isi Tanggal, Gudang, Kode PO. 4. Selanjutnya isi di kolom Terima jumlah quantity yang kita terima, maka secara otomatis sisa dari nomor PO ini terupdate. 5. Tekan tombol Simpan Proses ini akan menambah quantity di master barang dan gudang yang di pilih.

10 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Pembuatan faktur pembelian kredit dari penerimaan barang. Proses selanjutnya dari R2P adalah pembuatan nomor bukti faktur pembelian kredit, bisa juga dikatakan proses ini adalah proses pembuatan surat pengakuan hutang supplier. SIMAK hanya mengakui hutang apabila barang yang dipesan lewat PO sudah diterima. Langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pilih nomor PO yang sudah dilakukan penerimaan barang 2. Kemudian tekan tombol Buat Faktur 3. Setelah nampak pilihan nomor bukti penerimaan selanjutnya anda tandai untuk diproses. 1. Klik daftar untuk melihat nomor PO 2. Klik untuk memilih nomor bukti penerimaan. 3. CekMark nomor bukti yang akan dibuatkan invoice 4. Proses

11 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Pembayaran hutang dagang. Langkah terakhir dari rangkain R2P adalah proses pembayaran terhadap hutang dagang. Perlu dicatat SIMAK akan mencatat dua nomor bukti yang nilainya sama untuk pencatatan hutang apabila timbulnya hutang dibuat dari faktur pembelian kredit atau pembuatan faktur kredit dari penerimaan barang. Satu berupa faktur pembelian kredit dan yang lainnya adalah di hutang manager. Jadi untuk membayar sebuah hutang anda cari terlebih di hutang manager melalui menu Pembelian- >Hutang Manager. 1. Tekan tombol Daftar untuk mencari nomor invoice hutang. 2. Ketik PBL di daftar pilihan kemudian tekan enter. 3. Apabila anda sudah yakin hutang ini yang akan dibayar, klik tab Pembayaran. 4. Klik tombol Tambah Pembayaran. 5. Pilih metode pembayaran 6. Isi Jumlah Bayar. 7. Tekan tombol Proses Proses pembayaran ini akan menghasilkan satu nomor bukti di transaksi kas keluar. Untuk melihat pembayaran ini anda dapat melihatnya lewat menu Cash & Bank -> Kas Keluar. Proses Order To Cash (O2C) Proses Order To Cash (O2C) adalah proses transaksi harian yang sering terjadi dalam sebuah bisnis, proses ini adalah gambaran transaksi yang dimulai dari: 1. Pembuatan Order Penjualan / Sales Order / SO 2. Pengiriman Barang Ke Customer / Delivery Order / DO 3. Pembuatan Faktur Kredit / Invoice Penjualan 4. Pembayaran Terhadap Invoice / A.R / Piutang. 5. Posting ke buku besar / GL Konsep global terhadap proses ini dapat dilihat dari bottom menu Penjualan.

12 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Dari gambaran diatas proses bermula dari pembuatan master customer, kemudian salesman. Kemudian transaksi yang dilakukan adalah dimulai dari pembuatan Quotation, kemudian quotation di convert menjadi Sales Order, sales order dikirim melalui Delivery Order satu atau beberapa kali, dari pengiriman tersebut dibuatkan sebuah nomor bukti tagihan piutang atau AR, terakhir adalah dilakukan penerimaan pembayaran piutang terhadap satu atau lebih invoice dari customer. Rangkaian proses tersebut tidak terlepas dari transaksi jurnal buku besar dan update terhadap master customer, stock, akun, kas dan bank dan juga laporan-laporan pendukung lainnya. Pembuatan Master Customer Proses pertama dari bagan diatas adalah anda terlebih dahulu harus membuat master customer. Untuk membuat master customer anda bisa klik menu Penjualan->Customers/Prospects. Formulir untuk input data master customer terdiri dari empat kelompok: General adalah kelompok untuk menginput data-data umum seperti alamat, telp, fax, contact person, , npwp, status. Ship to dipakai untuk alamat-alamat pengiriman yang dimiliki oleh customer yang bersangkutan, gunanya apabila anda membuat sebuah SO maka alamat ini dapat dipilih selain alamat tetapnya. Sales Default adalah kelompok aturan terhadap customer, seperti credit limit, plafon piutang, category, salesman, termin pembayaran, kode pajak.

13 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Kode akun yang berkait special untuk customer ini. Field ini optional apabila tidak diisi akan terisi secara otomatis dengan nilai default (lihat Tool->Options->Seting Acounting dangl.) History adalah kelompok untuk melihat daftar invoice yang masih gantung dan daftar invoice yang belum dilunasi. Custom Field adalah kelompok untuk field-field cadangan versi simak yang akan datang. Pembuatan Master Salesman Formulir data master salesman adalah optional diperlukan apabila anda menginginkan laporan komisi penjualan per salesman. Pembuatan Sales Quotation Proses Sales Quote adalah proses yang dilakukan untuk mengirimkan dokumen penawaran penjualan ke pada customer atau calon customer. 1. Formulir Sales Quote dapat anda aktifkan lewat menu Penjualan-> Sales Quotation. Atau anda dapat mengklik menu dibagian bawah Sales Qute. 2. Tekan tombol Tambah untuk mulai membuat data baru. 3. Isi nomor quote atau biarkan otomatis. 4. Kemudian pilih kode pelanggan. 5. Kemudian isi tanggal transaksi, tanggal selesai, gudang, jasa pengiriman, termin, nama salesman dan mata uang. 6. Dibagian baris item anda dapat memilih item-item yang anda inginkan. 7. Isi dengan qty, satuan, harga, disc di baris tersebut. 8. Untuk item yang lainnya anda tinggal tekan tombol tanda panah. 9. Setelah semua data lengkap anda tekan tombol Simpan untuk menyimpan data ini. 10. Untuk mencetak formulir ini anda dapat menekan tombol Print. Tombol ini dipakai untuk membuat satu dokumen SO baru, berdasarkan informasi yang ada dalam sales quote yang aktif sekarang. Proses ini dipakai apabila Sales Quotation sudah disepakati oleh pelanggan atau calon pelanggan untuk memasukkan order penjualan.

14 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Contoh bentuk cetakan sales quotation. Pembuatan Sales Quote tidak akan mempengaruhi terhadap master data barang atau menambah piutang pelanggan. Pembuatan Sales Order / S.O / Order Penjualan. Sales order adalah dokumen pesanan penjualan yang dimasukan oleh pelanggan untuk menyiapkan barang-barang yang kita jual. SO dapat juga dibuat langsung tanpa pembuatan Sales Quote sebelumnya. 1. Untuk mengaktifkan formulir sales order anda klik menu Penjualan-> Sales Order. 2. Tekan tombol Tambah untuk mulai membuat dokumen SO baru. 3. Isi nomor bukti atau biarkan terisi secara otomatis. 4. Pilih Kode Pelanggan pada field Bill To 5. Pilih alamat pengiriman untuk customer bersangkutan pada field Ship To 6. Isi tanggal, tanggal jatuh tempo perkiraan order ini dipenuhi dan dikirimkan ke tempan pelanggan. 7. Pilih kode gudang, ini hanya optional saja anda bisa saja tidak isi field gudang ini, karena kenyataannya pengurangan stock di gudang ybs hanya terjadi ketika pembuatan DO / Surat Jalan.

15 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Isi Nomor PO pelanggan, Jasa Kirim, Termin, Nama Sales dan mata uang. 9. Di baris item kemudian anda pilih kode barang yang di pesan, quantity dan harganya juga. 10. Isi Ongkos kirim, Biaya lain-lain, Discount, PPn kalao ada. 11. Isi juga uang muka untuk pesanan penjualan ini. 12. Terakhir isi catatan yang diperlukan untuk SO ini. 13. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan dokumen ini ke computer. 14. Tekan tombol Cetak untuk mencetak dokumen SO. Tombol Convert dipakai untuk membuat dokumen baru untuk faktur atau surat jalan berdasarkan nomor SO yang aktif sekarang. Contoh print out untuk sales order. Pembuatan Sales Order tidak akan mempengaruhi terhadap master data barang atau menambah piutang pelanggan.

16 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Pembuatan Surat Jalan / Deliver Order / DO Surat jalan atau DO dibuat setelah barang yang dipesan oleh pelanggan siap untuk dikirimkan ke alamat pelanggan. Pembuatan surat jalan biasanya di lakukan oleh bagian gudang setelah order penjualan masuk ke perusahaan kita. DO bisa dibuat secara langsung lewat menu Penjualan->Pembuatan Surat Jalan (DO) atau anda bisa mengkonversinya dari dokumen SO yang telah dibuat sebelumnya. 1. Untuk membuat sebuah nomor bukti surat jalan anda dapat menakan menu Penjualan->Pembuatan Surat Jalan (DO). 2. Kemudian isi nomor bukti atau biarkan terisi secara otomatis. 3. Isi tanggal, pilih kode pelanggan, gudang, dan mata uang. 4. Field ini semuanya akan terisi secara otomatis apabila pembuatan DO dilakukan hasil convert SO sebelumnya. 5. Isi ongkos, biaya lain-lain, dan catatan kalau ada. 6. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan Do ini ke computer 7. Tekan tombol Print untuk mencetak nomor DO ini. Pembuatan Surat Jalan akan mempengaruhi terhadap master data barang berkurang dan tidak akan menambah piutang pelanggan. Contoh printout surat jalan.

17 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Pembuatan Faktur Penjualan Kredit (Invoice) Invoicing adalah proses pengakuan piutang customer dan akan ditagihkan kepada customer kemudian. Pembuatan faktur ini bisa dibuat secara tersendiri atau hasil konversi dari pembuatan SO terdahulu atau juga hasil dari surat jalan / DO. 1. Untuk mulai membuat faktur penjualan kredit anda dapat menekan menu Penjualan -> Faktur Penjualan Kredit. 2. Tekan tombol Tambah 3. Isi nomor bukti atau biarkan terisi secara otomatis seperti yang di seting. 4. Isi tanggal, tanggal jatuh tempo, pilih kode pelanggan, gudang dan field-field lainnya. 5. Isi item barang dan harga jualnya, quantity, cost dan kode perkiraannya. 6. Isi Ongkos, biaya lain, discount, ppn dan uang muka apabila ada. 7. Pilih kode perkiraan piutang, atau biarkan terisi secara otomatis sesuai seting kode perkiraan. 8. Tekan tombol Simpan untuk mulai menyimpan data invoice ini ke computer dan menambah jumlah piutang customer. 9. Tekan tombol Cetak untuk mulai mencetak faktur ini sebagai bukti tagihan kepada customer.

18 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Tombol ini dipakai untuk membuat sebuah jurnal penjualan untuk modul general ledger. Tombol ini untuk mencetak faktur pajak standard apabila diperlukan. Tombol ini dipakai unutk melihat daftar pembayaran terhadap nomor faktur ini. Pembuatan Faktur Penjualan Kredit ini akan mempengaruhi terhadap master data piutang pelanggan bertambah dan tidak akan menambah quantity barang. Contoh printout faktur penjualan kredit.

19 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Contoh printout faktur pajak standard.

20 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Pembuatan Faktur Penjualan Tunai. Faktur Penjualan Tunai dipakai untuk melayani penjualan kontan terhadap customer yang tidak terdaftar ataupun customer yang telah didaftar. Proses ini berakibat pula terjadinya satu buah transaksi kas masuk secara otomatis di module kas dan bank. 1. Untuk mengaktikan formulir faktur penjualan kontan dapat menekan tombol Menu-> Faktur Penjualan Kontan. 2. Kemudian tekan tombol Tambah. 3. Isi nomor bukti atau biarkan secara otomatis menurut seting. 4. Pilih kode pelanggan atau pilih kode TUNAI apabila pelanggan ini tidak ingin disimpan di database. 5. Isi tanggal, tanggal jatuh tempo, jasa pengiriman, salesman, mata uang. 6. Pilih kode barang, quantity dan harga. 7. Isi catatan apabila perlu. 8. Kode perkiraan akan terisi secara otomatis, anda boleh juga untuk mengubah jenis perkiraan ini. Pembuatan Faktur Penjualan Kontan akan mempengaruhi terhadap master data barang bertambah dan menambah satu nomor bukti baru di penerimaan kas modul bank dan kas. Contoh printout faktur penjualan tunai.

21 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Penerimaan Piutang Pelanggan. Proses terakhir dari siklus O2C adalah proses penerimaan piutang pelanggan. Proses pembayaran bisa dilakukan terhadap satu atau lebih invoice dan pembayarannya juga bisa dibayar lunas atau dibayar sebagian terhadap invoice yang bersangkutan. 1. Untuk melakukan pembayaran anda dapat menekan menu Penjualan -> Receipt. 2. Atau menekan menu yang dibawah Receipt Payments 3. Kemudian pilih kode pelanggan yang melakukan pembayaran. 4. Isi tanggal bayar 5. Isi nomor bukti pembayaran atau biarkan terisi secara otomatis. 6. Pilih metode pembayaran yang terdiri dari pilihan Tunai, Giro dan Transfer. 7. Pilih nomor rekening penerima, pilihan ini dapat anda buat lewat menu Bank-> Nomor Rekening Kas. 8. Di itemnya anda bisa pilih nomor faktur satu atau lebih kemudian isi jumlah pembayarannya, perhatikan jumlah sisa yang ada di kolom sebelahnya. 9. Pilih kode perkiraan piutang dagang. 10. Kemudian tekan tombol Proses Proses pembayaran piutang mengakibatkan berkurangnya piutang customer dan menambah satu transaksi penerimaan kas di module bank dan kas.

22 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Transaksi Kas Masuk dan Kas Keluar Semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan serta keluar masuk uang dimasukan kedalam kelompok kas masuk dan kas keluar. Transaksi Kas masuk dan keluar meliputi cash, giro, cek, transfer, kartu kredit dll. Karena transaksi kas masuk dan kas keluar merupakan ujung dari semua transaksi penjualan dan pembelian, maka seting master nomor rekening kas ini perlu mendapatkan perhatian yang pertama setelah kode perkiraan. Karena SIMAK Accounting adalah software terintegrasi maka anda tidak diperbolehkan mengadakan input pengeluaran kas untuk transaksi pembayaran hutang, ataupun mengadakan transaksi kas keluar untuk transaksi penerimaan kas penjualan. Pada modul transaksi kas keluar dan kas masuk hanya dipergunakan untuk transaksi pengeluaran kas diluar penjualan dan pembelian, misal transaksi yang diperbolehkan lewat transaksi kas keluar atau masuk seperti pembayaran uang kebersihan, ongkos photocopy, biaya bank, pendapatan bunga bank, dll. Persiapan untuk membuat transaksi yang berhubungan dengan kas, misal kas keluar, kas masuk, pembayaran hutang dan piutang adalah: - Membuat akun kode perkiraan untuk masing-masing rekening kas dan bank - Membuat data master rekening kas dan bank dan menhubungkannya dengan kode akun kas. Pada modul transaksi kas keluar dan kas masuk hanya dipergunakan untuk transaksi kas diluar pembayaran penjualan dan pembelian. Master Rekening Kas dan Bank Master rekening kas dan bank perlu anda buat terlebih dahulu sebelum membuat transaksi kas masuk dan kas keluar. 1. Dari menu utama pilih menu Banking - > Nomor Rekening Kas. 2. Kemudian klik tombol [Tambah] 3. Isi field Nomor Rekening (contoh: KAS KECIL) 4. Pilih jenis rekening: Kas atau Bank 5. Isi nama bank atau kas 6. Isi alamat, kota, propinsi, kode pos, kontak, telp dll. 7. Pilih nomor perkiraan yang berkaitan dengan nomor rekening kas ini (tidak boleh dikosongkan) 8. Isi nomor awal check, saldo, tanggal (optional) 9. Agar semua transaksi yang berkaitan dengan rekening kas ini mempunyai nomor urut masing-masing untuk kas keluar dank as masuk, maka anda perlu mengeset penomorannya dengan menekan tombol, untuk contoh diatas anda mengest untuk nomor bukti kas

23 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang masuk adalah KM/399/08/01/0001 dan kas keluar adalah KK/399/08/01/0001. Untuk tatacara penomoran ini anda dapat lihat dalam halaman AutoNumber 10. Setelah itu tekan tombol [Simpan] 11. Untuk melihat daftar rekening kas dan bank anda dapat menekan tombol [Daftar] 12. Apabila anda mempunyai rekening kas lainnya anda boleh mengulanginya lagi dengan menekan tombol [Tambah] 13. Contoh-contoh rekening kas adalah BCA,LIPO,BNI, KAS BESAR, KAS KECIL, KAS, UANG MUKA dll. Anda diharuskan menghubungkan nomor rekening kas dan bank ini kedalam satu akun atau kode perkiraan agar tidak terjadi error ketika melakukan pembayaran hutang dan piutang. Transaksi Kas Masuk Transaksi kas masuk dipergunakan untuk mencatat transaksi kas, giro, transfer, cek, kartu kredit selain penerimaan penjualan dan piutang customer. Pada transaksi kas masuk dipakai juga secara otomatis untuk menampung penerimaan penjualan. 1. Dari menu utama pilih Banking -> Transaksi Kas Masuk 2. Kemudian klik tombol [Tambah] 3. Pilih jenis transaksi yang akan dibuat, jenis transaksi tersebut adalah: a. Cash In (untuk transaksi penerimaan uang kas) b. Transfer In (untuk transaksi penerimaan lewat transfer bank) c. Cheque Out (untuk transaksi giro, cek, kartu kredit) 4. Pilih Nomor rekening kas penerima yang telah anda buat sebelumnya 5. Isi nomor Voucher (nomor berikutnya otomatis seperti yang telah diset di master rekening kas dan bank). 6. Pilih field Telah diterima dari dari daftar atau anda bisa langsung mengetiknya. 7. Isi Tanggal, Currency dan Rate, Jumlah dan Catatan 8. Pada bagian akun yang dialokasikan anda pilih akun dan kode perkiraan biaya. 9. Setelah selesai anda tekan tombol [Simpan] 10. Dan bila perlu anda boleh mencetak bukti penerimaan kas ini dengan menekan tombol [Print]

24 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang (contoh bukti penerimaan kas dan kwitansi)

25 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Transaksi Kas Keluar Transaksi kas keluar digunakan untuk mencatat transaksi kas, giro, transfer, cek, kartu kredit selain pengeluaran pembayaran hutang kepada supplier. Pada transaksi kas keluar dipakai juga secara otomatis untuk menampung pengeluaran pembayaran hutang kepada supplier. 1. Dari menu utama pilih Banking->Transaksi Kas Keluar 2. Kemudian klik tombol [Tambah] 3. Pilih jenis transaki yang akan dibuat, jenis transaksi tersebut adalah: a. Cash Out (untuk transaksi penerimaan uang kas) b. Transfer Out (untuk transaksi penerimaan lewat transfer bank) c. Cheque (untuk transaksi giro, cek, kartu kredit) 4. Pilih Nomor rekening kas keluar yang telah anda buat sebelumnya 5. Isi nomor Voucher (nomor berikutnya otomatis seperti yang telah diset di master rekening kas dan bank). 6. Pilih field Dikeluarkan untuk dari daftar atau anda bisa langsung mengetiknya. 7. Isi Tanggal, Currency dan Rate, Jumlah dan Catatan 8. Pada bagian akun yang dialokasikan anda pilih akun dan kode perkiraan biaya. 9. Setelah selesai anda tekan tombol [Simpan]

26 SIMAK Accounting Pembelian dan Hutang Dan bila perlu anda boleh mencetak bukti penerimaan kas ini dengan menekan tombol [Print] (contoh bukti pengeluaran kas dan bank)