MARKETING INFORMATION SYSTEM & SALES ORDER PROCESS

Transkripsi

1 MARKETING INFORMATION SYSTEM & SALES ORDER PROCESS Materi #4 Pertanyaan Strategi Marketing 2 Produk apa yang harus dibuat? Berapa banyak yang harus dibuat dibuat untuk setiap produk? Bagaimana cara terbaik mempromosikan dan mengiklankan produk yang dibuat? Bagaimana mendistribusikan produk dibuat agar kepuasan pelanggan maksimal? Berapa harga yang harus ditetapkan untuk produk dibuat? Taufiqur Rachman 1

2 Sales Process 3 Sales Quotations & Orders 4 Sales Quotations: Sales Orders: Penawaran harga kepada customer. Pesanan penjualan dari customer. Hal yang perlu diperhatikan: Pemberian Diskon Order tidak langsung dilakukan setelah Quotations diberikan. Pertanyaan terkait dengan tanggal pengiriman pada saat customer mau melakukan Order. Posisi Credit Limit customer. Bagian/unit apa saja yang terlibat? Taufiqur Rachman 2

3 Order Filing 5 Packing list dan shipping labels dicetak pada bagian sales dan diberikan kepada bagian warehouse untuk dilakukan picking, packing dan delivery. Hal yang perlu diperhatikan: Customer menginginkan partial shipment terhadap apa yang tersedia, dan sisanya sebagai backorder. Customer hanya membeli apa yang tersedia, sisanya dibatalkan, dan dibuka order baru. Customer bersedia menunggu sampai seluruh order terpenuhi untuk menghemat biaya pengiriman. Bagian/unit apa saja yang terlibat? Accounting & Invoicing 6 Data dari sales order akan menjadi dasar untuk pembuatan invoice. Umumnya koreksi terhadap invoice diperlukan terkait dengan partial shipment ataupun perubahan lainnya terkait dengan perubahan pada sales order Taufiqur Rachman 3

4 Payment & Returns 7 Customer yang membayar dibawah 10 hari mendapat diskon 2 persen. Nota Debit dari customer terkait dengan retur, maupun klaim produk cacat juga perlu menjadi perhatian. Sales & Distribution Pada ERP 8 Sistem ERP dapat meningkatkan proses terkait dengan sales order process, karena menggunakan database terpusat, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan entri, dan meningkatkan akurasi informasi secara realtime bagi semua user. Sistem ERP juga dapat melakukan tracking terhadap seluruh transaksi seperti (invoice, packing list, RMA Number, dan pembayaran) RMA = Return Merchandise Authorization Taufiqur Rachman 4

5 Kegiatan Pada SAP ERP 9 Presales activities Sales order processing Inventory sourcing Payment Billing Delivery Presales Activity 10 Merupakan langkah pertama pada SAP ERP sales and distribution process. Customer bisa mendapatkan penawaran harga melalui inquiry ataupun quotation. Quotation sifatnya tertulis dan mengikat untuk suatu jangka waktu tertentu. Inquiry sekedar penawaran harga, dan tidak ada ikatan. Aktifitas presales juga meliputi kegiatan marketing seperti menghubungi customer melalui telepon, kunjungan, dan surat-menyurat Taufiqur Rachman 5

6 Sales Order Processing 11 Adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mencatat sales order. Pencatatan dilakukan pada jenis produk yang dipesan, harga jual, dan kuantitas. Diskon dapat didefinisikan menurut jumlah kuantitas, produk dan customer. Saat order processing, dilakukan pemeriksaan tabel AR untuk konfirmasi credit customer. Nilai order dijumlahkan dengan saldo kredit dan dibandingkan dengan credit limit customer. Jika kredit tidak mencukupi sistem akan menolak order. Inventory Sourcing 12 Ketika pencatatan order, sistem memeriksa catatan persediaan dan catatan perencanaan produksi apakah material tersedia dan dapat dikirim pada tanggal yang diinginkan konsumen, Available-to-Promise (ATP) termasuk juga waktu pengiriman, perlu diperhatikan akhir minggu dan liburan. Sistem dapat juga merekomendasikan penambahan pada rencana produksi jika terjadi kekurangan. Order dicatat secara terbuka Taufiqur Rachman 6

7 Delivery 13 Delivery berarti melepas dokumen kepada warehouse untuk melakukan picking, packing, dan pengiriman order (pengiriman barang). Proses pengiriman dibuat sehingga aktivitas warehouse dapat efisien (seperti kombinasi order yang sama untuk picking, pengelompokan order berdasarkan metode dan tujuan). Dokumen picking, packing, dan shipping akan ditransfer ke Module Materials Management, sehingga aktifitas picking, packing, dan shipping dapat dilakukan. Billing 14 Sistem membuat invoice berdasarkan data sales order kedalam dokumen invoice. Accounting mencetak dan mengirim kepada customer. Catatan Accounting diperbaharui pada titik ini untuk mencatat penjualan (Debit AR, dan Kredit Sales), selanjutnya catatan account ter-update secara otomatis Taufiqur Rachman 7

8 Payment 15 Ketika customer melakukan pembayaran, maka sistem ERP akan mencatat pembayaran tersebut (Debit Cash, dan Kredit AR). Tugas 16 1 Cari beberapa referensi terkait dengan perkembangan ERP dari kompetitor SAP seperti PeopleSoft, Oracle, dan Microsoft Dynamics (pilih salah satu). 2 Cari contoh dokumen terkait dengan Quotation, Sales Order, Picking Sheet, Packing Sheet, Invoice, dan Dokumen Pembayaran Taufiqur Rachman 8

9 Taufiqur Rachman Taufiqur Rachman 9