BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Cipta Global Niaga Prima berdiri pada tanggal 17 Januari tahun 2000 beralamat di Jln. Kav. Polri Blok A8 No.188, Jelambar, Jakarta Barat. Pada tahun pertamanya PT. Cipta Global Niaga Prima mendistribusikan produk-produk dari berbagai macam merek, antara lain : Minyak Kayu Putih Cap Ayam, bedak Herocyn, Jhonson&Jhonson, Baby Product dari Dodo, serta berbagai jenis obat dan kosmetik. Pada tahun 2001, PT. Cipta Global Niaga Prima menambah jumlah produk dengan mendistribusikan Oval Maskulin. Kemudian pada tahun 2002, PT. Cipta Global Niaga Prima menambah produk lagi dengan menjadi Distributor Wrigley (permen karet), impor Yogurt dan kuaci dari Cina. Pada tahun 2003, PT. Cipta Global Niaga Prima diangkat menjadi Distributor baterai Eveready dan Energizer, lilin putih, serta facial cutton bermerek Bamboo. Di tahun 2005, PT. Cipta Global Niaga Prima mengundurkan diri sebagai Distributor Dodo, Wrigley, dan produk-produk lainnya, kecuali Eveready dan Energizer. Di tahun yang sama PT. Cipta Global Niaga Prima kembali menambah produk yang didistribusi dengan mengimpor batu baterai bermerek Panasuper. Pada tahun 2007, PT. Cipta Global Niaga Prima kembali mengundurkan diri sebagai Distributor Eveready dan Energizer. Pada tahun yang sama pula, PT Cipta 60
61 Global Niaga Prima mengimpor produk baterai dengan merek VensaPower, Rechargeable Batteries dan Charger dengan merek Delipow dan Rexpower. Pada tahun 2008, PT Cipta Global Niaga Prima kembali mengimpor produk batu baterai baru bermerek Traktor. Dan sampai saat penulisan skripsi ini, PT Cipta Global Niaga Prima merupakan distributor tunggal di Indonesia atas produk-produk tersebut. Dalam rangka memperluas area distribusi dari produk-produk tersebut, pada awal tahun 2008 PT Cipta Global Niaga Prima melakukan pengangkatan subdistributor pada daerah-daerah di luar Jabodetabek. Setiap subdistributor bertanggung jawab atas stok, pemasaran dan penjualan di daerah masing-masing dan umumnya subdistributor memiliki sistemnya sendiri. Pada tiap subdistributor ini terdapat seorang sales representatif dari PT Cipta Global Niaga Prima yang bertanggung jawab dalam mengawasi pendistribusian produk, bertanggung jawab terhadap target, pengembangan wilayah distribusi, serta kegiatan-kegiatan pemasaran.
62 3.2 Struktur Perusahaan Struktur Organisasi PT. Cipta Global Niaga Prima Direktur Bpk.Anton Sumitro Kepala Keuangan Manager Operational Kepala Gudang ADM Inkasso Kasir Supervisor Kolektor Salesman Kurir / Supir Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cipta Global Niaga Prima Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada PT Cipta Global Niaga Prima sebagai berikut : 1. Direktur Utama Tugas dan tanggung jawab Seorang Direktur Utama adalah: a. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan. b. Membuat perencanaan dan mengawasi setiap rencana yang telah dibuat. c. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan departemen/divisi. d. Merekomendasikan segala kegiatan yang telah dilakukan bawahan melalui manajer setiap saat.
63 e. Melakukan pengawasan terhadap setiap kegiatan perusahaan dan menentukan kebijakan perusahaan. f. Bertanggung jawab menentukan dan merencanakan modal yang digunakan untuk pengeluaran tiap divisi 2. Kepala Keuangan Tugas dan tanggung jawab Seorang Kepala Keuangan adalah : a. Bertanggung jawab terhadap Direktur b. Mengawasi dan memeriksa laporan yang dibuat oleh Inkasso dan Accounting. c. Memegang kas besar. d. Mengontrol keuangan. e. Menyetujui laporan perkiraan transportasi yang dibuat oleh Kasir. f. Menyetujui laporan komisi yang dibuat oleh Admin dan Accounting. 3. Manajer Operasional Tugas dan tanggung jawab Seorang Manajer Operasional adalah : a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. Menyetujui purchase order dan invoice. c. Menyetujui tanda terima retur. d. Melakukan peninjauan dan pemeriksaan barang bersama Kepala Gudang pada saat produk import yang dipesan tiba di gudang pusat. e. Mengatur dan mengawasi jadwal Sales, Kolektor, Kurir, dan ekspedisi barang.
64 4. Kepala Gudang Tugas dan tanggung jawab Seorang Kepala Gudang adalah : a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. Mengatur dan mengawasi kesediaan stok barang. c. Mengatur keamanan gudang. d. Memastikan dan menyetujui barang-barang keluar dari gudang berdasarkan delivery order yang masuk. e. Melakukan peninjauan dan pemeriksaan barang bersama Manajer Operasional pada saat produk import yang dipesan tiba di gudang pusat. 5. Administrasi Tugas dan tanggung jawab Seorang Administrasi adalah : a. Bertanggung jawab terhadap Kepala Keuangan. b. Mencetak invoice sesuai dengan purcase order. c. Membuat laporan komisi. d. Mencetak delivery order yang ditujukan untuk mengambil barang dari gudang pusat. e. Menyetujui tanda terima retur dan mencetak invoice retur. 6. Inkasso Tugas dan tanggung jawab Seorang Inkasso adalah : a. Menyediakan invoice yang sudah jatuh tempo. b. Mencatat ekspedisi barang yang sudah dijadwalkan oleh manajer operasional. c. Bertanggung jawab terhadap kepala keuangan
65 d. Membuat laporan atas penagihan yang dilakukan oleh kolektor setiap hari kerja. e. Melakukan konfirmasi ulang kepada customer atas tagihan yang akan jatuh tempo dan sudah jatuh tempo. 7. Kasir Tugas dan tanggung jawab Seorang Kasir adalah : a. Memegang kas kecil b. Bertanggung jawab kepada kepala keuangan c. Memperkirakan kebutuhan transportasi yang digunakan dalam pemasaran. d. Memberikan honor transportasi berdasarkan persetujuan kepala keuangan. 8. Supervisor Tugas dan tanggung jawab Seorang Supervisor adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Manajer Operasional. b. Mengawasi dan mendukung kinerja dan tugas Sales. c. Meningkatkan motivasi Sales dalam mengejar omzet. d. Membuat laporan harian Sales kepada Manajer Operasional. 9. Kolektor Tugas dan tanggung jawab Seorang Kolektor adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Manajer Operasional. b. Melakukan penagihan invoice yang sudah jatuh tempo kepada outlet. c. Menyelesaikan masalah masalah dalam penagihan yang berhubungan dengan perusahaan.
66 10. Salesman Tugas dan tanggung jawab Seorang Salesman adalah: a. Bertanggung jawab terhadap supervisor. b. Menciptakan penjualan sebesar mungkin c. Melakukan pendekatan kepada outlet d. Menganalisa outlet dalam sistem pembayaran apakah layak diberikan kredit atau kontan. e. Membuat laporan kunjungan toko (itenary) minimal 30 oulet setiap aktif kerja 11. Kurir/Supir Tugas dan tanggung jawab Seorang Kurir/Supir: a. Bertanggung jawab terhadap kepala gudang. b. mengantar barang sesuai dengan pesanan outlet c. Menerima barang kembali / rusak / batal dari outlet dengan alasan yang jelas. 3.3 Prosedur yang sedang berjalan 3.3.1 Prosedur Pemasaran Prosedur pemasaran yang dijalankan oleh PT Cipta Global Niaga Prima dimulai dengan pemberian pemahaman produk dari Manajer Operasional kepada tim Sales. Pemberian pemahaman produk ini bertujuan agar para salesman dapat memahami produk yang akan dipasarkan face-to-face ataupun via telepon kepada mitra usaha.
67 3.3.2 Prosedur Pemesanan Sales menerima pemesanan produk dari mitra usaha. Setelah melakukan persetujuan barang dan sistem pembayaran, sales menulis barang yang ingin dibeli mitra usaha ke dalam kertas P.O. (Purchase Order). Setiap jam 5 sore, sales wajib balik ke kantor dan menyerahkan P.O. ke bagian administrasi. Setiap pagi harinya, administrasi akan mengecek P.O. dengan stok barang dan hutang pembayaran customer dari database. Jika stok barang mencukupi / tersedia maka akan dicatat hutang customer (bila ada) di belakang kertas P.O. yang selanjutnya akan diserahkan ke Manajer Operasional untuk meminta persetujuan. Setelah menerima persetujuan, P.O. selanjutnya diserahkan ke bagian administrasi untuk segera dicetak invoice. Setelah dicetak, invoice selanjutnya diserahkan ke bagian logistik untuk mengeluarkan barang sesuai yang tercetak pada invoice. Setelah itu, invoice dikumpulkan dan diserahkan ke manajer operasional untuk diatur ekspedisinya. Setelah jadwal ekspedisi dan pengiriman selesai diatur, bagian logistik akan mengirim barang ke customer. 3.3.3 Prosedur Penjualan Jika apabila bagian logistik mengirimkan barang kontan, maka mitra usaha harus membayar saat itu juga (cash on delivery). Setelah itu bagian logistik akan menyerahkan bukti lunas dan uang ke bagian inkasso untuk mencatat pembayaran lunas dan dibuatkan laporan. Apabila terjadi pembatalan dari customer, maka bagian logistik membuatkan tanda terima retur dan kemudian menyerahkannya ke Manajer
68 Operasional untuk persetujuan. Setelah disetujui, tanda terima diserahkan ke bagian administrasi untuk dicetak nota retur yang kemudian akan diserahkan ke bagian inkasso untuk dibuatkan laporan. Setiap invoice yang sudah jatuh tempo akan dikeluarkan oleh bagian inkasso dan menyerahkan ke manajer operasional untuk mengatur jadwal penagihan yang akan dilakukan kolektor. Invoice yang sudah dijadwalkan akan diberikan kepada masing-masing kolektor untuk dilakukan penagihan. Kolektor menagih ke customer sesuai dengan total invoice yang telah jatuh tempo. Customer akan melakukan pembayaran baik secara kontan, giro, atau transfer. Setelah itu kolektor akan menyerahkan bukti lunas pembayaran dan menyerahkannya ke bagian inkasso untuk mencatat pembayaran lunas dan membuat laporannya. Apabila terjadi pembatalan / retur barang sewaktu kolektor menagih, maka kolektor akan menyerahkan returan ke bagian logistik dan mengulangi langkah sistem pembatalan. 3.3.4 Prosedur Yang Berjalan Pada Subdistributor Subdistributor dari PT Cipta Global Niaga Prima diangkat oleh Manajer Operasional dengan persetujuan direktur utama terlebih dahulu, serta membuat perjanjian berupa kontrak. Sebagai perpanjangan tangan PT Cipta Global Niaga Prima, tim Sales dari subdistributor dan Sales Representasi bertugas memasarkan di daerah pemasaran masing-masing. Untuk mendukung pemasaran subdistributor, PT Cipta Global Niaga Prima memberikan
69 pemahaman produk yang cukup kepada tim Sales melalui join visit Manajer Operasional. Untuk pengiriman pesanan, selain melewati proses yang telah dijelaskan sebelumnya di atas, Bagian Administrasi mencetak faktur tambahan yaitu Delivery Order (D.O) sebagai surat jalan/pengiriman. Setelah D.O. disetujui, Manajer Operasional akan mengatur jadwal kurir untuk pengiriman via expedisi.
70 3.4 Data Flow Diagram (DFD) 3.4.1 Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Tengah Berjalan Pada PT Cipta Global Niaga Prima
71 3.4.2 Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan
72 3.4.3 Diagram Rinci Gambar 3.4 Diagram Rinci Bagian Administrasi pada Sistem yang Tengah Berjalan Gambar 3.5 Diagram Rinci Bagian Logistik pada Sistem yang Tengah Berjalan
73 3.5 Permasalahan Yang Dihadapi Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Operasional PT Cipta Global Niaga Prima dan pengamatan terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT Cipta Global Niaga Prima, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Laporan-laporan stok, penjualan dan tagihan yang diterima dari subdistributor melalui media faximile, data dioleh secara manual dan belum didokumentasikan secara komputerisasi. 2. Belum memiliki sistem pendukung pemasaran yang membantu memberikan pemahaman produk yang up-to-date kepada mitra usaha PT Cipta Global Niaga Prima, karena pada prosedur pemasaran yang berjalan saat ini memakan waktu dan biaya yang kurang efektif. 3.6 Solusi Yang Diusulkan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah : 1. Merancang suatu sistem informasi yang memungkinkan mitra usaha PT Cipta Global Niaga Prima dalam memberikan laporan penjualannya. 2. Merancang suatu sistem informasi yang mendukung sistem pemasaran yang dilakukan oleh PT Cipta Global Niaga Prima. 3. Merancang sistem basis data yang baru guna memudahkan subdistributor dalam melakukan pemesanan secara online. 4. Merancang sistem basis data yang baru untuk mengelola data pemesanan dan laporan penjualan, khususnya untuk mitra usaha PT Cipta Global Niaga Prima.