PEKELILING BENDAHARI BIL : 5/2008 PEKELILING PEJABAT BENDAHARI No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 April 2008 Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi UiTM Yg. Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN PEMBUKAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA 1.0 TUJUAN Sebagai garis panduan untuk menjelaskan peraturan pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi serta tanggungjawab pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut. 1
TAKRIFAN 2.1 Pusat Tanggungjawab (PTJ) meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan tahunan. 2.2 Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumbersumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. 2.3 Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan. 2.4 Perolehan adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerjakerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 2.5 Bekalan adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. 2.6 Perkhidmatan adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua (2) seperti berikut: 2
(a) Perkhidmatan Bukan Perunding: Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan. (b) Perkhidmatan Perunding: Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan, perundangan dan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak termasuk dalam skop pekeliling ini. 2.7 Kerja adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerjakerja mekanikal dan elektrikal. 2.8 Perolehan melalui Tender adalah perolehan bekalan / perkhidmatan / kerjakerja yang nilainya melebihi RM200,000. 2.9 Panggilan Tender adalah proses mempelawa syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan. 2.10 Analisa Tender adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2) Jawatankuasa yang berasingan seperti berikut: 3
(a) Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal. (b) Jawatankuasa Analisa Harga adalah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai tawaran harga, kemampuan kewangan, pengalaman petender dan lain-lain kriteria yang dinyatakan di dalam dokumen harga tender. 2.11 Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000. 2.12 Panggilan Sebut Harga Rasmi adalah proses mempelawa syarikat untuk mengemukakan sebut harga rasmi bagi: a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera. b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan. c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan sub-kepala yang berkaitan. 4
2.13 FAIS adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat Bendahari. 2.14 Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja adalah dokumen yang mengandungi maklumat pesanan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja-kerja kepada pembekal / kontraktor. 2.15 Katalog adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja di dalam semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal, cetakan dari internet, fotostat dan faks. 3.0 PERATURAN PEMBUKAAN PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI 3.1 Arahan Perbendaharaan 197 dan 170 menyatakan peti tender dan sebut harga rasmi hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan secepat mungkin pada waktu yang telah ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua (2) pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai kumpulan pengurusan dan professional. Penubuhan Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah seperti berikut: 3.1.1 UiTM Malaysia Dilantik oleh Naib Canselor UiTM di mana jawatankuasa ini dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM dan wakil dari Pejabat Pendaftar. Setiap kumpulan akan diketuai oleh seorang Ketua Kumpulan. 5
Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Malaysia ialah Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Malaysia manakala Ketua Kumpulan wakil Pejabat Pendaftar adalah ditentukan oleh Pejabat Pendaftar. 3.1.2 UiTM Negeri Dilantik oleh Pengarah UiTM Negeri di mana jawatankuasa ini dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM Negeri dan wakil dari Pejabat Pengarah. Tertakluk kepada keperluan, setiap kumpulan boleh diketuai oleh seorang Ketua Kumpulan. Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Negeri ialah Ketua Unit Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Negeri manakala Ketua Kumpulan wakil Pejabat Pengarah adalah ditentukan oleh Pengarah UiTM Negeri. Jika tiada Ketua Kumpulan dilantik, tugas yang disenaraikan di perenggan 4.0 akan diambil alih oleh Ketua Unit Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Negeri. 3.2 Arahan Perbendaharaan 196 menetapkan dua kunci yang berbeza bagi setiap peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan. Bagi tujuan tersebut, setiap anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi akan diserah secara bertulis dan akan disimpan oleh setiap ahli kumpulan secara berasingan atau dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan. 6
Sebagai langkah kawalan dalaman, pegawai-pegawai berikut adalah tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi: a. Staf Unit Perolehan, Pejabat Bendahari. b. Pegawai kumpulan pengurusan dan profesional Pejabat Bendahari UiTM Negeri. c. Pengarah UiTM Negeri. Dalam kes-kes tertentu, Bendahari adalah diberi kuasa untuk memberi pengecualian kepada peraturan di perenggan 3.2.a, 3.2.b dan 3.2.c. Pegawai yang mempunyai kepentingan terhadap sesuatu tender atau sebut harga rasmi atau akan membuat analisa sebut harga rasmi atau tender adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan tidak dibenarkan membuka peti tender atau sebut harga rasmi. 3.3 Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi bagi tujuan menasihat, memantau dan menyelaras proses pembukaan tender dan sebut harga rasmi. Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan untuk membuka peti tender dan sebut harga rasmi. 3.4 Bagi setiap pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi, pegawai pembuka mestilah terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan. 7
4.0 TUGAS KETUA UNIT PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN / KETUA UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI 4.1 Menyedia dan mengemaskini Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi setiap hari. (Contoh adalah di Lampiran D). 4.2 Menghantar Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi kepada Ketua-ketua Kumpulan setiap hari Isnin atau hari bekerja berikutnya jika hari Isnin merupakan hari cuti. 4.3 Meminda tarikh dan masa pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, jika perlu dan memaklumkan maklumat tersebut kepada Ketua-ketua Kumpulan. 4.4 Menyelaras senarai ahli yang akan membuka peti tender dan sebut harga rasmi dengan memastikan sekurang-kurangnya terdiri daripada dua (2) orang pegawai di mana seorang daripadanya mestilah pegawai kumpulan pengurusan dan professional serta terdiri daripada wakil dua (2) kumpulan yang berlainan dan mempunyai seorang pencatat maklumat. 4.5 Memaklumkan kepada Ketua-ketua Kumpulan jika terdapat perubahan masa dan tarikh bagi sesuatu sesi pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi. 4.6 Menutup peti tender dan sebut harga rasmi pada masa dan tarikh tutup yang ditetapkan. 8
4.7 Membuat pemantauan untuk memastikan peti tender dan sebut harga rasmi dibuka secepat mungkin selepas tender dan sebut harga rasmi ditutup. 4.8 Menyelaras staf sokongan bagi sesi pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi sehingga kepada proses pembukaan dokumen dan urusan menandatangani dokumen yang berkaitan. 4.9 Menguruskan penyerahan dokumen tender / sebut harga rasmi yang berkaitan berserta dengan Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi bagi tujuan analisa. Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi yang dihantar kepada Jawatankuasa Analisa Teknikal Peralatan mestilah TIDAK mempunyai maklumat nama syarikat dan nilai tawaran. Penghantaran dan penerimaan hendaklah dibuat secara bertulis (Contoh surat adalah di Lampiran B1, B2 dan B3 dan Contoh Jadual Pembukaan Tender /Sebut Harga Rasmi yang dihantar adalah di Lampiran C). 4.10 Ketua Unit Panggilan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan UiTM Malaysia menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) untuk kesemua tender dan sebut harga rasmi yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti UiTM Malaysia / Bahagian Pembangunan kepada Ketua Unit Kewangan Zon 5 untuk tujuan pengemaskinian rekod belanjawan. 4.11 Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) untuk kesemua tender dan sebut harga rasmi yang diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti UiTM Negeri kepada Ketua Unit Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM Negeri untuk tujuan pengemaskinian UiTM Negeri. 9
4.12 Menyelaras staf yang terlibat untuk memastikan ruang masuk dokumen peti tender dan sebut harga rasmi dikunci tepat pada pukul 12.00 tengahari. 4.13 Mempamerkan Jadual Harga Rasmi Tender dan Sebut Harga Rasmi di papan kenyataan seberapa segera yang boleh dengan catatan Harga Rasmi tidak mengikut susunan Harga Rasmi atau kod syarikat. 4.14 Merekodkan kelewatan penerimaan dokumen tender dan sebut harga rasmi dengan menggunakan kad perakam khas. 4.15 Menyediakan Jadual Cut Off dan menyimpan maklumat tersebut dalam fail am tender dan sebut harga rasmi (Contoh di Lampiran F) 4.16 Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan dan Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri adalah diminta untuk mengemaskinikan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi dari masa ke semasa. 4.17 Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan keselamatan dokumen adalah terjamin. 4.18 Mengarahkan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi menyemak semula dokumen tender dan sebut harga rasmi serta membuat laporan jika terima aduan dalam tempoh 14 hari dari penerima dokumen bagi perselisihan dokumen di antara Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi dengan dokumen fizikal yang diterima. 10
5.0 TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI 5.1 Menyedia jadual kehadiran pembuka tender dan sebut harga rasmi berdasarkan kepada Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi yang diterima daripada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan UiTM Malaysia / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Contoh adalah di Lampiran E). 5.2 Memastikan pegawai yang membuka tender dan sebut harga rasmi bukan di kalangan pegawai yang akan membuat analisa harga rasmi atau teknikal. 5.3 Menghantar jadual kehadiran pembuka tender dan sebut harga rasmi kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri setiap hari Rabu atau hari bekerja berikutnya jika hari Rabu merupakan hari cuti. 5.4 Mendapatkan pegawai pengganti jika pegawai asal tidak dapat hadir pada hari pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi. 5.5 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika tiada wakil dapat hadir pada hari yang telah ditetapkan dan memberi nama pegawai dan tarikh baru sebagai ganti. 5.6 Melapor kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci peti 11
tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci dengan serta merta. 5.7 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang bertukar ke Kampus UiTM Negeri / berhenti/ bersara. 5.8 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang mempunyai masalah disiplin atau mempunyai kepentingan di dalam menjalankan tugas tersebut. 5.9 Menjalankan tugas sebagai pembuka peti tender dan sebut harga rasmi mengikut peraturan di perenggan 6.0 garis panduan ini tertakluk kepada syarat-syarat di perenggan 3 pekeliling ini. 6.0 TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI 6.1 Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi secara serentak. Pegawai Pembuka DIMESTIKAN hadir tepat pada masa yang telah ditetapkan. Memaklumkan 3 hari sebelum tarikh buka tender /sebut harga rasmi kepada Ketua Kumpulan Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi jika tidak dapat hadir. 6.2 Melantik pengerusi dan ahli pembuka bagi setiap pembukaan tender dan sebut harga rasmi. Mengisytiharkan tiada kepentingan atau tidak akan membuat analisa harga rasmi atau teknikal bagi tender /sebut harga rasmi yang akan dibuka. 12
6.3 Melihat dalam peti tender dan sebut harga rasmi untuk memastikan semua dokumen tender dan sebut harga rasmi telah dikeluarkan daripada peti tender dan sebut harga rasmi. Peti tender dan sebut harga rasmi hendaklah dikunci sebaik sahaja kesemua dokumen tender dan sebut harga rasmi dikeluarkan. 6.4 Pastikan bahawa tawaran harga dan teknikal bagi tender bekalan dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan bergam / berlakri. Bagi tender kerja-kerja dan perkhidmatan, memadai dengan satu sampul surat berlakri /bergam. 6.5 Menyemak, menulis Kod Petender serta menandatangan ringkas pada dokumen tender: (a) Bekalan (i) Teknikal Muka hadapan fail/buku, katalog, sampul surat, semua dokumen-dokumen yang berasingan/ tambahan dari dokumen induk dan pada sebarang pindaan oleh syarikat (jika ada). MESTI SEMAK SETIAP HELAIAN UNTUK MEMASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT PETENDER DI DALAM DOKUMEN TEKNIKAL. Padamkan/potong tanda nama supaya penganalisa tidak dapat mengetahui nama syarikat yang menender. Menyemak bilangan mukasurat dokumen spesifikasi adalah lengkap. 13
(ii) Harga Borang Tender, Ringkasan Harga Rasmi, Bill of Quantity, Sampul Surat, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama sekali Pindaan Harga Rasmi) dan pada muka hadapan semua dokumendokumen yang berasingan/ tambahan dari dokumen induk. (b) Kerja-Kerja/Perkhidmatan - Sampul surat, Borang Tender, Ringkasan Harga Rasmi, Bill of Quantity, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama sekali Pindaan Harga Rasmi dan lain-lain, muka hadapan fail/buku, katalog, dokumen-dokumen yang berasingan/tambahan dari dokumen induk). 6.6 Menyemak, menulis Kod Penyebutharga serta menandatangan ringkas pada dokumen Sebut Harga Rasmi / MTO: Borang Rasmi Sebut Harga Rasmi, Ringkasan Harga Rasmi, Bill of Quantity, Sampul Surat, Pindaan Harga Rasmi dan pada semua muka hadapan fail/buku, katalog dan dokumen-dokumen yang berasingan / tambahan dari dokumen induk. 6.7 Catat/Cop pada Muka Hadapan fail/buku jika ada dokumen yang tidak lengkap atau janggal dalam dokumen seperti TIADA DOKUMEN TEKNIKAL DISERTAKAN, BILANGAN MUKASURAT TIDAK LENGKAP, TIDAK MENGISI BORANG TENDER / BORANG RASMI SEBUT HARGA, DOKUMEN TENDER / SEBUT HARGA RASMI LEWAT DITERIMA. 14
6.8 Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender / penyebut harga yang tiada dalam senarai pembeli sebagai TIADA DALAM SENARAI PEMBELI. 6.9 Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender yang tidak sama dengan nombor siri dokumen belian sebagai NOMBOR SIRI DOKUMEN DISERTAKAN TIDAK SAMA DENGAN NOMBOR SIRI DOKUMEN BELIAN. 6.10 Menyemak semua dokumen tender dan sebut harga rasmi dan mencatat semua dokumen yang telah disertakan dalam Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi dengan mengisi Lampiran A1 (Bekalan), Lampiran A2 (Kerja) dan Lampiran A3 (Perkhidmatan). Maklumat tersebut mestilah dicatat sama ada oleh pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi yang hadir. Sebarang pindaan pada maklumat di Lampiran A1, A2 dan A3 mesti ditandatangan. 6.11 Menyimpan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi dengan selamat. 6.12 Jika mempunyai dua (2) peti penyimpanan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi yang berasingan(satu peti untuk Kumpulan Pejabat Bendahari dan satu peti lagi untuk Kumpulan Pejabat Pendaftar/Pengarah), menyimpan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi di dalamnya. 6.13 Melapor kepada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci peti 15
tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci dengan serta merta. 6.14 Memaklumkan kepada Ketua Kumpulan jika tidak dapat hadir tiga (3) hari sebelum tarikh pembukaan yang telah ditetapkan. 6.15 Tidak Membuka dokumen tender dan sebut harga rasmi yang lewat diterima kecuali dengan alasan yang munasabah, misalannya terdapat kejadian tanah runtuh/banjir di atas jalan dalam kampus yang menghubungi Unit Perolehan/ Bahagian Perolehan dan sebagainya (dicatatkan alasan tersebut pada muka hadapan dokumen tender dan sebut harga rasmi). 6.16 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika mempunyai kepentingan terhadap tender atau sebut harga rasmi tersebut atau akan membuat analisa sebut harga rasmi dan tender. 6.17 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi tanpa kehadiran wakil pembuka yang lain. 6.18 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika salah seorang pegawai pembuka bukan daripada pegawai kumpulan pengurusan dan professional. 6.19 HANYA BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika pegawai-pegawai pembuka adalah terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan. 6.20 Menyemak semula dokumen tender /sebut harga rasmi jika terdapat aduan perbezaan maklumat di dalam Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi dengan dokumen fizikal yang diterima. 16
Menyediakan laporan kepada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri. 7.0 TANGGUNGJAWAB PENERIMA DOKUMEN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAGI TUJUAN ANALISA 7.1 Menyemak dan memastikan semua dokumen yang diterima sama seperti yang dicatat di dalam Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi. 7.2 Memastikan bilangan dokumen mencukupi. 7.3 Maklumkan secara bertulis kepada Ketua Unit Panggilan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri dalam tempoh 14 hari dari terima dokumen dari Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika terdapat perselisihan dokumen yang diterima.. 7.4 Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan keselamatan dokumen adalah terjamin. 7.5 Membuat laporan dengan serta merta kepada Unit Ketua Unit Panggilan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika berlaku kehilangan dokumen tender dan sebut harga rasmi. 17
Semua maklumat pembukaan dokumen tender dan sebut harga rasmi hendaklah DIRAHSIAKAN. 8.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA 8.1 Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri, mulai 1 April 2008. 8.2 Pekeliling Bendahari yang berkaitan dengan peraturan pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi yang terdahulu adalah dibatalkan. Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 5. Timbalan Naib. Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 18