JURNAL LAPORAN TUGAS AKHIR SEKRIPSI LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI PEREKRUTAN KARYAWAN PT. PRIMA KARYA SARANA SEJAHTERA STUDI KASUS KANTOR CABANG BANDUNG Rizal Muttaqin Konsentrasi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Program Studi Teknik Informatika, STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Onebraveperson@fellow.lpkia.ac.id & Rizal.Muttaqin456@gmail.com Abstrak Laporan Proyek Akhir Skripsi ini memuat semua perancangan yang penyusun ajukan ke kantor tempat penyusun melakukaan studi kasus dilapangan yaitu di PT Prima Karya Sarana Sejahtera kota Bandung. Sistem perekrutan di PT PKSS meliputi proses yang ada masih dengan proses yang manual. Perekrutan dilakukan dengan pengumpulan data yang masuk yaitu pelamar yang akan mengikuti seleksi bila data sesuai harapan kriteria yang ditentukan proses ini memiliki kendala karena Penumpukan kertas dokumen calon pelamar, maka dari itu PT PKSS memerlukan pengembangan teknologi dalam Sistem Pendaftaran Tenaga Kerja, agar diharapkan dapat membantu dan meningkatkan kinerja karyawan PT PKSS. Hasil dari surver dan pengamatan, maka ditemukan beberapa kendala yang terkait dengan pelayanan penerimaan karyawan di PT PKSS yang berdampak pada proses kinerja perusahaan yaitu Kurangnya perencanaan strategi sistem informasi dalam meningkatkan pelayanan rekrutmen khusunya dalam tahap penerimaan calon karyawan dan kesulitan dalam meningkatkan pengelolaan hasil evaluasi calon karyawan secara periodikal di PT Prima Karya Sarana Sejahtera dengan adanya aplikais ini diharapkan akan membantu masalah yang ada dan menjadi suatu solusi yang baik untuk kelancaran perusahaan dan tujuan perusahaan. Dari permasalahan di atas maka akan dilakukan perencanaan strategis SI/TI pada PT Prima Karya Sarana Sejahtera (PKSS) Penelitian ini melingkup analisis kondisi internal dan eksternal perusahaan baik dari segi bisnis maupun teknologi, kemudian dengan beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup metode Ward and peppard dengan teknik analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, Analisis Tren IT, metode Critical Succes Factors, dan McFarlan s Strategic Grid. Penelitian ini kemudian menghasilkan rekomendasi portfolio aplikasi serta pengembangan teknologi informasi yang dapat di implementasikan oleh PT PKSS di masa mendatang Kata kunci : Perencanaan Strategi Sistem Informasi Perekrutan Karyawan
JURNAL LAPORAN TUGAS AKHIR SEKRIPSI LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017 BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Permasalahan Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah perusahaan dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis. PT Prima Karya Sarana Sejahtera didirikan dengan Akte Notaris Yatty Srijati Suhadiwiraatmaja, Sarjana Hukum Notaris di Jakarta Nomor : 3 tanggal 15 Juli 1999 yang telah disahkan oleh Departemen Kehakiman dengan Surat Keputusan No.C.20589 HT 01.01 tahun 1999 tanggal 24 Desember 1999, telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 24 April 2003 nomor 27 Tambahan nomor 2690 / 2003 dan telah beberapa kali di ubah, terakhir di ubah dalam rangka menyesuaikan Undang-Undang No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas dengan Akta No.03 tanggal 05 Juni 2009 yang dibuat di hadapan UMMU IMAMA Sarjana Hukum Notaris di Jakarta. Permintaan laporan per periode dan metode yang masih terbilang kurang efektif yaitu dalam pengisian form lamaran kerja masih di lakukan secara tulis tangan oleh calon karyawan dan harus di inputkan ulang oleh bagian (Rekrutmen di PT.PKSS) Prima Karya Sarana Sejahtera sehingga mengurangi efektivitas kinerja dan efisiensi waktu, dan dalam penyimpanan hasil test pun masih kurang baik, sehingga sulitnya melihat berapa banyak calon karyawan yang lulus atau tidaknya pada bagian seleksi. Berdasarkan kendala yang ditemukan mengenai pengelolaan lamaran maka diperlukan penerapan perencanaan strategis sistem informasi yang mempelajari pengaruh sistem informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis sistem informasi juga menjelaskan brbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan Strategi Sistem Informasi dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Identifikasi Masalah Persoalan yang timbul berdasarkan latar belakang di atas serta hasil kesimpulan observasi dan wawancara yang telah dilakukan di Perusahaan Prima Karya Sarana Sejahtera maka dapat di identifikasikan dibawah sebagai berikut : 1. Kurangnya perencanaan strategi sistem informasi dalam meningkatkan pelayanan rekrutmen calon karyawan khusunya dalam tahap penerimaan calon karyawan di PT. Prima Karya Sarana Sejahtera.
2. Kesulitan dalam meningkatkan pengelolaan hasil evaluasi calon karyawan secara periodikal di PT. Prima Karya Sarana Sejahtera. Ruang Lingkup Permasalahan Pembahasan Skripsi ini difokuskan pada pengembangan sistem informasi penerimaan karyawan, maka ruang lingkup pembahasannya dibatasi sebagai berikut : 1. Perencanaan Strategi Internal SI/TI sebagai landasan dalam pembuatan kebijakan yang meliputi penetapan tujuan dan sasaran untuk membantu bagian lingkungan internal proses di dalam perusahaan PT. Prima Karya Sarana Sejahtera dilakukan dengan analisis ward and peppard. 2. Ruang lingkup dari interprestasi kerangka kerja perencanaan strategi SI/TI ini dibatasi pada bagian pelayanan untuk penerimaan karyawan, dan dalam tahapan perencanaan strategi sistem informasi ini membahas mengenai Analisis Internal maupun External SI/TI yang mencakup aspek kerangka kerja di dalam strategi infrastruktur teknologi dimasa mendatang yang menghasilkan portofolio bagi PT Prima Karya Sarana Sejahtera. Tujuan Perancangan Sebagaimana tujuan dari pengidentifikasian masalah diatas, maka Susunan Skripsi ini bertujuan sebagai berikut : 1. Dengan penerapan perencanaan strategi sistem informasi SI/TI sehingga dapat meningkatkan perekrutan calon karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan di PT. Prima Karya Sarana Sejahtera. 2. Dengan adanya perencanaan strategi internal atau external SI/TI dapat membantu pengelolaan hasil evaluasi calon karyawan di PT. Prima Karya Sarana Sejahtera.. Hubungan Metode Ward and Peppard dan Pendekatan Analisis Hubungan metode analisis ini meliputi semua proses penganalisaan untuk pencapaian sebuah pengidentifikasisian sebuah uraian dari setiap analisis yang ada di metode dan penganalisaan dengan analisis analisis yang ada. 1. Hubungan Ward and Peppard dengan Five force analisis adalah sebuah hubungan yang berkaitan dengan analisis yang ada di dalam metode ward and peppard yaitu analisis lingkungan eksternal bisnis dari segi manajemen PT. PKSS yang meliputi ancaman masuknya pendatang baru, persaingan dari perusahaan sejenis, ancaman produk atau jasa pengganti, kekuatan tawar menawar pembeli atau pelamar, kekuatan tawar menawar supplier atau perusahaan PT. PKSS. 2. Hubungan Ward and Peppard dengan analisis adalah sebuah hubungan yang berkaitan dengan analisis yang ada di dalam metode ward and peppard yaitu analisis lingkungan internal bisnis dari segi aktivitas sistem manajemen SDM, Pengembangan Teknologi, Infrastruktur dan pengadaan karyawan digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas
START yang terlibat dalam sistem di PT. PKSS dan juga integrasi antara proses yang terlibat dengan aktivitas logistik kedalam (inbound logistics), operasi (operation), logistik ke luar (outbound logistic), Pemasaran dan penjualan (marketing and sales), pelayanan (service). 3. Hubungan Ward and Peppard dengan Tren IT analisis adalah sebuah hubungan yang berkaitan dengan analisis yang ada di dalam metode ward and peppard yaitu analisis lingkungan eksternal SI/TI dari segi analisis uraian teknologi apakah teknologi informasi yang digunakan di PT. PKSS sudah mengikuti perkembangan jaman yang digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan. 4. Hubungan Ward and Peppard dengan analisis Mcfarlan strategi grid adalah sebuah hubungan yang berkaitan dengan analisis yang ada di dalam metode ward and peppard yaitu analisis dari lingkungan internal SI/TI yang digunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan di bagi dalam empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). yang mendapatkan usulan untuk rekomendasi aplikasi pendaftaran online di PT. PKSS 5. Hubungan Ward and Peppard dengan SWOT adalah sebuah hubungan yang berkaitan dengan analisis yang ada di dalam metode ward and peppard yaitu Analisa yang digunakan untuk memperoleh peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang diperoleh dari hasil proses pemahaman kondisi yaitu Five Force Analisis, Analisis Value Chain, Analisis Tren IT dan Analisis McFarlan untuk mendukung proses perencanaan strategi yang menghasilkan uraian untuk portopolio 6. Hubungan Ward and Peppard dengan Critical Success Factors adalah hubungan yang berkaitan dengan analisis yang ada di dalam metode ward and peppard yaitu hasil uraian dari SWOT yang telah di analisis dan dilakukan tindakan untuk faktor faktor kesuksesan perusahaan ANALISIS DAN PERANCANGAN Analisis dan Perancangan Model Solusi ANALISIS EKSTERNAL BISNIS Anaisis Five Force Analysis Input : Anaisis kondisi bisnis Output : Ancaman dan peluang ANALISIS INTERNAL BISNIS Anaisis Bisnis Value chain Input : Rencana bisnis jangka depan Output : Rincian strategi bisnis STRATEGI SI BISNIS Input : Kebutuhan bisnis & SI Output : Rekomendasi kebutuhan SI TAHAPAN PENDAHUUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan & Manfaat Penelitian PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI Studi Pustaka Observasi Wawancara TAHAP PEMAHAMAN KONDISI SAAT INI ANALISIS SWOT Input : Kekuatan, Kelemahan, Peluang & Ancaman di PT PKSS Output : Matrix SWOT TAHAP INTERPRETASI KEBUTUHAN MENDATANG ANALISIS CSF Input : Informasi Perspektif Output : Kebutuhan Informasi TAHAP FORMULASI STRATEGI STRATEGI MANAJEMEN SI/TI Input : Kebutuhan manajemen SI/TI Output : Rekomendasi manajemen SI/TI PORTOFOLIO APLIKASI MENDATANG END ANALISIS EKSTERNAL SI/TI Anaisis Tren IT Input : Pengamatan terhadap teknoogi komputer Output : Tren IT ANALISIS INTERNAL SI/TI Anaisis McFarlan Input : Analisis Infrastruktur Output : Aplikasi portofolio sekarang dan kebijakan SI/TI PT Prima Karya Sarana Sejahtera STRATEGI TI Input : Kebutuhan TI Output : Rekomendasi kebutuhan SI/TI Gambar III. 1 Kerangka Analisis Perancangan
Analisis Porter s Five Force Analisis SWOT Tabel III. 2 Analisis SWOT Analisis McFarlan Strategic Grid Tabel III. 1 Analisis McFarlan Strategic Gri d STRATEGIC Aplikasi - aplikasi yang sangat rentang terhadap keberlangsungan proses bisnis di PT. PKSS adalah aplikasi SIPP dan AXAPTA KC Selindo. HIGH POTENTIAL EDABU.co.id Aplikasi aplikasi yang menjadi potensial dalam upaya meningkatkan kemajuan yang akan datang di PT.PKSS untuk mengelola semua aktivitas mengenai BPJS Strengths (Kekuatan) - Karyawan yang memiliki sifat pekerja keras dan jujur - SDM yang memiliki kemampuan komunikasi - SDM yang memiliki kemampuan hubungan interpersonal - SDM yang memiliki kemampuan organisasi Opportunities (Peluang) - Perusahaan memanfaatkan SDM atau karyawan yang memiliki skill yang baik demi kemajuan perusahaan untuk mendapat kepercayaan vendor atau user. - Mendapatkan karyawan yang memiliki keahlian dalam memimpin dari potensi setiap karyawan - Peluang dikenal dan ditarik oleh perusahaan vendor atau User mendapatkan tender serta kerjasama dengan user lain - Kemajuan teknologi dan informasi yang belum terlalu pesat karena belum ada karyawan atau SDM yang menguasai dengan maksimal Weakness (Kelemahan) - Rekruitmen SDM atau karyawan terkadang tidak sesuai dengan kebutuhan dan sarat dengan unsur kekeluargaan - Karyawan atau SDM sebagian besar masih berstatus kontrak (karyawan tidak tetap) sulit untuk jenjang karir - SDM atau karyawan yang tidak memiliki kemampuan organisasi Threats (Ancaman) - Adanya budaya suap dan keteledoran karyawan atau karyawan outsoursing - Adanya persaingan antar karyawan yang menyebabkan dampak negatif terhadap pekerjaan - Ancaman dari hacker indonesia yang dikenal di dunia dan menakutkan dan harus di atasi dengan seksama dan diperhatikan oleh direktur PT. PKSS - Terjadinya PHK terhadap karyawan kontrak yang tidak memiliki keahlian khusus KEYOPERATIONAL PKSS.co.id website atau situs yang bisa digunakann untuk bergantungnya kesuksesan bagi perusahaan yang di dalamnya terdapat informasi mengenai PKSS beruapa aplikasi yang sangat dibutuhkan. SUPPORT Mc Excel, PDF, Mc Word, Search engine Goole dll, Aplikasi aplikasi yang berharga namun tidak menjadikan bergantungnya kesuksesan intitusi Dengan adanya gambar diatas bahwa hasil analisis lingkungan internal SI/TI di identifikasi dan didapat sebuah hasil yang menentukan aplikasi aplikasi yang berguna bagi perusahaan. Dan untuk ini direkomendasikan bahwa aplikasi yang diperlukan untuk perusahaan yang sesuai dengan perekrutan adalah aplikasi pendaftaran online (Penyaringan tenaga kerja, pelamar) Hasil dari analisa SWOT di atas adalah peta kekuatan dan kelemahan yang diperoleh dari hasil analisa terhadap faktor internal bisnis dan SI/TI sedangkan peta peluang dan ancaman diperoleh dari hasil analisa terhadap faktor eksternal bisnis dan SI/TI. Untuk rincian peta kekuatan dan kelemahan yang di analisis
N o Kd de 1 A 2 B IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Kode Aktifitas A Nama Aktifitas Analisis Kebutuhan Aktifitas Sebelumnya Waktu (Minggu) - 2 B Desain A 4 C Perancangan B 13 D Pemrograman B dan C 9 E Testing B, C dan D 4 F Dokumentasi B, C, D dan E 6 Gambar IV.1 Rencana Aktivitas Perancangan Gambar IV. 2 Gant Chart APLIKASI PEREKRUTAN PT. PRIMA KARYA SARANA SEJAHTERA Mei Juni Juli Agustus 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 1. Perencanaan Strategi Sistem Informasi Perekrutan karyawan yang dianalisis dari PT.PKSS yang akan memberikan pengaruh atau solusi dari masalah untuk meningkatkan penerimaan karyawan di perusahaan. 2. Dengan adanya perencanaan strategi internal atau external SI/TI dapat membantu pengelolaan hasil evaluasi calon karyawan di PT. Prima Karya Sarana Sejahtera dengan sistem aplikasi perekrutan karyawan. Saran 1. Perlu dilakukan pengembangan sumber daya manusia, mengingat manusia tetap memegang peranan utama dalam sistem, 2. Dengan melakukan pendidikan dan pelatihan serta diberlakukannya tindakan yang tegas bila terjadi penyimpangan sehingga mampu mengurangi resiko terjadinya kesalahan akibat kelalaian. 3 C 4 D 5 E 6 F