JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN REKRUTMEN CALON KARYAWAN (Studi Kasus PT.Infomedia Solusi Humanika) Sonty Lena 1, Andriyana 2 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LKPIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LKPIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax Sonty@lpkia.ac.id 1, andriyana@fellow.lpkia.ac.id 2 Abstrak PT. Infomedia Solusi Humanika adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penerimaan karyawan outsourching, dimana perusahaan ini bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain. Hasil dari survei dan pengamatan, maka ditemukan beberapa kendala yang terkait dengan rekrutmen yang berdampak pada proses kinerja Kendala tersebut meliputi kurangnya perencanaan strategi sistem informasi dalam hal penyeleksian calon karyawan yang menghambat proses penerimaan calon karyawan sehingga sulitnya menentukan kriteria karyawan yang diinginkan Hasil dari survei dan pengamatan, maka ditemukan beberapa kendala yang terkait dengan pelayanan rekrutmen yang berdampak pada proses kinerja Kendala tersebut meliputi kurangnya perencanaan strategi sistem informasi dalam hal proses penerimaan calon karyawan. Dengan adanya aplikasi portofolio rekrutmen berbasis online ini, besar harapan dapat mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif di masa mendatang. Metode yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini menggunakan metode Ward and peppard dan tools yang digunakan terdiri dari analisis lingkungan bisnis Internal yaitu Analisis SWOT, Mcfarlan strategic Grid. Dan Analisis Lingkungan Bisnis external yaitu Porter s Five Forces Analysis Hasil dari implementasi sistem ini adalah aplikasi rekrutmen online. Aplikasi ini dapat mengolah data CV pelamar dengan lebih dan mengelola data pelamar.. Kata kunci : Ward and Peppard, Perencanaan strategi sistem informasi, Portofolio. 1. Pendahuluan Sistem informasi saat ini sudah menjadi faktor yang sangat penting dalam pencapaian sasaran perusahaan sebagai landasan dan kerangka kerja dalam mendukung strategi bisnis SI/TI yang bertujuan meningkatkan kinerja suatu organisasi atau Persaingan bisnis yang semakin ketat menimbulkan kebutuhan akan penyusunan strategi bisnis yang handal. Menyusun suatu strategi yang membuat organisasi tersebut tidak hanya dapat bertahan, namun memiliki keunggulan yang kompetitif. Oleh karena itu pentingnya mengetahui analisis lingkungan internal dan eksternal perusahaan ini bertujuan untuk mengetahui strategi apa yang akan diambil perusahaan untuk meningkatkan strategi bisnis manajemen SI/TI agar sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan di masa mendatang. 1 PT. Infomedia Solusi Humanika merupakan anak perusahaan PT. Infomedia Nusantara, (ISH) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Human Capital Services atau penyalur dan media pelatihan tenaga kerja untuk perusahaan-perusahaan ternama yang membutuhkan tenaga kerja yang berkualitas. PT. Infomedia Solusi Humanika adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penerimaan karyawan outsourching, dimana perusahaan ini bekerjasama dengan perusahaanperusahaan lain. Berdasarkan hasil dari survei dan pengamatan, maka ditemukan beberapa kendala yang terkait dengan pelayanan rekrutmen yang berdampak pada proses kinerja Kendala tersebut meliputi kurangnya perencanaan strategi SI/TI dalam hal proses penerimaan calon karyawan yamg kurang. Berdasarkan kendala yang ditemukan mengenai pelayanan rekrutmen di PT. Infomedia Solusi Humanika maka diperlukan sebuah metode yang berguna di masa mendatang sebagai kerangka kerja dalam menyusun perencanaan strategi sistem informasi pada PT. Infomedia Solusi Humanika yaitu dengan cara menerapkan suatu metode Ward and Peppard yang menjelaskan berbagai tools, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan atau menerapakan SI/TI di dalam perusahaan, dan bahkan dapat mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Laporan ini diidentifikasi sebagai berikut: 1. Belum adanya penerapan perencanaan strategi sistem informasi dalam hal analisis kondisi lingkungan internal dan eksternal perusahaan dengan tujuan agar sesuai dengan visi dan misi

2 2. Belum adanya penerapan strategi SI/TI yang sesuai keinginan perusahaan sehingga sulitnya menerapkan portofolio yang berguna di masa mendatang. Agar pembahasan dapat dilakukan secara terarah dan sesuai dengan yang diharapkan, maka disini permasalahan akan dibatasi, yaitu khususnya pada proses : 1. Dalam tahapan perencanaan strategi sistem informasi ini, hanya membahas sampai proses penerimaan karyawan. 2. Dalam tahapan perencanaan strategi sistem informasi ini, menggunakan metodologi Ward and Peppard. 3. Dalam tahapan perencanaan strategi sistem informasi ini akan menghasilkan berupa kerangka kerja yang menghasilkan blueprint. 4. Dalam tahapan perencanaan strategi sistem informasi ini membahas mengenai analisis Internal SI/TI yang menghasilkan portofolio dengan menggunakan teknik analisis SWOT, dan McFarlan Strategic Grid. 5. Dalam pengembangan perencanaan strategi sistem informasi ini hanya membahas mengenai analisis eksternal SI/TI yang mencakup aspek kerangka kerja di dalam pemanfaatan serta penggunaannya dengan menggunakan teknik analisis Porter s Five Forces Model. Tujuan dilakukannya penelitian di PT. Infomedia Solusi Humanika antara lain : 1. Untuk menyelaraskan antara salah satu tujuan yaitu dalam upaya meningkatkan pelayanan perusahaan agar sesuai dengan visi dan misi perusahaan dengan cara menerapkan perencanaan strategi sistem informasi yang di lihat dari faktor internal dan eksternal perusahaan, sehingga akan menghasilkan beberapa usulan portofolio dan langkah apa yang harus diambil perusahaan di masa mendatang. 2. Untuk mengetahui strategi apa yang harus dilakukan dalam meningkatkan pelayanan rekrutmen karyawan khususnya pada bagian penerimaan calon karyawan sehingga dapat membantu bagian (HRD) dalam mengelola data calon karyawan. 2. Landasan Teori Permasalahan yang dihadapi di PT.Infomedia Solusi Humanika adalah Perencanaan strategi sistem informasi untuk meningkatkan pelayanan calon karyawan. 1. Pengertian Perencanaan strategi sistem informasi Menurut (Ward & Peppard, 2002) mendefinisikan bahwa : Perencanaan strategis sistem informasi merupakan proses identifikasi portofolio 2 aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang akan mendukung perusahaan dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan ini mempelajari pengaruh sistem informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi perusahaan dalam memilih langkah-langkah strategis.selain itu perencanaan strategis sistem informasi juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategis sistem informasi dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. 2. Pengertian Rekrutmen Menurut (Hasibuan M.S.,2008 ) mendefinisikan bahwa: Rekrutmen ialah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu organisasi. 3. Pengertian Karyawan Menurut (Subri, 2002) mendefinisikan bahwa: Karyawan merupakan setiap penduduk yang masuk ke dalam usia kerja (berusia di rentang 15 hingga 64 tahun), atau jumlah total seluruh penduduk yang ada pada sebuah negara yang memproduksi barang dan jasa jika ada permintaan akan tenaga yang mereka produksi, dan jika mereka mau berpartisipasi dalam aktivitas itu. II.1 Metodologi Yang Digunakan Metodologi Ward And Peppard menjelaskan tentang tools, dan teknik pengumpulan data yang digunakan untuk tahapan pada metodologi pengembangan antara lain: Dalam teknik pengumpulan data antara lain: 1. Studi pustaka 2. Observasi 3. Wawancara Dalam teknik analisis data antara lain: 1. Analisis SWOT Pengertian Analisis SWOT Menurut (Ward & Peppard, 2002) mendefinisikan bahwa : Analisis SWOT adalah analisis berdasarkan pada anggapan bahwa suatu berasal dari sumber daya internal suatu perusahaan (strengths and weaknesses) dan sumber daya eksternal suatu perusahaan (opportunities and threats). 2. Analisis Mcfarlan Strategic Grid Pengertian Analisis Mcfarlan Strategic Grid Menurut (Ward & Peppard, 2002) mendefinisikan bahwa : Analisis McFarlan strategic grid dilakukan pada empat kuadran (strategic,

3 high potential, key operation, and support) berikut kerangka kerja dalam analisis Mcfarlan Strategic Grid. 3. Analisis Porter s Five Forces Pengertian Analisis Porter s Five Forces Menurut (David, 2006) mendefinisikan bahwa : Faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi persaingan, seperti ancaman dan kekuatan yang dimiliki perusahaan termasuk kondisi persaingan itu sendiri menjadi perlu untuk dianalisis terdapat 5 aspek yaitu Ancaman Masuknya Pendatang Baru, Persaingan di antara perusahaan sejenis, Ancaman dari produk atau jasa pengganti, Kekuatan tawar menawar pembeli, Kekuatan tawar menawar pemasok. 3. Analisis Dan Perancangan Memahami kondisi secara mendalam mengenai alur proses bisnis yang sedang berjalan dan langkah apa yang seharusnya di ambil oleh perusahaan PT.Infomedia Solusi Humanika. III.1 Analisis Perancangan model solusi PERENCANAAN TINDAKAN PENGUMPULAN DATA Studi Pustaka Buku, Teks Jurnal Wawancara HRD, Tiap Bagian Observasi Tiap Bagian TAHAP PEMAHAMAN KONDISI SAAT INI ANALISIS DATA Gambar III.1 Kerangka analisis perancangan III.1.1 Analisis SWOT Mulai Perumusan Masalah Tinjauan Pustaka Pengumpulan Data Kondisi Perusahaan Dokumentasi Dokumen Pendukung Kuisoner Responden, Aktivitas Olah Data Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan MCFARLAN STRATEGIC GRID Analisis Strategi Bisnis & Analisis SI/TI TAHAP INTERPRETASI KEBUTUHAN MENDATANG HASIL STRATEGI SI BISNIS Input : Kebutuhan Bisnis & SI Output : Rekomendasi Kebutuhan SI Merumuskan Strategi Analisis SWOT Formulasi Strategi STRATEGI MANAJEMEN SI/TI Input : Kebutuhan Manajemen SI/TI Output : Rekomendasi Manajemen SI/TI Rekomendasi Perencanaan Strategi & Portofolio Pengembangan SI/TI di PT. INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA Selesai PORTER'S FIVE FORCES ANALYSIS Analisis Strategi Bisnis & Analisis SI/TI STRATEGI TI Input : Kebutuhan TI Output : Rekomendasi Kebutuhan TI yaitu PT.Infomedia Nusantara. 3. Telah memiliki gedung baru yang berlokasi lebih strategis dibandingkan gedung lama. 4. Fasilitias sarana prasarana yang lengkap sesuai kebutuhan karyawan. 5. Telah memiliki mitra perusahaan dalam kerjasama yang baik dengan perusahaan lain. 6. Di kenal masyarakat luas karena mempunyai jaringan atau cabang yang luas di seluruh indonesia. 7. Telah memiliki sistem pemasaran dan unggul dalam bidang outsourching sehingga dapat memperoleh keuntungan dalam bersaing. 8. Selalu berkomitmen untuk selalu berkembang dalam mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 9. SDM yang kompeten. Peluang (OPPORTUNITIES) 1. Membangun kerjasama dengan mitra perusahaan baru. 2. Membangun kepercayaan bagi banyak perusahaan dengan cara pembuktian kepuasan client. 3. Terdapat inovasi baru teknologi informasi yang mampu bersaing dengan perusahaan lain khusunya dalam pelayanan teknologi informasi. 3. Belum adanya aplikasi test seleksi user berbasis online. 4. Belum adanya pengembangan aplikasi tentang kepegawaian. 5. Belum memaximalkan aplikasi pengajuan Bpjs ketenagakerjaan. 6. Belum memiliki perencanaan strategi sistem informasi dalam pengembangan sistem informasi untuk prosses yang sedang berjalan saat ini agar sesuai dengan tujuan visi dan misi 7. Pemanfaatan teknologi informasi belum digunakan dengan sepenuhnya terkait dalam mendukung kinerja 8. Kurangnya pemasaran dan promosi lowongan pekerjaan. 9. Sulit mencari karyawan yang sesuai kriteria Ancaman (THREATS) 1. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin yang semakin berkembang. 2. Banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. Kekuatan (STRENGHTS) 1. Sudah mempunyai website sendiri. 2. Salah satu anak perusahaan besar Kelemahan (WEAKNES) 1. Belum adanya aplikasi pendaftaran lamaran online. 2. Belum adanya aplikasi monitoring ICT. 3 Gambar III.2 Analisis SWOT

4 III.1.2 Analisis TOWS Matriks STRATEGI (S-O) 1. Melakukan pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi secara menyeluruh untuk mendukung tatakelola perusahaan, sehingga dapat menemukan inovasi teknologi yang akan berguna di masa mendatang dalam menghadapi persaingan bisnis. 2. Membangun dan lebih meningkatkan hubungan dalam kepercayaan terhadap client. 3. Melakukan pengembangan pelatihan terhadap karyawan. STRATEGI (S-T) 1.Memperkenalkan serta memperkuat keunggulan 2.Selalu melakukan kegiatan promosi dan memperkenalkan tujuan, visi dan misi perusahaan kepada masyarakat. 3.Mengoptimalkan Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di STRATEGI (W-O) 1. Melakukan strategi SI/TI dalam pengembangan proses bisnis sistem yang sedang berjalan. 2. Memberikan pelatihan untuk meningkatkan pelayanan kepada client. 3. Meningkatkan sistem penerimaan karyawan baru dalam meningkatkan kinerja 4. Mengembangkan fasilitas dan sarana bagi setiap unit. STRATEGI (W-T) 1. Meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan 2. Meningkatkan penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi agar lebih inovatif sehingga membantu mempermudah pekerjaan 3. Menetapkan skala prioritas dalam pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Gambar III.3 Analisis TOWS Matriks III.1.3 Stategi Manajemen SI/TI Kebutuhan Bisnis 1. Mengoptimalkan Hubungan dengan perusahaan lain. 2. Meningkatkan Loyalitas Perusahaan. 3. Meningkatkan Kepuasan Client. 4. Meningkatkan pelayanan rekrutmen. 5. Memberikan Kepuasan Client. Kebutuhan Sistem SI Business Analytics Service Manajemen 4 Kebutuhan TI IT Service Manajemen Website Online Keterangan Membantu menganalisis dan evaluasi kebijakan yang diambil. Gambar III.4 Strategi Manajemen SI/TI III.1.4 Analisis Porter s Five Force Pasokan - PT.Garuda Indonesia - Telkom Indonesia - Mayora - Telin - Bank Membantu dalam kinerja perusahaan sesuai visi dan misi Gambar III.5 Porter s Five Forces III.1.5 Analisis Mcfarlan Strategi Grid Strategic Aplikasi pengajuan Bpjs ketenagakerjaan* Key operational Aplikasi pendaftaran lamaran berbasis online ** Ancaman Kompetitor Baru Posisi tawar rendah Pesaing - PT Pelangi Fortuna Global - PT Asia Outsourcing Service - PT Outsource Indonesia - PT Global Sarana Sukses - Hubungan baik dengan mitra perusahaan lain - Kepercayaan pelanggan - Pemanfaatan SI/TI Posisi tawar tinggi Gambar III.6 Mcfarlan Strategi Grid Ketarangan : * : Aplikasi lama yang perlu disempurnakan ** : Aplikasi baru User Direktur, dan Staff HRD Pengguna Masyarakat (Calon Karyawan Posisi tawar tinggi High potential Aplikasi monitoring ICT ** Aplikasi test seleksi user berbasis online ** Support Aplikasi kepegawaian *

5 4. Pengujian dan Implementasi Menjelaskan langkah-langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat perangkat lunak yang telah dirancang pada bab sebelumnya. IV.1 Antar Muka Perancangan Memperlihatkan hasil implementasi aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, termasuk di dalamnya tahapan yang dilakukan untuk instalasi prototype perangkat lunak yang dihasilkan, mulai dari tahapan persiapan sampai program siap digunakan, dan petunjuk umum penggunaan program per dialog screen Aplikasi rekrutmen pendaftaran Cv Online. 4. Beranda Admin Gambar IV.4 Beranda Admin 5. Beranda Pelmar 1. Halaman Utama Gambar IV.1 Halaman Utama 6. Pemberitahuan Gambar IV.5 Beranda Pelamar 2. Pendaftaran Gambar IV.6 Pemberitahuan 3. Login Gambar IV.2 Pendaftaran 7. Laporan Gambar IV.3 Login 5 Gambar IV.7 Laporan

6 IV.2 Kebutuhan Sumber Daya kebutuhan sumber daya yang digunakan secara spesifik oleh pengembang untuk melakukan coding, pengujian, dan instalasi sistem di perusahaan untuk menjalankan sistem baru yang diusulkan antara lain: A. Kebutuhan Hardware 1. Processor Dual Core CPU 1,8 GHz 2. Mother Board Support AMD & INTEL 3. Monitor Memory DDR I/II/III 1 GB 5. Harddisk minimal 2 GB 6. Mouse Standard PS/2, USB 7. Keyboard Standard Standard PS/2,USB 8. Minimal VGA 128 MB 9. Printer B. Kebutuhan Software 1. Sistem Operasi Microsoft Windows Web server : Appache 3. Software Development : Notepad++ 4. Framework : Yii Framework 5. Database : MySQL 6. XAMPP 7. Browser disarankan Google Chrome C. Kebutuhan Brainware 1. Dapat menggunakan komputer 2. Memahami bahasa pemograman web 3. Memahami tentang mengelola database 4. Memahami alur kerja aplikasi V.1 Kesimpulan Setelah menganalisa, mempelajari, memahami dan berusaha menyelesaikan permasalahan yang terjadi di perusahaan PT.Infomedia Solusi Humanika dengan menerapkannya proses perencanaan strategi SI/TI terhadap lingkungan internal dan eksternal SI/TI, maka dari hasil analisis tersebut didapatkan rekomendasi yang selaras dengan visi, misi serta strategi bisnis Adapun hasil penelitian ini berupa rekomendasi yang dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Perencanaan stretegis sistem informasi ini dibuat untuk membantu merencanakan dan menerapkan suatu metode yang dapat membantu permasalahan yang ada di perusahaan PT. Infomedia Solusi Humanika dalam lingkungan internal dan eksternal perusahaan sehingga tercapainya salah satu tujuan sesuai dengan visi dan misi 2. Menghasilkan strategi SI/TI berupa rekomendasi yang diusulkan dalam pengembangan teknologi dari layanan yang dibutuhkan perusahaan sehingga dapat menunjang kebutuhan perusahaan di masa mendatang. V.2 Saran Dari hasil analisa dokumen dan sistem yang sedang berjalan saat ini maka di dapatlah beberapa pokokpokok yang penting berkaitan dengan kekurangan dan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan saat ini. Maka ada beberapa saran yang di sampaikan agar penelitian ini bisa lebih baik lagi dikemudian hari. Saran penyusun terhadap perusahaan PT. Infomedia Solusi Humanika yaitu besar harapan agar mempertimbangkan hasil rekomendasi portofolio SI/TI yang telah dirumuskan agar suatu hari nanti penelitian selanjutnya dapat dikembangkan lagi. DAFTAR PUSTAKA Amirul. (2007). Metodologi Penelitian Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia. Budiyanto. (2013). Buku Pintar Framework YII Cara Mudah Membangun Aplikasi Web PHP. Yogyakarta: Mediakom. David. (2006). Strategic Management. New Jersey: Prentice Hall. Fatta, A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Hasibuan, M. S. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. Jogiyanto. (2005). Sistem Informasi Strategi untuk Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta: Andi offset. Kadir, A. (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Nugroho, B. (2008). Aplikasi Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan. Yogyakarta: Gava Media. Rangkuti, F. (2004). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT. Garaedia. Sondang. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. Sugiyanto. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. W. J., & P. J. (2002). Strategic Planning for Information System 3th. England: John Wiley and Sons. Ward, P. (2002). Strategic Planning for Information System. England: John Willey & Sons. 6