49 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. XYZ didirikan pada tahun 1986, merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang polyester dan berlokasi di Tangerang. Sejak tahun 1986, perusahaan ini sudah berperan sebagai produsen kain ban nilon, polyester, dan rayon. Sebagai salah satu perusahaan pemasok andalan dari industri ban, pada tahun 1991 perusahaan ini diakuisisi oleh PT. ABC. Dibawah PT. ABC inilah PT. XYZ mulai berkembang. Setelah tahun 1996, PT. XYZ memilih untuk melakukan organic growth. Pada periode ini, selain menambah kapasitas produksi benang kain ban serta etilena glikol dengan pembangunan pabrik baru, PT. XYZ juga memulai pembangunan pabrik karet sintetis dan pabrik etoksilat, dimana keduanya merupakan yang pertama di Indonesia. Dengan langkah langkah ini, PT. XYZ sudah tidak lagi dapat dikatakan sebagai sekedar pemasok industri ban saja, tapi sudah menjadi andalan industri lainnya, seperti tekstil, aditif pelumas, dan minyak rem. Dengan tiga lini usaha utama, yaitu etilena glikol, polyester, dan benang nilon, maka PT. XYZ merasa sudah saatnya melepas image-nya sebagai produsen bahan baku untuk pabrik PT. ABC. Karena itulah, akhirnya perusahaan memutuskan untuk memisahkan diri pada tahun 2005. Pemisahan diri ini juga memperkuat komitmen perusahaan untuk fokus pada kompetensi inti dari perusahaan. Dimulai dari perusahaan
50 dengan kompetensi inti bahan baku ban, perusahaan lalu memutuskan untuk fokus pada salah satu bagian saja, yaitu kain ban polyester. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Wewenang dan Tanggung Jawab 3.3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi suatu perusahaan adalah susunan dan hubungan antar komponen semua bagian dan posisi dalam suatu perusahaan yang menggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri dan mengatur hubungan antar perorangan dan antar kelompok. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. XYZ :
51 President Director Vice President Secretary Marketing Director Finance Accountung Director GA & HRD Director Operation Marketing Management Sales Local Sales Export Purchasing Operation Management Finance Management FInance Accounting & Tax MIS Cost Accounting Purchasing Management Purchasing Import Local Purchasing M&S Local : Chemical M&S Local Export : Chemical M&S Local Export Polyester M I S A/P : Account Payable A/R : Account Receivable Treasury Sales Administration GA & HRD Management General Affairs Human Resources Cost Accounting GA: Legal Permit GA: General Service Pers. Adm & Remuneration Assessment Center` Knowledge Center Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ
52 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab 1) President Director President director memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : o Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. o Mengembangkan serta menyusun rencana semua aspek jangka pendek maupun jangka panjang. o Mengambil keputusan. o Menjalankan tanggung jawab sesuai dengan standar etika dan hukum. o Menetapkan kebijakan dan peraturan yang berlaku. o Mengawasi kinerja perusahaan. o Mengangkat dan memberhentikan pegawai, serta memberikan wewenang kegiatan operasi. o Memimpin rapat umum, dalam hal: memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus;
53 menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. o Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar. o Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas. 2) Vice President Vice president memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : o Memimpin dan mengorganisir seluruh kegiatan perusahaan. o Bertanggung jawab penuh terhadap pemberian informasi yang dibutuhkan oleh president director. o Menentukan kebijakan perusahaan sesuai dengan wewenangnya. o Memberikan pengarahan dan petunjuk kepada para manager yang membantu dalam kegiatan perusahaan.
54 o Memberikan laporan hasil yang telah dicapai perusahaan selama satu periode pembukuan kepada president director. o Meneliti dan menganalisis perkembangan perusahaan dari berbagai sisi. o Mengambil langkah perbaikan, membuat rencana anggaran yang akan digunakan perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya. 3) Administrasi a. Bagian Keuangan (Finance) Bagian Keuangan memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : o Menjaga dan meningkatkan aliran uang (cash flow) untuk meningkatkan pengawasan bank, uang, dan pengeluaran. o Menyiapkan pernyataan yang berkaitan dengan keuangan. o Mengontrol anggaran proyek dan pengeluaran umum.
55 o Mengontrol pajak bulanan dan tahunan. o Membuat dan mengontrol anggaran dan aliran uang (cash flow). o Melakukan pembayaran terhadap tagihantagihan dari luar perusahaan. o Melakukan pengecekan atas kebenaran claim allowance kepada general manager yang bersangkutan. o Mengatur pembayaran gaji pegawai o Menolak atau mengizinkan claim pegawai. b. General Affair (GA) General Affair memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : o Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan untuk meningkatkan sumber daya manusia. o Meningkatkan kualitas prosedur perusahaan.
56 o Mengontrol pengeluaran operasional dan meningkatkan efisiensi. o Menjaga sumber daya manusia, mengatur logistik, menjaga dan mengatur prosedur, dokumen legal, pengadaan kebutuhan kantor dan proyek, operasi kantor, dan relasi publik. 4) Marketing Marketing memiliki wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : o Mengolah dan menganalisa data manajemen kinerja o Membantu mengevaluasi efektifitas sistem manajemen kinerja o Membantu menyusun dan evaluasi job description o Membantu mengevaluasi produktivitas kerja karyawan
57 o Dapat bekerja sama dengan bagian penjualan untuk me-maintance customer. o Menjaga hubungan baik dengan customer 5) SDM / HRD (Human Resource Development) sebagai berikut : SDM memiliki wewenang dan tanggung jawab o Bahwa orang SDM harus menempatkan posisinya berada ditengah-tengah antara karyawan dan perusahaa, meskipun faktanya banyak orang-orang SDM cenderung berat ke perusahaan, akan tetapi harus mempunyai keberanian moral untuk mengatakan yang benar adalah yang benar yang salah adalah yang salah. o Bahwa pemahaman dan taat terhadap aturan yang berlaku merupakan salah satu cara menjaga keseimbangan hak dan kewajiban, mengingat hukum dibuat secara
58 filosofis bertujuan untuk menciptakan ketertiban dan kedamaian. o Penerapan sistim Reward & Punishment 6) Operation jawab sebagai berikut : Operation memiliki wewenang dan tanggung o Mengendalikan kuantitas dan kualitas produksi termasuk rencana keperluan material produksi. o Mengatur, menyelenggarakan fungsi-fungsi serta laboratorium. 7) Purchasing jawab sebagai berikut: Purchasing memiliki wewenang dan tanggung o Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke Vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
59 o Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerima barang 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Sistem Contract Reminder Prosedur sistem Contract Reminder yang sedang berjalan pada PT. XYZ adalah sebagai berikut : 1) Kontrak kerja pegawai Karwayan mengajukan permintaan kontrak kepada HRD & GA yang kemudian melakukan pendataan informasi secara manual, dan mengajukan persetujuan kontrak ke Pimpinan Departemen. Setelah itu Pimpinan Departemen melakukan konfirmasi apakah persetujuan kontrak diterima atau ditolak. Jika diterima lalu ditanda tangani dan diserahkan kembali ke HRD & GA. HRD & GA akan melakukan perubahan data kontrak kerja secara manual ke dalam Microsoft Excell. 2) Kontrak berbayar atau tagihan Intitusi melakukan penagihan kepada HRD & GA yang kemudian melakukan pendataan informasi secara manual, dan mengajukan persetujuan kontrak ke Pimpinan Departemen. Setelah itu Pimpinan Departemen melakukan konfirmasi apakah persetujuan kontrak diterima
60 atau ditolak. Jika diterima lalu ditanda tangani dan diserahkan kembali ke HRD & GA. 3) Kontrak perizinan atau license Institusi perizinan dan karyawan yang membutuhkan perpanjangan perizinan melakukan pemberitahuan kepada HRD & GA yang kemudian melakukan pendataan informasi secara manual, dan mengajukan persetujuan kontrak ke Pimpinan Departemen. Setelah itu Pimpinan Departemen melakukan konfirmasi apakah persetujuan kontrak diterima atau ditolak. Jika diterima lalu ditanda tangani dan diserahkan kembali ke HRD & GA.
61 3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram Aliran Dokumen Sistem Yang Sedang Berjalan 3.4.1.1 Diagram Alir Contract & Reminder : Contract
Gambar 3.2 Diagram Alir Contract & Reminder : Contract 62
63 3.4.1.2 Diagram Alir Contract & Reminder : Tagihan Gambar 3.3 Diagram Alir Contract & Reminder : Tagihan
64 3.4.1.3 Diagram Alir Contract & Reminder : License Gambar 3.4 Diagram Alir Contract & Reminder : License
65 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. XYZ, yaitu : 1) Pengadaan informasi tentang kontrak milik perusahaan masih kurang akurat. Karena sistem yang berjalan sekarang masih manual, maka banyak terdapat kekeliruan dalam pendataan kontrak serta adanya kemungkinan kontrak yang tidak terdata oleh perusahaan akibat dari kesalahan manusia (human error). 2) Pihak perusahaan sulit mengetahui periode berlakunya suatu kontrak dan pihak mana saja yang bersangkutan dengan kontrak tersebut. 3) Sistem yang belum berbasis web, sehingga masih harus datang ke kantor dan tidak bisa dilakukan secara online. 4) Terjadinya redudansi data dikarenakan belum terintegrasinya penyimpanan data yang mempersulit pencarian dan pengubahan data. 3.6 Analisa Kebutuhan Informasi Berikut adalah informasi-informasi yang berhubungan dengan Contract Reminder atau Pengingat Kontrak yang dibutuhkan oleh PT. XYZ : 1) Sebuah sistem basis data yang dapat menyimpan, menambah, menghapus, dan merubah data nama-nama karyawan baru maupun lama, serta masa berlaku kontraknya. 2) Sebuah sistem basis data yang dapat menyimpan, menambah, menghapus, dan merubah data perusahaan vendor dan client antara lain biaya dan masa berlaku kontrak.
66 3) Sebuah sistem basis data yang dapat menyimpan, menambah, menghapus, dan merubah informasi-informasi yang berkaitan dengan masa berlaku kontrak antara lain, batas akhir kontrak dan masa perpanjangan kontrak. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan saat ini adalah dengan cara membangun suatu sistem basis data tambahan pada Human Resource Management System (HRMS) yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi dan belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik. Sistem basis data ini mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data dalam basis data diharapkan akan lebih singkat dan tepat guna. Di dalam sistem juga akan tersedia fasilitas yang menghasilkan laporan, dimana laporan tersebut dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen. Sistem basis data ini berupa sistem yang berbasis web, sehingga dapat diakses secara online dan mempermudah karyawan melakukan pendataan kontrak secara cepat dan tidak terbatas oleh tempat.